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Capítulo 19 - Deshazte del papel y ponte en movimiento

Los negocios modernos practican la opción papeles cero y están en movimiento. Con un archivador virtual en la nube.

¡Amplía tu confianza en la tecnología!

En el capítulo anterior tratamos el tema de la confianza en un equipo. Ahora vamos a ampliarla aún más: a las tecnologías modernas. En 2020 las personas deberían adoptar el mundo digital y sin papeles, la nube y el acceso móvil a los datos desde cualquier lugar.

Pero ¿¡y si tengo todos los documentos en mi oficina!?

Aunque la legislación es la más lenta en adaptarse, en muchos países ya es viable la opción de papeles cero. Muy a menudo es el contable de la vieja escuela quien está acostumbrado a guardar los papeles por si acaso.

Si el motivo de ir a la oficina es tener acceso a ciertos documentos, entonces lo estás haciendo mal.

Es necesario que las empresas modernas tengan un proceso que convierta los documentos en papel en documentos digitales. Los escáneres o aplicaciones de escaneo de hoy en día no solo lo hacen muy rápidamente sino que también pueden ejecutar OCR1 en un documento escaneado. De esta manera, se puede buscar en el contenido de cada hoja de papel digitalizada.

Buscar recibos antiguos revisando carpetas de papeles físicos es cosa del pasado. En un mundo digital puedes encontrar las cosas al instante.

Paso uno - crea un proceso de papeles cero

Una vez más, no hace falta un escáner caro. Y de todos modos los escáneres de sobremesa son relativamente baratos. Incluso puedes usar la cámara de un teléfono inteligente con una aplicación de escaneo específica2.

La clave aquí es crear el hábito de escanear todo lo que llega. Sin excepciones. Se digitaliza todo.

Paso dos - utiliza el poder de la nube

Una vez que las cosas están escaneadas, no se deberían guardar en un ordenador local, sino que inmediatamente se deben subir a un servidor. Solo de esta manera se obtienen los beneficios de tener acceso a los documentos desde cualquier lugar.

Hay muchos proveedores populares de almacenamiento en la nube y, de nuevo, hay que decir que son muy asequibles3. Algunas empresas prefieren gestionar y mantener sus propios servidores para el almacenamiento de documentos, pero en la mayoría de los casos no lo aconsejo. No es fácil gestionar la propia infraestructura, y los proveedores de la nube te ofrecen ventajas adicionales:

Todo se puede vincular

Una vez que se sube un archivo a un proveedor en la nube, podrás crear un enlace a él fácilmente. Esto facilita el envío de un documento digital a las personas con las que trabajas. Basta con obtener un enlace y tendrán acceso a él desde cualquier navegador.

Y puedes limitar el acceso a los archivos y documentos de manera que el enlace se mantenga activo únicamente durante un periodo de tiempo o funcione solo para determinadas personas.

Los archivos tienen una copia de seguridad adecuada

Todos los proveedores en la nube realmente se toman en serio las copias de seguridad. Sé que lo hacemos. Cuando la gente me pregunta sobre cómo almacenamos los proyectos, tareas, comentarios y archivos de nuestros clientes, siempre les digo que para nosotros es la prioridad número uno. Nos aseguramos de tener varios servidores con copias de los datos y de tener nuestra infraestructura lo más repetida posible. Incluso mantenemos centros de datos en distintos continentes. Sí, somos así de paranoicos.

Cuando la gente plantea el tema de la seguridad de sus datos en la nube, les pregunto esto: “¿Y qué pasa si alguien entra en tu oficina o se quema por casualidad?”. Recibo una mirada perpleja. Cuando tienes la única copia de un documento en tu oficina y se destruye, estás básicamente acabado.

El acceso móvil es un hecho

Hoy en día hay aplicaciones para todo y las empresas basadas en la nube también las tienen. De esta manera, en el momento en que se escanea un documento y se sube a la nube, está inmediatamente accesible en un teléfono inteligente. Es así de sencillo. Todo aquel que tenga acceso a esta carpeta en la nube puede ver el documento y trabajar en él. No tienen que volver a la oficina para buscarlo.

Colaboración incorporada

La mayoría de los proveedores en la nube hoy en día te dan la opción de colaborar con cualquier documento o archivo. Tal como se mencionó en el capítulo 10, una buena reacción es la segunda parte más importante de la Pirámide de las comunicaciones. Los proveedores en la nube tienen esta opción integrada para que puedas comentar cualquier archivo o incluso un párrafo en un documento. No es necesario estar en el mismo espacio físico con tus compañeros de trabajo para poder unirte a las conversaciones sobre un expediente importante.

Conoces mi postura sobre el uso del correo electrónico para colaborar según el capítulo 6, así que no más envíos de documentos de hojas de cálculo a la gente. Es más fácil usar hojas de cálculo en línea y colaborar directamente en ellas4.

El acceso seguro se puede gestionar fácilmente

Simplemente porque me guste la comodidad de las soluciones en la nube, no significa que tengamos que tirar la seguridad por la ventana. Ni en lo más mínimo. Es fácil gestionar el acceso a los proveedores de servicios en la nube y todos los miembros de tu equipo pueden utilizar sus credenciales (normalmente correo electrónico y contraseña) para acceder.

Hoy en día 2FA5 se convierte en una norma en la que se necesita un dispositivo token adicional como un código en un teléfono inteligente para iniciar sesión. De esta manera se evita que una contraseña débil o robada pueda dar acceso a tus documentos secretos.

Ahora el cifrado también se está convirtiendo en una opción.

