• ¿Demasiadas cosas en la cabeza? ¡No debería ser así!
• Anota. Tus. Cosas.
  • ¿Por qué es malo para ti guardar demasiadas cosas en la cabeza?
  • ¿Dónde anotar las cosas? ¿Cómo hacerlo?
• ¡Crea una cultura de equipo de anotar cosas!
  • Añádeme una tarea con…
  • Usa el mismo sitio para la información del mismo tipo
  • Temas o directrices recurrentes - ¡escríbelos y que tu equipo los consulte!
  • Internamente usa una aplicación que te permita comentar cosas
  • Las actas de la reunión no son opcionales, ¡son obligatorias!
• Las ventajas de dejar las cosas claras
• Una cosa: ¡cultiva el hábito de anotar las cosas!

¿Demasiadas cosas en la cabeza? ¡No debería ser así!

Estamos ocupados siempre. Cuando la gente nos pregunta: “¿Cómo va todo?”, normalmente respondemos:

• “¡Tengo tantas cosas en la cabeza!”
• “¡Ocupado! ¡No doy abasto!”
• “¡Cuántas cosas están pasando, no puedo hacer malabares tan rápido!”

Sí, lo entiendo. Estás ocupado. Todos lo estamos. Pero si tienes todo en la cabeza, tienes demasiadas cosas en la cabeza e intentas hacer malabares con todo, tienes que cambiar tus hábitos.

Tienes que empezar a anotar cosas. Y no solo tú. Todo tu equipo también debería hacerlo.

Si todo tu equipo y tú no queréis volveros locos ni padecer agotamiento por exceso de trabajo… tenéis que cambiar vuestra forma de recordar la información o pasarla de unos a otros.

Deja de depender de las conversaciones y la memoria.

Ni es sostenible ni efectivo.

Anota. Tus. Cosas.

“Tu mente es para producir ideas, no para almacenarlas.” David Allen, autor de “Organízate con eficacia”

Cuando leí por primera vez el libro de David¹, recuerdo que el consejo más importante fue exactamente este. No almacenar cosas en la cabeza. Hay que anotarlas siempre en mi sistema de productividad de confianza. Poco después de leer el libro, creé Nozbe² para poder hacer exactamente eso.

¿Por qué es malo para ti guardar demasiadas cosas en la cabeza?

En primer lugar, tu mente te juega malas pasadas. Estás disfrutando de una cena después de una buena jornada laboral y de repente, de la nada, surge un pensamiento: “Tengo que acordarme de enviar un correo electrónico a mi cliente sobre una propuesta de presupuesto.” Y de repente piensas: “¿Por qué ahora? ¿Por qué no mañana por la mañana, después de mi reunión de las 10 de la mañana, cuando esté delante de mi ordenador atendiendo el correo electrónico?”

Porque tu mente intenta ser útil. Sabe que no lo has escrito y quiere estar segura de que te vas a acordar. No tiene sentido del tiempo ni del espacio, así que solo te recuerda cosas al azar.

Si lo hubieras anotado como tarea para mañana y hubieras fijado una fecha de vencimiento, estarías disfrutando de la cena. En cambio, estás preocupado por si se te olvida enviar esta puñetera propuesta.

Si tienes demasiadas cosas en la cabeza, lo estás haciendo mal.

¿Dónde anotar las cosas? ¿Cómo hacerlo?

Como siempre, depende. La norma básica es esta:

• ¿Reunión? Si es un evento programado, anótalo directamente en tu calendario.
• ¿Idea fabulosa? Donde puedas, pero asegúrate de encontrarla más tarde. Como en la agenda digital de tu móvil.
• ¿Algo que hacer? Aquí te serviría tu sistema de gestión de tareas digital, cualquier tipo de lista de tareas.
• ¿Continuar con un tema pendiente con alguien? Escríbeles directamente un mensaje corto o un correo electrónico breve. En ese mismo momento.

Deberías tener un sistema y un sitio en el que confíes para cada una de estas cosas. Deberías saber dónde las anotas en todo momento. Y deberías hacerlo en este mismo momento en cuanto pasen las cosas.

¿Alguien ha mencionado un evento? Anótalo ahora mismo en tu calendario. No confíes en acordarte de anotarlo más tarde. Acostúmbrate a anotar las cosas en el momento en que pasen.

Justamente con los smartphones de hoy en día, añadir eventos al calendario digital, dictar notas, enviar mensajes de voz a la gente, todo es muy fácil y rápido.

¡Crea una cultura de equipo de anotar cosas!

Ahora que ya tienes unos hábitos correctos, es hora de inculcar a tu equipo la misma dinámica de “anotar cosas”. Aquí tienes cómo se empieza:

Añádeme una tarea con…

Si quieres que alguien haga algo para ti, se lo pides por escrito. Sí, primero puedes comentarlo, pero incluso después de tu conversación inicial, acostúmbrate a crear una tarea para esas personas en el software de gestión de tareas o proyectos que utilices con tu equipo. Lo llamamos “comunicación basada en tareas”³.

En nuestro equipo se convirtió en un hábito. Es algo así: “¿podrías hacer esto por mí? Necesito esto y lo otro…” y la otra persona diría: “¡Claro, añádeme una tarea con eso!”.

De esta manera tienes que pensarlo bien, crear una tarea para esta persona en un proyecto correspondiente, tal vez incluso añadir un comentario para explicar con detalle lo que esperas… o añadir algunos documentos como material de referencia.

Y está bien. Así se elimina la ambigüedad sobre lo que quieres, y si la hubiese, pueden agregar un comentario para pedirte información adicional.

Usa el mismo sitio para la información del mismo tipo

Tienes que ser como Marie Kondo⁴. Utiliza un sistema para los proyectos y tareas de tu equipo. Ten uno para la documentación interna del equipo. También uno para el código si estás haciendo algún desarrollo de software. Pueden ser sistemas diferentes o el mismo sistema, lo que acuerde tu equipo. Lo importante es que la gente sepa dónde está el material.

De esta manera no hay confusión. Puedes decirles: “He escrito esto en nuestra intranet”, o “Hay una tarea para eso en el proyecto ACME”. Y no perderán el tiempo buscando la información que necesitan para que las cosas avancen.

Y cuando no estás cerca, como en vacaciones o similar, nadie tiene que molestarte con mensajes. Encontrarán las cosas por su cuenta. Porque saben dónde suelen estar este o aquel tipo de cosas.

Temas o directrices recurrentes - ¡escríbelos y que tu equipo los consulte!

¿Con qué frecuencia hay personas que quieren hablar contigo sobre algo que ya has comentado anteriormente? Si eres como yo, ¡demasiadas veces!

Si hay algún asunto recurrente, no dudes en dedicarle un poco de tiempo y escríbelo. Con todo detalle, vuelca todos tus pensamientos y acuerdos previos sobre el tema en nuestro espacio.

¿La próxima vez que quieran hablar contigo? ¡Diles que lo lean primero! O como decimos los frikis: ¡RTFM!⁵.

Internamente usa una aplicación que te permita comentar cosas

Los comentarios escritos son fundamentales. Ahora, en 2020, no hay excusa para no usar las aplicaciones modernas que te permiten comentar todo. Ya he mencionado que en nuestro sistema interno de productividad “Nozbe Teams”⁶ añadimos comentarios a las tareas en cualquier momento.

Hay aplicaciones que te permiten publicar comentarios a todo, lo que favorece la cultura de anotar de tu equipo.

• ¿Escribiendo código? En Github⁷ puedes comentar en Solicitudes de incorporación de cambios en cualquier línea de código.
• ¿Escribiendo textos? ¡Usa Dropbox Paper o Google Docs⁸ para comentar cualquier párrafo!
• ¿Tienes preguntas sobre archivos? Las interfaces web de Dropbox y Box⁹ te permiten comentar cualquier archivo de modo que puedas enviar comentarios sobre cualquier cosa.

Y estos son solo algunos ejemplos. Añadir comentarios crea un gran hábito de retroalimentación en un equipo. Así que deja de enviar documentos de Word a la gente por correo electrónico. Utiliza herramientas en línea modernas para colaborar.

Las actas de la reunión no son opcionales, ¡son obligatorias!

En los últimos capítulos de este libro nos ocuparemos de una forma moderna de llevar a cabo las reuniones, pero dejemos aquí esta importantísima conclusión: designar a una persona para que escriba las conclusiones de cada reunión.

En las actas de la reunión no es necesario escribir con orden cronológico lo que pasó en cada minuto de la reunión. Pero hay que preparar algunos puntos sobre lo que se ha debatido, lo que se ha acordado, cuáles son las próximas acciones.

Alguien tiene que anotarlo. Y tiene que ser publicado internamente en algún sitio de tu sistema, para que el resto del equipo pueda ponerse al día fácilmente si fuese necesario. Y la gente debería poder comentarlos.

Las ventajas de dejar las cosas claras

• Todos vosotros habéis dejado de olvidar las cosas - todo está anotado y sabéis muy bien dónde encontrarlo.
• No hay necesidad de explicar lo mismo una y otra vez - escríbelo solo una vez y se podrá consultar.
• Podéis consultar las cosas más tarde - siempre es posible volver a ellas, incluso a enlazarlas… si están escritas se pueden recuperar fácilmente.
• Más transparencia - la gente está al tanto de lo que pasa, nadie se siente excluido de la conversación. Para ellos es más fácil ponerse al día.
• No es necesario que todo el mundo asista a todas las reuniones - puedes reducir el número de personas en las reuniones. Aun así, todos sabrán qué ha pasado.
• Mejor feedback - a medida que se publican los comentarios, la gente puede tomarse un tiempo para escribir una respuesta meditada.
• Menos caos, sin estrés, mejor productividad - cuando sabes lo que pasa, dónde están las cosas, puedes concentrarte en tu tarea siguiente. ¡Y vuestra cabeza no os jugará malas pasadas ni a ti ni a nadie de tu equipo!

Una cosa: ¡cultiva el hábito de anotar las cosas!

Empieza por ti mismo. Anota las cosas. Foméntalo en el equipo y crea una cultura de feedback escrito. Cuando todo está escrito, se podrá acceder a este material más tarde, se podrá vincular, consultar, mejorar.

Para aprender más sobre los fundamentos de la productividad, recomiendo el libro de David Allen “Organízate con eficacia”¹ y mi propio libro de productividad personal “10 Steps to Maximum Productivity”¹⁰