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Capítulo 26 - Reúnete con el equipo

Cómo planificamos las reuniones semestrales de Nozbe para reunirnos en un espacio físico.

Por qué es importante reunir al equipo en un mismo sitio físico

El estilo de vida #SinOficina consiste en tener un equipo repartido por todo el mundo y seguir colaborando eficazmente a pesar de la distancia. Es impresionante.

Pero somos humanos. Somos criaturas sociales. Queremos poder relacionarnos con nuestros compañeros de trabajo. Para crear recuerdos comunes. Para establecer vínculos. Para conectar de manera más estrecha con los demás. Para esto sirve una reunión. Y en este capítulo voy a explicar cómo se hace.

Sin embargo, antes de empezar, dos advertencias:

  1. Pandemia. Mientras escribo estas palabras, a principios de 2021, sigue existiendo la pandemia mundial de la COVID-19. La vacunación se encuentra en una fase inicial, por lo que soy consciente de que probablemente este año no podremos organizar una reunión de este tipo. Y no tuvimos ninguna reunión en 2020. Pero tengo esperanzas. Creo que una vez que estemos todos vacunados podremos reunir al equipo en un lugar físico. El año pasado, probamos una reunión virtual para compensar y compartiré nuestra experiencia al final de este capítulo.
  2. Tamaño del equipo. En este momento el equipo está formado por 21 personas. Creo que lo que escribo a continuación es extensible a un equipo de unas 50 personas1. Quizás más. Si diriges un equipo con una distribución más grande, estoy seguro de que tendrás que adaptar algunas de estas cosas. De hecho, en otras empresas, hay equipos más grandes2 que hacen estas reuniones de manera completamente diferente.3
  3. Cuánto tiempo y con qué frecuencia. Hemos organizado 14 reuniones de este tipo a lo largo de los años y probando diferentes cosas nos conformamos con esto: dos veces al año y de lunes a viernes. Tenemos una buena dosis de socialización pero no es agobiante para nadie. Normalmente salimos de casa contentos de volver a pasar el fin de semana con nuestras familias, pero seguimos anhelando un poco más de tiempo juntos como equipo. Es una mezcla de buenas sensaciones.

En definitiva, consideramos la reunión de nuestro equipo como un verdadero momento de unión. Por fin podemos conocer en persona a las personas que están detrás de los avatares que vemos cada día. Después de meses de trabajar solos en nuestros despachos de casa, tenemos muchas ganas de vernos en persona. Nos reunimos para pasar el rato. Jugar. Charlar. Disfrutar de la compañía de los demás y recargar las pilas para los próximos meses de trabajo juntos en remoto.4

¿Quién asiste a una reunión de nuestro equipo Nozbe?

El equipo principal. Personas que trabajan a jornada completa en nuestra empresa. Anteriormente probamos distintos modelos. En algunas ocasiones invitamos también a nuestras parejas. Sin embargo, algunos tenemos hijos pequeños, otros no tienen pareja, así que se crearon muchas situaciones extrañas y problemas de logística. Otras veces contábamos con invitados especiales, pero entonces el foco de atención se desviaba hacia ellos y se alejaba del equipo.

Al final, pensamos que el equipo principal debe estar ahí para establecer un verdadero vínculo y nadie más.

Es obligatorio asistir a la reunión. Queremos allí a todo el equipo. Por supuesto, a veces hay situaciones en las que a última hora alguien no puede venir o tiene que salir antes por una situación de extrema urgencia familiar. Pero todo el mundo quiere e intenta estar presente durante toda la experiencia. Al fin y al cabo, nuestras familias nos tienen en casa el resto del año así que pueden prescindir de nosotros durante 5 días cada 6 meses.

¿Cuándo se organiza una reunión? ¿Con qué frecuencia?

Dos veces al año. Evitamos el verano porque queremos que los miembros de nuestro equipo disfruten de sus vacaciones en esa época. Por eso, tradicionalmente nos reunimos una vez a finales de primavera y otra a primeros de otoño. Los hoteles tienen una gran disponibilidad y están encantados de alojar a un equipo como el nuestro durante una semana. Con un grupo grande como el nuestro normalmente tenemos la sensación de que el lugar está ahí solo para nosotros.

Una reunión tiene una duración de una semana laboral completa. Viajamos para reunirnos un lunes para un almuerzo tardío (alrededor de las 3 o 4 de la tarde) y nos vamos después del desayuno el viernes. A lo largo de los años hemos probado otras planificaciones. Algunas reuniones duraban hasta el sábado o incluso el domingo. Se ha demostrado que es demasiado largo. Una semana completa de trabajo es justo lo que se necesita.

Lugar, lugar, lugar: ¿dónde se organiza una reunión?

Cada vez que organizamos una reunión, todo el equipo vota un lugar. Irse al Caribe, al Mediterráneo o a Asia sonaría muy bien para una reunión y quizás lo hagamos alguna vez… pero como nuestro equipo principal se encuentra principalmente en nuestro hermoso país, Polonia, en Europa Central, solemos elegir como destino un lugar situado no lejos de aquí.

Polonia es un gran país con lugares realmente espectaculares que visitar… Y puesto que nuestro equipo está diseminado por todas partes, mucha gente no ha visto mucho de él. La gente del sur no ha visitado el norte y al revés. Así que siempre es interesante elegir una ciudad distinta para cada reunión. Y como nuestro país se está desarrollando rápidamente, todas las ciudades han cambiado mucho en los últimos años, así que aunque hayas visitado ese lugar cuando eras más joven, ahora seguro que es diferente.

Al limitar la elección a nuestro país, la logística es mucho más fácil. Tenemos trenes de alta velocidad y autopistas que unen muchos puntos de Polonia, por lo que la mayoría del equipo puede trasladarse rápidamente y llegar a la reunión sin un trayecto largo. Y los miembros del equipo que viven en el extranjero también pueden volar con bastante facilidad.

¿Qué pasa en una reunión? ¿En qué consiste el programa?

Este es un programa habitual de nuestra reunión:

  1. Lunes - llegada * Todos se desplazan al hotel de la reunión. * 15.00 h - almuerzo. Después, todos se instalan en sus habitaciones del hotel. * 17.00 - 19.00 h - bienvenida. Primera reunión en la sala de conferencias donde pronuncio mi discurso sobre el “estado de la nación”. * 19.00 h - cena. Solemos salir a disfrutar de una cena en la ciudad con bebidas y juegos.
  2. Martes - Jueves - tres días completos * 8.00 - 9.00 - desayuno. Nos levantamos bien temprano. * 9.00 - 13.00 h - actividades de tipo laboral. Nos reunimos en nuestra sala de conferencias donde realizamos presentaciones, sesiones de brainstorming, charlas en grupo… o cualquier otra actividad de tipo laboral. * 13.00 - 14.00 h - almuerzo en el hotel. * 14.00 - 15.00 h - siesta. Tiempo a solas para que todos podamos desconectar y relajarnos después de una mañana intensa. * 15.00 - 18.00 h - tiempo dedicado a establecer lazos afectivos. Intentamos organizar actividades interesantes como bolos, karting, combates láser, visitas turísticas, senderismo o cualquier otra cosa que sea de ocio y que sea divertida. * 18.00 o 19.00 h - cena. ¡Es estupendo ir a un restaurante distinto cada noche! * 19.00 h - media noche - bebidas, socializar, pasar el rato, karaoke, o cualquier otra cosa que nos apetezca hacer.
  3. Viernes - hora de despedirse. * 8.00 h - desayuno y despedidas.

Eso es todo. Este es nuestro programa básico para la semana. Se trata de una estructura bastante sencilla y comprobada que hemos establecido a lo largo de los años y que nos ayuda a alcanzar el equilibrio adecuado entre ocio y trabajo.

Alojamiento y comida: ¿dónde nos alojamos y comemos?

La logística de una reunión siempre es complicada, por lo que es muy importante tenerla resuelta con mucha antelación. Para conseguir el hotel justo y saber dónde y qué va a comer y beber la gente.

Hotel- ¿qué hace que nuestra estancia sea fabulosa?

Una vez elegido el lugar de la reunión, empezamos a negociar tarifas con algunos hoteles de la zona. Les enviamos nuestro número de personas, nuestras necesidades y ultimamos los detalles. De esta manera podemos comparar precios y, en base a las valoraciones y opiniones del hotel en internet, averiguamos la mejor combinación de economía y eficiencia.

Como empresa orientada al cumplimiento de tareas, creamos un proyecto compartido para nuestra próxima reunión y añadimos cada hotel potencial como tarea. Agregamos todos y cada uno de los datos del hotel, su página web, el presupuesto de nuestra reunión y cualquier otra información relevante como comentarios a la tarea de cada hotel. Después dejamos que el equipo lo revise y vote por su hotel favorito. Al final, una vez que tenemos todas las opiniones y votos, nuestro equipo directivo toma la decisión final.

Esto es lo que realmente consideramos importante a la hora de elegir un hotel para una reunión de equipo:

  • La ubicación es fundamental. Si estamos en el centro de la ciudad, queremos estar en el hotel más céntrico. De esta manera podemos ir andando a la mayoría de las atracciones en lugar de tener que organizar el transporte. Por otro lado, seguimos buscando una zona más tranquila para poder dormir por la noche. Es difícil encontrar el equilibrio, pero lo intentamos.
  • ¡La sala de conferencias debe ser grande! Pasamos la mayor parte de las mañanas y las últimas horas de la tarde en la sala de conferencias y las hemos tenido grandes y pequeñas a lo largo de los años… y es obvio que más grande es definitivamente mejor. En una sala de conferencias espaciosa los debates son mucho más fáciles, podemos hablar 1- 1 o en grupos más pequeños… simplemente es más cómoda para todos nosotros. También es una ventaja que la sala de conferencias esté un poco alejada de las habitaciones de los demás huéspedes para que el ruido que podamos hacer no afecte a los demás. Intentamos negociar con los hoteles que la sala de conferencias esté abierta para nuestro equipo las 24 horas del día todos los días, lo que nos permite organizar actividades de ocio hasta altas horas de la noche y otras diversiones dirigidas a incentivar el espíritu de equipo.
  • El nivel de las habitaciones debe ser adecuado. Una habitación no tiene por qué ser elegante. En definitiva, no vamos a pasar mucho tiempo en las habitaciones. Con un equipo de este tamaño solemos optar por habitaciones dobles para que la gente tenga que estar con otra persona del equipo y no se sienta aislada. Sin embargo, después de la pandemia, creo que revisaremos esta política y optaremos por habitaciones individuales.

Además, ¡nos gusta cambiar las cosas! Últimamente hemos adoptado un programa de tipo tictac. Programamos una reunión en el centro de una ciudad interesante… y otra en la naturaleza, en un hotel lejos de todo. Así conseguimos tener dos experiencias completamente diferentes. Sin embargo, el hotel alejado de la ciudad debería tener algún tipo de spa y otras instalaciones como bolos, mesa de billar, ping-pong o similar para no aburrirnos si el tiempo no acompaña.

Comida: ¿dónde comer?

Al igual que con todo, la comida tiene que estar bien organizada y de nuevo, después de muchas pruebas y errores creo que hemos alcanzado un gran sistema:

  • Desayuno y almuerzo en el hotel. De esta manera nuestro día es muy predecible y no queremos y no perdemos tiempo “buscando restaurante”. Bajamos a desayunar por la mañana y más tarde, tras la tanda inicial de debates y presentaciones en la sala de conferencias, bajamos al restaurante del hotel y se sirve el almuerzo. Esto reduce nuestro tiempo de desplazamiento y de preparación de estas dos comidas.
  • Cena a ser posible fuera del hotel. Preferimos salir a cenar y explorar los buenos restaurantes locales. Siempre es una gran velada difícil de olvidar.

Algunos consejos sobre el tema de la comida cuando se trata de un grupo como el nuestro:

  • Lo ideal es que el desayuno sea un bufé libre. Esto significa que cada uno puede bajar a la hora que le parezca y comer lo que le apetezca.
  • El menú del almuerzo de toda la semana debe estar acordado por adelantado antes de la reunión. Queremos dar cabida a los consumidores de carne, a los vegetarianos y a los veganos que hay entre nosotros.
  • No hay postres después del almuerzo. Añade tiempo y calorías innecesarias a la comida y hace que después nos sintamos realmente perezosos.
  • Haz que las pausas para el café en la sala de conferencias sean ligeras: más agua, menos zumo, té de hierbas, verde y negro, fruta y unas pastas sencillas.
  • Para la cena, busca los restaurantes realmente mejores y más sorprendentes de los alrededores. Es útil comprobar antes las valoraciones de Yelp y preguntar a los residentes. Al ser un grupo grande, tenemos que reservar con mucha antelación, así que es bueno realizar labores de investigación.
  • Es bueno desarrollar en las reuniones ciertas tradiciones específicas del equipo. Por ejemplo, nos gusta cenar sushi un día, así que siempre buscamos un buen restaurante japonés. A todos los miembros de nuestro equipo les encanta el sushi.
  • Intentamos organizar todas las noches fuera y no solo las cenas, sino también algunas actividades como juegos.

Finanzas: ¡la empresa lo paga todo!

Este es el secreto. Establecemos un presupuesto aparte para cada reunión de modo que la empresa pueda pagar todo: alojamiento, comida, bebida, viaje, todo. Los empleados pueden llegar a la reunión básicamente sin dinero en efectivo, ya que todo está previsto. A lo largo del año reservamos una cantidad mensual para el presupuesto de la reunión. De esta manera, cuando llegue por fin el momento de la reunión, tendremos los medios para pagar todo esto de una vez, sin preocuparnos de problemas de liquidez.

Detalles: regalos adicionales para el equipo

Para cada reunión, preparamos obsequios para el equipo con el logotipo de nuestra empresa. Se ha convertido en una tradición el tener también una camiseta diseñada especialmente como recuerdo de cada reunión.

Además de la camiseta, intentamos conseguir algo especial para el equipo y anteriormente hemos ofrecido detalles como:

  • botella de viaje con filtro de agua
  • taza de café de viaje
  • taza de té tradicional
  • batería externa para cargar teléfonos móviles
  • y muchas otras cosas distintas…

Muchas empresas ofrecen detalles con el logotipo de la empresa, pero hace poco decidimos hacer lo contrario: buscar un producto que nos guste e intentar comprarlo a granel y añadir el logotipo de la empresa posteriormente. Así nos aseguramos de no tener una imitación barata, sino un producto de verdadera calidad como detalle para el equipo.

Consejos y trucos para la reunión o cómo nos aseguramos de que sea un éxito

Como puedes ver, el plan es bastante sencillo, pero los detalles son los que hacen que tenga éxito. A continuación, lo que hemos aprendido con el paso de los años:

  • ¡Foto de equipo! Ahora que estamos en el mismo espacio físico, es magnífico recordarlo con una foto todos juntos. Normalmente la tomamos el martes por la mañana. El momento es clave, ya que solo entonces todas las camisetas son nuevas y todavía estamos bien descansados.
  • Planificar un tiempo a solas. Después de medio año trabajando desde casa, reunirse con tanta gente a la vez puede resultar abrumador. Asegúrate de que las personas se pueden retirar un poco y no tienen que estar relacionándose con los demás en todo momento.
  • Preparar las presentaciones antes de la reunión. Es importante que tengamos todas las presentaciones preparadas antes de irnos a la reunión… y que la gente las prepare antes también - de esta manera podemos repartirlas uniformemente a lo largo de la semana para conseguir el máximo compromiso del equipo. Además, no hay que limitarse a las presentaciones relacionadas con la empresa, sino también hay que incluir las relacionadas con lo que nos apasiona: cada equipo está formado por personas de distintos lugares, de modo que podemos aprender mucho de los demás.
  • Programar los debates con un día de antelación. Aparte de las presentaciones, también deberíamos programar los debates de manera que la gente se pueda preparar mentalmente cada todos y cada uno de los días.
  • Añadir margen. - Es recomendable no exprimir cada minuto de la reunión: hay que dar a la gente espacio para un respiro y una hora o 30 minutos aquí y allá para charlas individuales o debates espontáneos en grupos más pequeños.
  • Introducir y modificar el programa en un calendario compartido. El programa debe estar visible para todos los miembros del equipo en un calendario compartido. De esta manera estarás evitando todas las preguntas del tipo: “¿Qué hacemos ahora?”, “¿cuándo hacemos esto o aquello?”
  • Dejar un tiempo para las cuestiones urgentes de atención al cliente. Siempre anunciamos en nuestro blog que vamos a celebrar una reunión y explicamos a nuestros clientes de Nozbe que en esa semana tendrán que esperar un poco más para nuestra respuesta… pero de todos modos tiene que haber tiempo para que el equipo de atención al cliente pueda ponerse al día con los correos electrónicos.
  • Organizar las actividades deportivas/de integración con antelación. Lo organizamos todo antes para asegurarnos de que los lugares que ofrecen actividades están preparados para un grupo grande como el nuestro. También nos aseguramos de que no programamos cosas físicamente exigentes el jueves; ¡para entonces ya estamos todos muy cansados!
  • Las atracciones deben ser atractivas tanto para mujeres como para hombres. Somos un equipo diverso, por lo que es importante ofrecer actividades que sean para todos o para dos grupos claramente diferenciados. Además, si existe la posibilidad, una hoguera con música, salchichas y cerveza es perfecta, así que vale la pena intentar organizar una.

