Książka: No Office » Część 2 - A gdyby nie było biura? » Rozdział 23 - Zatrudniaj pracowników zdalnie [Szkic] Rozdział 26 - Spotykaj się ze swoim zespołem | hire.md

Rozdział 23 - Zatrudniaj pracowników zdalnie

Możesz zatrudniać najlepsze osoby na dane stanowisko niezależnie od tego, gdzie mieszkają.

To, że ktoś mieszka blisko Ciebie nie znaczy, że jest świetnie wykwalifikowany!

Większość tradycyjnych firm zatrudnia pracowników bazując na tym, jak daleko od biura mieszkają. To idiotyczne, że za główną decyzją w sprawie zatrudnienia stoi biuro. To niemal biuro decyduje, czy kogoś zatrudnić czy nie. Oczywiście nie dosłownie, ale jeśli biuro znajdowałoby się zbyt daleko, kandydat nie odpowiedziałby na ogłoszenie albo nie zostałby wzięty pod uwagę. Czy faktycznie powinniśmy przedkładać geografię ponad kompetencje kandydatów?

Okazuje się, że nawet najlepsi, uważają, że tak. Pamiętam, jak rozważałem pozyskanie dodatkowego finansowania z funduszu Venture Capital od jednej z firm z Doliny Krzemowej. Szybko się z tego wycofałem, ponieważ zrozumiałem, że chcą bym przeniósł firmę bliżej ich siedziby. W promieniu maksymalnie 20 mil od ich biur. Zanim w ogóle zaczęli ze mną rozmawiać o produkcie, w który mieli zainwestować, chcieli dowiedzieć, czy zgadzam się na przeprowadzkę.

Nie obchodziło ich to, że podjęcie takiej decyzji skomplikowałoby życie zarówno mi, jak i całemu mojemu zespołowi, a do tego kosztowałoby mnóstwo pieniędzy. Nie mówiąc już o formalnościach, które i tak niczego by nie wniosły do rozwoju samego produktu. Dla nich liczyła się tylko geografia. Zrezygnowałem z tego pomysłu i od początku finansuję firmę z pieniędzy pochodzących od naszych klientów.

Zaletą pracy #NoOffice jest to, że pozwala znaleźć idealnego kandydata na dane stanowisko. Może mieszkać daleko, ale jednocześnie najlepiej pasować do Twojego zespołu i dostarczać dokładnie takie rezultaty, jakich oczekujesz. Nie pozwól więc, by ograniczała Cię geografia i poszerz swoje horyzonty. Zatrudniaj pracowników z całego świata.

Czy zatrudnianie osób z odległych miejsc nie jest ryzykowne?

Zatrudnianie jest ryzykowne. Kropka. Wiele firm ma poważny problem psychologiczny z tym, aby zatrudniać ludzi z miejsc oddalonych od swojej siedziby, ale już w przypadku podwykonawców nie ma to dla nich większego znaczenia. Wiele firm regularnie korzysta z usług księgowych, konsultantów HR i prawników. Ich siedziby rzadko kiedy znajdują się w pobliżu firm, którym świadczą usługi. Często zlokalizowane gdzieś na drugim końcu miasta lub w ogóle w innych miastach.

Wiele małych firm zatrudnia więc zdalnych pracowników już teraz, choć nie zdają sobie z tego sprawy. Pora zrobić kolejny krok i zatrudnić do zespołu pracownika pełnoetatowego kogoś z ogromnej puli talentów.

Jak pozyskać najlepszą osobę na dane stanowisko, z każdego miejsca na świecie.

W branży HR utarło się powiedzenie: zatrudniaj wolno, zwalniaj szybko. Zgodzam się z tym. Zatrudniając kogoś do zespołu, zwłaszcza takiego, który pracuje zdalnie, trzeba działać powoli i z rozwagą. Przez wszystkie lata istnienia naszej firmy przerobiliśmy wiele iteracji procesu rekrutacji i w obecnym kształcie wygląda on następująco:

Krok 1. Dobre opisanie stanowiska pracy

W pozyskiwaniu najlepszych kandydatów kluczowy jest dobry opis stanowiska pracy. To jest Twój list sprzedażowy – chcesz sprzedać pracę w swojej firmie idealnemu kandydatowi1. Dobry opis powinien zawierać co najmniej trzy rzeczy:

  • Opis środowiska pracy. Czyli odpowiedź na pytanie DLACZEGO?, Dlaczego mam w ogóle rozważyć pracę u was?. Pokrótce opisujemy również to, że jesteśmy firmą pracującą w pełni zdalnie, jakie benefity oferujemy pracownikom, ile osób jest w zespole i jakie wyznajemy wartości. Chodzi o to, by ktoś, która nie zna naszej firmy mógł zdecydować, czy to jest odpowiednie dla niego miejsce.

  • Opis stanowiska. W tym miejscu podajemy nasze minimalne wymagania na dane stanowisko oraz mile widziane umiejętności. Dalej opisujemy, co znaczy dla nas dane stanowisko. Nad czym konkretnie dana osoba będzie pracować, jeśli zostanie zatrudniona. Chodzi o to, by pokazać kandydatowi, kogo szukamy, w jakim celu oraz dlaczego jest to dla nas ważne. Podajemy też wysokość wynagrodzenia.

  • Przebieg procesu rekrutacji i kolejne etapy. Opisujemy, jak kandydaci mogą aplikować na dane stanowisko i jak będzie wyglądać dalszy przebieg procesu rekrutacyjnego. Ważne jest, by prawidłowo określić oczekiwania – zarówno dla kandydata, jak i zespołu.

Krok 2. CV i list motywacyjny

Aby mieć pewność, że dostaniemy zgłoszenia od najlepszych kandydatów, prosimy o przesłanie nam na maila aktualnego CV z krótką wiadomością wyjaśniającą, dlaczego powinniśmy rozważyć ich kandydaturę. Nie musi to być formalny list motywacyjny – wystarczy kilka zdań w treści maila.

Większość kandydatów traci punkty właśnie w tym miejscu. Zwykle dostajemy lakonicznego maila, mniej więcej o treści: „Przesyłam swoje CV na stanowisko takie i takie, pozdrawiam”.

Ludzie nie rozumieją, że dla nas to już powód do dyskwalifikacji takiego kandydata. A wystarczyło poświęcić pięć minut, by przejrzeć naszą stronę, poczytać nieco więcej o firmie i napisać w paru zdaniach, dlaczego to właśnie jego powinniśmy zatrudnić. Mało kto zadaje sobie ten trud. Większość osób nie wierzy, że treść maila jest przez kogoś czytana i oceniana. Stanowi więc idealną okazję do tego, aby wyróżnić się na tle innych kandydatów.

Krok 3. Etap zbierania dodatkowych informacji za pomocą formularza online

Do wybranych we wstepnej selekcji kandydatów wysyłamy prośbę o wypełnienie formularza online 2.

Formularz ten jest bardzo ważny, bo daje nam szansę poznać kandydata jeszcze przed rozmową. Możemy zadać bardzo konkretne pytania, licząc na uzyskanie dobrych odpowiedzi, które dużo nam powiedzą o danej osobie.

Wszystko odbywa się w formie pisemnej. Nie wiemy, jak dana osoba wygląda ani jak brzmi. To pozwala nam wyeliminować wszelkie uprzedzenia względem kandydatów. Stąd tak ważna jest dla nas jakość pytań, które zadajemy w formularzu, bo dzięki odpowiedziom jesteśmy w stanie lepiej poznać kandydatów.

Każdego kandydata informujemy o terminie składania aplikacji, zaznaczając, że zaczniemy przeglądać aplikacje dopiero wtedy, gdy otrzymamy komplet plików: CV, list motywacyjny i wypełniony formularz. Komunikujemy w ten sposób, że nie liczy się dla nas szybkość nadsyłania aplikacji. Liczy się jakość aplikacji, dlatego nie warto się spieszyć. Lepiej się postarać i zrobić dobre pierwsze, pisemne wrażenie.

Krok 4. Pierwsza rozmowa wideo z zespołem

Po przejrzeniu wszystkich aplikacji, dokonujemy ostrej selekcji i spośród wielu wybieramy pięciu kandydatów.

Na tym etapie jeszcze nie widzieliśmy kandydata, więc wszystko podlega ocenie. Począwszy od listu motywacyjnego lub jego braku. A także to, jak szybko dana osoba odpowiada na maile i w jaki sposób pisze. Niezależnie od stanowiska, słowo pisane ma kluczowe znaczenie w pracy zdalnej. A jak już pisałem w poprzednich rozdziałach, w naszym zespole piszemy do siebie bardzo dużo. W zadaniach, komentarzach, dokumentach sporządzanych przed spotkaniami, na czacie… wszędzie. Dlatego, zatrudniając nowe osoby, staramy się, aby rzeczywiście potrafiły dobrze pisać.

Po wybraniu pięciu najlepszych kandydatów, lider zespołu ustala terminy rozmów rekrutacyjnych. Zazwyczaj w rozmowie takiej biorą udział dwie osoby: lider zespołu i osoba należąca do zespołu, która będzie pracować z kandydatem. Dzięki temu, możemy spojrzeć na niego z dwóch perspektyw.

Jak widzisz, proces rekrutacji jest bardzo czasochłonny. Nawet przy pięciu kandydatach, na rozmowy trzeba poświęcić co najmniej 10 roboczogodzin. Muszą więc być dobrze przygotowane.

Oprócz pytań zawartych w formularzu online, mamy przygotowaną osobną listę pytań do rozmów rekrutacyjnych, aby mieć pewność, że każda rozmowa jest możliwie jak najbardziej obiektywna. Każdy wywiad ma też nieprzekraczalny limit czasowy, który zwykle wynosi jedną godzinę.

Krok 5. Zadanie testowe

Po zakończeniu rozmów rekrutacyjnych, zespół wybiera co najmniej dwóch najlepszych kandydatów i proponuje im wykonanie zadania rekrutacyjnego.

Jak wynika z naszych doświadczeń, rozmowa o pracę to jedno, ale danie kandydatowi szansy na wykazanie swoich umiejętności jest o wiele lepsze. Dzięki temu możemy zobaczyć, jak dana osoba faktycznie pracuje. Co naprawdę potrafi, jakie posiada umiejętności i – przede wszystkim – w jaki sposób się z nami komunikuje.

Cenimy czas każdej osoby, dlatego nie każemy nikomu pracować za darmo i płacimy za wykonanie zadania testowego. Większość kandydatów pracuje na etacie, więc na zadanie rekrutacyjne wybieramy taki projekt, który da się zrealizować w przeciągu kilku dni, zakładając, że kandydat poświęci na niego 2-3 godziny dziennie po pracy. Na zadanie testowe staramy się wybrać coś praktycznego. Płacimy za jego wykonanie, więc czemu nie mielibyśmy go wykorzystać w przyszłości?

Na etapie realizacji zadania testowego, lider zespołu monitoruje postępy, odpowiada na pytania i pozostaje z kandydatem w kontakcie za pośrednictwem czata lub maila.

Krok 6. Propozycja pracy i rozmowa z szefem

Po wykonaniu zadania testowego, zespół wybiera „zwycięzcę” i przedstawia mu konkretną ofertę pracy w oparciu o naszą formułę wynagrodzeń (patrz: Rozdział 13). Po zaakceptowaniu oferty przez kandydata, planujemy drugie spotkanie – tym razem z CEO firmy (czyli ze mną!) i osobą prowadzącą rekrutację.

