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- Contratación en remoto

Puede que quienes viven cerca de ti no sean tan buenos

La mayoría de las empresas tradicionales contratan a sus empleados en base a su proximidad geográfica a la oficina. Suena ridículo que la decisión final sobre una contratación se tome por el propio edificio de oficinas. El edificio decide. Quiero decir, no literalmente, pero si la oficina está demasiado lejos, un candidato no se postularía o ni siquiera considerarías a una persona para el trabajo. ¿Debería ser la geografía un factor más decisivo que la idoneidad?

Incluso las personas supuestamente más inteligentes del planeta piensan de esta manera. Recuerdo que en los inicios de Nozbe yo estaba considerando la posibilidad de financiación adicional a través de una de las empresas de capital riesgo de Silicon Valley. Me di por vencido rápidamente cuando me di cuenta de que querían que trasladara mi sede de Nozbe a donde ellos residían. Dentro de un radio máximo de 32 Km de sus oficinas. Antes de querer hablar conmigo sobre el producto Nozbe en el que invertirían, necesitaban saber primero si estaba dispuesto a trasladarme.

No importaba que dicha decisión nos complicara todo a mí y a mi equipo, costara mucho dinero y dolores de cabeza administrativos y no contribuyera en nada al desarrollo del producto como tal. La geografía era importante. Así que me di por vencido y al final nunca acepté una inversión de capital de riesgo y mantuve la empresa en marcha, financiada totalmente con los pagos de nuestros clientes.

El beneficio del enfoque “Sin Oficina” es que tienes la oportunidad de conseguir a la persona exacta para el trabajo que necesitas. Y es posible que vivan muy lejos de ti, pero que encajen perfectamente con el equipo y que ofrezcan el tipo de trabajo exacto que necesitas. Así que no te dejes llevar por la geografía y amplía tus horizontes. Contrata en cualquier lugar del mundo.

¿No es arriesgado contratar a alguien de lejos?

Contratar es arriesgado y punto. Muchos negocios tienen un problema psicológico real con la contratación de personas que viven lejos, pero no tienen problemas con contratistas como este. Muchas empresas utilizan periódicamente los servicios de expertos en contabilidad, consultores en recursos humanos o abogados. Muy a menudo estos contratistas externos no se encuentran situados cerca de la empresa que los contrata. Podrían estar situados al otro lado de la ciudad o tener una oficina en una ciudad completamente diferente.

Mi argumento es que la mayoría de las pequeñas empresas ya están contratando de manera remota pero no lo reconocen. Ahora es el momento de dar un paso más y conseguir una contratación para tu equipo principal de la enorme reserva de talento que hay.

Cómo conseguir a la mejor persona para el trabajo, procedente de cualquier lugar del mundo.

Hay un dicho muy popular en RR. HH.: contrata lento, despide rápido. Hay algo de verdad en esa afirmación. Deberías tomarte el tiempo necesario para contratar a una persona, sobre todo si lo haces de forma completamente en remoto. A lo largo de los años hemos pasado por varias iteraciones de nuestro proceso de contratación y lo que funciona para nosotros en Nozbe es lo siguiente:

Paso 1. Excelente descripción del trabajo.

La descripción del trabajo es la clave para conseguir una contratación excelente. Es básicamente una estrategia de venta: quieres vender el trabajo a un candidato perfecto.1. Deberías incluir estas tres cosas fundamentales:

  • Descripción del ambiente de trabajo. Una respuesta a la gran ¿POR QUÉ? como en ¿Por qué debería yo siquiera tener en cuenta trabajar para ti?. Describimos brevemente que somos una empresa totalmente en remoto, cómo trabajamos, qué ventajas ofrecemos, cuál es el tamaño del equipo y dónde encajarías y en qué creemos. El objetivo es que una persona que ni siquiera conoce nuestra empresa pueda decidir rápidamente si ese es el lugar donde se vería trabajando.
  • Descripción del puesto. Aquí enumeramos las habilidades mínimas que se requieren para el trabajo. También lo ampliamos con una lista de también se valorará adicional. Más adelante explicaremos más a fondo lo que este trabajo significa realmente para nosotros. En qué trabajaría realmente la persona si se la contratara. Lo importante es proporcionar al candidato una visión no solo de lo que queremos, sino también de por qué lo queremos y por qué es importante para nosotros. Y cuánto ganaría.
  • Esquema del proceso de selección y los pasos siguientes. Aquí explicamos cómo presentar la solicitud y también cómo será el resto del proceso de selección. Es importante establecer las expectativas correctamente tanto para el candidato como para el equipo.

