• 全員参加の会議は皆の時間を無駄にしている！
• 時間の無駄になりがちな会議を効果的なvlogに変えた私の方法
  • ステップ１ 台本を書き、ビデオメッセージを録画する
  • ステップ２ ビデオメッセージは簡素に編集する
  • ステップ３ 社内に公開し、コメントを受け付ける
  • プロのヒント - チームの他の人にもやってみるように勧めてみよう！
• vlogのメリットvs「全員参加の会議」
• vlogの頻度を決める
• 私がvlogに上げるトピックス
• １つのキーポイント: Vlogはチームをアップデートするのに最良の方法である

全員参加の会議は皆の時間を無駄にしている！

多くの企業、特にハイテク関連のスタートアップ企業では、経営サイドが率先して「全員参加の会議」、別名「タウンホール」を開催しています。社員全員やチーム全員を一箇所に集め、役員やリーダーが何かを発表したり、社員やチームメンバーからの質問を受けたりする機会としています。

このような集まりの背後には、会社の透明性を促進し、チーム文化を構築し、社員全員に会社の最新情報を提供するという意味があります。

これは私もよく分かります。会社の社員全員を常に最新情報でアップデートし続けるというのはとても大変です。特にチームが拡大し、人数が増え続けていればなおさらです。以前私のチームが３人だった時には、いかに皆がまとまりやすかったか、そしてそれが10名を超えたら、いかに大変になったかをよく覚えています。

実際、私たちは数年前までは10名程度だったので、全社ミーティングをやってみました。毎週金曜日にチーム全員参加のSkype会議を１時間ほど行っていました。主に私が話して、その後、皆にアップデートを聞いていました。そこでは誰も何も言わなかったり、しぶしぶ発言したり・・・意義のある質問や意見はほとんどなされず、１時間後には私を含めた誰もが会議が終わるということに喜びを感じていた、といった具合でした。

満足のいく会議ではなかったかもしれませんが、少なくとも皆にアップデートを提供できたのでいいか、という感じでした。皆さんも分かりますよね？

きっとそれでいいのかもしれませんね。しかし、それでは、一体どのくらいの代償を払っているのでしょうか？それぞれの時給を人数分掛け算してみて下さい。すると、そのようなアップデートの会議がとても高価なものだということが分かるでしょう！そして私は、その値段に値するほどチームが会議に貢献していたとは到底考えられませんでした。

時間を無駄にするのはもう止めにしましょう。

マネージャー、役員、社長・・・あるいはチームの誰でも、他の皆へのアップデートを効率的にしたいと考えているのであれば、vlogを取り入れてみる時が来ているのです。

時間の無駄になりがちな会議を効果的なvlogに変えた私の方法

Vlogは 「ビデオブログ (video blog)」のことで、基本的には動画で情報をアップデートするというものです。最近はYouTubeでvlogしている人も増え、Instagramのストーリーズをしている人もすでにビデオブログ作成者 (vlogger) です。

忘れてはいけないことは「全員参加の会議」の目的は、会社で何が起こっているかについて皆で最新情報を共有し、質問を受けることです。その目標を念頭に置いて、ここまでの章で学んできたことを実践してみましょう。

vlogのもう一つのとてもいい点は、あまり多くの機器を必要としないという点です。スマートフォンやiPadだけで簡単に行うことができるのです。たったそれだけで素晴らしい成果をもたらしてくれるでしょう！

ステップ１ 台本を書き、ビデオメッセージを録画する

文章の記事だけをブログに投稿して皆に読んでもらい、フィードバックを求めることもできます。それだけでも一つの解決策です。しかし、vlogであればもっとたくさんのことを伝達できます。感情を表現したり、コンセプトをより視覚的に説明したり、デモを見せたりできるのです。特に私たちのチームは全員がリモートで仕事をしていて、皆が皆私と定期的に話をするというわけではないので、私の姿を見せることができるというのもvlogのいい点です。:-)

私はvlogで話す内容を一字一句台本にすることはありませんが、カメラに向かって話すことに慣れていない人には、台本をきちんと書くというのは最初のスタートとしていいアイデアだと思います。通常私はマインドマップを開いて、話すポイントの概要を考えています¹。

何度もポイントを検討し、メッセージがクリアーであることを確認したら、iPad Proを取り出して机の上に置き、カメラアプリを起動して、正面カメラに切り替えて録画ボタンを押します²。

短い動画にするように心がけているので、普段は動画の長さを15分以内に収めます。

ステップ２ ビデオメッセージは簡素に編集する

これは社内チームに見せるvlogです。視聴者は私のチームメンバーだけです。これが意味することは、ビデオ編集にそれほど手を加えなくてもいいということです。そうであっても、私は話している最中につまずいてしまったり、トークポイントを飛ばしてしまったり、同じことを繰り返したり、台本から外れすぎてしまったり、ということがしばしばあるので、ビデオをレビューしてなるべく短くなるように編集しています。

