• La tradición está sobrevalorada
• El trabajo en equipo tradicional empieza con las reuniones
• Pongamos en primer lugar el trabajo real
• Vamos a aportar y recibir reacciones
• Usemos el intercambio rápido de ida y vuelta cuando sea necesario
• Hablemos cuando describirlo sería demasiado trabajo
• Nos reuniremos, pero cuando sea realmente necesario
• A esto lo llamamos “Pirámide de comunicación”
• Los niveles 1 y 2 son asíncronos mientras que los niveles del 3 al 5 son en tiempo real
• Una cosa: Comprueba tu tiempo en cada nivel de la pirámide

La tradición está sobrevalorada

Cuando se empieza a trabajar en equipo o en una empresa, al principio no se tiene ni idea de cómo coordinar las cosas. Se averigua todo sobre la marcha, normalmente copiando a otras empresas. ¿Tienen oficinas? Vale, entonces nosotros también tendremos oficinas. Tienen muchas reuniones con nombres extravagantes como “todos los miembros”, “estado”, “conclusiones”… hagamos lo mismo. Debe funcionar, ¿verdad? Y es así como muchas de estas prácticas empresariales se convierten en tradición. Y ese es el problema:

Las personas tienden a valorar la “tradición” demasiado. Dicen eso porque se lleva haciendo así mucho tiempo, así que debe ser bueno. Pero ¿de verdad es así?

Puede que fuese bueno entonces. ¿Por qué no revisar la tradición y comprobarlo de nuevo?

Cuando empecé a contratar empleados, no tenía ni idea de cómo dirigir una empresa, así que también me puse a mirar otras empresas. Sin embargo, desde el principio quise liberarme de una oficina física, lo que finalmente me puso en una situación de replanteamiento de todas las demás “prácticas comerciales tradicionales” que existen. Y rápidamente me di cuenta de que la mayoría necesitaba un cambio radical.

El trabajo en equipo tradicional empieza con las reuniones

Como tratamos en el capítulo 7, de manera tradicional, la gente está acostumbrada a mantener muchas reuniones para poder hacer algo juntos. Y entre las reuniones oficiales del proyecto y las charlas improvisadas extraoficiales, la gente intenta exprimir al máximo el tiempo para poder hacer el trabajo real. Lo que a menudo se traduce en noches largas de trabajo, horas extras y la frustración de no poder llevar a cabo ningún trabajo significativo durante el horario de oficina normal. Esto no es eficaz. Debería ser al revés.

Pongamos en primer lugar el trabajo real

Como se explica en el capítulo 4, en Nozbe valoramos más el trabajo enfocado. Al fin y al cabo, incorporamos personas a nuestro equipo para que hagan el trabajo real, no solo para que estén allí para mantener reuniones y charlar. Por eso protejo el tiempo de los miembros de mi equipo y les doy espacio para que hagan el trabajo que se supone que deben hacer.

Deberías pasar la mayor parte de tu tiempo haciendo un trabajo enfocado. Este es tu trabajo de nivel 1. En este nivel te comunicas mediante el trabajo que haces.

Dependiendo de tu puesto en la empresa, deberías tener tiempo para escribir, diseñar, esbozar, hacer mapas mentales, investigar… y a continuación lo escribes todo en documentos, proyectos o tareas para que otros puedan ver tu trabajo y puedan ayudarte a lograr vuestros objetivos. Porque una vez que hayas hecho tu parte del trabajo enfocado, es el momento de pasar al nivel 2.

Vamos a aportar y recibir reacciones

No significa que sea el momento de una reunión ahora. De ninguna manera. La mayor parte de las reacciones que ofrecemos y recibimos son asíncronas. Esto significa que has hecho tu trabajo, lo envías a tu equipo y luego esperas su reacción meditada.

No haces una “llamada rápida” para presentarles tu trabajo ni obtener una primera impresión inmediata planteando la pregunta “¿qué te parece?”. Esto no es una reacción. Es una emboscada.

