• Spotkania całego zespołu są stratą czasu
• Jak zamieniłem bezsensowne spotkania na efektywne vlogi
  • Krok 1. Napisz scenariusz i nagraj vlog
  • Krok 2. Zmontuj nagranie w szybki i tani sposób
  • Krok 3. Udostępnij nagranie zespołowi i włącz dodawanie komentarzy
  • Wskazówka: zachęć do vlogowania pozostałe osoby z zespołu!
• Vlog a spotkanie: główne przewagi
• Wybierz częstotliwość publikacji vlogów
• Tematy, które poruszam we vlogach
• To, co najważniejsze: nagrywanie vlogów to najlepszy sposób na przekazywanie zespołowi najświeższych informacji o tym, co dzieje się w firmie

Spotkania całego zespołu są stratą czasu

W wielu firmach, szczególnie nowoczesnych startupach, popularnością cieszą się tzw. all-hands meetings (lub town hall meetings), czyli spotkania podsumowujące dla całego zespołu. Wszyscy zbierają się w jednym miejscu, następnie jeden z reprezentantów kadry zarządzającej przedstawia aktualności dotyczące firmy i odpowiada na pytania zespołu. Coś na kształt szkolnych apeli.

Spotkania te mają promować przejrzystość, budować kulturę organizacyjną i informować zespół o tym, co dzieje się w firmie.

Rozumiem to… Regularne przekazywanie informacji w zespole może stanowić wyzwanie – zwłaszcza w przypadku rosnących zespołów. Sam pamiętam, jak dobrze byliśmy ze sobą zgrani jeszcze jako 3-osobowy zespół, a jak wszystko się zmieniło, gdy nasz zespół przekroczył 10 osób.

Kilka lat temu, jeszcze jako 10-osobowy zespół, próbowaliśmy tej formy spotkań przez kilka miesięcy. Co piątek zdzwanialiśmy się z całym zespołem na Skypie i przez godzinę ze sobą rozmawialiśmy. Nawiązywałem rozmowę i prosiłem pozostałych, by też coś powiedzieli, ale nie dawali się wciągnąć w konwersację, rzucając tylko kilka słów i to niechętnie… nikt nie zadawał żadnych istotnych pytań, a po godzinie wszyscy na czele ze mną, byli szczęśliwi, że spotkanie dobiegło końca.

Może nie było świetnie, ale przynajmniej każdy był na bieżąco, prawda?

Może i tak, ale jakim kosztem? Łatwo to policzyć, mnożąc stawkę godzinową każdej osoby przez ilość czasu poświęcanego na te spotkania. Robiło się z tego naprawdę kosztowne zebranie! Ja z kolei nie czułem wystarczającego zaangażowania ze strony zespołu, które by te koszty uzasadniało.

Przestań marnować czas zespołu.

Niezależnie od tego, czy jesteś managerem, dyrektorem, założycielem firmy, czy po prostu chcesz skutecznie i na bieżąco informować zespół o różnych sprawach – czas by nauczyć się vlogowania!

Jak zamieniłem bezsensowne spotkania na efektywne vlogi

Vlog, czyli videoblog to po prostu aktualizacja przekazana w formie video. Vlogowanie jest obecne bardzo popularne, o czym można przekonać się choćby na YouTube. Nagrywasz Stories na Instagramie? To też jest forma vlogowania!

Jak pamiętasz, celem spotkań typu all-hands meeting jest informowanie zespołu o aktualnościach w firmie i odpowiadanie na pytania. Mając ten cel na uwadze, spróbujmy przekuć w praktykę to, czego nauczyliśmy się w ostatnich rozdziałach.

Najlepsze we vlogowaniu jest to, że nie wymaga dużego zaplecza sprzętowego – wystarczy smartfon lub tablet, aby osiągnąć zadowalający rezultat!

Krok 1. Napisz scenariusz i nagraj vlog

Z jednej strony, mógłbym po prostu opublikować post na blogu, kazać wszystkim go przeczytać i poprosić o feedback. Wierzę jednak, że vlog przekazuje więcej – pokazuje emocje, pozwala wyjaśnić niektóre koncepcje w bardziej obrazowy sposób, albo je zademonstrować. Jest bardziej angażujący, a ponieważ w naszym zespole wszyscy pracują z domu i nie z każdym widuję się regularnie na videorozmowach, muszę czasem przypomnieć, jak wyglądam.

Nie przygotowuję sobie tekstu całego wystąpienia, ale jest to dobry pomysł dla osób, które czują się mniej pewnie przed kamerą. Zwykle wygląda to tak, że otwieram mapę myśli i planuję tematy, które chcę poruszyć we vlogu¹.

Kilka razy przeglądam wszystkie punkty i upewniam się, że przekaz jest jasny, a następnie wyciągam iPada, stawiam go na biurku, włączam kamerę, przełączam się na kamerę przednią i włączam nagrywanie.²

Zależy mi na przygotowaniu krótkiego filmiku, dlatego staram się nie mówić dłużej niż 15 minut.

Krok 2. Zmontuj nagranie w szybki i tani sposób

Odbiorcami moich nagrań są wyłącznie członkowie zespołu – nikt więcej. To oznacza, że nie muszę aż tak bardzo przejmować się montażem moich vlogów. Czasem jednak zdarzają mi się drobne potknięcia, powtarzam się, albo za bardzo zbaczam z tematu, dlatego po skończeniu nagrywania, montuję klip i maksymalnie go skracam.

Jest to jednak opcjonalny krok, dlatego jeśli czujesz, że nagranie oddaje to, co miało zostać przekazane zespołowi, opublikuj je w pierwotnej formie.