Reunión virtual - ¿qué se puede hacer cuando hay una pandemia mundial?

A principios de 2020 ya teníamos bastante avanzada la reunión de primavera, pero entonces se produjo el confinamiento y cancelamos la reunión. En otoño decidimos probar una virtual5.

No fue la misma experiencia que reunirse en el mismo lugar físico, pero ya era algo. Fue una semana en la que no trabajamos mucho, en cambio nos centramos en pasar el rato. A continuación se exponen algunas de las principales diferencias y aspectos más destacados:

  • Nuestro programa fue mucho más relajado y pasamos tiempo en grupos más pequeños. Intentamos no programar demasiadas cosas y pasar el rato en grupos virtuales más pequeños. Podríamos reorganizar las cosas dividiendo nuestras salas virtuales en salas más pequeñas de forma aleatoria.
  • Muchos más detalles de lo habitual. En lugar de gastar dinero en alojamiento y comida, lo gastamos en detalles y regalos. Fue un reto logístico conseguir que se recibiera todo a tiempo. Enviamos varios paquetes a los miembros del equipo y para la mayoría de ellos, abrirlos fue una sorpresa absoluta todas las veces.
  • Clases virtuales de cocina. Enviamos conjuntos de sushi y compartimos listas de la compra con los demás para poder cocinar juntos. Incluso preparamos auténtico sushi casero y estuvimos preparando juntos bebidas con y sin alcohol.
  • Un montón de juegos online. Jugamos juntos a “Among us” y otros juegos online. Mucho. A veces hasta muy avanzada la noche.

Al final, se trataba de ofrecer a nuestro equipo una semana más tranquila en la que todos pudieran limitarse simplemente a conocer a los demás miembros del equipo sin preocuparse del trabajo que había que hacer. La reunión virtual fue mejor de lo que esperaba, pero no se puede comparar con la auténtica reunión del equipo en un espacio físico.

Lo único: ¡organizar una reunión periódica del equipo al menos una vez al año!

Un verdadero equipo #SinOficina necesita reunirse de vez en cuando. Al fin y al cabo, somos seres humanos a los que nos gusta conocer a otras personas y conectar con ellas en un plano más profundo que un intercambio de comentarios o chats mediante un terminal informático. Por eso es importante organizar este tipo de encuentros a conciencia y con mucha preparación. Para que sean tratados como un evento digno de ser recordado. Esto une a todo el equipo, para sentirse como uno solo.

  1. Para sentir realmente lo mucho que disfrutamos de estos reencuentros, no dejes de ver algunos de los episodios de “ The Podcast “, que se grabaron mientras estábamos juntos. Sobre todo estos episodios: NoOffice.Link/p91 (cómo se hacen las reuniones), NoOffice.Link/p116 (mejoras en las reuniones), NoOffice.Link/p141 (cómo utilizamos Nozbe para organizarnos con eficacia), NoOffice.Link/p162 (cómo nos preparamos para las reuniones), NoOffice.Link/p183, (cómo lanzamos una aplicación nueva) y NoOffice.Link/p195 (cómo planificamos los detalles para las reuniones). 

  2. Matt Mullenweg, el CEO de Automattic, los creadores de Wordpress presentó en un gran episodio de podcast cómo en su equipo de más de 1000 personas está organizando una reunión: NoOffice.Link/distributed 

  3. Escucha este episodio del podcast Rework, donde comparan las reuniones de empresas como Basecamp y Buffer: NoOffice.Link/rework 

  4. Este capítulo es una nueva versión de un primer artículo de mi blog sobre las reuniones de Nozbe, que puedes encontrar aquí: Michael.team/reunion 

  5. Echa un vistazo a los detalles de nuestra reunión virtual aquí: NoOffice.Link/virtual 

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