• Tu equipo trabajará más si se charla menos
• ¿Por qué no en sincronía? ¿Qué es el trabajo asíncrono?
• Incluso cuando el equipo es totalmente remoto, es tentador estar “en sincronía” gracias al chat y las notificaciones
• La multitarea es un mito. ¡Solo puedes trabajar en una cosa a la vez!
• Haz el trabajo y desactiva las notificaciones
• Sé un jugador de equipo y ofrece buenas reacciones
• Una reacción más meditada conlleva menos reuniones
• Un buen trabajo y unas reacciones interesantes significan más respeto
• La paciencia es una virtud cuando las expectativas están claras
• Lo único: aprende a trabajar de forma asíncrona.

Tu equipo trabajará más si se charla menos

“Un poco menos de conversación, un poco más de acción, por favor Todo este agravio no me produce satisfacción”

• Elvis Presley¹

Incluso “El Rey” sabía que, para hacer más, necesitamos hablar menos. De mis más de 13 años de experiencia liderando un equipo en remoto, creo que la habilidad número 1 que acuñamos en ese tiempo es aprender a trabajar de forma asíncrona.

¿Por qué no en sincronía? ¿Qué es el trabajo asíncrono?

Significa que una persona está trabajando en una cosa mientras que la otra está trabajando en otra. Puede que sepan qué tipo de tarea está llevando a cabo el otro en este momento, pero no necesariamente saben los detalles esenciales ni siguen el progreso del otro en tiempo real.

Es lo que hago en este momento. Estoy escribiendo este capítulo del libro de #SinOficina. Magda, mi editora, sabe que este es el próximo capítulo que voy a escribir, pero no sabe exactamente por dónde voy (pista: Acabo de empezar). Ni siquiera sabe cuándo voy a escribirlo (pista: son las 11 de la noche, probablemente piense que estoy durmiendo, ¡pero me acaba de llegar la inspiración!).

Ella confía en que escribiré este capítulo y una vez que termine, se lo haré saber y tendrá la oportunidad de revisarlo. Y se seguirá manteniendo esta dinámica. Su trabajo será revisar este capítulo, pero repito, no necesito saber cuándo lo hará. Puedo comunicarle para cuándo quiero que esté hecho, pero eso es todo. Confío en que hará su trabajo, lo editará bien y me avisará cuando haya terminado.

Es un trabajo asíncrono porque no estamos sentados uno al lado del otro ni nos estamos actualizando constantemente sobre el estado de nuestras tareas. Hacemos nuestro trabajo y nos contamos las actualizaciones una vez que tenemos algo significativo que comunicar.

Incluso cuando el equipo es totalmente remoto, es tentador estar “en sincronía” gracias al chat y las notificaciones

Al igual que en el capítulo 18, en este voy a usar mucho la palabra confianza. La clave es poder confiar en que la otra persona está haciendo su trabajo. Únicamente entonces les darás el tiempo y el espacio necesarios para hacer lo que se les ha pedido que hagan.

El problema cuando se trabaja en remoto es que no se ve físicamente a la otra persona trabajando. Por eso muchos gestores sin experiencia interrumpen a sus compañeros enviando muchos mensajes de chat, solicitando frecuentes actualizaciones de estado o, peor aún, pidiéndoles que se unan a una sesión de videoconferencia para poder verlos trabajar realmente. Es ridículo.

Cuando escribí en el capítulo 6 sobre no usar el correo electrónico para la comunicación interna, mucha gente pensó que yo apoyaba explícitamente cambiarlo por el chat interno del equipo. Aunque creo que las aplicaciones de chat² tienen su lugar como un sistema interno de charla de pasillo y una forma de intercambiar mensajes directos poco frecuentes, tienen un defecto grave:

El chat crea la expectativa de una respuesta inmediata

Esto no permite que la gente se concentre en su trabajo. La afluencia constante de mensajes interrumpe a todo el mundo y les anima a seguir participando en la conversación virtual y no a terminar realmente las cosas. Esto va en contra de lo que es el verdadero trabajo, la concentración, algo que ya tratamos en el capítulo 4 de este libro.

La multitarea es un mito. ¡Solo puedes trabajar en una cosa a la vez!

Muchas personas presumen de ser excelentes en la multitarea. No lo son. Un estudio tras otro han demostrado que las personas no pueden hacer varias tareas a la vez.³ Solo pueden cambiar rápidamente de una tarea a otra, pero incluso esta habilidad está sobrevalorada.

Se ha demostrado una y otra vez que la gente es más rápida cuando trabaja en una cosa, la termina y solo entonces cambia a otra tarea. También es mucho más eficiente a medida que las cosas se van terminando. Compara eso con trabajar en muchas cosas a la vez pero sin terminar nada. Estás ocupado trabajando en muchas cosas, pero no avanzas en ninguna dirección.

Haz el trabajo y desactiva las notificaciones

Este es el primer consejo que doy a una persona que se siente desbordada. Deja de ser reactivo, sé proactivo y defiende tu tiempo sin interrupciones. Esto te ayudará a trabajar en una cosa cada vez.

La mayoría de las herramientas que uso a diario tienen las notificaciones desactivadas.

Solo recibo notificaciones cuando alguien me delega una tarea, me envía un mensaje directamente o me menciona en algún lugar. Y cuando quiero concentrarme en una tarea, incluso desactivo estas notificaciones hasta que termino. Acabo de poner todos mis dispositivos en el modo no molestar.