しかし、編集は任意です。あなたがうまくメッセージを録画できたなと思ったら、そのまま投稿して構いません。

編集ソフトですが、iPhoneやiPadにはiMovieというアプリがあらかじめインストールされており、それを使えば十分です。もっと自分好みなものを使いたいという場合には、App Store³やGoogle Playにたくさんの選択肢があります。

私は編集作業には大体30分から１時間くらいを費やし、最終的に短くてパンチの効いた10分程度のvlogにしています。

ステップ３ 社内に公開し、コメントを受け付ける

vlogは様々な方法で公開することができますが、外部に漏れることのないようにしなければなりません:

• チームと共有しているクラウドフォルダーにアップロードする(例. Dropboxフォルダー)
• YouTubeに「非公開」または「限定公開」で公開する
• Vimeoでプライバシー設定をして公開する

Vimeoは私たちの会社や製品の動画共有サービスでも使っていますので、社内用の動画はVimeoからは非表示にし、社内のチームサイトのドメインを埋め込むというオプションを使って公開するようにしています。こうしておけば、社内のツールにアクセスがない限り、外部の人は誰も見ることができません。

第６章で説明したように、私たちはタスクを通してコミュニケーションをしているので、vlog動画ができたら、私は共有プロジェクトでvlogのタスクを作成してチーム全員が見れるようにしています。

各自がvlogを見てリアクションをします。質問があればコメント欄に投稿します。

プロのヒント - チームの他の人にもやってみるように勧めてみよう！

今、私のチーム内で「社内vlogger」は私一人ではありません。プロダクトVPのラファウは、ほぼ毎週「Product vlog」を公開しており、主に製品に追加したばかりの新しい機能についての説明をしています。繰り返しますが、ビデオクリップはスクリーンショットをいくつも散りばめたブログポストよりもはるかに優れています。視覚的にも聴覚的にも情報をより簡単で効果的に伝達できるので、製品の新しい機能はどのような機能なのか、顧客が期待できるものは何か、今開発サイクルのどの段階にいるのか、といったことをよりクリアーに理解してもらえるのに役立ちます。

vlogのメリットvs「全員参加の会議」

私は定期的にvlogをチームに向けて公開してきて２年が経ちますが、チームはこの方法をとても気に入っているようです。

• 時間のトレードオフ - 皆の時間を無駄にする代わりに、「vlogger」 (リーダー、役員、マネージャー) のみがvlogを準備するのに１～２時間の時間を犠牲にするだけで済みます。その時間に他の人はそれぞれの仕事に取り組むことができます。
• １時間の会議の代わりに10分程度の簡潔なアップデート - これは私が特に気に入っている点です。皆は私のおしゃべりを長々と聞くのではなく、短く簡潔に編集されたビデオを見るだけなので、より集中して内容を理解することができます。
• いつでも時間のあるときに視聴可能 - 皆の仕事を中断させることもありません。あなたは好きな時にvlogを投稿でき、皆は各自の都合の良い時に見れるのです。今すぐでも、10分後でも、１時間後でも、もっと後でも構いません。いつ注力してあなたの話を聞くかを各自で決めることができるのです。
• より良い質問 - vlogを見た後でも、自分のペースで時間を掛け考察してコメントを投稿できるので、より考え抜かれた質問につながります。会議中のように、その場でいいアイデアをむりやりひねり出したりする必要はありません。
• Vlogアーカイブ - vlogはアーカイブされるので、新しいメンバーがチームに加わった時でも、オンボーディングプロセスの一環としてvlogを５本ほど見てもらえば、今チームで何が起こっているのかをよりリアルに感じてもらうことができます。

vlogの頻度を決める

どのくらいの頻度でvlogを投稿するかはあなたが決めてください。あなたのチームの状況によっても頻度は変わってくるでしょう。私の場合には、少なくとも月に１回はvlogを投稿するようにしています。時々は月に２回ということもあります。ごく稀ですが、それ以上投稿する時もあります。

私たちはNozbe Teamsアプリを毎週更新しているので、プロダクトVPも同じように毎週vlogを更新しています。そうしてチーム全体がアプリの最新の進捗状況を認識できるようにしています。

私がvlogに上げるトピックス

基本的には、チームメンバーに知ってもらいたいことを何でもvlogの中で取り上げています。そうして皆に共通認識を持ってもらえるようにしています。主に以下のような内容について、前回のvlog以降に起こったことをバランスよく取り上げるよう心がけています:

• アプリの利用状況
• チームとしての現在の課題
• 各部署での状況
• 新入社員や退職者
• 直近で誰かが取り上げた重要な問題
• 大きな方針転換 - ニュアンスがうまく伝わるよう説明

１つのキーポイント: Vlogはチームをアップデートするのに最良の方法である

この章と前の章を読めば分かるように、従来型の会議は、そもそも開催を止めたり、より優れた他の方法と交換したりすることができます。全員参加の会議は時間の無駄なだけであり、その代わりに定期的な短いビデオメッセージにするだけで、簡単に皆と最新情報を共有することが可能となるのです。今日のテクノロジーを利用すれば、スマートフォンのカメラに向かって話すだけで誰でも簡単にvloggerになることができます。あなたもチームと一緒に試してみてください。