Książka: No Office » Part 1 - Źle wykorzystujesz swoje biuro! » Rozdział 4 - Zwiększ poziom koncentracji w pracy [Szkic] Rozdział 14 - Bądź hojny Rozdział 14 - Bądź hojny | focus.md

Rozdział 4 - Zwiększ poziom koncentracji w pracy

All you need is love… i więcej czasu na pracę w skupieniu, by skutecznie realizować zadania i projekty.

Co zrobić, by zespół pracował efektywniej? Dać mu nowoczesne narzędzia? Więcej gadżetów? Lepsze benefity? Fajniejsze biurka czy krzesła? Być może… Jednak moim zdaniem, najważniejsze, co możesz zrobić jako lider, to zapewnić pracownikom przestrzeń do pracy w skupieniu.

Dlaczego koncentracja jest w dzisiejszych czasach tak ważna?

Firmy zatrudniają pracowników, by ci świetnie pracowali. By wnosili realny wkład w rozwój firmy. W tym celu jednak muszą osiągać dobre wyniki. Pracować X godzin, by osiągać 10x lepsze wyniki.

Pytanie, jak mają to robić, skoro cały czas ktoś lub coś im przeszkadza?

Nie chodzi o to, że ludzie nie mają dość czasu. Nie mają dość czasu na pracę w skupieniu.

Pracownicy umysłowi, jak sama nazwa wskazuje, wykorzystują do pracy swój umysł i wiedzę, by dostarczać dobre wyniki.

Poniosą jednak porażkę, jeśli ciągle będą bombardowani spotkaniami, mailami i powiadomieniami, czy zagadywani przez pozostałe osoby z zespołu, choćby tylko „na minutkę”.

Najgorsze, że większość menadżerów wcale nie pomaga im unikać tych przeszkód! Planują spotkania mimo braku agendy i wymyślają coraz to bardziej kreatywne sposoby, aby przyciągać uwagę członków zespołu. A przecież powinni w tym czasie ich chronić i pomagać im w skupieniu się na wykonywanych zadaniach. W końcu na tym polega ich praca!

Jak osiągnąć i utrzymać koncentrację w pracy?

Głównym celem każdego menadżera powinno być zapewnienie zespołowi długich bloków pracy w skupieniu. Poniżej kilka wskazówek.

Kwestionuj każde spotkanie i rozmowę indywidualną

Spotkania stanowią odrębny temat, którym zajmę się w kolejnych rozdziałach, więc teraz tylko kilka słów wprowadzenia. Zanim zwołasz zebranie lub dopiszesz je komuś do kalendarza, upewnij się, że jest ono naprawdę konieczne. Jeśli chcesz tylko przekazać jakąś informację w danym temacie, może wystarczy zrobić to pisemnie? Po co organizować spotkanie, skoro wystarczyłoby napisać wiadomość?

Proś o zgodę na rozmowę

Jeśli już naprawdę musisz z kimś porozmawiać, nie podchodź do niego tak po prostu i nie zaczynaj rozmowy. Wyślij mu wiadomość i zapytaj, czy ma wolną chwilę. Pozwól mu dokończyć to, nad czym pracuje, i dopiero później rozmawiaj z nim o swoich sprawach. Albo jeszcze lepiej – w wiadomości zawrzyj również informację, czego rozmowa ma dotyczyć, by mógł zjawić się przygotowany.

Strzeż luk w kalendarzu

Szwajcarskie sery słyną z dużych dziur. Szwajcarzy są z nich bardzo dumni. Im większe dziury, tym lepszy ser.

Dopilnuj, aby w kalendarzu Twojego zespołu znajdowały się odpowiednio duże „dziury” pomiędzy spotkaniami. Daj ludziom złapać trochę oddechu, by mogli zdziałać coś pożytecznego. Nie każ im biegać ze spotkania na spotkanie. Nie bądź jedną z tych osób. Albo jeszcze gorzej – nie zmuszaj do tego swoich pracowników.

Wprowadź do zespołu trochę luzu. Daj swoim współpracownikom szansę na to, by mogli zrobić coś wartościowego, zanim utkwią na kolejnym spotkaniu.

Na pierwszym miejscu praca, na drugim spotkania.

