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Capítulo 4 - Concéntrate en el trabajo

Todo lo que todo el mundo necesita es amor… y mucho más tiempo de concentración para cumplir los objetivos.

¿Qué haces para que trabajen mejor los miembros de tu equipo? ¿Les facilitas herramientas modernas? ¿Más aparatos? ¿Mejores ventajas? ¿Escritorios o sillas más elegantes? Sí, puede ser. Pero diría que lo más importante que puedes hacer como jefe de equipo es proteger el tiempo de concentración de tu plantilla.

¿Por qué es tan importante la concentración hoy en día?

Las empresas contratan al personal para hacer un gran trabajo. Para que contribuyan realmente a los resultados de la empresa. Y para hacerlo, deberían dar resultados sorprendentes. Trabajo X horas que producen resultados 10X, ¿verdad?

¿Pero cómo quieres que lo hagan, si se les interrumpe a toda hora?

No es que la gente no tenga tiempo suficiente. Lo que no tienen es tiempo de concentración suficiente.

Las personas que trabajan en trabajos intelectuales aportan cerebro, experiencia profesional - para realizar un gran trabajo.

Sin embargo, están condenados a fracasar, si se ven atrapados en reuniones, bombardeados con correos electrónicos y notificaciones o interrumpidos por sus compañeros con: “perdona, es solo un minuto”.

¡Lo peor es que muchos superiores no les ayudan en absoluto! Inventan reuniones de estado de las cosas sin orden del día y proponen formas muy creativas de llamar la atención de los demás. Aunque lo que deberían hacer es protegerles y ayudarles a concentrarse en el trabajo. ¡Ese es su trabajo!

¿Cómo buscar y proteger la concentración en el trabajo?

Como gestor, haz que tu objetivo principal sea: ofrecer a tu plantilla períodos extensos de trabajo ininterrumpido. Aquí tienes unas cuantas ideas:

Cuestiona cada reunión o sesión individual

Nos ocuparemos de las reuniones más adelante en este libro, pero ya quiero prepararte para lo que ha de llegar. Antes de convocar una reunión o añadirla al calendario de alguien, procura que sea realmente importante. Si tan solo quieres hacer un comentario, ¿sería suficiente escribirlo y enviarlo? ¿Por qué tiene que ser una reunión cuando un mensaje es suficiente?

Pide permiso para hablar

Si realmente necesitas hablar con alguien, no te acerques para charlar. Envía un mensaje y pregunta si está disponible. Déjale terminar lo que estaba haciendo y después habla con esa persona. Mejor aún, explícale en un mensaje breve de qué quieres hablar para que la otra persona pueda prepararse para mantener una conversación provechosa.

Protege los huecos del calendario como hacen los suizos con su queso

El queso suizo es conocido por sus grandes huecos. Se sienten orgullosos. Cuanto más grandes sean los huecos, mejor será el queso.

Asegúrate de que el calendario de tu equipo tiene grandes huecos entre reuniones. Dale a la gente un respiro para hacer algo provechoso. No hagas “reuniones consecutivas”. No seas ese tipo de persona. O peor aún, no obligues a tu equipo a hacer lo mismo. Dale un respiro a la gente, pero deja que participe. Dale a tus compañeros la oportunidad de contribuir con algo valioso durante su jornada laboral antes de que se vean envueltos en otra reunión.

Primero el trabajo provechoso, las reuniones después.

Crea ambiente de concentración

Si puedes participar en la distribución de la oficina, asegúrate de que no se sienten excesivamente cerca unos de otros. Deshabilita las notificaciones innecesarias y crea una cultura donde ASAP (a la mayor brevedad posible) no sea el requisito de reacción de manera predeterminada. Casi nada requiere una reacción inmediata. Ni la exijas a los demás y ni contribuyas a esa plaga.

Establece las pautas y comunícalas con claridad. En Nozbe, cuando terminas tu parte del trabajo, lo comunicas con un comentario en la tarea y, si fuese necesario, lo delegas a otra persona. Después eliges otra tarea en la que trabajar, ya que sabes que la otra persona se pondrá en contacto contigo cuando termine lo que estaba haciendo en ese momento. No hay nada malo en esperar unos minutos.

No seas la persona ASAP ni lo exijas a quienes te rodean. Eso es tóxico. No fomenta un gran trabajo. Fomenta el estrés.

La máxima prioridad del gestor debería ser maximizar el tiempo de concentración de cada miembro del equipo.

Las oficinas “abiertas” absorben la concentración de la habitación como una aspiradora

La nueva definición de un espacio de trabajo moderno es la oficina de “planta abierta”. Donde todos se sientan uno al lado del otro. No hay paredes. No hay barreras. No hay espacio privado.

A muchos gestores y directivos les encanta este concepto. Dicen que las ideas fluyen como ondas de aire entre la gente y la creatividad se dispara ya que todo el mundo puede tener conversaciones fortuitas.

Todas las oficinas de Silicon Valley son así. Probablemente, Facebook ha construido la “oficina abierta” más grande del mundo con la ayuda de una firma de arquitectos muy elegante. Apple ha construido una oficina tipo nave espacial con muchas plantas abiertas. Si lo hacen Apple, Facebook y todo Silicon Valley debe ser genial, ¿no?

La verdad es que este tipo de oficinas se construyen para los egos de los jefes: “¡Mira qué impresionante es mi innovadora fábrica de oficinistas!”

