• Los miembros de tu equipo no deberían enviarse correos electrónicos entre ellos
• El correo electrónico no es para la colaboración, ¡es para la correspondencia!
• La comunicación interna debe hacerse mediante proyectos y tareas
• Puedes agregar un chat en tiempo real como esos puntos para las charlas de pasillo internas de “bla bla bla”
• Convertir los correos electrónicos procesables del mundo exterior en tareas
• Comunicarse internamente con textos escritos
• Una cosa: cambia la comunicación de tu equipo del correo electrónico a las aplicaciones modernas

Los miembros de tu equipo no deberían enviarse correos electrónicos entre ellos

Siempre que hablo con los asistentes a cualquier conferencia, siempre me preguntan sobre mi propio conjunto de “soluciones de productividad” y una de las primeras preguntas que me plantean es: “¿Cómo gestionas el correo electrónico? ¿Qué trucos tienes para hacer que el correo electrónico funcione?”. Muy a menudo esperan que tenga una as bajo la manga mágico.

Pero les sorprende mucho la respuesta:

Soy muy malo con el correo electrónico. Apenas lo uso. De hecho, no usamos el correo electrónico en absoluto en mi empresa. Sí, todos en mi empresa tienen una dirección de correo electrónico “@nozbe.com” pero internamente el correo electrónico está prohibido en nuestro equipo.

Cuando la gente oye eso, me ponen una cara de “¿Se puede hacer eso?”.

Por supuesto que se puede y deberías hacerlo si quieres un ambiente productivo para tu equipo. Permíteme explicar cómo funciona.

El correo electrónico no es para la colaboración, ¡es para la correspondencia!

El correo electrónico es malo para tu equipo y para ti porque recibimos demasiados mensajes cada día y los correos electrónicos internos importantes se mezclan con la correspondencia del mundo exterior.

Para resolver este problema es necesario diseñar un canal especial de comunicación interna. Nosotros usamos dos aplicaciones: Slack y Nozbe Teams. Explicaré nuestra configuración en un momento, pero primero vamos a profundizar un poco más en por qué el correo electrónico es la peor herramienta para coordinar las actividades de un equipo.

En primer lugar, aunque seas muy bueno creando filtros especiales para tus mensajes de correo electrónico, aún así algunos pueden quedar clasificados como “spam” o se mezclan en hilos de correo electrónico equivocados.

La segunda, sin embargo, es la peor trampa del correo electrónico en la que caen los profesionales muy ocupados. Al intentar ser “buenos con el correo electrónico”, lo hacen aún peor para sus destinatarios, porque quieren ser eficientes.

Pregunta: si quieres escribir a alguien sobre dos cosas diferentes, ¿envías un correo electrónico o dos? Sin duda envías un correo electrónico. Eres eficiente. No quieres ser raro y enviar a la gente dos correos electrónicos distintos, ¿verdad? Bueno, ese es el problema inherente al correo electrónico.

A continuación, presentamos una gran historia que lo ilustra y que no hace mucho le ha pasado a un amigo mío cuando estaba de vacaciones.

Recibió una llamada telefónica furiosa de un compañero, acusándole de haber pasado por alto información importante en un caso en el que estaban trabajando. Le sorprendió mucho que no terminase ese asunto ya que siempre ha sido la persona que deja las cosas bien terminadas antes de irse de vacaciones. Su equipo coordina la mayoría de las cosas por correo electrónico y solo algunas cosas con una herramienta interna. No tenía acceso a la herramienta desde el teléfono, pero revisó sus correos electrónicos… y entonces vio lo que se le había escapado. Estaba trabajando con una persona en dos casos completamente distintos y esa otra persona le envió un mensaje sobre uno de los casos, pero luego “por cierto” mencionó una información importante sobre el segundo caso en ese mismo correo electrónico. Esta otra segunda información es lo que mi amigo se perdió por completo.

El tercer problema es la relación señal/ruido. Para cubrir sus bases, la gente en los equipos CC o CCO a todos o casi todos. Solo para asegurarse de que nadie se quede fuera. Esto incrementa exponencialmente el número de correos electrónicos e incrementa la probabilidad de que la gente deje de prestar suficiente atención ¡y las cosas realmente se escapan por las grietas!

La solución es sencilla:

Prohibir el correo electrónico y comunicarse internamente usando herramientas específicas que permiten hacer comentarios

La comunicación interna debe hacerse mediante proyectos y tareas

Estamos en el año 2020. Hay muchas herramientas de colaboración en línea que son mucho mejores que el correo electrónico. Te permiten gestionar en línea proyectos, tareas y reacciones. La mayoría de estas herramientas en línea tienen aplicaciones para la mayoría de plataformas, por lo que se puede acceder a la información del equipo desde cualquier lugar. Y todos pueden contribuir y ver claramente quién está trabajando en qué proyecto o tarea.

La ventaja de este enfoque es que, de manera predeterminada, cada hilo de comentarios se adjunta a una sola tarea o proyecto. De esta manera no hay confusión de que al responder a un comentario estés aportando tu reacción a dos o tres tareas a la vez.

Una tarea, un debate. Simple y enfocado.

En Nozbe, lo llamamos comunicación basada en tareas¹ y para esto usamos nuestra propia herramienta Nozbe Teams. Una vez más, hay muchas otras herramientas en el mercado, así que cada equipo debe elegir la que más le convenga². Simplemente evita el correo electrónico.