Paso 2. CV y carta de presentación.

Para asegurarnos de que recibimos candidaturas de calidad para un puesto, les pedimos que nos envíen su CV más actualizado por correo electrónico con un breve mensaje explicando por qué debemos tenerles en cuenta para el puesto. No es necesaria una carta de presentación formal, pero se apreciará un mensaje de correo electrónico personalizado.

Aquí es donde muchos candidatos pierden puntos. La mayoría simplemente envía un breve correo electrónico diciendo: “Les envío mi currículum para el puesto. Saludos cordiales”. Eso es todo.

No lo entienden que para nosotros, ya es el primer encuentro. Podrían haberse tomado 5 minutos para navegar por nuestro sitio web, leer un poco más sobre la empresa y explicar por qué los íbamos a querer en nuestro equipo en vez de otro candidato. La mayoría no se molesta en hacerlo. No entienden que alguien está leyendo el contenido de este correo electrónico y que también se está valorando. Este es el lugar donde posiblemente pueden destacar.

Paso 3. Entrevista escrita mediante un formulario en línea.

Respondemos al correo electrónico inicial con el CV rápidamente con una breve nota de agradecimiento y les pedimos que rellenen un formulario en línea2.

Este formulario en línea es muy importante ya que nos da la oportunidad de entrevistar a un candidato antes de hablar con él. Podemos formular preguntas muy específicas y esperamos obtener buenas respuestas que nos digan mucho sobre el candidato.

Como todo se hace por escrito, no sabemos cómo se ve o se escucha a la persona. Esto ayuda también a eliminar cualquier tipo de sesgo personal que es irrelevante cuando se trata de trabajo. Por eso la calidad de las preguntas que les hacemos en el formulario es extremadamente importante, ya que las respuestas nos permiten obtener una primera impresión de la persona.

A cada candidato le comunicamos la fecha final de recepción de las solicitudes y les explicamos que en cuanto lo tengamos todo: CV, carta de presentación y formulario rellenado, empezaremos a revisar las solicitudes. Esto transmite que no importa si se presenta antes de tiempo. Es la calidad de su propuesta lo que cuenta, así que tómate tu tiempo y causa una gran primera impresión por escrito.

Paso 4. Primera entrevista en vídeo con el equipo.

Una vez que hemos revisado todas las solicitudes, intentamos eliminar al mayor número posible de candidatos y elegir a los 5 mejores. Dependiendo del puesto de trabajo, podríamos recibir muchas solicitudes.

Hasta ahora no hemos visto a la persona, de modo que estamos juzgando todo. Su carta de presentación o la ausencia de esta. La rapidez con que responden al correo electrónico y lo bien que redactan. Independientemente del puesto, cuando se trabaja en remoto, la palabra escrita es fundamental. Como se ha explicado en capítulos anteriores de este libro, nos escribimos mucho. En tareas, en comentarios, en documentos antes de las reuniones, en el chat… escribimos en todas partes. Por eso intentamos elegir a los mejores escritores.

Una vez que hayamos elegido a los 5 mejores, su futuro líder de equipo programará las entrevistas. Normalmente hay dos personas involucradas en una entrevista. El líder del equipo y un compañero que son quienes trabajarían con el candidato. De esta manera ambos pueden observar a una persona desde dos puntos de vista diferentes.

Como puedes ver, este proceso es muy agotador. Con tan solo cinco entrevistas hechas por dos personas del equipo cada vez, se están invirtiendo al menos 10 horas de mano de obra en esto. Así que es mejor que estas entrevistas estén bien preparadas y sean relevantes. Así como teníamos nuestras preguntas preparadas en el formulario en línea, tenemos una lista de preguntas preparada para la entrevista en vídeo y así asegurarnos de que cada conversación sea lo más objetiva posible. También debería haber un límite de tiempo para cada videollamada. Normalmente lo establecemos en una hora.

Paso 5. Proyecto de prueba

Después de las entrevistas, el equipo escoge al menos dos de los mejores candidatos para el trabajo y les ofrece un trabajo.

