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Capítulo 21 - Organiza tu oficina en casa

Cómo crear un ambiente de trabajo en casa y no morir en el intento.

Organizar una oficina en casa es un proceso

Para poder realizar en remoto un trabajo significativo, tienes que organizar un despacho en tu casa. No es fácil y no hay una solución única para todos. Para que este capítulo os resulte lo más útil y práctico posible, compartiré las mejores prácticas de diversas iniciativas.

No se trata sólo de compartir mi propia experiencia como alguien que lleva trabajando desde casa toda su carrera profesional, sino de añadir muchos consejos y trucos de mis compañeros de trabajo que, como sabéis, también trabajan desde sus casas, y de todas las demás personas que compartieron conmigo sus historias de oficina en casa en las redes sociales y por correo electrónico.

Pero, en primer lugar, acepta esta sencilla propuesta de trabajo en casa:

La oficina en casa está en un cambio constante. Con tu edad, con tu estado civil, con el número de hijos en la familia y con cada casa a la que te mudes.

Es verdad. Tu oficina en casa ira cambiando constantemente. Desde el momento en que se lanzó Nozbe en 2007 he estado documentando en mi blog cómo mi oficina en casa ha evolucionado a lo largo del tiempo1.

La oficina en casa cambia a medida que tu vida se transforma…

Podría ser un ejemplo extremo, pues en los últimos 13 años he cambiado de casa 4 veces. Además, al mismo tiempo, han nacido mis tres hijas. Son muchos cambios. Pero gracias en gran parte a estos cambios, he tenido en mi casa oficinas de todo tipo:

Oficina en el dormitorio

El problema de montar una oficina en casa en tu propio dormitorio es que le dices a tu cerebro que vas a trabajar en el mismo lugar donde se supone que te relajas y duermes. Muchas personas que tienen oficinas en los dormitorios se quejan de que, por la noche, cuando quieren dormirse, ese rincón de la oficina en casa les recuerda demasiado el mundo laboral.

Este tipo de oficina en casa es especialmente fácil de organizar si tienes un apartamento pequeño. Durante el día casi nadie visita el dormitorio, así que el resto de tu familia te dejará en paz y esto a su vez te permite concentrarte en el trabajo. Muchos de mis compañeros de trabajo instalaron sus primeras oficinas en los dormitorios.

Oficina en un rincón de la sala de estar

Esta fue mi disposición durante mucho tiempo en los dos primeros años de dirigir Nozbe. Al principio era simplemente un escritorio en un rincón de la sala de estar, pero más tarde compré un escritorio gabinete que podía abrirlo para trabajar y cerrarlo después del trabajo2. Esto me resultó muy útil, ya que me ayudó a mantener mi sala de estar despejada de trabajo.

En ese momento no teníamos hijos y mi esposa se desplazaba todos los días a una oficina en un bufete de abogados. Esto significaba que durante el día la sala de estar estaba vacía y podía disfrutar de un espacio más amplio para trabajar.

Todo cambió cuando nació nuestra hija mayor. Ella exigía el espacio de la sala de estar y yo ya no podía concentrarme en el trabajo.

Oficina en la cocina

Algunos apartamentos tienen una cocina bastante grande y cuando no puedes montar una oficina en el dormitorio o la sala de estar es demasiado pequeña, la cocina es la última opción. No lo recomiendo puesto que para mí es muy fuerte la tentación de ver qué hay nuevo en la nevera. Estaría picando a toda hora.

Además, en muchos hogares la cocina es el verdadero centro de la casa, así que los miembros de tu familia la visitarán mucho y por lo tanto no te ayudarán a que te concentres en el trabajo.

Habitación dedicada a oficina

Este es el santo grial de trabajar en casa. Este es el máximo lujo de un trabajador con oficina en casa.

El trabajo desde casa empieza de verdad cuando tienes una oficina separada creada solo para ti.

Por eso, cuando nos lo pudimos permitir, nos trasladamos a un apartamento de tres habitaciones. Una habitación para mi esposa y para mí, una para las niñas y una para mi propia oficina en casa.

La diferencia es tan grande como la noche y el día.

Incluso si la habitación destinada a despacho es pequeña o tiene poca luz natural, no importa. La calidad de trabajar en tu propia oficina en casa es tremenda.

De nuevo, si tienes una habitación destinada a despacho, ¡no necesitas mucho más! Un sencillo escritorio de IKEA, una silla y una lámpara y ya estás en marcha.

