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Olvídate de acrónimos, sigue un proceso de toma de decisiones

Mejoremos el capítulo anterior sobre la “Pirámide de comunicación” y seamos muy prácticos. A continuación, no vas a encontrar ningún acrónimo inteligente (ni S.M.A.R.T.), sino un proceso de toma de decisiones bastante sencillo que seguimos mi equipo y yo. Lo explicaré primero y después añadiré dos ejemplos del mundo real.

Las personas deberían estar facultadas para tomar las decisiones pequeñas

La microgestión es cosa del pasado. Al menos debería de serlo en todos los equipos modernos. Después de todo, cada uno de los miembros del equipo es especialista en su campo y siempre que vean algo que puedan cambiar o mejorar, deberían seguir sus instintos y hacerlo.

Deberían seguir esta regla elemental:

No pidas permiso, ¡pide perdón!

Las decisiones pequeñas tienen consecuencias pequeñas, así que aunque alguien cometa un error o dos al decidir por sí mismo, normalmente las soluciones suelen ser fáciles. Siempre explico a los recién contratados, que nunca serán despedidos por cometer errores, serán despedidos por no avanzar lo suficientemente rápido, por no enviar las cosas, por no aportar valor.

Las decisiones más importantes deben hacerse conscientemente

Al decir “decisiones más grandes” me refiero a cosas que requieren la participación de más personas. Ya sea mediante la participación en el proceso de decisión o al verse afectado por la decisión. Dichas decisiones no deben tomarse por capricho, pero por otro lado, un equipo moderno no puede perder mucho tiempo esperando a que alguien decida definitivamente una cosa u otra. Para esto, tenemos un proceso que se esbozó por partes en los capítulos anteriores de este libro, pero quisiera recapitularlo aquí.

Simplemente sigue un procedimiento de toma de decisiones de 5 pasos

En primer lugar, identifica el problema que intentas resolver, después te tomas tu tiempo para pensar, investigar y llegar a una solución. A continuación, lo redactas para ti y para los demás miembros del equipo. Posteriormente, se discute en la siguiente reunión semanal y después se revisa o simplemente se pasa a la implementación.

Bastante fácil, ¿no? Voy a explicarlo con un ejemplo. Así es como se implementa una función nueva en nuestra aplicación:

Paso 1. Identificar el problema

Después de hablar con algunos clientes y escuchar sus relatos me di cuenta de que necesitaban resolver un problema en particular en nuestra aplicación Nozbe Teams.

En lugar de escribir a nuestro vicepresidente de producto: “¡Oye, necesitamos esta función en Nozbe Teams!”, estoy haciendo algo diferente. Estoy creando una tarea con este problema en nuestro proyecto “Diseño de Nozbe Teams” y estoy programando unas horas al día siguiente para reflexionar sobre ello y encontrar una solución.

Paso 2. Investigar y encontrar una solución

Es hora de investigar. Normalmente suelo hacer una combinación de las cosas siguientes:

  • revisar las tareas y documentos anteriores para ver si no hemos intentado abordar este problema antes
  • leer en Internet cómo están lidiando otras empresas con situaciones similares
  • conseguir libros o artículos sobre el tema
  • ver un montón de vídeos útiles en YouTube sobre este tema
  • también preguntaría a algunos compañeros del equipo mencionándoles en el comentario de mi tarea

Es importante dedicar el tiempo necesario para poder realizar una investigación adecuada. Me reservo al menos dos horas para el estudio inicial. Y de acuerdo con mi instinto, decido cuánto tiempo más necesito.

Paso 3. Anotarlo para mí y para todos los demás

Es hora de anotarlo. Como sé que la próxima “reunión de diseño” es el martes, a más tardar el lunes por la tarde escribiré una propuesta de solución al problema en un documento Dropbox Paper. Una vez que termine, actualizaré la tarea en Nozbe Teams y la pasaré a la sección “orden del día de la próxima reunión” para que todos vean que quiero que mi tema se trate en la próxima reunión.

Preparo mi escrito de manera que todos puedan publicar sus comentarios el martes por la mañana antes de la reunión. De esta manera, se produce el debate incluso antes de que nos reunamos y podemos abordar muchas cuestiones con antelación.

Paso 4. Debatir la solución en una reunión

Una vez iniciada la reunión, todos los presentes en la sala (o “sala virtual” en nuestro caso) ya conocen mi problema, han leído la solución y por lo general también han publicado sus reacciones iniciales en los comentarios.

Por eso no pierdo el tiempo presentando la solución, pero navegamos entre los matices y problemas con mi idea. En el capítulo 8 ya he explicado cómo hablamos, discutimos, debatimos y peleamos en nuestras reuniones. Y cómo finalmente llegamos a una conclusión.

Paso 5. Tomar la decisión

Con todo este procedimiento, el objetivo es alcanzar uno de los tres resultados:

  • pasar a la implementación de la solución propuesta
  • tardar una semana más en revisar las reacciones y debatir la solución revisada la próxima vez que nos reunamos
  • o descartar la solución por completo (y hacer una tarea para el futuro para abordar el problema de forma distinta)

Eso es todo. La decisión se reduce a estas tres opciones. A veces la solución es realmente sencilla y después de un pequeño debate, se pasa a la aplicación sin cambios o con algunos retoques. En otra ocasión, necesitaremos una semana más. Hay muchas reacciones, la persona que propone la solución debe asimilarla, incorporarla y presentar una solución revisada la semana siguiente. Sin embargo, hay veces en las que se decide que el problema identificado no es realmente tan importante o que la solución que se nos ocurrió no es algo de lo que nos sintamos orgullosos… o simplemente todavía es demasiado pronto. Y lo descartamos por completo, por ahora.

