• Twój zespół nie powinien komunikować się przez maile
• Maile nie nadają się do współpracy, lecz do korespondencji!
• Komunikacja wewnętrzna powinna odbywać się przez projekty i zadania
• Do tego zestawu można dodać czat do prowadzenia luźniejszych rozmów
• Przekształcaj wykonywalne maile ze świata zewnętrznego w zadania
• Komunikuj się wewnętrznie także w ramach dłuższych tekstów
• To, co najważniejsze: porzuć maile na rzecz nowoczesnych aplikacji do komunikacji z zespołem

Twój zespół nie powinien komunikować się przez maile

Ilekroć jestem na konferencji, ludzie pytają mnie, jakie stosuję triki poprawiające produktywność, a jedno z pierwszych pytań, jakie mi zadają brzmi: „Jak sobie radzisz z mailami. Jakie stosujesz sztuczki związane z obsługą poczty elektronicznej?”. Bardzo często oczekują, że będę sypał magicznymi rozwiązaniami jak z rękawa.

Otrzymują jednak zaskakującą odpowiedź:

Jestem dość kiepski w pisaniu maili, dlatego rzadko je piszę. Powiem więcej: w mojej firmie w ogóle nie korzystamy z maili.

Każdy z nas ma co prawda adres mailowy z końcówką „@nozbe.com”, ale wewnątrz firmy, mamy zakaz wysyłania do siebie maili.

Kiedy ludzie to słyszą, są zdziwieni i z niedowierzaniem pytają: „To tak się da?!”.

Oczywiście, że się da, a wręcz powinno się, jeśli chce się stworzyć produktywne środowisko pracy dla zespołu. Poniżej przedstawię kilka wskazówek, jak to zrobić.

Maile nie nadają się do współpracy, lecz do korespondencji!

Maile nie służą ani Tobie ani Twojemu zespołowi. Każdego dnia otrzymujemy mnóstwo przeróżnych maili, wskutek czego ważne dla biznesu wiadomości mieszają się z całą pozostałą korespondencją ze świata zewnętrznego.

Rozwiązaniem tego problemu jest stworzenie specjalnego, wewnętrznego kanału do komunikacji. W naszym zespole, realizujemy to za pomocą dwóch aplikacji: Nozbe oraz Slacka. Temat narzędzi, które wykorzystujemy do współpracy rozwinę nieco później, a tymczasem skupię się na tym, dlaczego według mnie e-mail jest najgorszym narzędziem do koordynowania pracy w zespole.

Po pierwsze, nawet jeśli znasz się na tworzeniu reguł filtrujących wiadomości, niektóre z nich i tak mogą zostać skategoryzowane jako „spam”, albo trafić do niewłaściwych wątków.

Po drugie – i to jest największa pułapka, w jaką mogą wpaść profesjonaliści – starając się „być dobrym w pisaniu maili”, pogarszają sprawę jeszcze bardziej.

Pytanie: chcąc napisać do kogoś w dwóch różnych sprawach wysyłasz mu jednego maila, czy dwa? Oczywiście, że jednego. Jesteś efektywny. Nie chcesz wyjść na dziwaka i wysyłać komuś dwóch różnych maili, prawda? I tu dochodzimy do sedna problemu z mailami.

Posłużę się historią, która przydarzyła się mojej znajomej podczas urlopu.

Pewnego dnia zadzwonił do niej wściekły współpracownik, obwiniając ją o to, że przeoczyła ważną informację w sprawie, nad którą oboje pracowali. Była zaskoczona, bo miała w zwyczaju dopinać wszystkie sprawy na ostatni guzik przed urlopem. Zespół, w którym znajoma pracuje koordynuje większość spraw przez maila, a tylko do niektórych zadań używa wewnętrznego narzędzia. Koleżanka nie ma dostępu do tego narzędzia z telefonu, ale przejrzała maile i zauważyła, że faktycznie coś przegapiła. Pracowała z kimś nad dwiema różnymi sprawami i dostała od tego człowieka maila odnośnie jednej ze spraw, w którym „przy okazji” wspomniał on o czymś ważnym związanym z drugą sprawą. I, jak się okazało, to właśnie ta rzecz całkowicie umknęła uwadze mojej znajomej.

