• なぜ物理的にチームを招集することが重要なのか
  • Nozbeチームの会合には誰が参加する？
• 会合はいつ開催されるのか？どのくらいの頻度で？
  • ロケーション、ロケーション、ロケーション - 会合はどこで開催するべき？
  • 会合では何を行うのか？スケジュールは？
• 宿泊と食事 - どこに泊まりどこで食べるか？
  • ホテル - 最高の滞在にするためには？
  • 食事 - どこで食べるべき？
• 財源 - 会社が全てを負担します！
• ガジェット - チームへのギフト
• 会合のためのヒントやワザ - 成功させるための方法
• バーチャルの会合 - 世界的にパンデミックが流行しているときには？
  • １つのキーポイント: 少なくとも年に１回は定期的なチームの会合を企画すること！

なぜ物理的にチームを招集することが重要なのか

#NoOfficeライフスタイルの利点は、世界中に散らばっているチームが、その距離に関わらずお互いに効果的にコラボレーションできることです。それは本当に素晴らしいことです。

しかし、私たちは人間です。私たちは社会的な生き物です。仕事仲間と一緒にいたいと思うものです。共通の思い出を作りたい。絆を深めたい。より深いレベルでつながりたい、と思うものです。これが会合を開催する理由です。この章では、これまで会合をどのように行ってきたのかを説明いたします。

ただし、その前にいくつかの注意事項があります:

1. パンデミック。私が現在執筆を進めている2021年初めは、COVID-19による世界的なパンデミックが未だ継続しています。ワクチンの運用はまだ初期の段階にあるので、今年もこのような会合を開催することはおそらくできないだろうと理解しています。2020年にも開催することはできませんでした。しかし、私は希望を持っています。全員がワクチンを接種し終わったら、その時は一つの場所でチームが物理的に再会することができるだろうと信じています。昨年、私たちはそれを補うためにバーチャルな会合をテストしました。そのことについては本章の最後に紹介いたします。
2. チームの規模。私たちは現在21名のチームです。これから説明することは、50人前後のチームに適用できることだと思っています¹。もう少し多くてもいいかもしれません。もしあなたがもっと大きな規模の分散型チームを運営しているのであれば、いくつかを調整する必要があるでしょう。実際、他社のより大きな規模のチームは²、そのような会合を全く異なった形で行っています³。
3. どのくらいの期間、どのくらいの頻度で行うか。私たちはこれまでに14の会合を行い、いろいろ試した結果、これに行き着きました: 年2回、期間は月曜から金曜までというものです。会合によってたくさんの交流を得ることができますが、誰にとってもやりすぎではいけません。通常は皆が週末を家族と過ごすことができるようにするために、それまでに各自の家へ帰れるようにスケジュールしていますが、それでも多くの人はチームともっと一緒にいたいと希望することが多いようです。様々ないい感情が入り混じっています。

概して言えば、私たちはチームの会合を真に絆を深めるための時間と考えています。毎日見ているアバターの後ろにいる人々と、ついに直接会うことができる機会なのです。数ヶ月ホームオフィスで一人で仕事をしていると、お互いに会うことができるということが本当に楽しみになるのです。一緒にでかけて、遊んで、たくさん話をします。お互いに大いに楽しみ、次の数ヶ月のリモートワークへ備えてバッテリーを充電するのです⁴。

Nozbeチームの会合には誰が参加する？

コアチームです。当社でフルタイムで働いている人たちです。これまで様々なモデルを試してきました。何度かは社員の家族やパートナーなどを招待したこともありました。しかし、子供を連れてくる人もいる一方で、パートナーがいない人もいるといった状況の中で、様々な問題が発生しました。また、特別なゲストを招くこともありましたが、そうすると焦点はチームから離れてゲストに集まってしまいました。

