Książka: No Office » Część 2 - A gdyby nie było biura? » Rozdział 24 - Integruj się z zespołem [Szkic] Rozdział 24 - Integruj się z zespołem | connect.md

Rozdział 24 - Integruj się z zespołem

Pracując zdalnie nie musicie czuć się samotnie. Bądźcie ze sobą w stałym kontakcie

Gdy pracujesz z domu, nie musi doskwierać Ci samotność

W 2013 roku zatrudniłem do zespołu Rafała1. Wcześniej pracował w tradycyjnym środowisku biurowym, a praca w Nozbe była jego pierwszą pracą zdalną. Byłem więc bardzo ciekawy, jak odnajdzie się w nowej sytuacji. W końcu praca z biura, w którym jest pełno ludzi to nie to samo co praca z pustego domu. Po kilku miesiącach spytałem go o wrażenia i czy pracując w domu, nie czuje się samotny. Odpowiedział:

No co Ty Michał, żartujesz? Już teraz czuję się bardziej związany z ludźmi w Nozbe niż w poprzedniej firmie, a nawet nie widuję się z nimi na co dzień!

Bardzo mnie to ucieszyło zwłaszcza, że w naszej firmie bardzo staramy się, żeby członkowie zespołu czuli się ze sobą związani.

Sam w domu, ale nie osamotniony

Zdaniem niektórych, jedną z największych wad pracy zdalnej jest poczucie samotności. Jesteśmy tylko ludźmi i lubimy przebywać wśród innych ludzi. Nawet najwięksi introwertycy potrzebują od czasu do czasu się z kimś spotkać. Nikt nie lubi być za długo sam. Rolą zespołu jest dbanie o to, by nikt nie czuł się osamotniony lub pomijany.

W tradycyjnym biurze jest sporo okazji do nawiązywania kontaktu z innymi. Ludzie, którzy nigdy nie pracowali zdalnie, często używają argumentu, że spontaniczne spotkania ze współpracownikami w kuchni są lepsze od wszystkich korzyści, jakie oferuje praca zdalna.

Być może jest w tym trochę prawdy, ale nie do końca.

Uczyńmy spontaniczność integralną częścią naszej pracy!

Chodzi o to, aby stworzyć środowisko sprzyjające tego rodzaju sytuacjom. Przeciwnicy zapewne powiedzą:

Skoro coś planujesz, to nie może to być spontaniczne! Planowanie odbiera całą zabawę!

Nie zgodzę się z tym stwierdzeniem.

Weźmy taki przykład: randka ze współmałżonkiem. Mając dzieci, pracę i inne zobowiązania, trudno umówić się na spontaniczną randkę. Wszystko trzeba zaplanować: znaleźć opiekunkę do dzieci, zarezerwować stolik w restauracji i zorganizować w domu masę innych rzeczy.

Jeśli jednak nie wykonasz tej nudnej części, nigdy nie zdołasz umówić się na randkę ze swoją drugą połową. Dopiero jak wykonacie te wszystkie czynności przygotowawcze, będziecie mieć kilka godzin, w czasie których nie będziecie musieli martwić się o dzieci, dom, czy jakiekolwiek inne sprawy. Dzięki temu zyskacie przestrzeń na spontaniczność i robienie tego, co chcecie.

W podobny sposób, możesz stworzyć przestrzeń do kreatywności w swoim zespole. Trzeba tylko poczynić trochę przygotowań.

Poziom 1 – regularne spotkania!

W rozdziale 7 omówiłem trzy zasady organizowania spotkań, jakie powinny obowiązywać w każdej nowoczesnej firmie. Spotkania muszą być regularne, opcjonalne i dobrze przygotowane.

Aby nie brakowało nam czasu na głęboką pracę w skupieniu, uzgodniliśmy, że będziemy mieć tylko kilka regularnych spotkań w tygodniu. Dzięki temu możemy zapewnić przynajmniej minimalny poziom kontaktu pomiędzy członkami zespołu. Wiemy, że spotykamy się przynajmniej raz w tygodniu, aby coś przedyskutować. Oczywiście, spotkania te są opcjonalne i czasem musimy je odwołać, ale ze względu na ich regularność wiemy, że jeśli nie spotkamy się w tym tygodniu, to na pewno spotkamy się w kolejnym.

Jak zawsze w przypadku spotkań, obowiązuje ta sama zasada: muszą być dobrze przygotowane, zaplanowane i opisane, by mogły przynosić zamierzony skutek. Wówczas nie czujemy, że marnujemy swój czas.

Poziom 2 – regularne spotkania integrujące zespół

Niektóre spotkania mają jasno określony cel. Czasem chodzi o to, by coś zaprojektować, czego przykładem są nasze spotkania Design Fight (patrz: Rozdział 8). Czasem chodzi o to, by usprawnić jakiś proces, co ma miejsce na spotkaniach działu obsługi klienta poświęconych poprawie jakości obsługi klientów, o których pisałem pod koniec rozdziału 12.

Oprócz tego warto organizować krótsze spotkania członków poszczególnych działów firmy. W naszym zespole odbywają się one na początku tygodnia.

Spotkania w obrębie poszczególnych zespołów

W każdy poniedziałek o 10:00 mamy spotkanie zespołu inżynierów. Spotkanie to jest krótkie i trwa zwykle 30-40 minut. Zebrania te służą budowaniu dobrych relacji w zespole. Każdy mówi, co u niego słychać i nad czym będzie pracować w danym tygodniu. Jest to moment w ciągu dnia, w którym członkowie zespołu mogą się ze sobą zobaczyć. Poza tym jednym spotkaniem nasi programiści nie mają innych cyklicznych zebrań w tygodniu. Wszystkie pozostałe sprawy komunikują w projektach i zadaniach.

Niektóre zespoły wykorzystują metody Agile – np. Scrum – w ramach których organizują tzw. stand-upy. Każdy mówi, nad czym pracował wczoraj i co będzie robić jutro oraz dzieli się napotykanymi po drodze wyzwaniami. Kiedyś organizowaliśmy spotkania wirtualne codzienne, ale za bardzo przeszkadzały nam w pracy, przez co nikt ich nie lubił. Ostatecznie stanęło więc na jednym spotkaniu w tygodniu.

Podobne zasady spotkań obowiązują w naszym dziale marketingu i obsługi klienta. Pierwszy spotyka się w każdy poniedziałek o 15:00, a drugi o 9:00 we wtorki. Nie są to długie rozmowy. Wszystkie ważne rzeczy są już zapisane w zadaniach i projektach, więc nie pozostaje nam zbyt wiele tematów do dyskusji online. Chodzi o to, by złapać lepszy kontakt z zespołem i poczuć, że jest się częścią czegoś większego. Przypomnieć sobie, że nie jesteśmy w tym wszystkim sami.

Spotkanie dyrektorów

W każdy poniedziałek o 13:00 mamy spotkanie dyrektorów, w którym oprócz mnie udział biorą: CTO oraz dyrektorzy działu obsługi klienta, produktu, finansów i inżynierów. Czas trwania tych spotkań zwykle nie przekracza godziny.

To taka nasza „wirtualna kawa”. Opowiadamy, co słychać w naszych zespołach, jakie mamy cele i z jakimi wyzwaniami się teraz mierzymy. Spędzamy razem trochę czasu, by zarazić się dobrą energią na nadchodzący tydzień. Osoby, z którymi się spotykam są liderami w mojej firmie i bez nich nie byłbym w stanie jej prowadzić. Jesteśmy w tym wszystkim razem, a to spotkanie pomaga nam o tym pamiętać. Dzięki temu nie czujemy się osamotnieni w swoich działaniach.

Poziom 3 – indywidualne spotkania kwartalne

Jak już wspomniałem w rozdziale 16, jesteśmy wielkimi fanami kwartalnych przeglądów. Raz na kwartał, zwykle w piątek (bo, jak już pisałem w rozdziale 17, to właśnie ten dzień tygodnia poświęcamy na podsumowania), każdy w zespole wykonuje kwartalny przegląd.

Z kolei dyrektorzy poszczególnych działów firmy planują spotkania indywidualne z każdą osobą ze swojego zespołu. Stanowią one dobrą okazję do tego, by każdy mógł nieco zwolnić, dowiedzieć się, co słychać u osób z jego zespołu i porozmawiać z nimi zarówno o pracy, jak i życiu osobistym.

Nie jest to żadna formalna ewaluacja. Nikt nikogo nie ocenia przy użyciu żadnych mierników, ani nie osądza. Chodzi o to, by spędzić ze sobą trochę czasu. Aby każdy mógł szczerze porozmawiać ze swoim managerem i otrzymać z jego strony pełną uwagę.

Po tych rozmowach indywidualnych przychodzi czas na moje rozmowy z każdym z dyrektorów. Choć regularnie spotykam się z dyrektorami w każdy poniedziałek, to jest czas, w którym mogę odbyć głębszą rozmowę z każdym z nich.

Poziom 4 – indywidualne spotkania z CEO

Nasz zespół nie jest duży, bo składa się z dwudziestu kilku osób, ale bardzo mi taki stan rzeczy odpowiada. Pewnie to, o czym tu napiszę ciężko przeskalować na duże, w pełni zdalnie pracujące firmy, jak Automattic (twórcy Wordpressa), który zatrudnia ponad tysiąc pracowników, czy Shopify liczący blisko 10 tys. osób. Jestem jednak przekonany, że byłoby to wykonalne w zespole liczącym do 100 osób, więc póki co, nie zamierzam niczego zmieniać.

Przynajmniej raz w roku przeprowadzam rozmowę indywidualną z każdą osobą z zespołu.

W tym celu mam w Nozbe projekt, w którym utworzyłem zadania odpowiadające każdej osobie z zespołu. W każdym zadaniu ustawiam datę tak, aby przypadała na któryś piątek i ustawiam opcję powtarzania raz na pół roku.

Wiem, że może to brzmieć dziwnie, że każda osoba należąca do mojego zespołu jest zadaniem, ale przecież nie o to chodzi. Dzięki zadaniom, gdy zbliża się czas, w którym powinienem się spotkać z pracownikiem, otrzymuję stosowne powiadomienie. Następnie kontaktuję się z tą osobą i ustalam termin indywidualnego spotkania. Ponieważ jest to zadanie, mogę przejrzeć wcześniejsze komentarze na temat tej osoby. Sprawdzam, o czym już rozmawialiśmy w przeszłości i czego nowego się o niej dowiedziałem. To pomaga mi w przygotowaniu się do rozmowy.

Mój zespół wie, że za każdym razem, gdy proszę o tę rozmowę, oznacza to, że chcę zwyczajnie pogadać. Nic więcej. Nie chodzi o żadną ocenę. Chodzi o naszą wspólną wirtualną relację.

O zwykłą przyjacielską pogadankę. Pytam rozmówcę, co słychać u niego i jego bliskich, rozmawiam z nim o jego zainteresowaniach, a także dzielę się własnymi. Ponieważ jesteśmy firmą pracującą w pełni zdalnie, osoby z zespołu często się przeprowadzają w nowe miejsca i wtedy rozmawiamy również o tym. Jako pracodawca pytam się współpracowników, co mogę zrobić, by poprawić ich komfort w pracy i poza nią.

Po spotkaniu od razu robię notatki. Następnie, wklejam je jako nowy komentarz do tego zadania tak, aby podczas kolejnej rozmowy móc przypomnieć sobie, czego dotyczyła.

To jest mój sposób na to, aby pozostawać w kontakcie z każdą osobą z zespołu. To jest mój sposób na spotykanie się na korytarzu, czy kawę z szefem i uważam, że sprawdza się dobrze. Zapytaj o to mój zespół.

Poziom 5 – vlog dla całego zespołu

Jak już wspomniałem w rozdziale 9, raz w miesiącu nagrywam krótki, 10-minutowy film i udostępniam go zespołowi. W każdym video opowiadam, jak wygląda sytuacja w firmie, na jakim jesteśmy etapie i jakim wyzwaniom musimy sprostać. Zamiast robić spotkanie i zapraszać na nie cały zespół, wyciągam iPhone’a, nagrywam krótki film i montuję go, by maksymalnie go skrócić, a następnie udostępniam zespołowi, aby każdy mógł obejrzeć go w dogodnym dla siebie czasie i ewentualnie dodać swój komentarz. Vlog to moja kolejna metoda, aby być w stałym kontakcie z moim zespołem. Co najmniej raz w miesiącu mogą mnie zobaczyć i upewnić się, że jestem tam, gdzie być powinienem i dobrze zajmuję się firmą.

Wideo czy audio? Co jest lepsze?

Odpowiedź brzmi: zdecydowanie wideo. Jako że mamy w tygodniu bardzo mało spotkań, a te indywidualne to już w ogóle u nas rzadkość, prosimy, by podczas spotkań każdy miał włączoną kamerę, bo sprzyja to budowaniu lepszych relacji w zespole.

Z naszej strony obiecujemy nie przytłaczać nikogo zbyt dużą liczbą spotkań, a tych niezbędnych niepotrzebnie nie przedłużać. Spotkania trwają maksymalnie 2 godziny, bo po tym czasie stają się męczące. Od każdego oczekujemy więc, że będzie mieć włączoną kamerę, abyśmy mogli naprawdę nacieszyć się swoim towarzystwem i odbyć bardziej wartościową rozmowę.

Nie możesz nikogo zmuszać do włączenia kamerki jeśli nie szanujesz jego czasu!

Duża część firm przechodzących na pracę zdalną popełnia ten sam błąd. Planują zbyt wiele spotkań i niepotrzebnie przeciągają je. Ludzie są tym zmęczeni. Nie chcą mieć włączonych kamerek. Mają dość. Chcą pracować, ale nie mogą, bo są zmuszani do ciągłego uczestnictwa w spotkaniach.

Nie idź tą drogą.

Przeczytaj rozdział 10 poświęcony Piramidzie komunikacji, w którym zawarłem wskazówki dotyczącego tego, ile czasu zespół powinien spędzać na spotkaniach.

Konkluzja: Bądź w stałym kontakcie ze swoim zespołem!

Pielęgnuj swoje relacje z każdą osobą z zespołu i dbaj o to, żeby nikt nie czuł się osamotniony. Choć nie jestem fanem częstych spotkań, niektóre z nich są konieczne, aby podtrzymywać dobrego ducha w zespole. Zwłaszcza w pracy zdalnej potrzebny jest system regularnych interakcji, aby każdy mógł czuć się częścią zespołu.

  1. Rafał pracuje w Nozbe jako VP Product i jest współautorem audycji „No Office FM podcast”: NoOffice.fm 

Następny: Rozdział 25 - Integruj się z zespołem

Powrót do spisu treści

Przeczytaj ten rozdział w języku:

Prześlij dalej: NoOffice.org/pl/connect