• Zapomnij o akronimach, postaw na proces decyzyjny
• Pracownicy powinni czuć się na tyle pewnie, by samodzielnie podejmować mniejsze decyzje
• Większe decyzje trzeba podejmować świadomie
• Zastosuj prosty, 5-stopniowy proces decyzyjny
  • Krok 1. Określ problem
  • Krok 2. Zbadaj temat i opracuj rozwiązanie
  • Krok 3. Opracuj temat dla siebie i pozostałych osób z zespołu
  • Krok 4. Omów rozwiązanie na spotkaniu
  • Krok 5. Podejmij decyzję
• Dlaczego warto odłożyć decyzję o kilka dni?
• Jak mądrzej podejmować decyzje
  • Najlepsza metoda? Najtańszym kosztem.
• Ogranicz wpływ decyzji do niewielkiej grupy osób
  • Zaplanuj datę weryfikacji decyzji
• To, co najważniejsze: poświęć odpowiednio dużo czasu na podjęcie ostatecznej decyzji!

Zapomnij o akronimach, postaw na proces decyzyjny

W tym rozdziale chciałbym szerzej poruszyć temat „piramidy komunikacji” i jej praktycznych zastosowań. Nie znajdziesz tu jednak, żadnych mądrych akronimów takich, jak S.M.A.R.T., tylko opis procesu decyzyjnego, który stosujemy w naszym zespole. Zacznę od jego omówienia, a potem przytoczę dwa przykłady.

Pracownicy powinni czuć się na tyle pewnie, by samodzielnie podejmować mniejsze decyzje

Mikrozarządzanie to przeszłość. A przynajmniej tak powinno być w małym zespole. Każdy jego członek jest ekspertem w swojej dziedzinie i jeśli widzi, że coś można zmienić lub poprawić, powinien po prostu zaufać intuicji i to zrobić.

Warto kierować się zasadą:

Nie proś o pozwolenie, proś o przebaczenie!

Małe decyzje pociągają za sobą małe konsekwencje, więc nawet, jeśli ktoś popełni błąd czy nawet dwa, zwykle łatwo da się to naprawić. Zawsze mówię nowym pracownikom, że nie zostaną zwolnieni za popełnianie błędów; co najwyżej - za niewystarczająco szybkie działanie, niewykonywanie powierzonych zadań, czy niewnoszenie żadnej wartości.

Większe decyzje trzeba podejmować świadomie

Przez „większe decyzje” rozumiem te sprawy, które angażują więcej osób – przez udział w procesie decyzyjnym lub wpływ, jaki wywrze na nich ta decyzja. Choć, z jednej strony, tego typu decyzje nie powinny być podejmowane pod wpływem impulsu, z drugiej, nowoczesny zespół nie może pozwolić sobie na tracenie czasu w oczekiwaniu na to, aż ktoś w końcu podejmie jakąś decyzję. Aby tego uniknąć, opracowaliśmy proces, który częściowo omówiłem już w poprzednich rozdziałach, ale omówię go jeszcze raz w skrócie.

Zastosuj prosty, 5-stopniowy proces decyzyjny

Zacznij od określenia problemu, który chcesz rozwiązać. Następnie, poświęć trochę czasu, by go przemyśleć, zrobić research i wymyślić rozwiązanie. Potem, opracuj je dla siebie i pozostałych osób z zespołu. W ostatnim kroku przedyskutujcie go na najbliższym, cotygodniowym zebraniu i, albo wprowadźcie zmiany, albo przejdźcie do wdrożenia.

Prawda, że proste? A oto jak wygląda proces implementacji nowej funkcji w naszej aplikacji:

Krok 1. Określ problem

Po rozmowie z paroma klientami i wysłuchaniu ich historii zrozumiałem, że potrzebują rozwiązania konkretnego problemu w Nozbe.

Zamiast pisać do managera produktu: „Hej, musimy dodać funkcję XYZ do Nozbe!”, robię coś innego. Tworzę zadanie z tym problemem w naszym wspólnym projekcie „Nozbe Design” i planuję kilka godzin następnego dnia na przemyślenie go i opracowanie propozycji rozwiązania.

