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Capítulo 16 - Revisa el trabajo periódicamente

Todas las semanas, comprueba tu progreso, y cada trimestre, céntrate en el panorama general

Si no revisas tu trabajo, la vida lo hará por ti

Todo el mundo está muy ocupado hoy en día. Tenemos tanto que hacer que nos confundimos sobre qué hacer a continuación, adónde ir ahora, en qué dirección girar.

Así que solo escuchamos lo que sea que llame más la atención.

Si alguien grita “urgente”, “tan pronto como sea posible” o “ahora”, nos dirigimos directamente hacia ahí, lo hacemos y sentimos la emoción de la dopamina por haber cumplido con algo. Genial, pero ¿y si esto no fuese lo más importante? ¿O no era importante en absoluto? ¿O simplemente descuidamos algo verdaderamente urgente que sencillamente no nos estaba llamando la atención?

Es por eso que en los capítulos anteriores de este libro hice tanto hincapié en el trabajo enfocado, reuniones periódicas pero opcionales, escribir cosas y comunicarse mediante tareas en el equipo.

Pero incluso si has prestado atención y tienes un gran sistema establecido, todavía requiere una revisión periódica para asegurarte de que mantienes lo principal, lo principal.1

Reúnete contigo mismo todas las semanas

En Organízate con eficacia David Allen2 acuñó el concepto de Revisión semanal como una reunión que uno debe tener consigo mismo para revisar la semana anterior y planificar la siguiente. En uno de sus seminarios David fue incluso más allá diciendo que “Pienso una vez a la semana cuando hago mi revisión semanal. Y luego simplemente actúo, sabiendo que dentro de una semana tendré la oportunidad de pensar de nuevo.”

El hábito de una revisión semanal es difícil de dominar pero es sumamente útil. Básicamente consiste en 5 pasos:3

  1. Limpia los buzones de entrada (documentos entrantes, correos electrónicos…)
  2. Vuelve a establecer contacto con tus objetivos
  3. Mira el calendario y el diario de la semana pasada
  4. Revisa el calendario de la semana siguiente
  5. Revisa todos tus proyectos y tareas

Aparentemente es fácil, pero requiere mucho trabajo. Los correos electrónicos y otros documentos entrantes tienden a amontonarse. Nos confundimos con nuestros objetivos. El calendario está lleno de compromisos que asumimos y que no queremos hacer. ¡Tenemos demasiados proyectos y tareas en nuestra mesa!

Es por eso que tardarás un día con la primera revisión semanal. Sí, así es, un día entero. Pero hazlo de todas formas, ya me lo agradecerás más adelante. Y si te ciñes a esto, con las siguientes revisiones no tardarás más de dos horas.

¡¿Dos horas?! Eso sigue siendo demasiado, ¿no? No, no es cierto.

Una revisión semanal debe ser la reunión más importante que tengas en toda la semana porque se trata de ti, tus objetivos y tu tiempo. Y recuerda, el tiempo tiene un valor incalculable.

Mira bien cuántos minutos u horas has desperdiciado la semana pasada en cafés, reuniones de puesta al día con compañeros y navegando por las redes sociales. Estoy seguro de que encontrarás tus dos horas ahí mismo. ¡Simplemente ponlas en tu calendario y hazlo! Haz de ti mismo una prioridad. Por el bien de todos los que te rodean.

Cada vez que subes a un avión te dicen que, en caso de pérdida de presión en la cabina, te pongas primero la mascarilla de oxígeno y únicamente después atiendas a todos los que te rodean. Incluso a tus hijos.

Una revisión semanal es esa mascarilla de oxígeno. No hay reunión más importante para ti que esta. De otro modo no puedes ser útil a tu equipo ni a tu familia tanto como te gustaría.

Celebra una reunión de todo el día contigo mismo cada trimestre

Greg McKeown en una entrevista de podcast4 introdujo este concepto de un Fuera del lugar de trabajo trimestral, que consiste básicamente en tomarse un día libre para revisar el último trimestre y planificar los objetivos para el siguiente.

A lo largo de los años que llevo haciendo esto, he descubierto que revisar todo lo que se hace cada trimestre es mucho más eficaz que estos Propósitos para el Año Nuevo que establecí a principios de año y que olvido al cabo de unas semanas.

Revisar periódicamente mi trabajo, mis objetivos, mis parámetros y toda mi vida en los últimos tres meses y planificar los próximos tres meses ha sido uno de los trucos de productividad más importantes que tengo bajo la manga.

Como casi todo en mi vida, basta con cinco pasos para lograrlo:5

Paso 1. Vuelve a conectar con tu panorama general

Anota al menos tres de las metas/áreas más importantes de tu vida.

  • ¿Dónde te ves en cinco años? (Escribe una visión de ti mismo y de lo que hayas logrado para entonces) *¿Cómo quieres acabar este año? (Anota tus propósitos del año aquí)

Esta parte trata sobre cómo volver a establecer contacto con tus objetivos y las principales áreas de tu vida. Se trata de asegurarse de que vas en la dirección correcta. El famoso refrán dice:

“Si no sabes adónde vas, cualquier camino te conducirá allí”.

Asegúrate de saber adónde quieres ir.

Paso 2. Revisa tu último trimestre

Revisa qué ha pasado:

  • Repasa tus anotaciones en el diario de los últimos tres meses
  • Repasa tus anotaciones en el calendario durante los últimos tres meses
  • Echa un vistazo serio y profundo a tu último trimestre
  • Anota los últimos tres meses y deja espacio debajo de los mismos para colocar allí tus éxitos y fracasos

Tómate el tiempo que necesites. Lee detenidamente todo lo que tengas del último trimestre y anota tus éxitos y fracasos de los últimos meses. Y recuerda siempre: “no hay fallos, solo hay reacciones”.