Una ventaja adicional es que al compartir proyectos y tareas tenemos más transparencia. La gente ve lo que está pasando en cada proyecto, quién es responsable de qué. Todo está claro. Así evitamos totalmente el problema de que alguien olvide poner a alguien en copia. Las personas pueden elegir qué proyectos o tareas quieren seguir y cuáles pueden escoger si ignorar o revisar con menos frecuencia. Tienen el control.

Puedes agregar un chat en tiempo real como esos puntos para las charlas de pasillo internas de “bla bla bla”

Lo que me gusta de la comunicación basada en tareas que acabo de mencionar es el hecho de que es asíncrona³, lo que significa que dejas que la otra parte se pueda tomar su tiempo para responder. No tienes más que crear una tarea, añadir un comentario reflexivo, delegar a alguien y seguir con tu trabajo, mientras dejas que la otra parte elija cuándo responder a tu comentario o hacer la tarea que le has asignado. Por supuesto, si la tarea es urgente, fijas una fecha límite.

Esto es saludable y así es como debería ser la colaboración en equipo. En muy pocas ocasiones las cosas son tan urgentes como para que la gente necesite una respuesta ASAP (lo antes posible). Las cosas pueden esperar y normalmente deberías preferir dejar que la gente se tome su tiempo para hacer lo que se le pide o darte un feedback muy completo.

Sin embargo, a veces tienes prisa y necesitas la información rápidamente. Para estos casos usamos nuestro chat interno: una aplicación llamada Slack⁴.

Sin embargo, no intentes pasar del correo electrónico al chat y uses solo el chat.

Es una trampa. Muchos equipos han intentado utilizar una aplicación de chat para la colaboración en lugar del correo electrónico y han fracasado, porque aunque sea un buen primer paso, en poco tiempo todo se vuelve demasiado estresante. En una aplicación de chat, los mensajes se envían rápidamente, la información desaparece y es difícil saber quién es responsable de qué.

Por eso usamos el chat solo en estas ocasiones:

• Cuando la situación es un poco urgente y necesitamos ponernos en contacto con alguien rápidamente, en particular cuando estamos llevando el proyecto actual a la línea de meta
• Cuando queremos compartir algo con todo nuestro equipo, una actualización de estado (“tomar un café” o “salir a correr”) en nuestro canal principal de la empresa o algo divertido en nuestro canal “aleatorio”.

Siempre que alguien comparte algo procesable en el chat, le pedimos que cree una tarea a partir de ello. De esta manera conseguimos que haya una distinción clara entre el chat y el trabajo.

Convertir los correos electrónicos procesables del mundo exterior en tareas

Una vez que hayas dejado de usar el correo electrónico para la colaboración interna, deberías empezar a incluir también a la gente del exterior con la que trabajas.

Si trabajas con alguien de forma esporádica, entonces aprende a reenviar sus correos electrónicos a tu herramienta de gestión de proyectos y esta convertirá automáticamente estos correos en tareas. De esta manera están en tu sistema y puedes trabajar en ellos con tu equipo. La mayoría de las herramientas modernas te permiten hacer esto.

Cuando trabajes con autónomos o contratistas de forma habitual, piensa en la posibilidad de añadirlos a tu herramienta interna de gestión de proyectos como miembros de un equipo o simplemente compartir proyectos con ellos. De esta manera, también trabajarás con ellos de manera más eficaz.

Comunicarse internamente con textos escritos

Tal como mencioné en el capítulo anterior sobre anotar cosas, en lugar de enviar documentos unos a otros por correo electrónico, utiliza herramientas de escritura modernas que te permitan comentar el texto y cada párrafo individual.

Esto también es comunicación interna y es mucho más eficaz que el envío de archivos adjuntos de unos a otros. Sin mencionar todas esas veces que la gente olvida adjuntar el documento que acaban de describir en su correo electrónico.

Lo he dicho antes y lo repito, estamos en el año 2020. Es hora de usar herramientas modernas para comunicarse con eficacia dentro de un equipo.

Una cosa: cambia la comunicación de tu equipo del correo electrónico a las aplicaciones modernas

No tengas miedo: PROHIBE LOS CORREOS ELECTRÓNICOS. Utiliza el correo electrónico únicamente para ponerte en contacto con personas ajenas a tu equipo y utiliza herramientas específicas para comunicarte mediante proyectos, tareas, documentos o chats con tu equipo.

De esta manera, tu equipo y tú siempre estaréis en la misma página y podrás decidir cuándo quieres concentrarte en el trabajo con tu gente y cuándo quieres comprobar qué pasa en el mundo exterior.

Estos dos canales de comunicación no se mezclarán nunca más.

Esta es la razón por la que no me preocupa tanto mi correspondencia por correo electrónico. La única excepción es nuestra excelente asistencia técnica por correo electrónico para ambas aplicaciones de Nozbe, pero yo no respondo a estos correos electrónicos personalmente. Además, usamos una aplicación de atención al cliente específica para hacerlo.

Para mí, la comunicación eficiente con mi equipo es lo más importante del mundo, por lo que me alegro de que esté separada de todo lo demás.

La lectura recomendada para este capítulo es “Bajo una nueva gestión” de David Burkus.⁵