Trzecim problemem jest tzw. „stosunek sygnału do szumu”. By mieć pewność, że nikt nie zostanie pominięty, ludzie wpisują kogo tylko mogą w polach DW/UDW (odpowiednio: „do wiadomości” i „ukryte do wiadomości”). To z kolei skutkuje zwiększeniem liczby rozsyłanych maili, a jednocześnie zwiększeniem prawdopodobieństwa, że odbiorcy nie poświęcą im dostatecznej uwagi w wyniku efektu rozproszonej odpowiedzialności.

Tymczasem, istnieje proste rozwiązanie tego problemu:

Zrezygnuj z używania maili do komunikacji wewnętrznej na rzecz specjalnych narzędzi umożliwiających wymianę komentarzy.

Komunikacja wewnętrzna powinna odbywać się przez projekty i zadania

Jest przecież wiele narzędzi do współpracy, które biją maila na głowę. Umożliwiają zarządzanie projektami, zadaniami i informacjami zwrotnymi – i to w całości online. Większość z tych narzędzi ma aplikacje na każdą platformę, umożliwiając dostęp do informacji zespołowych z każdego miejsca. Każdy może dodać coś od siebie i sprawdzić, kto i nad jakim zadaniem czy projektem pracuje.

Zaletą takiego rozwiązania jest to, że każdy wątek jest domyślnie przypięty do jednego zadania lub projektu. Nie musisz obawiać się, że odpowiadając na komentarz, przekazujesz informacje zwrotne w dwóch czy trzech zadaniach jednocześnie.

Jedno zadanie to jedna dyskusja. Proste i przejrzyste.

W Nozbe nazywamy to komunikacją poprzez zadania¹ i realizujemy ją w naszej własnej aplikacji – Nozbe. Na rynku jest jednak wiele innych narzędzi tego typu, dzięki czemu każdy zespół może wybrać to, które najlepiej odpowiada jego potrzebom². Chodzi po prostu o to, żeby unikać maili.

Dodatkową korzyścią wynikającą ze współdzielenia zadań i projektów jest lepsza przejrzystość. Wszyscy widzą, co dzieje się w każdym projekcie i kto, za co jest odpowiedzialny. Wszystko jest czytelne. Znika problem, że ktoś nie został o czymś poinformowany. Każdy może wybrać, które projekty czy zadania chce obserwować, a które ignorować lub przeglądać z mniejszą częstotliwością. Każdy ma poczucie kontroli.

Do tego zestawu można dodać czat do prowadzenia luźniejszych rozmów

Największą zaletą komunikacji przez zadania jest to, że jest asynchroniczna³, co znaczy, że daje się drugiej stronie czas na przemyślenie odpowiedzi. Tworzysz zadanie, dodajesz komentarz, delegujesz je wybranej osobie i bierzesz się za kolejne zadania z listy, dając drugiej stronie czas na odpowiedź lub realizację zadania. Jeśli kluczowy jest czas, to oczywiście ustawiasz termin wykonania dla tego zadania.

Jest to zdrowe podejście i właśnie tak powinna wyglądać współpraca w zespole. Rzadko kiedy coś jest tak ważne, że wymaga odpowiedzi na już. Sprawy mogą poczekać, a my powinniśmy dawać innym czas na przemyślenie swojej odpowiedzi.

Czasem mogą być jakieś pilniejsze sprawy, kiedy potrzeba informacji tu i teraz. W takich przypadkach używamy wewnętrznego czata, czyli aplikacji Slack⁴.

Nie polecałbym jednak zamiany maila na czat… i tylko czat.