Krok 2. Zbadaj temat i opracuj rozwiązanie

Pora na research. W moim przypadku składa się on z pięciu kroków.

• Przeglądam stare zadania i dokumenty, sprawdzając, czy nie próbowaliśmy już rozwiązywać tego problemu w przeszłości.
• Czytam w Internecie, jak inne firmy radzą sobie z podobnymi sytuacjami.
• Szukam książek lub artykułów na dany temat.
• Oglądam na ten temat filmiki na YouTubie.
• Pytam o zdanie pozostałe osoby z zespołu, wywołując je w komentarzu do mojego zadania.

Ważne jest, by poświęcić dość czasu na gruntowny research. Daję sobie co najmniej dwie godziny na wstępne zbadanie tematu. Potem, bazując na swojej intuicji, decyduję, ile jeszcze czasu będę potrzebował.

Krok 3. Opracuj temat dla siebie i pozostałych osób z zespołu

Wiem, że kolejne spotkanie działu designu odbędzie się we wtorek, więc najpóźniej do poniedziałku wieczorem opracowuję propozycję rozwiązania problemu w dokumencie na Dropbox Paper. Kiedy skończę, aktualizuję zadanie w Nozbe i przenoszę je do sekcji „agenda następnego spotkania”, by dać znać pozostałym osobom, że chcę omówić ten temat na najbliższym zebraniu.

Opracowuję temat w taki sposób, aby pozostali uczestnicy spotkania mogli opublikować komentarze do wtorku rano przed spotkaniem. Dzięki temu dyskusja odbywa się przed spotkaniem i wiele kwestii rozwiązujemy już na tym etapie.

Krok 4. Omów rozwiązanie na spotkaniu

Zanim spotkanie się rozpocznie, wszyscy obecni w sali (w naszym przypadku w „wirtualnym pokoju” w aplikacji Zoom), zapoznali się już z problemem, przeczytali rozwiązanie i opublikowali pierwsze komentarze.

Dzięki temu nie tracimy czasu na prezentację rozwiązania, tylko od razu przechodzimy do meritum, czyli dyskusji na temat niuansów i problemów. W rozdziale 8 wyjaśniłem już, jak rozmawiamy, dyskutujemy i spieramy się na naszych spotkaniach działu designu, aby finalnie dojść do porozumienia.

Krok 5. Podejmij decyzję

Celem całego procesu jest osiągnięcie jednego z trzech rezultatów:

• implementacji zaproponowanego rozwiązania;
• odroczenia decyzji o tydzień, by móc w tym czasie przeanalizować cały feedback i przedyskutować poprawione rozwiązanie na kolejnym zebraniu;
• całkowitego odrzucenia danego rozwiązana (i stworzenia zadania na przyszłość, by podejść do tematu inaczej).

Decyzja sprowadza się do wyboru jednej z tych trzech opcji. Czasem rozwiązanie jest bardzo proste i już po krótkiej debacie przechodzi do implementacji w wersji niezmienionej lub z paroma poprawkami. Innym razem, potrzebujemy jeszcze jednego tygodnia na podjęcie decyzji. Jest dużo feedbacku, osoba, która zaproponowała dane rozwiązanie musi go przeanalizować, uwzględnić i zaprezentować poprawione rozwiązanie na kolejnym zebraniu. Bywa jednak, że dochodzimy do wniosku, że problem, który zidentyfikowaliśmy nie jest aż tak poważny, jak nam się wydawało, albo że nie będziemy dumni z rozwiązania, które wybraliśmy… albo że jest za wcześnie na jego wprowadzenie i na razie całkowicie je porzucamy.

Dlaczego warto odłożyć decyzję o kilka dni?

Ponieważ zespół Nozbe skupia się na działaniu, czasem trudno nam czekać cały tydzień do kolejnego spotkania, aby przedyskutować dane rozwiązanie. W końcu, jesteśmy małym, zwinnym i inteligentnym zespołem, prawda? Po prostu to zróbmy!

Nie tak szybko…

W większości przypadków poświęcenie kilku dodatkowych dni na przeanalizowanie decyzji i zebranie dodatkowego feedbacku nie jest niczym złym, a może sprawić, że decyzja będzie lepsza.