Rozmowa ma na celu poznanie osobowości kandydata i wywołanie w nim ekscytacji związanej z pracą w naszej firmie. Zwykle jest to po prostu miła formalność, która daje mi pojęcie o tym, kogo zatrudniamy. Zanim zaczniemy razem pracować, chcę trochę lepiej poznać tę osobę, dowiedzieć się, jakie ma nadzieje i marzenia i upewnić się, czy naprawdę zależy jej na pracy z nami.

Krok 7. Spotkanie „na żywo” z osobą z zespołu

Jeśli po drodze nie pojawią się żadne „czerwone flagi” i wszystko pójdzie zgodnie z planem, wyznaczamy pracownika, który mieszka najbliżej kandydata i prosimy go o spotkanie się z tą osobą „na żywo”. Zwykle jest to lunch lub kawa na koszt firmy. W ramach formalności, sprawdzamy dowód kandydata, aby upewnić się, że jest osobą, za którą się podaje. Jest to ostatni etap procesu rekrutacyjnego i o ile kandydat nie okaże się kompletnym dziwakiem, ma u nas zapewnioną pracę!

Krok 8. Wdrożenie na trzymiesięczny okres próbny

Skoro już zatrudniliśmy kandydata, teraz pora na onboarding, czyli wprowadzenie go do naszej firmy. W Nozbe mamy cały artykuł onboardingowy z linkami do filmików instruktażowych i screencastów, które nowo zatrudniony pracownik musi obejrzeć w ramach swoich pierwszych zadań. Ważne jest, by z początku przydzielać nowemu pracownikowi łatwiejsze zadania, aby mógł pogodzić je z konfiguracją konta i dostępów oraz zdobywaniem wiedzy o firmie i oglądaniem filmików instruktażowych.

W pierwszym tygodniu, lider zespołu codziennie spotyka się z nową osobą na kilkuminutowej rozmowie wideo, by zapytać, jak sobie radzi, albo czy ma jakieś pytania lub wątpliwości. Każdą nową osobę zatrudnioną do zespołu prosimy również o wykonanie testu CliftonStrenghts3, aby zobaczyć, jak wpasowuje się w nasz zespół pod kątem swoich talentów.

Z każdym kandydatem podpisujemy umowę na trzymiesięczny okres próbny. Dzięki temu możemy spędzić z nim 12 tygodni i upewnić się, czy na pewno do siebie pasujemy. W trakcie okresu próbnego, przekazujemy kandydatowi feedback, delegujemy mu coraz trudniejsze zadania i obserwujemy, jak sobie radzi. Zwykle po 10 pełnych tygodniach dajemy sobie chwilę na to, by ocenić jego pracę i zdecydować, czy pozostanie z nami na dłużej.

Krok 9. Następne 9 miesięcy ze wszystkimi benefitami.

Po wdrożeniu nowego pracownika do zespołu, podpisujemy kolejną umowę na następne 9 miesięcy. W ten sposób dajemy sobie czas, aby przekonać się, czy dana osoba rzeczywiście pasuje do naszego zespołu. Na tym etapie traktowana jest jak pełnoprawny członek zespołu i może korzystać ze wszystkich benefitów, które oferujemy naszym pracownikom (patrz: Rozdział 14).

Krok 10. I żyli długo i szczęśliwie

Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, po 9 miesiącach podpisujemy umowę na czas nieokreślony.

Jak zdalnie zatrudniać pracowników – praktyczne wskazówki

Procesy rekrutacyjne bywają długie i skomplikowane. Jest w nie zaangażowanych dużo różnych osób, kandydaci przesyłają swoje aplikacje i jest mnóstwo innych spraw, którymi trzeba się zająć.

Aby nad tym wszystkim zapanować, tworzymy w Nozbe oddzielny projekt dla każdego procesu rekrutacyjnego. Ponieważ dbamy o poufność danych kandydatów, maksymalnie ograniczamy liczbę osób, które zapraszamy do tego projektu. Zwykle są to liderzy działów i osoby bezpośrednio związane z danym stanowiskiem. Każdy mail zawierający CV kandydata przekierowujemy do tego projektu, dzięki czemu jest on automatycznie przekształcany w zadanie. W ten sposób tworzymy oddzielne zadanie dla każdego kandydata. Każdy projekt podzielony jest na sekcje odpowiadające każdemu z 10 etapów rekrutacji. Dzięki temu mamy pewność, że wszystko jest pod kontrolą.