Jest to pułapka. Wiele zespołów próbowało zamieniać maila na czat, i choć jest to dobry pierwszy krok, sytuacja zaczyna szybko robić się stresująca. Na czacie, wiadomości znikają równie szybko, jak się pojawiają, i trudno nadążyć za tym, kto i za co jest odpowiedzialny.

Z tych powodów, używamy czata wyłącznie w następujących sytuacjach:

• Gdy sytuacja jest nieco bardziej pilna i potrzebujemy czyjejś szybkiej uwagi, zwłaszcza, gdy zbliża się termin realizacji projektu.
• Gdy chcemy podzielić się jakąś wiadomością z całym zespołem, dać znać, że wychodzimy (np. „wychodzę po kawę”, czy „idę po biegać”), albo udostępnić zespołowi coś śmiesznego (do tego celu mamy kanał o nazwie „Random”).

Gdy ktoś poruszy na Slacku kwestię, która w istocie jest czymś do wykonania, prosimy go o utworzenie odpowiedniego zadania. Dzięki temu udaje nam się oddzielić czat od pracy.

Przekształcaj wykonywalne maile ze świata zewnętrznego w zadania

Zaprzestając używania maili do komunikacji wewnętrznej, powinniśmy rozszerzyć tę zasadę również do osób spoza naszego zespołu.

Jeśli współpracujesz z kimś sporadycznie, możesz przekierowywać maile od tej osoby do swojego narzędzia do zarządzania projektami, by automatycznie przekształcać te wiadomości w zadania. Dzięki temu, trafią do Twojego systemu i będziesz móc pracować nad nimi z zespołem. Większość nowoczesnych narzędzi coś takiego umożliwia.

Jeśli często współpracujesz z tymi samymi freelancerami czy podwykonawcami, zaproś ich do zespołu albo dedykowanego projektu w Twoim narzędziu do zarządzania projektami. Dzięki temu wasza współpraca będzie sprawniejsza.

Komunikuj się wewnętrznie także w ramach dłuższych tekstów

Jak już wspomniałem w poprzednim rozdziale poświęconym zapisywaniu informacji – zamiast wysyłać do siebie dokumenty e-mailem, zacznijcie korzystać z narzędzi, które umożliwiają komentowanie tekstu i poszczególnych akapitów.

To też jest przykład komunikacji wewnętrznej, a do tego bardziej skutecznej niż wysyłanie załączników. Nie wspominając o tym, jak często zdarza nam się o dodaniu załącznika zapomnieć.

Powtórzę to jeszcze raz: mamy XXI wiek. Najwyższa pora zacząć korzystać z nowoczesnych narzędzi do skutecznej współpracy zespołowej.

To, co najważniejsze: porzuć maile na rzecz nowoczesnych aplikacji do komunikacji z zespołem

Nie bój się tej decyzji i po prostu ZREZYGNUJ Z MAILA. Używaj maili wyłącznie do kontaktu z osobami spoza firmy, a do pracy zespołowej korzystaj ze specjalnych narzędzi umożliwiających komunikację przez projekty, zadania, dokumenty i czat.

Dzięki temu Ty i Twój zespół będziecie zawsze na bieżąco, i od Ciebie będzie zależało, kiedy koncentrujesz się na pracy z zespołem, a kiedy chcesz sprawdzić, co dzieje się w świecie zewnętrznym. Stosując taki podział, nie ryzykujesz, że te dwa kanały komunikacji będą się ze sobą mieszać.

Dlatego właśnie aż tak bardzo nie przejmuję się korespondencją mailową. Jedynym wyjątkiem jest rzecz jasna nasz dział obsługi klienta, który mailowo rozwiązuje problemy użytkowników Nozbe, ale nie odpowiadam na te maile osobiście, a poza tym mamy do tego celu specjalną aplikację.

Dla mnie, efektywna komunikacja z zespołem jest najważniejszą rzeczą na świecie, dlatego cieszę się, że oddzieliłem ją od wszystkich pozostałych rzeczy.

Jako uzupełnienie do tego rozdziału polecam lekturę książki Davida Burkusa pt. Under New Management.⁵