A lo largo de estos años, al contratar personal en remoto, nos hemos dado cuenta de que hablar de trabajo está bien, pero dejar que alguien haga el trabajo y verle en acción es mucho mejor. Esto nos da la oportunidad de conocer cómo trabaja realmente la persona. Qué saben realmente y cuáles son sus habilidades. Y sobre todo, cómo se comunican con nosotros.

Valoramos el tiempo de las personas y no pedimos a nadie que trabaje gratis, así que este proyecto de prueba es un trabajo pagado. Además, el candidato normalmente ya está trabajando en algo a jornada completa, así que el proyecto debe ser algo que se pueda hacer en un plazo de unos pocos días, dedicando de 2 a 3 horas al día por las tardes después de haber terminado su trabajo habitual. Para el proyecto de prueba solemos elegir algo realmente práctico. Como vamos a pagar por este trabajo, podríamos usarlo más adelante.

A lo largo del proyecto de prueba, el líder del equipo está supervisando su progreso, responde a sus preguntas y se mantiene en contacto a través del chat o del correo electrónico.

Paso 6. Oferta de trabajo y una entrevista con el jefe.

Con el proyecto de prueba terminado, el equipo decide finalmente a quién quiere contratar. Eligen al ganador y le envían una oferta de trabajo basada en nuestra fórmula salarial (como se explica en el capítulo 13). Cuando acepten la oferta, programaremos una segunda entrevista en vídeo con ellos. Esta vez con el CEO (¡ese soy yo!) y la persona que ha estado dirigiendo el proceso de reclutamiento por nuestra parte. Normalmente es mi asistente y la coautora de este libro, Magda.

El objetivo de esta entrevista en vídeo es comprobar la personalidad del candidato y hacer que se entusiasme por trabajar en nuestra empresa. Por lo general, se trata simplemente de una bonita formalidad y me da (al CEO) una idea de a quién estamos contratando. Antes de empezar a trabajar juntos quiero intentar conocer a la persona con mayor profundidad, averiguar sus expectativas y objetivos, y ver si realmente tiene ganas de trabajar con nosotros.

Paso 7. Reunión en persona con alguien de nuestro equipo.

Si no hay señales de alarma y todo ha ido bien, averiguamos quién de nuestro equipo de en remoto es el que se encuentra más cerca del candidato y le pedimos que vaya a conocerle en persona. Normalmente almuerzan o toman un café a cuenta de la empresa, como formalidad comprobamos su identificación para asegurarnos de que son quienes dicen ser. Este es el paso final de nuestro proceso de contratación y a menos que esta persona no resulte ser un completo bicho raro, ¡tiene un trabajo nuevo!

Paso 8. Proceso de incorporación para el período de prueba de 3 meses.

Ahora que hemos contratado al candidato y ha empezado a trabajar, deberíamos tener un proceso de incorporación preparado. Tenemos un artículo completo sobre la incorporación con enlaces a vídeos y presentaciones de pantalla que deberían ver, así como sus primeras tareas. Es importante asignarles una tarea sencilla al principio del proceso para que tengan un buen control del trabajo, estableciendo sus cuentas y puntos de acceso, mientras leen sobre la empresa y ven vídeos de formación.

Durante la primera semana el líder del equipo se reunirá con ellos todos los días durante unos minutos por vídeo para ponerse al día y ayudarles, respondiendo a cualquier pregunta o consulta. También pedimos a cada nuevo empleado que haga un test de CliftonStrenghts3 para ver cómo encajan en nuestro equipo en lo que respecta a sus aptitudes.

Normalmente se firma un contrato de prueba de 3 meses con cada candidato. De esta manera tenemos más de 12 semanas de trabajo real con la persona para averiguar si realmente es la adecuada para nuestra empresa. A medida que transcurre el período de prueba, les ofrecemos reacciones, comenzamos a desafiarles con tareas cada vez más complicadas y vemos cómo actúan. Por lo general, después de 10 semanas completas tenemos el momento de evaluar su trabajo y tomar una decisión reflexionada si la persona debe quedarse con nosotros o no.

Paso 9. Los próximos 9 meses con todas las ventajas.

Ahora que la persona se ha incorporado plenamente, firmamos otro contrato para los próximos 9 meses. De esta manera nos damos un período de tiempo más amplio para comprobar si realmente esta persona encaja bien. Ahora se les trata como parte plenamente integrada en nuestro equipo y reciben todas las ventajas que ofrecemos (como se explica en el capítulo 14).

Paso 10. Felices para siempre.

Si todo funciona bien, después de estos 9 meses firmamos un contrato indefinido y todos trabajamos juntos felices para siempre.

Cómo llevar a cabo contrataciones en remoto - consejos prácticos

El proceso de selección es largo y complicado. Hay mucha gente involucrada, muchos candidatos presentan su solicitud y hay muchas otras cosas de las que ocuparse.

Es por eso que en Nozbe Teams hemos creado un proyecto de contratación independiente para cada puesto. Para respetar los datos personales de los candidatos limitamos a quienes invitamos a este proyecto. Por lo general, se trata de directivos de la empresa y personas que realmente necesitan estar involucradas en este trabajo en particular. Cuando cada candidato envía su currículum por correo electrónico, reenviamos su mensaje de correo electrónico a este proyecto que crea automáticamente una tarea. De esta manera tenemos una tarea distinta para cada candidato. En el proyecto tenemos secciones para cada uno de los 10 pasos del proceso de selección para asegurarnos de que tenemos todo bajo control.

Tener una tarea para cada candidato nos ayuda a tener toda la información sobre los mismos en un solo lugar. Se adjunta su currículo como el primer comentario a la tarea. Más adelante en los comentarios siguientes podemos hablar del candidato e intercambiar opiniones. Cuando tengamos una entrevista con ellos podemos añadir una fecha y hora adecuadas.

Usamos Nozbe Teams ya que es nuestra aplicación de proyectos y tareas compartidas, pero cualquier otra que su equipo esté usando servirá. La clave es mantener este proceso organizado y digital para que todos puedan tener acceso a esta información desde cualquier dispositivo.

Cuando el candidato ya está en el paso 5 y se encuentra realizando el proyecto de prueba pagado, normalmente establecemos un canal de chat entre ellos y nuestro equipo para poder informar rápidamente de los progresos.4

Cómo conseguir los mejores candidatos

Encontrar un buen candidato sigue siendo una tarea difícil, a pesar de que hay tantos sitios disponibles para buscarlos. Hay numerosas bolsas de trabajo, algunas se centran en la publicación de trabajos en remoto exclusivamente. Hay redes sociales, en particular LinkedIn, que se dedica a la búsqueda de empleo. En Facebook hay grupos para sectores o industrias específicas donde se invita a las empresas a publicar sus ofertas de trabajo.

Aparte de eso, no te olvides de buscar candidatos entre tus amigos reales y también entre tus amigos virtuales en las redes sociales. Siempre es mejor contratar a alguien que ya te sigue a ti o a tu empresa, ya que te conoce mejor y está mucho más motivado para trabajar contigo. Siempre publicamos ofertas de trabajo en nuestro blog.

Aparte de eso, siempre es genial tener una página permanente de Carreras profesionales, incluso si no estás buscando candidatos de forma activa.5 De esta manera, la gente puede informarse de cómo sería trabajar con tu equipo. A veces una persona brillante puede estar cambiando de trabajo por distintos motivos y al encontrarse con tu página, puede que quiera acercarse.

Lo único: contrata a la mejor persona para el trabajo, punto.

Una empresa “Sin Oficina” tiene el sorprendente lujo de contratar no simplemente a una persona lo suficientemente buena dentro de un radio de 32 Km de su oficina. Puedes contratar a una persona brillante de cualquier parte del mundo. El talento está en todas partes, así que es hora de mirar más allá de la geografía y empezar a contratar no solo a la mejor persona, sino a la mejor persona para el trabajo.

  1. Aquí tienes algunas de las descripciones de puestos de trabajo más recientes. Uno de Basecamp: NoOffice.link/basecamphires y otro de Nozbe: NoOffice.link/nozbehires

  2. Sencillamente usamos Google Forms para esto: NoOffice.link/forms 

  3. Más información sobre el test CliftonStrenghts de Gallup aquí: NoOffice.Link/strenghts 

  4. Internamente usamos a Slack como nuestro programa de chat: NoOffice.Link/slack 

  5. Aquí tenemos un ejemplo de nuestro sitio web: NoOffice.Link/careers 

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