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Capítulo 24 - Connect

¡La soledad cuando se trabaja desde casa no tiene por qué ser un problema!

En 2013 contraté a Rafal1 para Nozbe. Procedía de un entorno de oficina tradicional y trabajar en mi empresa fue su primera experiencia real de trabajo desde casa. Tenía curiosidad por saber cómo se adaptaría. Después de todo, trabajar en una oficina repleta de gente es completamente distinto a trabajar en una casa vacía. Pasados unos meses le pregunté cómo se sentía con el cambio y si no se sentía solo. Respondió:

¿Estás de broma, Michael? Me siento más conectado a la gente de Nozbe que a la gente de mi antigua empresa. Siento que ya conozco mejor a la gente de aquí, ¡y no les veo todos los días!

Me alegré de oír esto. Después de todo, hay varias cosas que hacemos en nuestra compañía para hacer que la gente se relacione más con los demás.

Solo en casa, pero no solo en una oficina virtual

Uno de los principales inconvenientes de trabajar en remoto puede ser el aislamiento. Como seres humanos nos gusta estar rodeados de gente. Incluso los grandes introvertidos necesitan a otros de vez en cuando. A nadie le gusta que le dejen solo durante mucho tiempo. Por eso depende de todos los miembros del equipo el asegurarse de que nadie con quien trabajemos se sienta abandonado ni excluido.

En una oficina tradicional hay muchas maneras de relacionarse con los demás. La gente que nunca ha trabajado en remoto a menudo argumenta que sus reuniones informales en la cafetería son mucho mejores que cualquier cosa que un trabajo en remoto pueda ofrecer.

No están completamente equivocados, pero tampoco están necesariamente en lo cierto.

¡Hagamos de la espontaneidad y lo casual forme parte del trabajo normalmente!

La idea es crear un entorno de trabajo en remoto que permita este tipo de encuentros. A lo que los detractores reaccionarán con esto:

¡Si lo planeas, no eres espontáneo! ¡Le quita toda la diversión a la vida!

No es verdad.

Déjame darte un ejemplo: una cita con tu pareja. Cuando tienes hijos, un trabajo y otras obligaciones, no es posible tener una cita espontánea. Tienes que planificarlo: conseguir una niñera para los niños, hacer una reserva en un restaurante y organizar muchas cosas en casa.

Sin embargo, si no se hace la parte aburrida de la planificación, nunca se podrá tener una cita con la pareja. Y cuando has hecho todo el trabajo de preparación, entonces tienes unas pocas horas en las que ambos no tienen que preocuparse de los niños, la casa o de ninguna de esas cosas del día a día. Finalmente tienes espacio para ser espontáneo y hacer lo que quieras.

Por esta misma razón, es posible crear estos momentos espontáneos con los miembros de tu equipo, si le dedicas un poco de atención.

Conexión uno - ¡reuniones frecuentes!

En el capítulo 7 analizamos las tres reglas básicas de las reuniones en una empresa moderna. Las reuniones deben ser periódicas, opcionales y estar bien preparadas.

Para asegurarnos de que tenemos mucho tiempo para un trabajo profundo y significativo, como equipo decidimos celebrar solo unas pocas reuniones semanales. De esta manera podemos fijar el umbral mínimo de contacto entre los miembros del equipo. Sabemos que normalmente nos reunimos una vez a la semana para debatir algo. Por supuesto, las reuniones son opcionales, por lo que a veces se cancelan, pero debido a su periodicidad sabemos que, si el equipo no se reúne una semana, se reunirá la siguiente.

Como siempre, las reuniones tienen que estar bien preparadas con un orden del día y documentos preparados con antelación, de modo que estas reuniones sean realmente buenas y significativas. Nadie tiene la sensación de estar perdiendo el tiempo del otro.

Conexión dos - reuniones periódicas para ponerse al día

Algunas reuniones tienen un objetivo evidente. A veces se trata de diseñar algo, como en nuestra reunión de Defensa Diseños como se describe en el capítulo 8. A veces se trata de mejorar un proceso, como nuestra reunión de Apoyo Calidad descrita al final del Capítulo 12.