Schemat jedno zadanie/jeden kandydat pozwala trzymać wszystkie informacje o danym kandydacie w jednym miejscu. Jako pierwszy komentarz do zadania, dołączamy CV kandydata. W dalszych komentarzach prowadzimy dyskusję na temat każdej osoby, wymieniając się spostrzeżeniami. Po ustaleniu terminu rozmowy rekrutacyjnej, ustawiamy w zadaniu czas i datę.

W naszym zespole używamy Nozbe Teams – aplikacji do współdzielenia zadań i projektów naszego autorstwa – ale w tej roli powinna się sprawdzić każda inna aplikacja, której używasz w swoim zespole. Celem jest, aby cały proces był scyfryzowany i zorganizowany, aby każdy miał dostęp do tych informacji z dowolnego urządzenia.

Gdy kandydat dojdzie do piątego etapu rekrutacji, czyli zadania testowego, tworzymy nowy kanał na czacie do szybkiej wymiany informacji.4

Gdzie szukać pracowników?

Mimo że jest wiele miejsc skupiających osoby poszukujące pracy, znalezienie dobrego kandydata to niełatwe zadanie. Jest wiele stron i portali rekrutacyjnych, a wśród nich są też takie, które zawierają wyłącznie oferty pracy zdalnej. Są też strony w mediach społecznościowych, przede wszystkim LinkedIn, który jest stworzony do poszukiwania pracy. Na Facebooku można znaleźć grupy poświęcone poszczególnym sektorom i branżom, w których firmy mogą zamieszczać swoje oferty pracy.

Poszukując pracowników, nie zapominaj o swoich znajomych, również tych z sieci. Zatrudnienie osoby, która obserwuje w Internecie Ciebie lub Twoją firmę to zawsze dobry pomysł, bo zna Cię lepiej niż inni i jest bardziej zmotywowana do współpracy z Tobą. W Nozbe, wszystkie oferty pracy publikujemy na naszym blogu.

Oprócz tego, warto mieć stały dział Praca na stronie internetowej, nawet jeśli aktualnie nie prowadzisz rekrutacji na żadne stanowisko.5. Dzięki temu ludzie będą mogli dowiedzieć się czegoś więcej o tym, jak wygląda praca w Twoim zespole. Czasem ktoś, kto jest świetny w tym, co robi, może z różnych powodów poszukiwać pracy i akurat natrafić na Twoją stronę.

Konkluzja: zatrudniaj najlepsze osoby na dane stanowisko

Firmy „NoOffice” mają ten luksus, że mogą zatrudniać osoby spoza swojego regionu. Mogą rekrutować najlepsze talenty z całego świata. Utalentowani ludzie są wszędzie, dlatego pora przestać patrzeć na bariery geograficzne i zacząć zatrudniać nie tylko najlepsze osoby z okolicy, ale najlepsze osoby na dane stanowisko.

  1. Oto kilka przykładowych ogłoszeń. Jedno opublikowane przez firmę Basecamp: NoOffice.link/basecamphires i jeszcze jeden przykład z Nozbe: NoOffice.link/nozbehires

  2. Używamy do tego celu Formularzy Google: NoOffice.link/forms 

  3. Więcej na temat testu Gallupa znajdziesz tutaj: NoOffice.Link/strenghts 

  4. W roli wewnętrznego komunikatora używamy Slacka: NoOffice.Link/slack 

  5. Oto przykład z naszej strony: NoOffice.Link/careers 

Następny: Rozdział 24 - Integruj się z zespołem

Powrót do spisu treści

Przeczytaj ten rozdział w języku:

Prześlij dalej: NoOffice.org/zatrudnianie