Zaufaj intuicji w przypadku małych decyzji, ale poważniejszym - poświęć kilka dni.

I to jest właśnie powód, dla którego organizowanie regularnych i opcjonalnych, cotygodniowych spotkań (które omówiłem już w rozdziale 7) ma tak duży sens. Zamiast podejmować decyzję dzisiaj, wiem, że mogę poświęcić nieco więcej czasu na jej przeanalizowanie, przemyślenie, opracowanie, zebranie feedbacku i przedyskutowanie jej na kolejnym spotkaniu. Decyzja opóźni się o kilka dni, ale będzie lepsza.

W wielu przypadkach kilka dodatkowych dni potrafi zrobić dużą różnicę. Zyskuje się czas na to, aby zobaczyć dodatkowy kontekst i zebrać więcej informacji. Z drugiej strony, to tylko dodatkowy tydzień. Nie spędzamy nad problemem nie wiadomo, ile czasu i unikamy paraliżu decyzyjnego¹.

Jak mądrzej podejmować decyzje

Masz już za sobą pięć powyższych kroków, ale nadal trapią cię wątpliwości? Może to jednak nie to? Może to za wcześnie? Może jest jakiś lepszy sposób? Na szczęście mamy kilka rozwiązań, które w takich sytuacjach pomagają ruszyć z miejsca.

Najlepsza metoda? Najtańszym kosztem.

Według definicji słownikowej, „tani” znaczy niedrogi i słabej jakości i o to nam właśnie chodzi. Jeżeli nie jesteśmy pewni rozwiązania, ale chcemy je przetestować, szukamy „najtańszego” sposobu, by wprowadzić je w życie. Jak najmniejszym kosztem, przy minimum projektowania… Po prostu wdrażamy ją i żyjemy z tą decyzją. Jeśli uznamy, że nam się podoba, przystępujemy do pełnej implementacji.

W naszych produktach często dodajemy nową funkcję bez zapowiadania jej klientom. Obserwujemy, czy ją w ogóle zauważą, czy będą z niej korzystać, czy zgłoszą nam, że się im podoba, ale czują, że można ją usprawnić.

Ogranicz wpływ decyzji do niewielkiej grupy osób

Kiedy nie jesteśmy pewni słuszności decyzji, ograniczamy liczbę osób, na które będzie miała wpływ. W naszych produktach, a zwłaszcza w Nozbe, udostępniamy najnowsze funkcje wyłącznie naszemu zespołowi. Nazywamy to „dogfoodingiem” ².

Wprowadzając w firmie nową politykę, zwykle ograniczamy ją do paru osób lub jednego działu i obserwujemy, czy się sprawdzi. Zbieramy feedback i dopiero potem wdrażamy ją w całym zespole.

Praktyka ta jest bardzo popularna w działaniach marketingowych. Specjaliści od marketingu najpierw poddają rozwiązanie testom na mniejszej grupie, a dopiero potem rozszerzają je na kolejne osoby.

Zaplanuj datę weryfikacji decyzji

Zakładamy, że każda decyzja jest tymczasowa. Bardzo często, po podjęciu decyzji, ustalamy termin spotkania ewaluacyjnego za około 2-3 miesiące.

Na takim spotkaniu analizujemy, co poszło dobrze, a co nie i co wymaga poprawy. Zwykle organizujemy w tym celu wideokonferencję, na której gospodarz spotkania udostępnia pozostałym uczestnikom ekran z mapą myśli ze wszystkimi punktami dyskusji. Każdy wyraża swoją opinię i mapa jest na bieżąco aktualizowana. Po spotkaniu gospodarz zapisuje wnioski i sugestie na przyszłość.

To, co najważniejsze: poświęć odpowiednio dużo czasu na podjęcie ostatecznej decyzji!

Poważniejszym decyzjom warto poświęcić nieco więcej czasu, bo ludzie mają tendencję do podejmowania ich pochopnie. Wykonaj kroki opisane powyżej i nie bój się wdrażać rozwiązań najtańszym kosztem.

Niektóre elementy naszego procesu były inspirowane książką Ryana Singera pt. Shape Up³, której lekturę polecam.