• 在宅ワークでは寂しさというものは問題にはならない！
• 家では一人きりだが、バーチャルオフィスでは一人ではない
• 偶発性と突発性を定期的に仕事の一部としよう！
• つながりその一 - 定期的なミーティング！
• つながりその二 - 定期的なキャッチアップミーティング
  • 各チームのミーティング
  • リーダーシップのためのミーティング
• つながりその三 - 四半期ごとの個別ミーティング
• つながりその四 - CEOとの個別のミーティング
• つながりその五 - 皆への毎月のvlog
• ビデオ、オーディオ？どちらがいい？
  • 相手の時間を尊重しているのでないと、ビデオをオンに強制すべきではない！
• １つのキーポイント: チームとのつながりを作る努力をしよう！
  • マーケティングミーティング

在宅ワークでは寂しさというものは問題にはならない！

2013年に私はラファウ¹ をNozbeに採用しました。彼はそれまで従来型のオフィス環境で仕事をしていて、在宅ワークは私の会社に就職してからが初めての経験でした。私は彼がどのように適応するのか興味がありました。やはり大勢の人が仕事をしているオフィスと、誰もいない家で仕事をするのとでは全く違います。数ヶ月経ってから私は彼に在宅勤務への切り替えについてどう感じているのか、そして孤独を感じていないかということを尋ねました。彼はこう答えました:

冗談でしょう、マイケル？以前の職場よりも、Nozbeではもっと人々とのつながりを感じています。毎日会うわけでもないのに、ここの人たちのことをもっと良く理解できているような気がしています！

それを聞いたとき私はとても嬉しくなりました。実際のところ、オールリモートの私たちは人と人のつながりを深めるためにいくつかのことをしています。

家では一人きりだが、バーチャルオフィスでは一人ではない

リモートワークの主な欠点の一つは、孤立してしまうということです。人間は人に囲まれていたいと思うものです。どんなに内向的な人であっても、時には誰かを必要とします。一人きりで長い時間取り残されるのを好きな人はいません。だからこそ、疎外されたり、取り残されていると誰も感じないようにするということがチーム全員の責任なのです。

従来型のオフィスでは、他の人とコンタクトを取る方法はたくさんあります。リモートワークをしたことがない人はしばしば、カフェなどでのふとした意見交換がリモートワークの何よりもはるかに優れていると主張します。

彼らは完全に間違っているわけではないかもしれませんが、必ずしも正しいわけではありません。

偶発性と突発性を定期的に仕事の一部としよう！

ここでのアイデアというのは、これらが起こるようにリモートワーク環境を整えるということです。これに対して、嫌味がある人はこのように反応するかもしれません:

それを計画しているということが、すでに突発的ではない！それは人生の楽しみを奪ってしまう！

そんなことはありません。

例を挙げてみましょう: 配偶者とのデートです。子供がいて、仕事があって、やることがいろいろある場合、本当の意味で突発的にデートに出かけるということはほとんどできません。事前に計画する必要があります: 子供のためにベビーシッターを雇ったり、レストランを予約したり、家事を先に片付けたりしなければなりません。

しかし、そのような面倒な事前の計画の部分を行わない場合には、配偶者とデートに行くことができないでしょう。全ての準備を終えたときに初めて、子供たちのことや家のこと、仕事のことなどを心配することのない数時間を楽しむことができるのです。そうしてやっと突発性への余裕ができ、やりたいことができるようになるのです。

これと同じ理由で、事前にいくつかの考慮をしておけば、チームメンバーと一緒にこのような突発的な時間を作ることは可能なのです。

つながりその一 - 定期的なミーティング！

第７章で現代の会社におけるミーティングの３つの基本的なルールについて説明しました。ミーティングは定期的で、任意で、十分に準備されていなければなりません。

有意義で深く仕事をするための時間をたくさん確保するために、私たちはチームとして定例ミーティングを週にほんの一握りしか行わないということに決めました。こうすることで、チームメンバー間には最低限の接触の機会がもたらされます。誰もが何かを議論することのできる機会が少なくとも週に一度はあるということを認識しています。もちろんミーティングは任意であるため、時にはキャンセルされることもあります。しかし、ミーティングは定期的に開催されるため、ある週にチームが会わない時には、次の週には会う機会があるということを認識できます。

ミーティングは常に事前にアジェンダや資料を準備しておく必要があるので、そのようなミーティングはとても有意義で良いものです。そのようなミーティングができれば、誰もお互いの時間を無駄にしているとは感じません。