Stwórz środowisko do pracy w skupieniu

Jeśli masz wpływ na aranżację biura, dopilnuj, aby pracownicy nie siedzieli za blisko siebie. Powyłączaj niepotrzebne powiadomienia i stwórz kulturę pracy, w której odpowiedzi na ASAP (z ang. skrót od As Soon As Possible, czyli „tak szybko, jak to tylko możliwe”) nie są normą. Mało co wymaga natychmiastowej reakcji. Nie wymagaj jej od innych, ale też sam jej nie forsuj.

Ustalaj oczekiwania i wyraźnie je komunikuj. W Nozbe wygląda to tak, że każdy, kto skończy swoją część zadania, komunikuje to w komentarzu do tego zadania i, jeśli jest taka potrzeba, deleguje je komuś innemu. Następnie, zabiera się za kolejne zadanie ze swojej listy bo wie, że ta druga osoba wykona swoją część, jak tylko skończy to, co robiła. Nic się nie stanie jeśli poczekasz jakiś czas.

Nie bądź osobą, która chce mieć wszystko „na już” i nie wymagaj tego od innych. To toksyczne. Takie zachowanie nie promuje dobrej i skutecznej pracy, a co najwyżej wywołuje w zespole stres.

Głównym priorytetem każdego menadżera powinna być maksymalizacja czasu na pracę w skupieniu.

Otwarte biura wysysają z nas koncentrację jak odkurzacz

Z definicji, nowoczesne biuro to biuro o otwartej przestrzeni, gdzie wszyscy siedzą blisko siebie. Bez ścian. Bez barier. Bez miejsca dla siebie.

Menadżerowie i kadra kierownicza to wprost uwielbiają. Są przekonani, że w takich warunkach pomysły płyną jak szalone, a kreatywność sięga zenitu, bo ludzie mogą prowadzić ze sobą spontaniczne rozmowy.

Cała Dolina Krzemowa wypełniona jest takimi biurami. Facebook zbudował największe biuro typu open space na świecie z pomocą uznanej firmy architektonicznej. Z kolei Apple zbudował „statek kosmiczny”, który też ma duże, otwarte przestrzenie biurowe. Skoro Apple, Facebook i cała reszta Doliny Krzemowej tak pracują, to musi to być dobre, prawda?

W rzeczywistości biura te tworzone są tylko po to, aby zaspokoić ego przełożonego: „Tylko spójrzcie na moje niesamowite i kreatywne biuro, w którym wszyscy aż palą się do pracy!”.

Zapytaj też szefów tych firm, dlaczego sami mają prywatne biura i nie pracują w open space?

To typowy przykład myślenia „rób tylko to, co mówię, a nie to, co robię”. „Otwarty” układ przestrzeni biurowych nie pozwala ludziom skupić się pracy, ale za to pozwala przełożonym „lustrować” pracowników i mieć oko na całą sytuację.

Spytaj pierwszą lepszą osobę, jak się pracuje w takim biurze. Ludzie nienawidzą open space’ów. Nie potrafią się w nich skupić. Nie potrafią w nich skutecznie wykonywać swoich obowiązków. Muszą nieźle się nagimnastykować, żeby cokolwiek zdziałać.

Wśród zalet pracy w otwartej przestrzeni szefowie firm wymieniają „spontaniczne rozmowy”, „wspólną pracę”, „szybkie wymiany pomysłów”… i wszystko fajnie, ale nawet jeśli wpadniesz na jakiś genialny pomysł, to na litość boską, kiedy masz znaleźć czas i skupienie na to, by go zapisać? By dobrze go opracować? By przyjrzeć mu się ze wszystkich stron i w spokoju przeanalizować? Na pewno nie tutaj…

Jak wygląda rzeczywistość w open space

Zdarzyło mi się parę razy być w takich biurach. Ludzie siedzący w słuchawkach wytłumiających, przed kilkoma monitorami, otoczeni kartonowymi pudłami, a nawet ukrywający się pod biurkami stojącymi.1

Wygląda to naprawdę źle. A najgorsze, że mit „otwartych biur” został obalony już w latach 80-tych! Można o tym przeczytać w popularnej książce Peopleware!2

Jeśli zależy Ci, by zespół pracował skutecznie i w maksymalnym skupieniu, strzeż się otwartych przestrzeni biurowych.