Zarówno iPhone, jak i iPad mają domyślnie zainstalowaną, bardzo dobrą aplikację iMovie do edycji filmów. Jeśli szukasz bardziej zaawansowanego narzędzia, znajdziesz wiele alternatyw w App Storze³ i Google Play.

Montowanie klipu zajmuje mi od pół godziny do godziny, a rezultatem jest zwykle zwięzły, 10-minutowy vlog.

Krok 3. Udostępnij nagranie zespołowi i włącz dodawanie komentarzy

Gotowy vlog można opublikować na różne sposoby, by mieć pewność, że nie wycieknie do świata zewnętrznego.

• Możesz opublikować go w folderze zapisanym w chmurze (np. na Dropboksie), który współdzielisz ze swoim zespołem.
• Możesz udostępnić go na YouTube jako „prywatny”, albo za pomocą „ukrytego linka”.
• Możesz opublikować go na Vimeo z odpowiednio skonfigurowanymi ustawieniami prywatności.

W Nozbe większość filmików publikujemy na Vimeo. Ustawiam opcje prywatności (ukryj na Vimeo i ogranicz możliwość osadzenia go wyłącznie do własnej domeny). Mam wtedy pewność, że nikt inny go nie obejrzy, chyba, że ma dostęp do naszego wewnętrznego narzędzia.

Jak już wspomniałem w rozdziale 6, w Nozbe komunikujemy się przez zadania, więc dla każdego vloga tworzę oddzielne zadanie we wspólnym projekcie i wywołuję wszystkich z zespołu w komentarzu, by mieć pewność, że je zobaczą.

Każdy ogląda film, publikuje swoją reakcję, aby dać mi znak, że obejrzał, a jeśli ma jakieś pytania, zadaje je w komentarzach.

Wskazówka: zachęć do vlogowania pozostałe osoby z zespołu!

Obecnie nie jestem już jedynym vlogerem w zespole. Rafał, manager produktu w Nozbe, nagrywa regularnie „Vlog produktowy”, w którym tłumaczy najnowsze funkcje pojawiające się w naszych aplikacjach. Video jest lepsze od wpisu na blogu z mnóstwem zrzutów ekranu. Dzięki tym filmikom każdy wie, co znajduje się w najnowszej wersji, czego mogą oczekiwać nasi klienci i na jakim etapie cyklu programowania się znajdujemy.

Vlog a spotkanie: główne przewagi

Vloguję regularnie już od kilku lat i widzę, że zespołowi bardzo podoba się ta forma przekazywania firmowych aktualności. Oto kluczowe korzyści.

• Oszczędność czasu. Zamiast marnować czas wszystkich osób z zespołu, „vloger” (tj. lider, dyrektor, manager) jest jedyną osobą, która musi poświęcić godzinę lub dwie ze swojego czasu na przygotowanie i opublikowanie filmu. W międzyczasie, reszta zespołu może pracować nad swoimi zadaniami.
• Zamiast godzinnego spotkania, każdy dostaje krótką, 10-minutową aktualizację. To moja ulubiona część – zamiast słuchać długich elaboratów, zespół ogląda krótkie i zwięzłe nagranie, co zwiększa prawdopodobieństwo zaangażowania z jego strony.
• Każdy może obejrzeć nagranie, kiedy chce. Nie muszę nikogo odrywać od pracy – gdy jestem gotowy, po prostu publikuję vlog i każdy może obejrzeć go w dogodnym dla siebie czasie – np. teraz, za 10 minut, za godzinę, albo później. Każdy sam wybiera porę, w której chce poświęcić Ci uwagę.
• Bardziej przemyślane pytania. Jak już wspomniałem w poprzednich rozdziałach, oglądając filmik, każdy może w spokoju zastanowić się nad komentarzem lub ewentualnymi pytaniami. Nie zmuszasz nikogo do wymyślania genialnych pomysłów na poczekaniu.
• Archiwum vlogów. Wszystkie video są archiwizowane, więc, gdy do zespołu dołącza nowa osoba, w ramach wdrożenia dostaje zadanie, by obejrzeć co najmniej pięć ostatnich filmów, by rozeznać się w tym, co dzieje się w firmie.

Wybierz częstotliwość publikacji vlogów

To ty ustalasz częstotliwość, z jaką chcesz nagrywać vlogi. Zależy ona w dużej mierze od tego, co się dzieje w Twoim zespole. By mieć sprawy pod kontrolą, staram się nagrywać filmy przynajmniej raz, a czasem dwa razy w miesiącu. Rzadko robię to częściej.

W Nozbe aktualizacje ukazują się co tydzień, dlatego nasz kierownik produktu również przygotowuje cykliczne vlogi, by mieć pewność, że zespół jest na bieżąco ze wszystkimi nowościami.

Tematy, które poruszam we vlogach

We vlogach staram się zawrzeć maksimum informacji, aby mieć pewność, że wszyscy jesteśmy na bieżąco. Uwzględniam:

• kroki milowe w aplikacjach, które udostępniamy naszym klientom,
• wyzwania, którym musimy stawić czoła jako zespół,
• co nowego słychać w każdym z działów,
• kto nowy dołącza do zespołu, albo kto odchodzi z firmy,
• odpowiedzi na pytania zespołu,
• zmiany w polityce firmowej – bardzo często tłumaczę różne niuanse.

To, co najważniejsze: nagrywanie vlogów to najlepszy sposób na przekazywanie zespołowi najświeższych informacji o tym, co dzieje się w firmie

Jak widzisz, spotkań można unikać albo zastąpić je czymś lepszym – np. krótkim, regularnym komunikatem video, po obejrzeniu którego wszyscy będą na bieżąco. Z dzisiejszą technologią, każdy może zostać vlogerem – jedynym wymogiem jest posiadanie kamery w telefonie. Spróbuj i ty ze swoim zespołem!