つながりその二 - 定期的なキャッチアップミーティング

明確な目的を果たす会議もあります。第８章で説明した、私たちのデザインファイトミーティングのように、何かをデザインすることが目的の場合もあります。第12章で説明した、私たちの品質サポートミーティングのように、プロセスを改善するためのものもあります。

しかし、社内のいくつかのメンバー間で、短いキャッチアップミーティングをするのもいいと思います。私たちは一週間をそのようなミーティングでスタートすることにしています。

各チームのミーティング

毎週月曜日の午前10時にエンジニアチームのミーティングがあります。通常30分程度で終わります。または40分くらいでしょうか。このミーティングはチームの絆を深めるためのものです。自分の生活の近況や今週取り組む予定などを話し、それ以上の仕事のことなどはあまり話しません。お互いに顔を合わせるための時間です。プログラマーは他の定例ミーティングはありません。これだけです。彼らは通常共有プロジェクトやタスクでコミュニケーションしています。

中には、プログラマーはスクラム (Scrum) のようなアジャイル方法論に従い、その一環として毎日スクラム・スタンドアップミーティングを行っているチームもあります。これは、前日に何をしていたか、明日は何をしようと計画しているか、途中でどんな課題があるのか、といったことを共有するためのものです。私たちはそのようなミーティングを毎日やろうとしていたのですが、仕事の邪魔になることもしばしばで、誰も楽しみにしてはいませんでした。そこでエンジニアミーティングを開催するようにしています。

マーケティングやカスタマーサポートチームでも同様のミーティングを行っています。マーケティングチームは毎週月曜日の午後3時、カスタマーサポートチームは毎週火曜日の午前9時です。繰り返しになりますが、それらのミーティングにはそれほど長い時間をかけないようにしています。実際、タスクやプロジェクトに必要な全てが書き込まれているので、ミーティングでそれほど議論することはないのです。チームとのつながりを実感すること、そして自分がより大きなものの一部であるということを再確認するというのが大切なのです。そして、自分は一人ではないということを思い出させてくれる時間でもあるのです。

リーダーシップのためのミーティング

毎週月曜日の午後1時にディレクダーズ・ミーティングを開催しており、そこで私はパートナーたちと会合します: CTO、サポート、プロダクト、ファイナンス、エンジニアリングの各VPたちです。この会議も通常1時間以上はかかりません。

バーチャルな喫茶店での打ち合わせのようなものです。それぞれのチームの近況をアップデートしたり、目標を再確認したり、直面している課題を共有したりします。基本的には、次の週に向けてお互いに良いエネルギーを得るために会話をしながら英気をやしないます。彼らは私の会社のリーダーたちであり、彼らがいなければ私はビジネスを運営していくことができません。私たちは共同体であり、このミーティングはそれを思い出させてくれるのに役立ちます。トップでも孤独なことはありません。

つながりその三 - 四半期ごとの個別ミーティング

第16章で説明したように、私たちは四半期ごとにレビューを行っています。私たちのチームでは、第17章で説明したように、各四半期の終わりの、たいていは金曜日に全員がレビューを行います。

各自が四半期のレビューを終えたら、各課の課長がチームメンバーとの１対１のビデオ通話をスケジュールします。ここではゆっくりと時間をかけて仕事や生活について話し合う機会を与えてくれます。

これは正式なレビューではありません。ここでは評価や価値、判断などはありません。お互いにつながることを再確認するためのものです。チームメンバー一人一人にリーダーと率直に話す機会を設けるということに意味があるのです。リーダーと二人で話し、聞いてもらうことです。

各課長が１対１の対話を終えたら、次は私が課長の一人一人と個別に話す番です。毎週月曜日にリーダーシップチームが定期的にミーティングを行ってはいますが、私と課長との個別の対話は私たち二人だけの時間なので、より深く話をすることができます。

つながりその四 - CEOとの個別のミーティング

私の会社は20人少しの小さなチームですが、それがとても気に入っています。Automattic (Wordpressのメーカー) のように従業員が1,000人以上いるような規模の大きなリモートカンパニーや、社員が10,000人以上いるShopifyのような会社には、私が今から言おうとしていることは当てはまらないと思います。しかし、100人までのチームであれば実行可能であると考えますので、これからもやっていきます。