Sin embargo, es bueno también mantener reuniones más breves entre los miembros de algunos grupos de la empresa. Decidimos empezar nuestra semana con este tipo de reuniones.

Una reunión para cada equipo

Todos los lunes a las 10 de la mañana tenemos una reunión de nuestro equipo de ingeniería. Normalmente dura alrededor de media hora. Quizás 40 minutos. Esta reunión trata sobre la cohesión del equipo. Todo el mundo comparte qué está pasando en su vida, en qué tienen previsto trabajar esta semana y no mucho más. Es simplemente un momento para poder vernos. Nuestros programadores no tienen ninguna otra reunión periódica a la semana. Solamente esta. Todo lo demás lo comunican dentro de nuestros proyectos y tareas compartidas.

En algunos equipos, los programadores siguen metodologías ágiles como Scrum y como parte de ello, tienen una reunión diaria de Scrum stand up. Es cuando comparten en qué han estado trabajando el día anterior, qué es lo que tienen previsto hacer mañana y comparten si tienen algún reto por delante. Intentamos mantener estas reuniones prácticamente todos los días, pero era una interrupción demasiado grande en nuestro trabajo y nadie deseaba algo así. Así que es una reunión de ingeniería.

También tenemos reuniones similares para nuestros equipos de marketing y atención al cliente. El primero se reúne a las 3 de la tarde todos los lunes y el segundo a las 9 de la mañana todos los martes. De nuevo, estas reuniones se supone que no deben ser muy largas. Después de todo, tenemos todo escrito en nuestras tareas y proyectos así que no hay mucho de lo que informar. Se trata de la conexión del equipo y de sentir que forma parte de algo más grande. Y un recordatorio de que no estás solo.

Una reunión de la dirección

A la 1 del mediodía todos los lunes tenemos una Reunión de directores donde me reúno con mis cómplices en el delito: CTO (director técnico) y vicepresidentes de soporte, producto, finanzas e ingeniería. Esta reunión tampoco suele durar más de una hora.

Sería como un café virtual. Compartimos qué pasa en nuestros equipos y qué objetivos andamos buscando o a qué desafíos nos enfrentamos. Básicamente quedamos para poder reunir un poco de buena energía de los demás para la semana que empieza. Después de todo, son los directivos de mi empresa y sin ellos no podría dirigir el negocio. Estamos juntos en esto y esta reunión nos ayuda a recordarlo. Ya no se está solo en la cima.

Conexión tres - reuniones trimestrales individuales

Como se describe en el capítulo 16, somos grandes fans de la revisión trimestral. En nuestro equipo todo el mundo lo hace al final de cada trimestre, normalmente un viernes, ya que este es nuestro día de revisión como ya expliqué en el capítulo 17.

Después de que todos hayan terminado su revisión trimestral, todos los directores de mi compañía programan videollamadas personales con cada miembro de sus respectivos equipos. Les da la oportunidad de ir más despacio, ponerse al día y hablar del trabajo y de la vida.

No se trata de una revisión formal. No hay mediciones, ni valoraciones, ni juicios. Se trata de recuperar la conexión con el otro. Se trata de que cada uno de los miembros de nuestro equipo tenga la oportunidad de hablar francamente con su jefe. Tener toda la atención de su jefe.

Una vez que todos mis directores han terminado sus llamadas individuales, ahora es mi turno de hablar con todos y cada uno de ellos individualmente. Aunque nos reunimos periódicamente todos los lunes como equipo directivo, ahora es el momento de profundizar, ya que somos solo dos.

Conexión cuatro - reuniones individuales con el CEO

Tengo un equipo pequeño de más de 20 personas y me gusta así. Estoy seguro de que lo que voy a explicar aquí no encaja en una gran compañía en remoto como Automattic (fabricantes de Wordpress) con más de 1000 empleados o Shopify con cerca de 10 000. Pero estoy seguro de que es factible para un equipo de hasta 100 miembros, así que seguiré.

Me reúno con todo el mundo en una llamada individual al menos una vez al año.

En Nozbe tengo un proyecto dedicado a esto donde tengo una tarea para cada uno de los miembros del equipo. Para cada uno de ellos establecí una fecha de vencimiento y elegí una fecha de algún viernes en el futuro y configuré la tarea para repetir cada semestre.