A medida que la gente se vuelve más consciente de la privacidad, también el cifrado es cada vez más fácil de implementar. A medida que las aplicaciones de chat introdujeron el cifrado de extremo a extremo6, otras aplicaciones, incluyendo algunos proveedores en la nube, también empezaron a introducir el cifrado total o parcial.7

Es realmente importante usar aplicaciones móviles auténticas

Cuando se elige una forma de almacenar archivos, documentos o proyectos, es importante encontrar una solución que realmente sea compatible con las plataformas móviles. Donde la aplicación móvil no es sólo una aplicación de acompañamiento sino algo mucho más potente que te permite hacer el trabajo sobre la marcha8.

Yo debería saberlo, ya que soy un gran defensor del estilo de vida de #iPadOnly9 y uso el iPad como mi ordenador principal y el iPhone como mi segundo dispositivo informático. Estoy escribiendo estos textos en un iPad Pro e insisto en usar soluciones que hagan de mi tableta un ciudadano de primera clase y que la apoyen muy bien. Además, aunque no lleve un iPad conmigo, como comparte el mismo sistema operativo que el iPhone, siempre puedo hacer algo sobre la marcha si es necesario.

No significa que debas trabajar 24/7, lo cual discutiremos en el próximo capítulo sobre las notificaciones y el trabajo asíncrono. Simplemente significa que tienes la opción de ser productivo en cualquiera de tus dispositivos. Puedes dejar de pensar que harás algo cuando llegues a tu ordenador en la oficina*.

En Nozbe lo cuidamos mucho. Todavía recuerdo que a veces teníamos que renunciar a un producto de software bastante prometedor para una determinada tarea y buscar una alternativa simplemente porque su versión móvil era completamente inútil.

Puedes añadir seguridad adicional con un servidor VPN

Con el acceso a Internet de banda ancha y servidores muy potentes, es bastante fácil hoy en día configurar tu propio servidor VPN o usar un servicio VPN10.

Usamos un servidor VPN para limitar el acceso a muchos sitios web internos y recursos. Hemos establecido que estas cosas solo se puedan visitar desde una dirección IP, que es nuestro servidor VPN. Puedes probarlo tú mismo11.

Cuando alguien se incorpora a nuestro equipo, tiene acceso a nuestra VPN y a través de ella a todas nuestras cosas. Cuando se vayan, podemos retirar fácilmente sus credenciales y no tenemos que preocuparnos de que fisgoneen más.

¡No tengas miedo de usar el software de una manera poco convencional!

Los programadores de mi empresa usan Git para colaborar y GitHub para alojar el código en el que están trabajando. Si funciona para el trabajo de desarrollo, ¿por qué no usarlo también para la escritura colaborativa? Nuestro departamento de atención al cliente también edita así las páginas de ayuda y la documentación de Nozbe. Nuestro departamento de marketing también trabaja la correspondencia de ventas y boletines de correo electrónico con Git. Caray, estoy escribiendo este libro de forma abierta usando Git y cualquiera puede sugerir ediciones usando la técnica de “pull-request” de GitHub12.

¿Quién dice que algo que funciona para los escritores de software no puede funcionar también para los demás escritores?

Lo único: ¡adopta plenamente las tecnologías modernas!

Las empresas y los equipos modernos deberían adoptar el mundo digital y pasar a ser empresas móviles y con papeles cero. Esto asegura que todo se almacene de forma más segura que en una oficina física y, sin embargo, todo el que lo necesite está accesible desde cualquier lugar. Esa es la manera apropiada de trabajar de #SinOficina.

  1. OCR significa Reconocimiento óptico de caracteres convierte mágicamente las palabras escaneadas en algo que se puede buscar con un ordenador. 

  2. Hay muchas aplicaciones para esto. Antes solía usar Evernote o ScanPro+. Incluso está integrado en iOS para iPhone y iPad

  3. Los sospechosos habituales son Dropbox, Box, Google Drive, Microsoft One Drive

  4. La fórmula salarial de nuestro equipo analizada en el capítulo 13 es un documento de hoja de cálculo compartida en línea en la aplicación Numbers de Apple. Entre las alternativas se encuentran Google Spreadsheets o el viejo amigo Excel 365 de Microsoft

  5. 2FA o MFA significa Autenticación multifactor 

  6. Algunas aplicaciones de chat que se caracterizan por su cifrado: iMessage de Apple, Telegram, WhatsApp o Signal

  7. Por ejemplo, todos los archivos adjuntos de las tareas de nuestras aplicaciones Nozbe se almacenan en nuestros servidores completamente cifrados con sus claves de cifrado en servidores aparte. Actualmente estamos trabajando en la implementación del cifrado para los nombres de los proyectos, los nombres de las tareas y los comentarios. 

  8. Por eso insistimos en construir grandes aplicaciones móviles que sean tan potentes como sus equivalentes de escritorio. Todo lo que puedes hacer en una aplicación de escritorio Nozbe Personal o Nozbe Teams, también lo puedes hacer en nuestras aplicaciones móviles. También funcionan sin conexión a internet. 

  9. Allá por el año 2013 escribí conjuntamente un libro sobre esto con mi amigo Augusto Pinaud y ahora puedes leerlo en la web de forma gratuita: #iPadOnly - el primer libro real post-PC - cómo usar solamente tu iPad para trabajar, jugar y todo lo demás

  10. VPN significa Red privada virtual lo que básicamente significa que puedes usar Internet para conectar ordenadores como si estuvieran directamente conectados en el mismo espacio físico. 

  11. Intenta visitar nuestro sitio web interno “Nozbe.team” y te darás cuenta de que no puedes acceder. 

  12. Escribí sobre cómo se puede usar Github para cualquier entorno de escritura colaborativa y en la página “Acerca de” en este proyecto explico cómo escribo este libro

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