1) Nie projektuj biura w otwarty sposób. 2) Jeśli masz wątpliwości odnośnie tego, czy zaprojektować biuro w bardziej „otwarty sposób”, patrz punkt 1. 3) Jeśli już koniecznie chcesz mieć biuro typu open space, poniżej znajdziesz kilka rad i wskazówek, jak je usprawnić.

Kilka rad dla zespołów, które chcą skupić się na… skupieniu w pracy

Co wziąć pod uwagę, projektując przestrzeń biurową.

  • Posadź pracowników daleko od siebie tak, by zapewnić im przestrzeń do oddechu oraz spokój i ciszę do wymyślania i zapisywania dobrych pomysłów.
  • Wykorzystaj naturalne bariery odgradzające takie, jak meble, tablice, czy ściany, by ludzie nie musieli cały czas na siebie patrzeć.
  • Kup fontannę i postaw ją na środku biura. Dźwięk szumu wody jest kojący i wytłumia odgłosy rozmów.
  • Utwórz oddzielne pokoje do spotkań i rozmów. Dzięki temu rozmawiający ludzie nie będą przeszkadzać pozostałym osobom.
  • Na wzór zasad panujących w bibliotekach, wprowadź zakaz rozmów we wspólnej przestrzeni biurowej.
  • Podnieś atrakcyjność „przestrzeni wspólnych” takich, jak stołówka czy kuchnia. To w nich pracownicy powinni spotykać się na kawie czy krótkiej rozmowie.

Krótka historia o tym, jak zespół jednego z moich znajomych zbojkotował pomysł przeniesienia do biura typu open space.

Jeden z moich znajomych pracuje w dużym, tradycyjnym biurze, które liczy ponad 2 tys. pracowników. Ostatnio firma dobudowała nowe skrzydło, w którym stworzono open space.

Problem w tym, że każdy w zespole zdążył się już przyzwyczaić do tego, że ma własne biuro. Tego zresztą wymaga ich praca, bo przez większość dnia analizują i przygotowują długie i skomplikowane dokumenty. Można więc powiedzieć, że praca w skupieniu to ich chleb powszedni. A teraz nagle szef każe im się przenieść do open space’a.

Zespół odmówił.

Powiedzieli zwyczajnie „nie”, a ponieważ ich dział generuje największe przychody w firmie, kierownictwo musiało liczyć się z ich zdaniem.

Po długich dyskusjach i debatach, kierownictwo firmy się poddało. Zostawili zespół mojego kolegi w spokoju, ale przenieśli do tej nowej, otwartej przestrzeni pozostałe osoby z firmy.

Smutna część tej historii jest taka, że sytuacja ta niczego ich nie nauczyła. Skoro najważniejszy dział w całej firmie nie chce pracować w „otwartym biurze”, to może jednak nie jest to najlepszy pomysł?

Konkluzja: strzeż czasu, który Twój zespół poświęca na pracę w skupieniu!

Jeśli praca nie jest miejscem, do którego się chodzi tylko czynnością, którą się wykonuje – zadbaj o to, aby tak właśnie było w Twoim zespole. Jako menadżer, zrób wszystko, co możesz, by zmaksymalizować czas, jaki Twój zespół poświęca na pracę w skupieniu. Jako współpracownik, szanuj pracę pozostałych osób z zespołu. Pozwól im kończyć to, co robią. Pozwól im się skoncentrować. Pozwól im skutecznie wykonywać swoją pracę. I sam postępuj podobnie.

A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o pracy w skupieniu i o tym, jak osiągnąć skupienie w pracy, polecam lekturę książki Cala Newporta, pt. Praca głęboka. Jak odnieść sukces w świecie, w którym ciągle coś nas rozprasza3.

  1. Na temat niechętnego stosunku Doliny Krzemowej do pracy w modelu zdalnym, otwartych biur, szczególnie o siedzibie Facebooka, a ostatnio też o dokumencie „Modern Worplace” pisałem na moim blogu. 

  2. Książka Peopleware: Productive Projects and Teams autorstwa Toma DeMarco and Tima Listera napisana w 1987 roku i aktualizowana w latach 1999 i 2013. 

  3. Książka Praca głęboka. Jak odnieść sukces w świecie w którym ciągle coś nas rozprasza(2016) autorstwa Cala Newporta. 

Następny: Rozdział 5 - Zapisuj wszystkie informacje

Powrót do spisu treści

Przeczytaj ten rozdział w języku: