• Twój zespół będzie lepiej funkcjonował, jeśli ograniczycie rozmowy
• Dlaczego nie powinniśmy być ze sobą zsynchronizowani? Czym jest praca asynchroniczna?
• Nawet w zespołach w 100% zdalnych istnieje pokusa, by być ze sobą w ciągłej „synchronizacji” poprzez czat i powiadomienia
• Wielozadaniowość jest mitem. Efektywnie można pracować tylko nad jedną rzeczą!
• Zajmij się pracą i wyłącz powiadomienia
• Graj zespołowo i przekazuj wartościowy feedback
• Lepszy feedback to mniej spotkań
• Dobra praca i dobry feedback = więcej szacunku
• Cierpliwość jest cnotą, kiedy oczekiwania są jasno określone
• Konkluzja: naucz się pracować asynchronicznie

Twój zespół będzie lepiej funkcjonował, jeśli ograniczycie rozmowy

“A little less conversation, a little more action please All this aggravation ain’t satisfactionin’ me”

• Elvis Presley¹

Nawet sam „Król” wiedział, że, aby zdziałać więcej, musimy mniej gadać. Bazując na kilkunastoletnim doświadczeniu w zarządzaniu w pełni zdalnym zespołem, wierzę, że najważniejszą umiejętnością, którą w tym czasie rozwinęliśmy, jest praca asynchroniczna.

Dlaczego nie powinniśmy być ze sobą zsynchronizowani? Czym jest praca asynchroniczna?

Oznacza, że jedna osoba pracuje nad jedną rzeczą, a druga pracuje w tym czasie nad czymś innym. Wiedzą, nad czym pracuje druga osoba, ale niekoniecznie znają wszystkie szczegóły i nie śledzą wzajemnie swoich postępów w czasie rzeczywistym.

To właśnie robię w tej chwili. Jestem w trakcie pisania tego rozdziału książki. Magda, redaktorka, wie, że pracuję nad kolejną częścią tekstu, ale nie wie dokładnie, na jakim jestem etapie (podpowiedź: dopiero zaczynam). Nie wie nawet, kiedy zacznę pisać (podpowiedź: jest 23:00, więc pewnie myśli, że śpię, ale właśnie poczułem nagły przypływ inspiracji).

Ufa, że napiszę ten rozdział, a gdy tylko skończę, dam jej znać, by mogła go przejrzeć. Podobna dynamika będzie obowiązywała również na kolejnych etapach. Zadaniem Magdy będzie korekta tego rozdziału, przy czym ja nie muszę wiedzieć, kiedy się tym zajmie. Mogę napisać jej, na kiedy chciałbym mieć gotowe konkretne części książki, ale to wszystko. Ufam, że sprawnie wykona swoją pracę i da mi o tym znać, kiedy skończy.

Jest to praca asynchroniczna, ponieważ nie siedzimy obok siebie i nie informujemy się na bieżąco o postępach w realizacji zadań. Pracujemy i publikujemy aktualizacje dopiero wtedy, gdy mamy coś sensownego do zakomunikowania.

Nawet w zespołach w 100% zdalnych istnieje pokusa, by być ze sobą w ciągłej „synchronizacji” poprzez czat i powiadomienia

Podobnie jak w rozdziale 18, w tym rozdziale również będę często używać słowa zaufanie. Kluczową kwestią jest właśnie to, aby zaufać drugiej osobie, że wykona powierzone zadania i zapewnić jej do tego czas i przestrzeń.

W pracy zdalnej największy problem stanowi to, że nie widać, czy druga osoba pracuje. Jest to główny powód, dla którego wielu niedoświadczonych managerów przeszkadza swoim współpracownikom, pisząc do nich na czacie, nagminnie prosząc o zdawanie raportów, lub, co gorsza, każąc im brać udział w wideokonferencjach, aby mogli widzieć, że pracują. To niedorzeczne.

Po tym, jak w rozdziale 6 napisałem, aby zrezygnować z maila do komunikacji wewnętrznej, wiele osób odczytało to tak, że zachęcam do całkowitej zamiany maila na czat. Uważam jednak, że choć czat ² dobrze sprawdza się do prowadzenia luźniejszych rozmów z zespołem i umożliwia szybką wymianę wiadomości, ma jedną poważną wadę:

Czat wiąże się z oczekiwaniem natychmiastowej odpowiedzi.

Nie pozwala ludziom skoncentrować się na pracy. Ciągły napływ wiadomości wytrąca z pracy cały zespół, zachęcając go do udziału w dyskusji online. Prawdziwa praca wymaga skupienia, o czym była już mowa w rozdziale 4.

Wielozadaniowość jest mitem. Efektywnie można pracować tylko nad jedną rzeczą!

Wiele osób chwali się tym, że potrafi wykonywać wiele zadań naraz. W rzeczywistości jednak wcale tak nie jest. Jak pokazują kolejne badania, ludzie nie są dobrymi wielozadaniowcami.³ Mogą co najwyżej szybko przełączać się między zadaniami, ale nawet ta umiejętność jest przereklamowana.

Wielokrotnie udowadniano już, że pracujemy szybciej, gdy jesteśmy skupieni na jednej rzeczy, a dopiero gdy ją wykonamy, zabieramy się za kolejną. Jest to również dużo bardziej efektywne, bo doprowadzamy rzeczy do końca. Z kolei pracując nad kilkoma zadaniami jednocześnie, tak naprawdę nie realizujemy żadnego. Jesteśmy zajęci wieloma rzeczami, ale nie posuwamy się do przodu w żadnym kierunku.

Zajmij się pracą i wyłącz powiadomienia

To pierwsza rada, jakiej mogę udzielić każdej osobie, która czuje się przytłoczona obowiązkami. Skończ z biernością – postaw na proaktywność i strzeż swojego czasu. To pomoże Ci w skupieniu się na wybranym zadaniu.

Większość aplikacji, których używam na co dzień, ma wyłączone powiadomienia.

Dostaję powiadomienia tylko wtedy, gdy ktoś deleguje mi zadanie, wyśle bezpośrednią wiadomość lub gdzieś mnie wspomni. Gdy muszę naprawdę skupić się na zadaniu, wyłączam nawet te powiadomienia do czasu, aż skończę. Na wszystkich urządzeniach włączam tryb Nie przeszkadzać.

Nie potrzebuję tych powiadomień, bo współpracownicy ufają, że po jakimś czasie otworzę aplikację do zarządzania projektami, czat lub e-mail, sprawdzę, co się dzieje i dam im odpowiedź. Zajmę się tą sprawą, gdy będę gotowy, a nie wtedy, gdy ktoś będzie ode mnie tego wymagał. Poza tym, jak często zdarza się coś naprawdę pilnego? A jeśli nawet się zdarzy, to każdy wie, jak się ze mną skontaktować.

Graj zespołowo i przekazuj wartościowy feedback

Praca asynchroniczna uczy dawania lepszego feedbacku. Tak samo, jak powinniśmy dawać ludziom czas i przestrzeń na wykonywanie zadań, musimy zapewnić im warunki do tego, aby mogli dzielić się uwagami na temat naszej pracy.

Zamiast zdzwaniać się po wykonaniu każdego zadania, by spytać drugą osobę, co myśli, daj jej czas, aby dobrze zapoznała się z efektami Twojej pracy. Wówczas, zamiast lakonicznego stwierdzenia: *„Świetna robota!”, możesz liczyć na bardziej przemyślany i wartościowy feedback, np.: * „Dobra robota, ale czy nie myślałeś o…”.

Tak, wiem, żyjemy w świecie, który promuje natychmiastową gratyfikację, więc otrzymanie powierzchownej pochwały od współpracownika czy szefa poprawia samopoczucie. Pytanie, czy coś takiego wskaże Ci kierunek rozwoju.

Poświęcenie czasu na przemyślany feedback przynosi korzyści wszystkim. Tworzy kulturę zaufania. Motywuje ludzi, by sięgali głębiej. Inspiruje ich do bycia lepszymi. Dodatkowo, przyczynia się do poprawy umiejętności komunikacyjnych wszystkich osób z zespołu.

Dlatego właśnie, w naszym wirtualnym zespole korzystamy z oprogramowania umożliwiającego wymianę komentarzy. Publikujemy komentarze do zadań we wspólnych projektach, komentujemy poszczególne akapity w dokumentach oraz linijki kodu. Napisanie przemyślanego komentarza zwrotnego wymaga czasu, ale później wątek z takimi komentarzami może stać się cennym zasobem, który pomoże ulepszać pracę.

Lepszy feedback to mniej spotkań

Największą korzyścią wynikającą z kultury feedbacku i dzielenia się komentarzami jest to, że prowadzi do zminimalizowania liczby spotkań. Bardzo często dostaję zadania, w których współpracownicy proszą mnie o feedback. Poświęcam wówczas czas, aby wszystko przeanalizować i piszę długi komentarz, w którym wyjaśniam, co mi się podoba i gdzie widzę ewentualne pole do poprawy. Następnie, pytam współpracownika, czy chce umówić się na krótką rozmowę, by omówić mój feedback. Zwykle dostaję wtedy odpowiedź, że mój komentarz jest jasny i rozmowa nie jest konieczna. Mój współpracownik wie, co ma robić i może od razu wrócić do pracy.

Dodatkowo, pisemne komentarze tworzą pętlę ciągłych informacji zwrotnych, która pomaga doprecyzować szczegóły zadania, przestudiować wszystkie niuanse i określić ewentualne obszary problematyczne. Jest to o wiele skuteczniejsze niż zwołane na poczekaniu burze mózgów.

Dobra praca i dobry feedback = więcej szacunku

W pracy zdalnej, nie ma zbyt wielu sytuacji, w których można komuś zaimponować.

Inaczej niż w tradycyjnym biurze, nie można zabłysnąć nowym ubraniem, fryzurą, markową torebką czy szpanerskim gadżetem, bo prawdopodobnie i tak nikt tego nie zobaczy.

Widzą jedynie Twoją pracę oraz feedback, jaki przekazujesz im odnośnie ich pracy.

A wierz mi, szanujemy ludzi, którzy wykonują dobrą pracę i poświęcają swój czas, by przekazać wartościowy i konstruktywny feedback odnośnie naszej pracy.

Tam, gdzie jest dobra praca, jest szacunek. Imponująca praca = imponująca osoba.

Czy nie byłoby miło otaczać się profesjonalistami wykonującymi świetną pracę, a przy tym pomagającymi Ci w poprawie Twoich wyników? Czy nie tak powinno wyglądać odpowiednie środowisko do pracy?

Cierpliwość jest cnotą, kiedy oczekiwania są jasno określone

To, że pracujecie asynchronicznie, nie znaczy, że nie możecie mieć oczekiwań. Wręcz przeciwnie – możecie je mieć i musicie nauczyć się je komunikować. Co jednak ważne, musi to działać w obie strony. Pracując z innymi, trzeba dawać drugiej osobie znać, na kiedy oczekuje się wykonania zadania. Druga strona musi szczerze wypowiedzieć się, czy to jest możliwe, a jeśli nie – zakomunikować, że będzie musiała porzucić inne zadanie, by spełnić tę prośbę. Jak widzisz, system ten musi działać w dwie strony, w przeciwnym razie relacja oparta na zaufaniu przekształci się w irytującą batalię polegającą na ciągłej kontroli i sterowaniu

Konkluzja: naucz się pracować asynchronicznie

Jest to umiejętność, której każdy w zespole musi się nauczyć, aby mieć wystarczająco czasu i przestrzeni do wykonywania świetnej pracy i przekazywania wartościowych informacji zwrotnych. Taki schemat pracy buduje w zespole kulturę opartą na zaufaniu i szacunku. W efekcie wszyscy członkowie grupy czują się, jakby „wiosłowali w tym samym kierunku”.

Czasem trzeba się spotkać lub porozmawiać na czacie, o czym była już mowa w rozdziale 10 poświęconym piramidzie komunikacji, ale przez większość czasu można skupić się na dostarczaniu świetnych wyników, nie pracując ze sobą w pełnej synchronizacji.

Aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania powiadomieniami, FOMO (ang. Fear Of Missing Out) i pracy w skupieniu, polecam drugą książkę Cala Newporta pt. Digital Minimalism⁴.