Lo sé. Suena frío que todos los miembros de mi equipo sean una tarea para mí. De esta manera, cuando debo reunirme con una persona del equipo, recibo una notificación. Entonces me pongo en contacto con ellos y programo una videollamada de una hora. Dado que es una tarea, reviso mis comentarios anteriores con esta persona. Aquí es donde reviso lo que hemos estado hablando en el pasado, lo que he aprendido de ellos. Lo que hemos tratado. De esta manera estoy mucho más preparado para nuestra conversación.

Informé a mi equipo que cada vez que pida esta llamada significa que simplemente quiero charlar. Nada más. No se trata de la evaluación. Se trata de nuestra relación virtual.

Intento que sea una conversación amistosa. Pregunto sobre su vida, familia o sus aficiones y también comparto los míos. Debido a que somos un equipo completamente en remoto, frecuentemente algunos están a punto de mudarse a un nuevo lugar, por lo que hablamos de eso. También quiero saber si hay algo que pueda hacer para facilitarles la vida en el trabajo y más allá.

Inmediatamente después de la reunión tomo notas. Los pego como un nuevo comentario a esta misma tarea para que cuando volvamos a hablar, pueda recordar mejor esta conversación.

Esta es mi manera de crear un vínculo individual con los miembros de mi equipo. Es mi forma de reunirme con ellos en el pasillo o tomar un café con el jefe. Y funciona. Pregunta a cualquiera de mi equipo.

Conexión cinco - un vlog para todos, todos los meses

Como se describe en el capítulo 9, grabo un vlog sencillo de unos 10 minutos todos los meses y lo comparto con el equipo. Hablo del panorama general - qué pasa en la empresa, dónde estamos, a qué desafíos nos enfrentamos. En lugar de hacer una reunión de todo el mundo muy popular en las empresas hoy en día, tomo mi iPhone y grabo un mensaje breve, lo edito para que sea más breve todavía y dejo que cada uno lo vea a su ritmo y comente debajo del vídeo si le apetece. Este vlog es otra forma de conectar con los miembros de mi equipo y una oportunidad para que me vean al menos una vez al mes y se den cuenta de que estoy aquí y que sigo cuidando bien del negocio.

¿Vídeo o audio? ¿Qué es mejor?

Sin duda, el vídeo. Como tenemos muy pocas reuniones semanales y conversaciones individuales muy escasas, pedimos a todos los involucrados que tengan su vídeo encendido. Es cuestión de mantener una buena relación.

Por nuestra parte prometemos no agobiarles con demasiadas reuniones y no hacerles prolongar demasiado el tiempo. Nuestras reuniones más largas duran 2 horas como máximo, porque todo lo que dura más tiempo resulta demasiado agotador. Por eso esperamos que todos estén presentes con el vídeo encendido para que podamos disfrutar de la compañía de los demás y de una conversación íntima y significativa.

¡No puedes obligar a la gente a encender el vídeo si no eres consciente de su tiempo!

Aquí es donde cometen un error muchas empresas que se pasan a trabajar en remoto. Programan demasiadas reuniones o dejan que las reuniones se prolonguen demasiado. Por eso la gente se empieza a cansar. No quieren encender la cámara. Están hartos. Necesitan trabajar y no les dejas hacerlo al hacerles asistir a las reuniones constantemente.

No lo hagas.

Echa un vistazo al capítulo 10 y al concepto de la Pirámide de comunicación para consultar una buena pauta de cuánto tiempo de trabajo de cada uno debería dedicarse a las reuniones.

Lo único: ¡Haz un esfuerzo para conectar con tu equipo!

Fomenta las relaciones personales con la gente y observa si algunos de ellos empiezan a sentirse solos. Por mucho que anime a evitar tener demasiadas reuniones, algunas son necesarias para mantener el espíritu de equipo. Sobre todo, con la gente que trabaja en remoto, debes tener un sistema de interacción con ellos periódicamente para que se sientan incluidos y aceptados.

Reunión marketing

  1. Rafal es vicepresidente de producto en Nozbe y es coanfitrión de nuestro podcast “No Office FM”: NoOffice.fm 

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