Como se explica en el capítulo 5 sobre anotar cosas y en el 6 sobre la prohibición del correo electrónico, recibes una reacción en forma de comentario escrito o de una serie de comentarios a discreción de la otra persona dentro de un plazo razonable.

Así se crea esta cadencia de trabajo para todos - tú dedicas tu tiempo a tu trabajo enfocado y después pasas tiempo revisando, analizando y asimilando de hecho el trabajo de los demás para poder hacerles llegar una reacción realmente meditada. Solo así pueden aprender y mejorar su trabajo.

Es por eso que se necesita tiempo para obtener una buena reacción. Pero vale la pena. Cuando se cuenta con personas con puntos de vista y niveles de experiencia distintos, gracias a sus reacciones, el trabajo puede mejorar mucho.

Usemos el intercambio rápido de ida y vuelta cuando sea necesario

Normalmente pasamos la mayor parte del tiempo en el nivel 1 (trabajo enfocado) y en el nivel 2 (aportando reacciones). Sin embargo, a veces cuando estás a punto de terminar algo, necesitas acelerar este ciclo y ahí es donde entra en juego el intercambio rápido de ida y vuelta.

Esto aún se hace por escrito. Utilizamos una aplicación de chat como Slack o iMessage para esto o simplemente intercambiamos comentarios rápidos y breves en nuestro gestor de tareas del equipo Nozbe Teams. Esta interacción rápida nos ayuda a llegar a la meta más rápido, pero aún así conserva un “rastro de papel” de los mensajes escritos. De esta manera, todos los miembros del equipo pueden participar o, más tarde, pueden revisar cómo “hicimos” este proyecto en particular. Es el nivel 3.

Hablemos cuando describirlo sería demasiado trabajo

A veces hablar es más rápido, cuando quieres explicar el matiz o demostrarle algo a alguien. En lugar de escribir un comentario extenso con muchas explicaciones, mostremos el trabajo y lo debatimos en tiempo real. Aquí está nuestro nivel 4 de comunicación del equipo.

En Nozbe, cuando trabajamos en una función nueva para nuestro producto, trabajamos en grupos de tres: un diseñador y dos programadores. Establecemos las especificaciones de las tareas y debatimos allí nuestro progreso, pero de vez en cuando, para saber realmente cómo va todo, el diseñador se lanza a hacer una brevísima videollamada con el programador principal, que simplemente comparte su pantalla y hace una demostración de la función en tiempo real. De esta manera el diseñador puede ver cómo van progresando las cosas y aportar alguna reacción en tiempo real en ese momento o escribir alguna reacción adicional después de la llamada.

Porque respetamos el tiempo de los demás, primero nos metemos en un chat y programamos esta llamada. Evitamos interrumpirnos mutuamente llamando de repente. En primer lugar preguntamos cuándo es el mejor momento para hablar. Queremos darle tiempo a la otra persona para que termine el trabajo que tenía entre manos.

También nos aseguramos de mencionar en el chat de qué queremos hablar y cuánto tiempo necesitaríamos. Algo así como “¿Tienes unos 10 o 15 minutos para revisar el progreso de la nueva función ‘añádeme una tarea’ de Nozbe?”.

Una vez que se produce la llamada, intentamos que sea breve. Nos aseguramos de tratar el tema en cuestión y eso es todo. Después de la llamada solemos actualizar los comentarios de las tareas que hemos abordado confirmando lo que acordamos por escrito. Una vez más, se trata de anotar cosas para que quienes no participaron en nuestro cara a cara puedan saber exactamente de qué hemos hablado. Y de nuevo volvemos al trabajo enfocado.

Nos reuniremos, pero cuando sea realmente necesario

Como se explica en el capítulo 7, planificamos reuniones periódicas y las celebramos cuando son realmente necesarias. Cuando se haya terminado el trabajo enfocado (nivel 1), se hayan aportado las reacciones (nivel 2), las cosas se hayan aclarado (nivel 3 y 4) y es el momento de los debates finales. Este es nuestro nivel 5 y por eso nuestras reuniones son tan eficaces. Porque las reuniones se realizan únicamente después de que la mayor parte del trabajo está hecho. Cuando todos los datos están preparados y simplemente es cuestión de ponernos de acuerdo en las cosas.

En nuestras reuniones no se debaten muchas de las tareas y proyectos. Nos las arreglamos para limar las diferencias en los niveles del 1 al 3 y ya no hace falta que hablemos de eso. Estuvimos de acuerdo en todo en los comentarios y seguimos avanzando para lograr los objetivos.

A esto lo llamamos “Pirámide de comunicación”

Estos son los niveles de comunicación del equipo que se describen en este capítulo:

• Nivel 1 - Trabajo enfocado o el nivel “trabajo profundo”.
• Nivel 2 - Reacciones o el nivel “WDYT”¹.
• Nivel 3 - Charla rápida o el nivel “mensaje directo”.
• Nivel 4 - Conversación individual o el nivel “háblame”.
• Nivel 5 - Reunión o el nivel “cara a cara”.

Y tradicionalmente en los negocios la mayoría de la gente pasa la mayor parte de su tiempo en el nivel 5 en reuniones interminables, después en el nivel 4 cuando se interrumpen mutuamente para hablar, después en el nivel 3 cuando tratan de usar aplicaciones de chat para coordinar todo y rara vez tienen tiempo para el nivel 2, para aportar a alguien un comentario reflexivo o para el nivel 1, para realmente dedicar el tiempo necesario para hacer su mejor trabajo.

Por eso la llamamos “Pirámide de comunicación” y lo alcanzamos ¡al poner las cosas completamente al revés!

Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en el trabajo enfocado (nivel 1), pero también dedicamos mucho tiempo a las reacciones reflexivas (nivel 2) y después también charlamos cuando es necesario (nivel 3) y cuando es realmente necesario mantenemos algunas llamadas rápidas con otros (nivel 4) y después tenemos nuestras reuniones semanales periódicas (nivel 5) que son completamente opcionales.

Los niveles 1 y 2 son asíncronos mientras que los niveles del 3 al 5 son en tiempo real

La distinción clave entre los 2 primeros niveles de la pirámide y los 3 niveles restantes es que los primeros se hacen de forma completamente asíncrona. Básicamente, cada uno hace su trabajo durante el tiempo que le toca. Ambos, el trabajo enfocado y las reacciones reflexivas se producen sin ninguna interrupción de nadie.

Y aquí es donde idealmente deberías pasar la mayor parte del día.

Más de la mitad del tiempo de cada uno debería dedicarse a los niveles 1 y 2, mientras que una cantidad significativamente menor debería dedicarse a los niveles del 3 al 5. Por eso es una pirámide y por eso el trabajo tradicional está invertido por completo.

Una cosa: Comprueba tu tiempo en cada nivel de la pirámide

Antes de que puedas aplicar la Pirámide de comunicación en tu trabajo, clasifica cada hora de tu trabajo a medida que vaya pasando durante la siguiente semana o incluso dos. ¿Ha sido trabajo enfocado? ¿Reacciones? ¿Cuánto tiempo has dedicado a charlar, hablar o a reuniones?

En un mundo ideal pasarías la mayor parte de tu tiempo en el trabajo enfocado (nivel 1), un poco menos aportando reacciones (nivel 2), mucho menos charlando (nivel 3) y lo menos posible en hablar (niveles 4) y reuniones (nivel 5).

Para leer más sobre este concepto de “Pirámide de comunicación” y aprender sobre las aplicaciones que usamos en Nozbe para aplicarlo, consulta mi libro electrónico gratuito “No Office apps” (Aplicaciones sin oficina)².