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Capítulo 15 - Diseña tu semana laboral

Establece horarios flexibles, días temáticos y busca tramos de tiempo sin interrupciones

¡Olvídate por completo del horario de 9 a 5 o al menos haz que sea optativo!

Es una verdad mundialmente reconocida que una persona normal, poseedora de un buen trabajo, debe estar en la oficina de 9 a 51.

¿Por qué es así? ¿Por qué de 9 a 5? ¿Por qué de 9.00 h a 17.00 h de lunes a viernes?

Porque normalmente una persona se despierta por la mañana, desayuna, va al trabajo y llega a las 9 de la mañana. Trabaja 8 horas de forma continua y sale del trabajo a las 5 de la tarde para estar en casa a las 6 de la tarde y disfrutar de una cena familiar. Este es el sueño americano.

¿Pero es verdad? ¿Trabajamos todos así? ¿Todo el mundo es igual?

No todos estamos en la misma fase de la vida…

Hay quienes tienen niños pequeños, así que tendrán que llevarlos al colegio y luego ir a recogerlos. Otros tienen hijos adolescentes que no necesitan tantas atenciones y otros ni siquiera tienen hijos. Unos tienen pareja, otros son solteros. Hay quienes tienen veinte, treinta, cuarenta, cincuenta o sesenta años… te haces una idea.

Todos estos factores influyen en el desarrollo del día para una persona. Es absurdo suponer que todos deberían seguir el mismo horario universal de turnos de 9 a 5, aunque su situación vital sea completamente diferente.

Además, hay gente a la que le encanta levantarse bien temprano. A otros les gusta dormir hasta tarde. Hay algunos que son “búhos nocturnos” y son más productivos por la noche. ¿Por qué imponerles el horario de 9 a 5?

Dejemos aparte los turnos de fábrica

Simplemente porque tengas una oficina a la que van todos no quiere decir que la gente tenga que estar allí de 9 a 5. La oficina debería ser una herramienta que se utiliza para hacer el trabajo. La oficina no debe ser quien decida los horarios. La oficina no es una fábrica en la que pones en marcha artilugios.

Los integrantes del equipo deberían poder decidir sus propios horarios. Podrían llegar temprano por la mañana si les apetece, salir del trabajo para hacer unos recados a media jornada o simplemente dar un paseo porque hace buen tiempo. Podrían ir por la noche para su turno de noche particular si les apeteciese.

No existen las “horas extras”

No hay horas extras. No. Se supone que la gente no debería trabajar más tiempo del que indica su contrato. También necesitan su tiempo libre.

Una cultura de 9 a 5 favorece las horas extras. Hay gente que mira a su alrededor en la oficina para ver quién se queda después de las 5 de la tarde. Si ven que su jefe todavía está allí, hacen lo mismo. Es muy fácil caer en esta trampa. Como se mencionó en el capítulo anterior, los miembros del equipo deberían tener una vida saludable al margen del trabajo. Los horarios de trabajo flexibles les brindan libertad y autonomía para diseñar su estilo de vida y evitar el exceso de trabajo.

Es necesario ponerse de acuerdo sobre el “tiempo de solapamiento”

Por eso tenemos nuestras reuniones periódicas todas las semanas a la misma hora. De esta manera las personas pueden organizar sus días de trabajo según las reuniones de la manera que prefieran. Todos saben cuándo nos solapamos y nos reunimos y acordamos en nuestros equipos cuándo pueden esperarnos en el trabajo. Además en el chat de nuestro canal principal publicamos cuándo estamos en el trabajo y cuándo estamos fuera. Un vistazo a nuestro chat y sabes quién está y quién no.

Diseña una semana de trabajo ideal

La primera vez que oí hablar de la idea de la semana de trabajo ideal fue a través de mi amigo y mentor, Michael Hyatt2. Este ejercicio te obliga a que seas más consciente de tu tiempo. Naturalmente, cada semana es diferente. La vida pasa. Pero vale la pena planificar una semana con tus propias condiciones y ajustar el plan a medida que vayan pasando las cosas. De esta forma sigues teniendo el control.

Empieza con una semana ideal para ti

Todos somos diferentes y deberíamos tener autonomía para diseñar nuestra semana de trabajo perfecta y propia. Aquí está la mía:

  • Lunes - CEO/Producto. La primera mitad del lunes la dedico a los negocios, tengo mi reunión de directores. La segunda mitad del día trabajo en el producto.
  • Martes- Producto. Reviso todas las propuestas, tareas pendientes, progresos en las prestaciones en las que estoy involucrado y mantengo nuestra reunión de diseño.
  • Miércoles - Marketing. Tengo nuestra reunión de marketing, aporto reacciones al equipo de marketing. Cada dos semanas tengo nuestra reunión de mejora de atención al cliente.
  • Jueves - Escritura. No tengo reuniones. Escribo mucho, entradas de blog, materiales de marketing, me preparo para las entrevistas, etc.
  • Viernes - Revisión. Reviso mi semana y me preparo para la siguiente. Más detalles sobre los viernes en Nozbe en uno de los próximos capítulos.

Como puedes ver, el plan gira en torno a las reuniones periódicas que tenemos y mis responsabilidades como CEO, vicepresidente de marketing y jefe visionario detrás de Nozbe. Llevo muchas cosas en mente, así que mi semana se adapta a eso y me ayuda a trabajar de manera centrada.

Crea un trabajo ideal para tu equipo o departamento

Este mismo ejercicio lo puedes hacer junto con las personas con las que trabajas. De esta manera un equipo puede ponerse de acuerdo en hacemos esto este día y hacer otras cosas en días distintos. Es ponerse de acuerdo sobre cuándo hacemos cosas juntos. De nuevo, esto ayuda a que las personas puedan planificar su propio tiempo de concentración. Estas son algunas de las ideas que hemos estado implementando en nuestros equipos:

  • Lunes de corrección de errores - nuestros ingenieros utilizan los lunes como día de “entrar en calor” de la semana en el que comprueban cualquier problema pendiente con nuestras aplicaciones e intentan solucionarlo ese día.
  • Martes de diseño - como celebramos nuestra reunión de diseño ese día, animamos a todos a leer las propuestas, especificaciones y demás documentos y nos aportan sus reacciones sobre los temas de diseño actuales con las aplicaciones de Nozbe.
  • Miércoles de reacciones - nuestro departamento de marketing celebra una reunión los miércoles y utiliza este día para recibir las reacciones de todos los miembros del equipo sobre lo que han estado trabajando hasta ahora.

Dichas ideas crean una cadencia natural de trabajo para todos los miembros del equipo y les animan a abordar su semana laboral de una manera más consciente. Todos nos sentimos que controlamos mejor. Sabemos en qué trabajaremos y qué podemos esperar los unos de los otros.

Reserva dos horas para tiempo de concentración cada día.

El problema de trabajar en equipo es que hay tantas cosas que están sucediendo que es muy difícil encontrar tiempo para trabajar en algo de manera enfocada. Y como escribí en el capítulo 4, el enfoque es un recurso escaso del que todos necesitamos más.

¡Trabajar en algo durante dos horas seguidas da grandes resultados!

Como fanático de la productividad, he estado experimentado muchas soluciones de optimización de la vida laboral a lo largo de los años3 pero recientemente descubrí que mi mejor herramienta para un trabajo significativo es un periodo de tiempo prolongado e ininterrumpido para trabajar en una cosa. ¿Durante cuánto tiempo? Al menos, dos horas.

Es verdad. Necesito dos horas de tiempo ininterrumpido para avanzar en algo. Para escribir un borrador de una propuesta, una entrada del blog o un comentario reflexivo sobre un tema estratégico.4

¿Por qué dos horas? Porque normalmente funcionan así:

  • Durante los primeros 30 minutos, apago las notificaciones o simplemente silencio mi teléfono y empiezo a pensar en el problema. Recopilo todos los enlaces y recursos necesarios para abordar el tema.
  • Durante los 30 minutos posteriores, empiezo a trabajar, elaboro el primer borrador, idea o esquema.
  • Y todavía tengo como mínimo una hora para seguir trabajando en eso. He reflexionado sobre el problema, me he concentrado, me he entusiasmado… y ahora, puedo ponerme a trabajar.
  • Al cabo de dos horas, normalmente habré creado algo que puedo enviar al equipo para que me hagan llegar sus reacciones o tengo el impulso de seguir adelante y terminarlo durante otros 30 o 60 minutos.

Bloquea dos horas todos los días a la misma hora.

Mi truco es bloquear mi tiempo de concentración de dos horas todos los días a la misma hora. Para convertirlo en un hábito de productividad y en algo obvio.

La mayoría de las semanas mi período de dos horas es entre las 11 de la mañana y la 1 del mediodía. De esta manera por la mañana tengo tiempo suficiente para responder a algunos comentarios del equipo o tal vez hacer la sesión de deporte de la mañana y para cuando den las 11, estoy en mi iPad, con todas mis notificaciones apagadas y trabajando completamente concentrado. En cuanto haya terminado después de la 1 del mediodía, le hago saber a mi equipo que estoy disponible y reviso todas las tareas que me han asignado o reviso los temas en los que me han mencionado.

Cuando empecé a hacerlo así, podía comunicar a mi equipo fácilmente que entre las 11.00 y las 13.00 horas no estoy disponible ya que estoy trabajando en mi tarea de concentración. De esta manera también predico con el ejemplo, ya que realmente quiero que todos en mi equipo también tengan la misma oportunidad de trabajar sin interrupciones.

Una cosa: ¡Haz pruebas con tu semana laboral!

La de cada uno es diferente. Los horarios fijos de 9 a 5 y las horas extras pertenecen al pasado. Se debe animar a todo el mundo a hacer experimentos con su semana laboral y a elegir horarios flexibles que les ayuden a ser más productivos, a encontrar el mayor número de horas de tiempo ininterrumpido posible y a ajustar el trabajo a su estilo de vida.

Mi libro favorito sobre este tema es Reinicia5 con muchas ideas sobre una forma moderna de planificar y llevar a cabo el trabajo.

  1. Lo siento, no he podido evitarlo y para ridiculizar el concepto de 9-5 simplemente parafraseé la primera frase de una de mis novelas favoritas, Orgullo y Prejuicio de Jane Austen: “Es una verdad mundialmente reconocida que un hombre soltero, poseedor de una gran fortuna, necesita una esposa”

  2. Echa un vistazo a su artículo sobre el tema: Cómo controlar mejor tu tiempo diseñando tu semana ideal 

  3. Una de mis soluciones favoritas era La técnica Pomodoro

  4. Escribí sobre esto primero en mi blog y más tarde lo amplié a un concepto de horas esenciales en The Podcast 

  5. Reinicia de Jason Fried y David Heinemeier Hansson 

Siguiente: Capítulo 16 - Revisa el trabajo periódicamente

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