No necesito estas notificaciones de todos modos, porque la gente confía en que después de cierto tiempo abriré mi aplicación de gestión de proyectos o de chat o de correo electrónico y comprobaré qué está pasando y les responderé. Lo haré cuando esté preparado. No cuando quieren que lo haga. ¿Y con qué frecuencia hay algo realmente urgente? (Y cuando lo hay, las personas saben cómo ponerse en contacto conmigo).

Sé un jugador de equipo y ofrece buenas reacciones

Trabajar de forma asíncrona enseña a todos a brindar reacciones mucho mejores. Así como debes ofrecer a las personas tiempo y espacio para hacer su trabajo, también ellas necesitan el mismo entorno para hacerte saber lo que piensan de tu trabajo.

En lugar de hacer algo y justo después de eso lanzarte con una llamada y preguntar “¿qué te parece?”, dejas que la otra persona se tome su tiempo para estudiar realmente lo que has hecho. De esta manera, en lugar de un breve: “¡Buen trabajo!”, podrías ser más reflexivo con una respuesta del tipo: “Bien hecho, pero ¿has pensado en…?”

Sí, lo entiendo, vivimos en un mundo siempre activo que fomenta la gratificación inmediata, por lo que el hecho de recibir un elogio superficial de un compañero de trabajo o un jefe nos hace sentir muy bien. La cuestión es, si esto conducirá a que tu trabajo mejore de forma significativa.

El tiempo que nos tomamos para hacer saber nuestras reacciones beneficia a todo el mundo. Crea una cultura de confianza. Motiva a las personas a profundizar más. Les inspira para ser mejores. También mejora las habilidades de comunicación y escritura de todos.

Es por eso que en nuestro equipo en remoto usamos un software que permite plasmar comentarios. Publicamos comentarios sobre tareas en nuestros proyectos, párrafos en documentos, líneas de código o partes de un diseño. Lleva tiempo escribir un comentario reflexivo, pero un buen hilo de comentarios puede ser un recurso inestimable que, en última instancia, mejora el trabajo original.

Una reacción más meditada conlleva menos reuniones

Lo mejor de la cultura de reacciones y comentarios es que genera muchas menos reuniones. Con mucha frecuencia recibía una tarea de alguien que me pedía que le diera una opinión. Me ocupaba de analizar todo y escribir un largo comentario para expresar lo que me gustaba de su trabajo y donde veía posibilidades de mejora. Después de eso les preguntaba si querían programar una breve charla para repasar mis reacciones, y normalmente obtenía una respuesta indicando que mi comentario era suficientemente claro y que no era necesario mantener una charla. Saben lo que tienen que hacer. Pueden volver al trabajo inmediatamente.

Además, los comentarios escritos crean un gran bucle de intercambio de reacciones que ayuda a limar los detalles de una tarea, estudiar todos los matices y descubrir todos los puntos débiles. Es mucho más eficiente que una improvisada reunión de aportación masiva de ideas.

Un buen trabajo y unas reacciones interesantes significan más respeto

Cuando trabajas en remoto con otras personas, hay muy pocas situaciones en las que puedas impresionar a alguien.

A diferencia de una oficina tradicional, difícilmente puedes impresionar a alguien con tu última ropa, nuevo peinado, cartera de diseño o un dispositivo de lujo, porque lo más probable es que ni siquiera lo vean.

Todo lo que ven es tu trabajo. Y las reacciones que tienes para sus trabajos.

Y créeme, respetamos a quienes realizan un gran trabajo o se toman su tiempo para escribir un comentario reflexivo sobre nuestro trabajo.

Cuando hay un gran trabajo, hay respeto. Detrás de un trabajo impresionante siempre hay una persona impresionante.

Por cierto, ¿no sería fantástico estar rodeado de profesionales que hicieran un trabajo increíble y te ayudaran a mejorar el tuyo? ¿No es esa una definición acertada de un buen ambiente de trabajo?

La paciencia es una virtud cuando las expectativas están claras

Trabajar de forma asíncrona no significa que no puedas tener expectativas. Puedes y debes aprender a comunicarte. Y funciona en ambos sentidos. Es necesario que las personas que trabajan juntas de esta manera hagan saber a la otra persona cuándo esperan que esté terminada una tarea. La otra parte también debe ser muy franca si esto es factible y, de no serlo, debe comunicar si tendría que dejar algo más para poder atender la solicitud. Como puedes ver, tiene que funcionar en ambos sentidos o una relación de trabajo de confianza se convertirá en una molesta batalla de control y mando.

Lo único: aprende a trabajar de forma asíncrona.

Es una habilidad, todos en el equipo necesitan aprenderla para tener tiempo y espacio suficiente para hacer un gran trabajo y ofrecer reacciones significativas. Trabajar así crea una cultura de confianza y respeto en un equipo y hace que todos sientan que están realmente en el mismo barco, remando en la misma dirección hacia un objetivo común.

Sí, a veces es necesario reunirse o charlar, como se explicó en el capítulo 10 con la Pirámide de las comunicaciones, pero normalmente podéis concentraros en hacer un gran trabajo juntos sin estar completamente sincronizados. Y está bien.

Para seguir leyendo sobre el tratamiento de las notificaciones, el síndrome FOMO (siglas en inglés de Fear Of Missing Out, cuya traducción al español es “miedo a perderse algo”) y trabajar de forma enfocada, recomiendo un segundo libro de Cal Newport, Minimalismo Digital⁴.