Paso 3. Planifica tu próximo trimestre

Ahora es el momento de planificar.

  • Revisa tus objetivos de vida, los próximos cinco años y este año - ¡otra vez!
  • Escribe los nombres de los próximos meses y deja el espacio debajo de cada uno de ellos para escribir tus objetivos/planes
  • Examina tu calendario para los próximos tres meses y asegúrate de que las cosas a las que te comprometiste siguen siendo relevantes (si no, intenta renegociarlas)

Concéntrate en tus grandes metas para cada mes. No seas demasiado técnico ni profundo con las tareas de cada mes - tan solo los grandes objetivos - las grandes áreas - las cosas más esenciales para cada mes.

Paso 4. Contesta unas preguntas difíciles

Estas preguntas son muy impactantes y es bueno repasarlas con mucha frecuencia. De esta manera vivirás de una manera más consciente y no simplemente seguirás la corriente.

Áreas de mejora:

  • ¿Qué tengo que mejorar?
  • ¿Qué es necesario que aprenda?
  • ¿Qué conocimientos nuevos/diferentes debería adquirir?

Prioridades:

  • ¿Qué debería hacer más?
  • ¿Qué debería hacer menos?
  • ¿Qué debería abandonar definitivamente?

Asegúrate de que realmente ganas más experiencia mientras incrementas tus éxitos y aprendes de tus errores en los próximos meses.

Paso 5. Repasa todo de nuevo.

Ahora, después de haber hecho toda la planificación, es hora de tomarse un descanso. Almuerza, da un paseo… Y luego revisa todo otra vez - tu último trimestre y el siguiente - y asegúrate de que todo esté conectado con tus objetivos de alto nivel.

  • Echa un vistazo una vez más, detenidamente, a tu último trimestre, tus éxitos y fracasos, asegúrate de que la lista esté completa.
  • Revisa tus planes/objetivos para el próximo trimestre - asegúrate de que solo hay cosas imprescindibles. Que no te ciegue la ambición.

Pide a tu equipo que haga las dos revisiones

En mi empresa hemos introducido ambas revisiones como lo que hacemos cada semana y cada trimestre. Explicaré cómo introdujimos la revisión semanal en el siguiente capítulo de este libro.

Con las revisiones trimestrales hicimos dos cosas:

  • En mi equipo, todos tienen un día libre para que hagan su Revisión trimestral ellos mismos cada 3 meses y compartimos el esquema de cómo se hace en nuestro sitio web interno.
  • Programamos entrevistas individuales con los miembros del equipo inmediatamente después. Cada responsable de departamento puede hablar con los miembros de su equipo de forma individual para revisar su trimestre juntos.

Como CEO programo charlas individuales con mis directores. Después de todas estas revisiones y charlas individuales, hago mi propio fuera del trabajo trimestral y no solo consigo ver mis propios objetivos, sino que puedo sincronizarlos con el rumbo de mi empresa. Y corregir el rumbo si fuera necesario.

Las charlas individuales son completamente informales

Creo que es magnífico que podamos hablar de forma individual una vez cada tres meses. Sobre todo en un equipo completamente remoto donde no tenemos tanto tiempo para estar cara a cara con los demás como en una oficina tradicional.

El miembro del equipo suele compartir partes de su revisión trimestral con su supervisor o al menos las conclusiones de la misma.

Esa reunión no es una revisión formal del rendimiento, aunque puede haber dudas sobre la calidad del trabajo y la carga de las tareas.

Al trabajar desde nuestras casas, preguntamos sobre la estructura de la oficina en casa y cómo la familia respalda el trabajo a distancia. Queremos saber si hay algo en lo que nosotros, como empresa, podamos ayudar a mejorar la conciliación de la vida laboral y personal de todos.

Aprendemos de cada trimestre

Después de la ronda de revisiones y charlas, como equipo creamos propuestas de cosas que queremos mejorar basadas en las reacciones de las personas. Aunque tratamos de practicar el Kaizen y la mejora continua como se menciona en el capítulo 12, un examen más exhaustivo siempre suscita conclusiones y sugerencias adicionales.

Muchas de estas cosas se abordan más adelante en mi próximo vlog del mes (ver capítulo 9).

Una cosa: ¡tómate el tiempo suficiente para revisar tu trabajo y tu vida!

La clave de este capítulo es que debes considerar como una inversión el tiempo que pasas en revisar tu trabajo y tu vida cada semana y cada trimestre.

Inversión de tiempo en un futuro mejor, un tú más inteligente y un equipo más fuerte. Asegúrate de tomarte el tiempo necesario para hacerlo.

El mejor libro para inspirarte después de este capítulo es Esencialismo de Greg McKeown.6

  1. Es una paráfrasis de la cita de Stephen Covey donde escribió: “Lo principal es mantener lo principal como lo principal.” 

  2. Organízate con eficacia: Máxima productividad personal sin estrés de David Allen. 

  3. Escribí acerca de la revisión semanal detalladamente en mi blog con muchos enlaces a recursos útiles. 

  4. Greg McKeown en el podcast de Michael Hyatt This Is Your Life alrededor del minuto 24. También puedes echar un vistazo a mi entrevista con Greg McKeown

  5. De nuevo, puedes encontrar muchos enlaces y recursos útiles en mi blog personal. Hablé de este concepto [en el episodio 73 de The Podcast] (https://thepodcast.fm/73). 

  6. Esencialismo: Logra el máximo de resultados con el mínimo de esfuerzos de Greg McKeown es el libro que más recomiendo desde siempre

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