Además, no estaría mal que preguntases a los jefes de estas empresas por qué tienen despachos privados y no trabajan en la planta abierta.

Es el caso típico de “haz lo que digo, no lo que hago”. La distribución de la oficina “abierta” no permite a las personas concentrarse en su trabajo, pero sí permite a sus jefes ver lo que está pasando y poner en práctica la “gestión de echar una ojeada alrededor”.

Ahora pregunta a cualquiera si le gusta trabajar en una oficina así. La gente odia las oficinas abiertas. Tienen que pelear mucho para concentrarse. No pueden hacer ningún trabajo provechoso. ¡Se empeñan en hacer que esto funcione de verdad!

Los jefes dicen que se trata de “charla al azar”, “colaboración”, “serendipia”, “intercambio casual de ideas”… y eso es fabuloso, pero incluso si tienes una gran idea como esta, entonces ¿cuándo crees que vas a encontrar el tiempo y la concentración para redactarla? ¿Para prepararla? ¿Para mirarla desde todos los ángulos y analizarla con tranquilidad? Bueno, ahí no…

La realidad de las “oficinas abiertas”

He visto estas oficinas. La gente usa auriculares con cancelación de ruido, tiene muchos monitores, pone cartones alrededor de sus mesas e incluso se esconden debajo de sus elegantes escritorios de pie.1

Esto está muy mal. Y lo peor de todo es que el mito de un plan de trabajo de oficina abierta ya fue abolido en los años 80. Sí, ¡en el famosísimo libro “Peopleware”!2

Si quieres que en tu oficina las personas trabajen eficientemente y con la máxima concentración, evita las “oficinas abiertas” como si fueran una de las siete plagas.

1) No diseñes tu oficina de planta abierta. 2) En caso de que haya dudas sobre adoptar un “diseño de oficina abierta”, consulta el punto 1. 3) Si realmente tienes que optar por la “oficina abierta” por alguna razón, a continuación te indicamos unas cuantas directrices a tener en cuenta.

Directrices para oficinas se centran en… se centran en el trabajo.

Cuando diseñes tu oficina:

  • Deja espacio alrededor de las personas para que puedan salir y tener un respiro y paz y tranquilidad para pensar y escribir estas ideas brillantes
  • Busca barreras naturales como muebles, pizarras, paredes para que las personas no se vean entre ellas en todo momento
  • Coloca una cascada en el centro de una oficina. El sonido del agua es tranquilizador y contrarresta muchas conversaciones
  • Crea salas independientes para reuniones o conversaciones. De esta manera la gente que habla no interrumpe a los demás.
  • Introduce “reglas de biblioteca” donde la gente no podría hablar en el espacio común de la oficina abierta.
  • Diseña “espacios comunes” de una forma más atractiva, como la cafetería o la cocina. Aquí es donde la gente debería reunirse para tomar un café informal o para mantener una conversación fortuita.

    Cómo uno de mis amigos se rebeló contra la “oficina abierta”

Un amigo mío trabaja en una oficina tradicionalmente grande con más de dos mil trabajadores. Había un proyecto de expansión y se construyó un ala adicional en su oficina y en esta ala nueva el diseño de la oficina era de estilo de planta “abierta”.

El problema era que se echaba a perder el equipo de mi amigo. Todos estaban acostumbrados a tener sus propias oficinas privadas. ¡Y su trabajo lo exige así! Pasan la mayor parte de la jornada laboral analizando y preparando documentos largos y complicados. Su trabajo requiere concentración. Y ahora, de repente, sus jefes les dicen que se trasladen a este nuevo entorno “abierto”.

Se negaron rotundamente.

Solo dijeron “de ninguna manera” a sus jefes y como su departamento es la parte que genera más ingresos de la empresa, tenían ventaja.

Después de largas horas de debates y negociaciones, sus jefes cedieron. Dejaron al equipo de mi amigo solo y trasladaron a otras personas a las “oficinas abiertas”.

La parte triste de esta historia es que los jefes no entendieron la sugerencia. Si el departamento más importante de la empresa no quiere trabajar en una “oficina abierta”, tal vez no sea tan buena idea en primer término, ¿no?

Una cosa: ¡protege el tiempo de concentración de tu personal!

Si el trabajo no es un lugar para ir, sino una cosa que haces, asegúrate de que tus compañeros y tú lo hacéis de verdad. Como gestor, haz todo lo que esté a tu alcance para aprovechar al máximo el tiempo de concentración de los miembros de tu equipo. Como compañero, sé consciente del trabajo de los demás. Déjales que terminen. Déjales que se concentren. Déjeles que haya excelencia en su trabajo. Y tú haz lo mismo.

Para obtener más información sobre el trabajo enfocado y cómo enfocar la concentración en el trabajo, te recomiendo el excelente libro de Cal Newport: “Trabajo profundo”3

  1. He publicado en mi blog sobre el desprecio del trabajo en remoto de Silicon Valley, la adopción del plano de oficina abierta y en particular la Oficina de Facebook y más recientemente el documental Modern Worplace

  2. Peopleware: Productive Projects and Teams de Tom DeMarco y Tim Lister, escrito originalmente en 1987 y actualizado posteriormente en 1999 y 2013. 

  3. Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World (2016) de Cal Newport. 

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