私は少なくとも年に１回は社員の皆と１対１の対話をするようにしています。

Nozbeにそれ専用のプロジェクトを作成しており、チームメンバー一人一人にタスクを作ってあります。タスクそれぞれに期日を設定し、将来のある金曜日を選び、そのタスクに半年ごとに繰り返しを設定しておきます。

そうですね、チームのメンバーがタスクであるというのは冷たく聞こえるかもしれませんが、最後まで聞いてください。こうすることで、私がチームの誰かと会う必要があれば、簡単に通知されます。そうしてそのメンバーにコンタクトを取り、１対１のビデオ通話をスケジュールします。タスクにしてあるので、その人についての過去のコメントも簡単にチェックすることができます。ここでは過去に話し合ったことや彼らについて新しく学んだことなども確認できます。また、何を議論したかも同様に簡単に確認することができます。このようにして、次の対話への準備も万全に行えるのです。

また、私がこの対話をする時は、ただ会話をしたいということを意味しているだけだということをチームにも伝えてあります。それ以上ではありません。個人個人の評価をするのではありません。私たちのバーチャルな関係性の構築のためなのです。

そのため、フレンドリーな対話にしようと努めています。相手の生活や家族、趣味などについて聞き、私の話も同じように共有します。私たちのようなオールリモートチームだと、気兼ねなく引越しをする人もしばしばいるので、それについて話したりもします。また、彼らの仕事や仕事以外の生活をもっと良くするために何かできることはないだろうかということも知りたいと思っています。

ミーティングが終わったら、私はすぐにメモを取ります。それを新しいコメントとしてそのタスクに追加し、後でまた会話があった時にその内容を覚えていられるようにしています。

これはチームの人々と個人的に絆を深めるための私なりのやり方です。それは、私なりの廊下でたまたま会っておしゃべりする、または、上司とコーヒーを飲みながらおしゃべりするというものなのです。そしてそれはとてもうまくいっていると思います。チームの皆にも聞いてみてください。

つながりその五 - 皆への毎月のvlog

第９章でも説明しましたが、私は簡単な10分程度のvlogを毎月録画し、チームとシェアしています。会社の全体像について話します - 会社で何が起きているのか、いまどこにいるのか、どのような課題に直面しているのか、などです。今日多くの企業でよく行われている全体集合ミーティングの代わりに、私はiPhoneを片手に短いメッセージを録画し、簡潔になるよう編集し、皆に自分のペースで見てもらっています。必要に応じて動画の下にコメントを書いてもらうようにしています。このvlogはチームメンバーとつながるためのもう一つの方法であり、彼らにとっても最低1ヶ月に一度は私の姿を見て、私がビジネスを大切にしているということを感じてもらえるような機会としています。

ビデオ、オーディオ？どちらがいい？

間違いなくビデオです。私たちは週のミーティングや１対１の会話の絶対数が少ないので、参加者にはビデオをオンにしてもらっています。これはむしろ良い関係を維持するという問題です。

私たち経営者からは社員にミーティングの数が多すぎたり、時間が長くなって仕事の邪魔になったりしないということを約束しています。最長でも２時間を越えないようにしています。それ以上になると疲労の方が目立つようになってしまうからです。そのため、皆にビデオをオンにしてもらい、お互いの様子を楽しんだり、深く有意義な会話ができるようにしています。

相手の時間を尊重しているのでないと、ビデオをオンに強制すべきではない！

リモートワークに切り替えている多くの企業が、ここで間違いを犯しています。ミーティングをスケジュールしすぎたり、時間を長引かせたりしているのです。それが人々を疲弊させています。カメラのスイッチを入れたい気分ではなくなってしまっているのです。うんざりしているのです。彼らは仕事をしなければならないのに、会議にずっと出席しなければならないのです。

そんなことをしてはいけません。

仕事の時間のうちどのくらいをミーティングに費やすべきかについては、第10章とコミュニケーションのピラミッドのコンセプトについて見てみてください。

１つのキーポイント: チームとのつながりを作る努力をしよう！

仲間と１対１の関係を築き、誰かが孤独を感じていないかどうかに気を配りましょう。私はできる限りミーティングの数を減らすことを推奨していますが、チームスピリッツを維持するために必要なミーティングもあります。特にリモートワークのチームでは、定期的に交流するシステムを構築することで、誰もが疎外感を感じることなく、受け入れられているという気持ちになってもらうことが重要なのです。

マーケティングミーティング