そうして最終的に、他の誰でもなくコアチームこそが会合の中心であり、その中で絆を深めるようにするべきであると考えるようになりました。

会合への出席は義務としています。チーム全員が参加するようにしたいのです。もちろん、時には直前になって参加することができなくなってしまった人や、家族の事情などで早く帰らなければいけないというような状況もあります。しかし、基本的には全員が最後まで参加するようにし、また、皆がそうしたいと思っています。それぞれの家庭にとっても、私たちは残りの日々を在宅ワークで家にいて一緒に過ごすことができるので、半年に一度、5日間の時間は確保してもらえるのです。

会合はいつ開催されるのか？どのくらいの頻度で？

1年に2回です。夏は避けるようにしています。社員に夏の休暇を自由に取ってもらいたいからです。そのため、通例的に私たちは春の終わりと秋の初めに会合を開催しています。この時期はホテルも空いていることが多いので、私たちのようなチームが一週間滞在するのも喜んで対応してくれます。私たちのように大人数だとまるで自分たちだけでホテルを使っているような気になります。

会合の期間はフルに一週間です。月曜日の午前中を移動に使い、合流したら遅めのランチを一緒に取り(15時か16時)、金曜日の朝食後に解散します。これまで様々なスケジュールを試してきました。中には土曜日、または日曜日まで続く会合もありました。それは長すぎでした。フルの平日一週間分がちょうどいいことが分かりました。

ロケーション、ロケーション、ロケーション - 会合はどこで開催するべき？

会合を開催するたびに、チーム全員で場所を投票で決めます。カリブ海や地中海、アジアなどへ行くのもいいかもしれませんし、そのうちそうするかもしれませんが、私たちのコアチームは主に中央ヨーロッパの美しい国ポーランドに住んでいるので、通常はこの国の中で目的地を探します。

ポーランドは国土も広く、本当に素晴らしい場所がたくさんあります… 私たちのチームは各地に散らばっているので、多くの人が訪れていない場所はまだまだたくさんあります。南部の出身の人は北部にはほとんど行ったことがないでしょうし、その逆もしかりです。そのため、会合のために毎回異なる場所を選ぶことはとても楽しい作業です。さらに、ポーランドは急速に発展しており、数年でも街はがらっと様子が変わるので、たとえ小さい頃に訪れたことがある街だったとしても、今改めて再び訪れたら受ける印象は全く異なるでしょう。

私たちの母国に絞ると移動も簡単になります。ポーランドの多くの都市へは大抵は速い列車か高速道路が整備されているので、チームは皆スムーズに移動でき、問題なく会合に到着することができます。また、海外に住んでいるメンバーも飛行機で簡単に来ることができます。

会合では何を行うのか？スケジュールは？

以下に通常のスケジュールを紹介します:

1. 月曜日 - 到着 * 各自が会合場所のホテルへ移動します。
   * 3pm - ランチ。その後、各自の部屋でゆっくりします。 * 5-7pm - 歓迎。会議室で最初のミーティング。私が “一般教書演説” の基調演説を行います。
   * 7pm - 夕食。通常は外や街へ出かけていってお酒やゲームを楽しみながらディナーをします。
2. 火曜～木曜日- 丸3日間 * 8-9am - 朝食。起床して朝食を取ります。
   * 9am - 1pm - 仕事などの活動。会議室に集まってプレゼンテーションやブレインストーミングセッション、グループディスカッションなど、仕事に近い活動を行います。
   * 1pm - 2pm - ホテルで昼食。
   * 2pm - 3pm - シエスタ。集中した午前中の後で一旦外部と切断し、リラックスするための一人の時間です。
   * 3pm - 6pm - 再び接続の時間。ボーリングやカート、レーザータグ、観光、ハイキングなどといった楽しいアクティビティを行います。
   * 6pmまたは7pm - 夕食。毎晩違うレストランで食事をするのは最高です！
   * 7pm～真夜中 - 飲み会、おしゃべり、おでかけ、カラオケなど気の向くままに過ごします。
3. 金曜日 - さよならの時間です。
   * 8am- 朝食とお別れの時間。

以上です。これが私たちの基本的なスケジュールです。仕事と遊びのバランスを取るために長年にわたって試行錯誤した上で確立したシンプルなフレームワークです。

宿泊と食事 - どこに泊まりどこで食べるか？

会合の組織はいつも厄介なものなので、前もってしっかり準備しておくことがとても重要です。ホテルの手配から食事の場所や内容にいたるまで、前もって把握しておく必要があります。

ホテル - 最高の滞在にするためには？

会合を行うロケーションを選んだら、その周辺のいくつかのホテルと料金の交渉をします。人数や条件を伝え、詳細を詰めていきます。料金を比較し、ホテルのランキングやインターネット上での意見などを参考にしながら、条件にあった一番いいホテルを探します。

タスク指向型のビジネスである私たちは、次の会合のための共有プロジェクトを作成し、候補のホテルをタスクとして追加しています。各ホテルのタスクには、ホテルの詳細やウェブサイト、見積もりなど関連情報を全てコメントとして追加します。その後、チーム全体でレビューしてもらい、一番いいと思うホテルを投票します。全ての意見や票が集まったら、リーダーシップチームが最終決定を下します。

チーム会合にホテルを選ぶ際に私たちが本当に重要だと思うことを以下に挙げます:

• ロケーションが肝心です。 都心であれば、最も中心部に位置するホテルに泊まります。そうすれば、交通手段を手配する必要がなく、歩いて観光スポットを訪れることができます。その一方で、夜良く眠れるために、静かなエリアを選ぶようにします。そのバランスを取るのは難しいですが、できる限り努力します。
• 会議室が広いところを選びます！ 私たちは午前中から午後遅くまでほとんどの時間を会議室で過ごします。これまで大小さまざまな会議室を利用してきましたが、やはり大きいほうがいいに決まっています。広々とした会議室の方が議論もしやすく、１対１や小さなグループでの議論も行うことができます… 単純に全員にとって大きい部屋の方が快適なのです。また、私たちが騒いでも他の人の迷惑にならないように、会議室が他の宿泊客の部屋から少し離れていると助かります。さらにホテルと交渉して、会議室を24時間開けておくようにしてもらいます。そうすれば深夜に皆でゲームをしたりして絆をさらに深めることができます。
• 部屋は適切な規格のところを選びます。 部屋は豪華である必要はありません。私たちはそれぞれの部屋で多くの時間を過ごすというようなことはありません。私たちの規模くらいのチームでは、メンバーとさらに絆を深めるため、また、孤立を感じないようにするためにも、しばしばチームの他のメンバーと一緒にツインルームに宿泊していました。しかし、パンデミックの後では、私たちはこの方針を見直し、個室にしようと考えています。

私たちはまた変化を好みます！最近、私たちはチクタクスケジュールを採用するようにしています。今回の会合は街の中心で開催したら、次回は他に何もないような自然の中にあるホテルにする、というように計画しています。こうすることで、2つの全く異なる経験をすることができます。都会から離れたホテルには、たいていSPAやボーリング、ビリヤード、卓球などのアトラクションが備えられているので、天気が悪い日があっても退屈しないで済みます。

食事 - どこで食べるべき？

何事もそうですが、特に食事は事前にしっかりと準備されていなければなりません。これまで何度も試行錯誤を繰り返した結果、いいシステムを考え出しました:

• 朝食と昼食はホテルで取ります。 こうすることで一日を予想しやすくし、「食べ物を探す」ために時間を浪費することもありません。ホテルで朝食を取った後、会議室でディスカッションやプレゼンテーションを経て、再度ホテルのレストランへ行き、昼食を取ります。それぞれの食事のための移動時間や食事が調理されるまで待つ時間も短縮することができます。
• 夕食は可能であればホテル以外の場所で取ります。 夕食は外へ出かけ、地元の素敵なレストランを探索することがほとんどです。そうすると、素敵な夜になること間違いなしです。

私たちのようなグループの場合、いくつかのアドバイスがあります:

• 朝食はセルフサービスのビュッフェが理想的です。皆が自分の好きなタイミングで、好きなものを食べることができます。
• 一週間のランチメニューは、会合が始まる前に事前に確認しておく必要があります。私たちの中には、肉を食べる人やベジタリアン、ビーガンもいるので、皆に対応するためです。
• 昼食後のデザートはありません。食後のデザートは時間にもカロリーにも不必要なものです。さらに、怠惰な気分にもなりがちです。
• 会議室でのコーヒーブレークを明るくします - 水、ジュース、ハーブティー、緑茶、紅茶、フルーツ、ビスケットなどを用意します。
• 夕食は、近場にある評判が良くて味も雰囲気も良いレストランを選びます。事前にYelpの評価をチェックしたり、地元の人に確認しておきましょう。大人数の場合、かなり前に予約をしなければならないので、事前にある程度調べる必要があります。
• 会合ではチーム独自の伝統行事を作るのもいいでしょう。例えば、私たちは夕食のうち一回は寿司を食べたいので、たいていいつも良い日本食レストランはないかを探します。チームの皆は、寿司が本当に大好きです！
• 夕食だけでなく、ゲームなどのアトラクションを含め、夜を楽しめるようにうまくスケジュールするようにしています。

財源 - 会社が全てを負担します！

これは一応機密事項です。私たちは会合のための予算を別に取ってあります。会社が会合にかかる全ての費用 - 宿泊、食べ物、飲み物、旅費などを支払えるようにするためです。社員は基本的に現金を持たずに会合に来ても構いません。滞在中は全て会社が支払います。一年を通して毎月まとまった予算を会合のために確保しています。そうすれば、会合を開催する段になっても資金繰りの心配をせずに、全ての費用を一度に支払うことができます。

ガジェット - チームへのギフト

会合の度に、私たちは会社のロゴが入ったガジェットをチームのために用意するようにしています。会合がある度に、新しくデザインされたTシャツを作成しておみやげとするのが私たちの伝統となっています。

Tシャツの他にも、チームへ特別なものを用意するようにしており、これまで以下のようなものを提供してきました:

• ウォーターフィルター付きトラベルボトル
• トラベルコーヒーマグ
• ティー用のマグ
• 携帯を充電できるパワーバング
• などなど…

多くの会社は会社のロゴを入れたグッズを作るところが多いですが、私たちは最近違ったアプローチをするようにしています。まずは気に入った商品を探してから、まとめ買いし、その上でそこに会社のロゴを入れるというものです。そうすることで、安っぽい商品ではなく、皆が気に入った本当に質の良いものをチームへ提供することができます。

会合のためのヒントやワザ - 成功させるための方法

ここまで説明してきたように、会合のためのプランはシンプルですが、成功させるには細部にこだわる必要があります。私たちが長年にわたって学んできたことを紹介します:

• チームの写真！ ようやく同じ空間にいることができたのだから、一緒に写真を撮って記念にするのは素晴らしいことです。私たちは通常火曜日の朝にチーム写真を撮ります。このタイミングが重要で、火曜日の朝であればTシャツもまだ新しく、皆元気に溢れています。
• 一人の時間を確保すること。 半年もずっと家で仕事をしていると、一度にそれほどたくさんの人と会って話すことは思った以上に疲労となってしまいます。誰かと終始一緒にいるのではなく、少し離れて一人の時間を作るようにしましょう。
• 事前にプレゼンテーションを準備しておく。 会合へ行く前に、全てのプレゼンテーションをしっかりと準備しておくことが重要です… 発表する人も同様に準備しておきます - そうすることで会議の一週間を有効に使うことができます。また、会社に関するものだけでなく、各自の情熱に基づいたものをプレゼンテーションする場にするようにしましょう - 異なる場所の異なる人々で構成されているので、お互いから多くのことを学ぶことができます！
• ディスカッションを一日前にスケジュールする。 プレゼンテーションの他にも、ディスカッションの時間を事前にスケジュールしておくことで、皆の心の準備ができます。
• 余白を持っておく。 - 会合では一分一秒を争うようなことはしないほうが良いでしょう。１対１の会話や小グループでの自発的な議論のために最低でも1時間から30分程度は時間の余裕を持たせてください。
• スケジュールを共有カレンダーに記入し、その都度変更する。 アジェンダは共有カレンダーでチームの誰もが見れるようにしておく必要があります。こうすることで、次のような質問も起こらないようにできます: 「今何をするの？」、「これやあれはいつするの？」
• カスタマーサポートの緊急の問題のために時間を確保しておく。 ブログで会合について事前にお知らせし、Nozbeの顧客へその週は会合のため通常より返信が遅くなる可能性があることをお伝えしています… しかし、それでもサポートチームが問い合わせに対応するための時間を確保しておく必要があります。
• スポーツイベント／交流イベントを事前に手配しておく。アクティビティを行う場所に私たちのような大きなグループでも対応してもらうために、事前に手配しておきます。 また、身体を動かすアクティビティを木曜日にスケジュールしないように気をつけています。その頃にはすでに皆とても疲れていますので。
• アトラクションは女性と男性の両方に適したものを選ぶ。 私たちは多様なチームなので、全員に適したものか、または二つに分けたグループに適したものを提供することを大切にしています。また、もし可能であれば、音楽やソーセージ、ビールを用意した焚き火を企画してみるのもとても効果的だと思います。

バーチャルの会合 - 世界的にパンデミックが流行しているときには？

2020年がスタートした当初、私たちはすでに春の会合への準備がかなり進んでいたのですが、ロックダウンが起きたため会合を中止しました。そして、秋の会合ではバーチャルなものをやってみようと決めました⁵。

それは物理的に同じ空間で会うのとは同じものではありませんでしたが、新しい経験でした。仕事に使う時間を減らし、その代わり一緒に過ごすことに集中した一週間でした。ここでは、主な違いとハイライトを紹介いたします:

• アジェンダはよりリラックスしたもので、少人数のグループに分けて過ごしました。あまりたくさんスケジュールを入れないようにして、小さなグループに分けてバーチャルで遊びました。バーチャルルームを小さなグループの小部屋に分けて、ランダムに人を振り分けました。
• いつもよりもガジェットをたくさん用意しました。宿泊費や食費にお金をかける代わりに、ガジェットやプレゼントにお金をかけました。皆が時間通りに受け取ることができるようにすることは物流管理上の課題でした。私たちはチームメンバーにいくつかの小包を郵送しましたが、多くの人にとって毎回これらを開けることがとても嬉しい驚きでした。
• バーチャル料理教室をしました。寿司セットを発送し、買い物リストを共有して、バーチャル上で一緒に料理をすることができました。本物の自家製寿司を作ったり、アルコールやノンアルコールの飲み物を一緒に作ったりしました。
• たくさんのオンラインゲームをしました。「Among us」やその他いくつかのオンラインゲームを一緒にプレイしました。本当にたくさん、時には夜遅くまでやりました。

つまるところ、チームにゆっくりとした時間を与えてあげることで、仕事を気にせずに、他のメンバーとの交流に集中できるようにしたのです。バーチャルの会合は予想以上にうまく行きましたが、実際の物理的な空間でのチーム会合にはかないません。

１つのキーポイント: 少なくとも年に１回は定期的なチームの会合を企画すること！

完全な#NoOfficeチームは、たまには実際に顔を合わせる必要があります。結局のところ、私たちは人間であり、つまり、コンピューター端末を介してコメントしたりチャットを交換したりするよりも、実際に会ってより深いレベルでつながることが好きな生き物なのです。だからこそ、心を込めてしっかりと準備し、このような会合を企画することが大切なのです。思い出に残るようなイベントにするよう努力するのです。そうすることで、チーム全体が一つになり、一体感が生まれるのです。