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Capítulo 7 - Que las reuniones sean una opción

Cambia completamente tu enfoque en cuanto a las reuniones y deja de perder el tiempo de todos

Las reuniones son tan fáciles, tan útiles, tan tentadoras…

Uno de los principales problemas para la mayoría de las empresas afectadas por la pandemia de la COVID-19 era cómo iban a mantener las reuniones. Pensaron que como ahora todo el mundo tenía acceso a un software de videoconferencia, podían replicar la misma dinámica que tenían en la oficina. Simplemente siguieron organizado reuniones.

Lo entiendo, es tentador. Cuando todos están en una oficina, es demasiado fácil. Después de todo, todo el mundo está ahí y todos tienen un hueco en el calendario, vamos a llenarlo con otra reunión, ¿verdad?

Es decir, las reuniones tienen numerosas ventajas:

  • Como participante en una reunión, puedes mostrar delante de todos lo ocupado que estás, estar en otra reunión, contribuir con otro pensamiento brillante, mimar el ego de tu jefe con un comentario elogioso, mientras que al mismo tiempo tienes unos momentos para ponerte al día con el correo electrónico y las redes sociales.
  • Como organizador de la reunión tienes esta oportunidad única de delegar la responsabilidad al grupo y librarte de tomar una decisión incorrecta. Funciona siempre. ¿No sabes qué decidir? ¡Organiza una reunión!
  • Las reuniones son una solución a todos los problemas habituales del equipo. ¿Sin ideas? ¿Sin dirección? ¿Sin estrategia? ¡Organicemos una sesión de aportación masiva de ideas! Además, esto es fabuloso para el espíritu de equipo, ¿verdad?

Y además de todo eso, ¡no olvides invitar a todos los que puedas! ¡No te olvides de nadie o se sentirán ofendidos! Después de todo, cuantos más, mejor, ¿verdad?

No.

Esto tiene que parar. Es hora de enfocar las reuniones de una manera diferente.

Tres reglas para mantener reuniones eficaces

Con el tiempo, hemos creado estas reglas para organizar reuniones efectivas:

  • Las reuniones son periódicas.
  • Las reuniones son opcionales.
  • Las reuniones están bien preparadas.

Déjame profundizar en las tres a continuación:

Las reuniones son periódicas

Por definición evitamos reuniones improvisadas. Decidimos tener unas cuantas reuniones periódicas que se celebran semanalmente, como:

  • Reunión de desarrolladores todos los lunes a las 10 de la mañana durante un máximo de 1 hora
  • Reunión de directores todos los lunes a las 2 de la tarde durante 1 o 1 hora y media
  • Reunión de asistencia al cliente todos los martes a las 9 de la mañana durante 1 o 1 hora y media
  • Reunión de diseñadores todos los martes a las 10 de la mañana durante un máximo de 2 horas
  • Reunión de marketing todos los miércoles a mediodía durante 1 o 1 hora y media
  • Reunión de hoja de ruta todos los jueves a las 3 de la tarde durante un máximo de 1 hora

Lo bueno de estas reuniones es que están perfectamente definidas. Están en el calendario de nuestra empresa y todo el mundo lo sabe:

  • Cuándo se lleva a cabo la reunión
  • De qué trata
  • Quién asiste
  • Dónde tiene lugar la reunión (tenemos una sala virtual separada específica para cada reunión1)

Además, cada reunión tiene un tiempo limitado y no duran más de 2 horas - si no hemos tratado todos los temas, lo dejamos para la reunión de la próxima semana.

En cada reunión no hay negociación, ni confirmación de asistencia, ni barrera de entrada. Todos nos pusimos de acuerdo una vez en estas reuniones y eso es todo.

Este modelo predecible de reuniones ayuda a todos los miembros del equipo a planificar su semana, a asegurarse de que pueden reservar tiempo para el trabajo enfocado (como se comenta en el capítulo 4) y el tiempo de preparación para cada reunión (más sobre eso a continuación).

Ahora, a pesar de que estas reuniones están “marcadas a fuego” cada semana, cada una de ellas es…

Las reuniones son opcionales

Es verdad. Las reuniones deben ser completamente opcionales. Si no tenemos temas que discutir o estamos muy ocupados esta semana y los temas pueden esperar, cancelamos la reunión. Si alguien no puede asistir a la reunión, informa al resto y no se presenta y nadie se ofende.

Cuando cancelamos una reunión, casi nunca la reprogramamos. Cancelamos la reunión de esta semana y nos reunimos a la misma hora la próxima semana. Eso es todo. Hace que todo sea muy fácil.

Las reuniones están bien preparadas

Esto es fundamental. Si una reunión no tiene un orden del día, entonces no hay ninguna razón para que esta reunión se lleve a cabo.

El orden del día no es suficiente.

Cada tema del orden del día tiene que estar por escrito. Si nadie se ha tomado el tiempo de escribir un tema, normalmente no lo tratamos. Siempre debe haber una persona responsable de cada tema del orden del día.

El momento de la presentación de una idea no es en una reunión.

Casi nunca tiene sentido el presentar una idea en una reunión. Es mejor añadir esta idea al orden del día, describirla y dejar que todos la lean antes de la reunión.

De esta manera, durante la reunión real no perdemos el tiempo debatiendo todo el tema, ya que todo el mundo lo ha leído con anterioridad, sino que solo nos centramos en puntos de tensión, matices, partes que falten.

Pero para que esto funcione…

Todos, y cada uno, tienen que hacer los deberes. Todos los asistentes a la reunión tienen que leer y asimilar la documentación preparada antes de la reunión.

El famoso Jeff Bezos antes de cada reunión hace algo similar.2 Antes de que empiecen a hablar, todos leen la documentación en completo silencio y solo una vez que todos la han leído, empiezan a debatir los temas.

Está muy bien como primer paso, pero nosotros lo llevamos a un nivel completamente nuevo. Personalmente necesito más tiempo para formarme una opinión, así que prefiero leer la documentación unas horas antes de la reunión para pensar las cosas de hecho.

Como ya se ha dicho en el capítulo 5 sobre anotar las cosas, utilizamos una aplicación de documentación colaborativa para poder comentar todos y cada uno de los párrafos de un texto escrito. De esta manera, muy a menudo hay una “reunión antes de la reunión” en la que intercambiamos comentarios sobre ciertas partes de la documentación horas antes de la reunión. Esto hace que nuestra reunión en tiempo real sea mucho más eficiente. Para entonces, ya hemos debatido los puntos principales en los comentarios, así que una vez empieza la reunión nos centramos en las últimas partes pequeñas ahora que estamos todos en directo en la misma sala virtual.

Por supuesto, para que esto sea así, la documentación ha tenido que estar preparada con antelación. Nuestra regla general es que se pueden escribir los temas hasta la tarde del día anterior a la reunión.

¿Qué hay acerca de las “Sesiones de aportación masiva de ideas”?

Evítalas como si fuese una de las siete plagas. No eres tan brillante, ni tampoco nadie de tu equipo, como para tener una idea auténticamente genial en el acto. Por lo general, las primeras ideas que se me ocurren son una patata. Las buenas ideas requieren tiempo de reflexión, investigación y trabajo enfocado.

A veces dedicamos un “momento de aportación masiva de ideas” en una de nuestras reuniones, pero limitamos el tiempo a menos de 15 minutos, después anotamos todas las ideas que surgidas y elegimos a una persona para que procese estas ideas y prepare un punto del orden del día para la reunión de la semana siguiente.

¿Qué hay de las “Reuniones de estado”? ¡Cámbialas por “lugares de encuentro”!

No hacemos reuniones de estado. ¿Por qué deberíamos? Como describí en el capítulo 6 sobre la prohibición del correo electrónico, nos comunicamos mediante proyectos y tareas, así que para saber el estado de un proyecto o tarea solo tenemos que consultar nuestro sistema. No hay necesidad de actualizaciones verbales del estado.

Sin embargo, como somos una empresa totalmente descentralizada, quiero asegurarme de que no nos sentimos solos. Cuando no vas a una oficina, ni te reúnes con los miembros de tu equipo todos los días, puedes sentirte solo. Es por eso que tenemos nuestras reuniones de directores, desarrolladores, atención al cliente y marketing. Puede que no haya muchos puntos en el orden del día, pero las celebramos de todas formas para poder vernos, saludarnos, compartir un poco en qué estamos trabajando esta semana… y volver a conectar con los miembros de nuestro equipo.

Estas reuniones tienen la parte de “lugar de encuentro”, donde simplemente pasamos un rato juntos y la parte de la “orden del día” donde debatimos ciertos temas. Sin embargo, si no hay muchos temas que debatir, respetamos el tiempo de cada uno y mantenemos una reunión breve. Es por eso que arriba mencioné todas las reuniones con tiempos “durante un máximo de”. Si una semana tenemos solo 1 hora para cosas que debatir, no ampliamos la reunión, la acortamos y volvemos a nuestro trabajo.

Intentamos evitar mantener reuniones más largas de 2 horas. Es un umbral mágico. Después de eso estamos demasiado cansados para debatir nada. Lo bueno de mantener reuniones semanales periódicas es el hecho de que muy raramente tenemos tantos temas que justificasen el ampliar una reunión más allá de 2 horas… y después de todo, siempre podemos volver a tratar las cosas la semana siguiente. Así que no hay estrés.

¿Cuántas personas deben asistir a una reunión? ¡Tan pocas como sea necesario!

Nos aseguramos de no tener demasiada gente en nuestras reuniones. Por lo general, una reunión con más de 6 personas está abarrotada. Así que intentamos asegurarnos de que nadie se sienta mal por no formar parte de una reunión. Somos muy conscientes del tiempo de cada uno.

Steve Jobs3 antes de cada reunión inspeccionaba la sala de conferencias y comprobaba si en la reunión sobraba alguien. A menudo echaba a la gente cuando creía que no había motivos para que estuviesen allí. Es radical, pero entiendo perfectamente la sensación.

Intentamos encontrar a las personas que aportan más información para cada reunión y, a veces, las personas importantes de nuestro equipo no participan en algunas de nuestras reuniones importantes, porque preferimos que utilicen el tiempo de una manera más productiva.

Por ejemplo, nuestro CTO, director técnico, no participa en la reunión de diseño de los martes. Pero aún así tenemos su contribución, porque lee el orden del día de cada reunión y los documentos asociados, así que nos deja su opinión en los comentarios antes de cada reunión. De hecho, ahí es donde preguntamos la opinión a muchos de los miembros de nuestro equipo.

De nuevo, por eso es tan útil publicar los documentos del orden del día antes de una reunión. Todos los miembros del equipo pueden contribuir con sus comentarios, aunque luego no participen en la reunión en persona.

Recuerda: ¡Anota también las cosas después de la reunión!

Después de cada reunión uno de los participantes publica “actas de la reunión” como comentario a la tarea de reuniones. Así todo el equipo puede leer de qué se habló en la reunión y qué se ha acordado.

También se actualizan todas las tareas relevantes discutidas en la reunión, para que podamos seguir adelante con los temas procesables justo después de la reunión.

Sigo repitiéndome, pero como se indica en el capítulo 5, ¡anota las cosas! Especialmente:

Escribe los temas del orden del día antes de cada reunión y después anota las conclusiones. De esta manera todos los miembros del equipo pueden tener la sensación de haber asistido y saben qué está pasando.

Una cosa: cambia a reuniones periódicas, opcionales y preparadas

Evita las reuniones improvisadas, celebra reuniones periódicas, no más de 2 horas, no más personas de las necesarias y escribe siempre antes los temas del orden del día y los temas o conclusiones procesables después. Es la única manera de que los miembros de tu equipo sientan que controlan su calendario y planifiquen su tiempo alrededor de las reuniones y períodos más prolongados de trabajo enfocado.

Para más información sobre el tema de las reuniones, recomiendo el libro: “Read this before our next meeting” de Al Pittampali4.

  1. Usamos la aplicación Zoom y hemos establecido una identificación de sala virtual distinta para cada reunión. Podemos hacer clic en un enlace en la entrada del calendario para ir a esa sala. Fácil. 

  2. Jeff Bezos sabe cómo dirigir una reunión. Así es como lo hace. En Inc. 

  3. Una de esas escenas fue descrita por Ken Segall en su libro Increíblemente simple: La obsesión que ha llevado a Apple al éxito 

  4. Al Pittampali: Read this before our next meeting 

Siguiente: Capítulo 8 - ¡Luchar, debatir y comprometerse!

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