Una habitación independiente funciona muy bien para ti en muchos sentidos:

  • Existe un límite claro entre vida privada y vida laboral, ya que al entrar en este espacio le indicas al cerebro de forma clara que ahora se trata de trabajo.
  • Puedes cerrar la puerta e incluso poner un cartel de “no molestar” cuando tengas una videollamada. Ya no te molestarán.
  • Podrás decorar este lugar como quieras. Puedes pintar las paredes del color que quieras y colgar lo que te apetezca. Es tu espacio, no es necesario que haga juego con el resto de la casa.

Consejos para el despacho en casa - cómo hacer que trabajar en casa sea todavía mejor

Ahora que tenemos cubiertas todas las ubicaciones del despacho en casa, hablemos del equipamiento. A lo largo del tiempo, cuando me trasladé y establecí mis despachos en casa muchas veces y en el proceso entrevisté a muchos compañeros de trabajo, recopilé una lista de consejos y trucos.3

Después de todo, tu despacho en casa es la habitación donde pasa todo4, así que comprueba cómo podrías mejorarlo todavía más:

Consigue una silla cómoda

La gente suele gastar mucho dinero en ordenadores, teléfonos inteligentes y otros aparatos, pero cuando se trata de comprar una silla, parece que se decantan por la opción más barata de IKEA. No seas ese tipo de persona. ¡Compra una silla de verdad!

Necesitas una silla donde puedas ajustar toda tu posición de sentado.

El reposabrazos, el respaldo, el soporte para la cabeza. Todo. Tu espalda me lo agradecerá más adelante.

Sí, una silla de oficina relativamente buena vale alrededor de 500 euros, pero es una fracción del coste de tu ordenador y te será útil a lo largo de los próximos años. Sobre todo, te mantendrá en forma sin problemas de espalda ni cuello. Esta es una parte del equipo que usarás por lo menos 8 horas al día, todos los días. Busca una buena.

Aunque no quiero promocionar ningún modelo en particular, y a menudo todo se reduce al gusto personal, valoro varias cosas en mi silla de oficina:

  • Asiento y respaldo transpirables - preferiblemente fabricados con una red diminuta. Es muy cómoda y no te hace sudar, en particular esos días de verano.
  • Reposabrazos completamente articulados - para poder escribir realmente cómodo deberías poder ajustar la altura, profundidad y ángulo de los reposabrazos.
  • Soporte lumbar bien ajustable - tu cuerpo es único, debes asegurarte de tener la espalda bien ajustada cuando estés sentado durante 8 horas seguidas.

Simplemente investiga y compra una silla excelente.

¡Compra una pantalla adicional!

Siempre he tenido pantallas adicionales en mi despacho de casa. Escribo este texto en el iPad Pro, pero detrás de él tengo un iMac 5K con varios sitios web abiertos. Además, he conectado otra pantalla (una pantalla Thunderbolt antigua) para tener aún más superficie ocupada con pantalla.

Incluso cuando estoy en una cafetería únicamente con mi iPad, pongo mi teléfono en un soporte como pantalla de consulta adicional. ¡Es muy útil tener una superficie ocupada con una pantalla extra!

Otro motivo para una segunda pantalla es la ergonomía. Cuando tienes dos pantallas no miras hacia abajo a un monitor constantemente, por lo que estiras el cuello.

Recientemente, mientras revisábamos nuestra política de empresa en Nozbe sobre dispositivos y equipos de oficina, nos dimos cuenta de que alrededor del 30% de nuestro personal no tenía una segunda pantalla. Pensaban que no lo necesitaban, así que nunca la compraron. Cambiamos nuestra política y nos decidimos por un modelo de monitor y lo enviamos a todos los que no tenían.

Una segunda pantalla debería ser obligatoria para todo trabajador con despacho en casa. Recomiendo que por lo menos sea un monitor Full HD de 24”. Hoy en día, pantallas como esta no tienen un precio muy caro, unos 200 euros. Te recomiendo comprar uno con conexión USB-C, para que puedas usar el monitor como un hub USB y también conectar tu portátil con un solo cable para cargar y transferir vídeos. Si no tienes un presupuesto limitado, un buen monitor de 4K es incluso mejor.

Compra un escritorio de pie

Aunque tengas una silla de oficina de lujo, no deberías estar sentado ahí durante 8 horas seguidas. Los médicos están de acuerdo en que nosotros como Homo sapiens no fuimos concebidos para estar en la misma posición durante tantas horas. Deberías intentar cambiar de posición y quizás trabajar de pie.

Sé que suena radical, pero en realidad no es tan duro. Cuando empecé en el año 2013, primero trabajaba solo una hora al día en esa posición. Simplemente puse una caja más encima de mi escritorio y coloqué mi portátil sobre la caja y me puse de pie. Más adelante seguí aumentando el tiempo de pie y ahora estoy de pie entre 4 y 6 horas al día. En 2015, cuando me tomé en serio lo de trabajar de pie, compré un escritorio de altura regulada de IKEA y sigo dándole caña5.

Me encanta mi escritorio de pie. Me siento con más energía y parece que tengo más ganas de estar en modo acción cuando estoy de pie. Deberías probarlo.

Si eres intrépido, puedes incluso probar un escritorio con cinta de correr. Así podrás trabajar mientras haces ejercicio. Todavía no lo he probado, pero de verdad me gustaría intentarlo. Es más, en algunas reuniones de vídeo más largas, ¡sería genial hacerlas mientras caminas!

Para poder cambiar de posición realmente mientras trabajas, también es estupendo tener un espacio para relajarse en un pequeño sofá o sillón. De esta manera, cuando tengas que leer algo más largo, puedes simplemente sacar tu tablet o teléfono móvil y sentarte cómodamente en una postura más relajada.

Pon una buena iluminación para ti y para los demás

Está demostrado que una buena iluminación lo cambia todo. Para empezar, intenta conseguir la máxima cantidad de luz natural posible. Si tu despacho en casa no tiene mucha luz, procura añadir una buena luz artificial. Las bombillas LED de última generación y las tiras de luz ya no son caras y tampoco consumen mucha energía. Sin embargo, procura comprar bombillas buenas, hay quienes se quejan de que las luces LED baratas parpadean demasiado y les producen tensión ocular y dolores de cabeza.

Procura que no te ciegue de ninguna manera. Me encantan esas luces ambientales que iluminan las paredes y los objetos que hay detrás, pero que no brillan directamente sobre la cara.

Hoy en día, con el aumento de las videollamadas, también es importante que tengas la cara bien iluminada, de lo contrario parecería que estás en una cueva oscura. Frecuentemente aumento la luz durante la videollamada y la reduzco cuando dejo de estar visible para los demás.

¡Compra una pizarra blanca y practica la aportación masiva de ideas!

Me encanta mi pizarra blanca. A menudo, cuando me siento atascado con una idea, la utilizo como un “descarga de pensamientos” donde puedo dibujar y escribir libremente ideas y conseguir una perspectiva mejor.6

Es otra ventaja de una habitación dedicada a despacho. Puede que tengas una pared vacía donde la puedas colgar.

Lo que suelo hacer es escribir libremente en la pizarra y luego saco una foto con mi móvil para guardarla en la aplicación para tomar notas. Así lo puedo volver a consultar más adelante. Normalmente pongo la cámara en un modo de escaneo de documentos para que la foto no sea demasiado brillante y poder leer bien lo que he escrito.

¡Que entre aire fresco!

Cuando te tomes un descanso, aunque sea de unos minutos, procura abrir una ventana para que entre el aire fresco. Hasta en invierno es una buena práctica.

Si vives en una gran ciudad y te preocupa la calidad del aire, compra un purificador de aire. Con el aumento de la polución atmosférica, especialmente en las grandes zonas urbanas, hay muchos dispositivos nuevos en el mercado que pueden limpiar el aire de la oficina de casa periódicamente y también humidificarlo si fuera necesario.

Además, una o dos plantas siempre serán un buen complemento para el entorno de tu espacio de trabajo.

Equipo de oficina en casa que también recomiendo

A continuación, una breve lista del equipo adicional que recomiendo tener en tu despacho en casa:

  • Buenos auriculares - Para todas las videollamadas. De hecho, a menudo uso el mismo micrófono que utilizo para grabar podcasts, porque ahí la voz suena muy clara. Uso auriculares con Bluetooth y son bastante buenos.
  • Destructora de documentos - una vez que hayas escaneado tus documentos, como recomiendo en el capítulo 19, debes destruir los documentos de tal manera que toda la información personal y confidencial deje de ser fácilmente visible.
  • Impresora láser - a veces puede que necesites imprimir documentos y por eso te recomiendo una impresora láser en blanco y negro. Ya no son caras y no se seca la tinta. Así que incluso si no imprimes nada durante días o semanas, pero de repente necesitas imprimir una página, entonces tienes la impresora lista. Tengo hijas y para ellas compré una impresora láser a color. No es muy buena para fotos, pero es perfecta para cosas relacionadas con el colegio que muy a menudo hay que imprimir en color.
  • Rincón dedicado a cargadores - cuando quieras cargar tu teléfono móvil u otros dispositivos. De esta manera, tienes los cables bien organizados y sabes dónde poner las cosas a cargar. Puesto que muchos dispositivos nuevos admiten la carga inalámbrica, tengo dos bases de carga a ambos lados de mi mesa.

Vístete para el éxito, aunque estés en casa

Otra ventaja de trabajar desde casa que se cita a menudo es no tener que arreglarse tanto. No hace falta ir de traje, ni maquillarse o afeitarse perfectamente. Simplemente ponte unos pantalones de chándal y ya está, ¿verdad?

Depende completamente de ti, pero no deberías descuidarte por completo solo porque estás en casa. Me gusta afeitarme y llevar ropa limpia y bonita. En lugar de una camisa planchada suelo llevar un sencillo polo de algodón. En lugar de pantalones planchados uso jeans o simplemente pantalones lisos y cómodos de algodón. Pero aún así me visto para trabajar. Yo lo llamo muy elegante, muy informal.

De esta manera me siento como si me vistiera para ir a trabajar y en caso de que tenga una reunión de vídeo en línea, sigo pareciendo respetable. Por otro lado, elijo ropa cómoda y la que realmente me gusta llevar. Después de todo, es mi oficina en casa y mi código de vestimenta. Así que asegúrate de descubrir cuál es el tuyo.7

Decora tu despacho de casa a tu gusto

Después de todo, es tu espacio. Vas a pasar aquí la mayor parte del día. Hazlo tuyo. Decóralo con cosas que te gusten. Simplemente haz que para ti sea un lugar acogedor.

Me gusta construir sets de LEGO, así que tengo un rincón LEGO con los sets más grandes que he construido. También tengo un sitio para las maquetas de mis coches favoritos. Incluso tengo una canasta de baloncesto pequeña, ya que me gusta lanzar el balón mientras pienso en un problema serio que tengo que resolver. Recientemente he decorado una pared del despacho con tableros de OSB, ya que me gusta el aspecto de madera que tienen estas paredes. Simplemente hace que mi despacho de casa tenga un ambiente más acogedor.

Es tu espacio. Es tu oficina. No existe ninguna política corporativa única. Hazlo a tu gusto.

¡Bebe mucha agua!

El último consejo es que siempre tengas mucha agua para beber en tu despacho. A ser posible lejos del ordenador por si se derrama. Normalmente pongo el agua en una pequeña mesa aparte.

Me encanta añadir un toque de limón al agua y bebo mucha. Normalmente más de 2 litros al día. Por eso valoro mucho tener un baño muy cerca del despacho de casa.

Lo único: dale vueltas al tema del despacho en casa

La oficina en casa no debería ser un lugar al azar en casa donde trabajar. Recomiendo reflexionar mucho y organizarla de forma consciente. Hay que pensar en la salud física y también en la salud mental, sobre todo pensando en los demás miembros de la familia con los que compartes casa. Haz de tu despacho de casa tu espacio favorito donde disfrutas del tiempo que pasas ahí. Todo esto marcará la diferencia en el resultado de tu trabajo.

  1. Echa un vistazo a todas las entradas del blog y mira cómo ha cambiado mi despacho de casa en los últimos 13 años: NoOffice.Link/offices 

  2. Aquí tenemos mi despacho de casa en un buró que estaba en la sala de estar en el año 2008: NoOffice.Link/cabinet 

  3. Echa un vistazo a la versión 2020 de mi oficina en casa: Michael.team/office y el vídeo de 5 minutos de duración: Michael.team/officevideo

  4. Otra referencia musical Hamilton. Lo siento, no he podido evitarlo. 

  5. El modelo se llama Bekant y lo llevo usando los últimos 5 años y es magnífico. Es una mesa muy básica, así que si buscas una más elegante, deberías buscar en una firma especializada en escritorios de pie. NoOffice.Link/stand 

  6. Aquí tenemos un vídeo sobre cómo y por qué me encanta usar la pizarra: NoOffice.Link/whiteboard 

  7. Ahora que trabajar desde casa se ha convertido en algo habitual, muchas marcas de moda se están poniendo las pilas y ofrecen una línea de ropa, dirigida a los trabajadores con despacho en casa, con prendas muy cómodas pero de aspecto muy elegante para una videollamada. 

Siguiente: Capítulo 22 - Equilibrio entre trabajo y casa

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