¿Por qué tardar unos días en tomar una decisión?

Como equipo con un fuerte sesgo orientado a la acción, a veces nos resulta difícil esperar a la próxima reunión semanal para analizar una solución. Somos un equipo pequeño, ágil, ingenioso e inteligente después de todo, ¿no? ¡Vamos a hacerlo!

No tan deprisa.

Hemos descubierto que, en la mayoría de las decisiones, no es ningún problema importante tomarse unos días para revisarlas, analizarlas y pedir reacciones y sin embargo la decisión suele ser mucho mejor.

Sigue tu instinto con las pequeñas decisiones, pero tómate unos días para las grandes.

Es entonces cuando cobra tanto sentido mantener reuniones semanales periódicas y opcionales (como se explica en el capítulo 7). En lugar de tomar una decisión hoy, sé que puedo dedicar tiempo a analizarlo, pensarlo mejor, escribirlo, recibir reacciones y analizarlo en la reunión de la semana siguiente. La decisión se retrasará unos días, pero va a ser mucho mejor.

Es muy frecuente que estos días escasos marquen la diferencia. Tienes el tiempo necesario para ver otros contextos y recabar más información. Por otro lado, es una semana como máximo. Por lo tanto, no es como si te preocupase la decisión durante demasiado tiempo y llegases a la llamada parálisis por análisis1.

Cómo implementar una decisión de manera más inteligente

Bien, digamos que has superado los 5 pasos de este proceso de toma de decisiones y aún así sigues sin estar seguro. Ya estás casi preparado para tomar una decisión, pero todavía tienes dudas. ¿Puede que no lo sea? ¿Puede que sea demasiado pronto? ¿Puede que haya una manera mejor de hacerlo? Por suerte tenemos algunos trucos bajo la manga que hemos usado con éxito en situaciones de este tipo para ayudarnos a avanzar.

La manera “de baratillo” es la mejor manera

La definición de “barato” en un diccionario significa “económico y de mala calidad”, que es exactamente lo que pretendemos aquí. Si no estamos seguros de una decisión pero queremos intentar ver cómo es la sensación, lo que hacemos es pensar en la “manera más barata” de hacerlo. Sin mucha exigencia, con un diseño mínimo… solo lo implementamos y afrontamos la decisión de esta manera. Cuando ya nos gusta la decisión hecha de una manera “de baratillo”, entonces avanzamos con la implementación completamente desarrollada.

En nuestros productos, a menudo añadimos una función sin anunciarla a los clientes. Observamos si se dan cuenta realmente, si la usan, si nos informan de lo mucho que les gusta pero de cómo creen que podría mejorarse.

Limitar el impacto a muy pocas personas

Cuando no tenemos la certeza de una decisión, simplemente limitamos el número de personas a las que afecta. En nuestros productos, especialmente en Nozbe Teams, acabamos de lanzar una función nueva únicamente para nuestro equipo. A esto lo llamamos “Dogfooding”2.

Cuando introducimos una política nueva en nuestra empresa, frecuentemente la limitamos primero a unas cuantas personas o a un departamento y vemos las repercusiones. Posteriormente, recogemos la reacción y únicamente después la desplegamos en todo el equipo.

Esta práctica es muy habitual en las actividades de marketing. Los expertos en marketing prueban primero un anuncio en un grupo objetivo más pequeño y miden su impacto. Después de las pruebas iniciales, lanzan el anuncio a grupos más grandes de clientes potenciales.

Hay que establecer una fecha para la revisión, porque las decisiones no están marcadas a fuego

Damos por sentado que toda decisión es temporal. Es muy frecuente que después de comprometernos con una decisión, fijemos una fecha para una “reunión de revisión” fijada en 2 o 3 meses a futuro, para revisar la decisión.

En dicha reunión analizamos lo que ha ido “bien”, lo que “no ha ido bien” y lo que es necesario mejorar. Normalmente lo hacemos mediante una reunión de videoconferencia virtual, en la que el anfitrión de la reunión comparte una pantalla con un mapa mental de todos estos puntos visibles para todos. Actualizan el mapa mental a medida que se reciben las reacciones. Después de dicha reunión el anfitrión escribe sus conclusiones y sugerencias para el futuro.

Una cosa: ¡tómate el tiempo suficiente para tomar una decisión!

Es una buena idea tomarse un poco de tiempo para tomar una decisión importante, porque como humanos tendemos a tomar demasiadas decisiones precipitadas. Simplemente sigue el proceso de 5 pasos descrito anteriormente y no tengas miedo de implementar algo de baratillo.

Ciertas partes de nuestro proceso están inspiradas en el libro “Shape Up” de Ryan Singer3 así que también te recomiendo que lo leas.

  1. ¿Qué es parálisis por análisis? 

  2. Dogfooding o prueba restringida 

  3. El libro de Ryan Singer está disponible de lectura gratuita en línea: Shape Up 

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Versiones del libro: