• Spotkania są tak proste do zorganizowania, tak przydatne, tak kuszące…
• Trzy zasady efektywnych spotkań
• Spotkania są regularne
• Spotkania są nieobowiązkowe
• Spotkania są dobrze przygotowane
• A co z burzami mózgów?
• Spotkania statusowe? Zamień je na „spotkania integracyjne”
• Ile osób powinno brać udział w spotkaniach? Tak mało, jak to konieczne!
• Pamiętaj: zapisuj rzeczy także po spotkaniu!
• To, co najważniejsze: dobre spotkania są cykliczne, nieobowiązkowe i dobrze przygotowane

Spotkania są tak proste do zorganizowania, tak przydatne, tak kuszące…

Na skutek pandemii COVID-19 większość firm stanęła przed poważnym wyzwaniem: jak prowadzić spotkania? Uznały, że skoro każdy obecnie ma dostęp do narzędzi do wideokonferencji, to mogą zachować tę samą dynamikę, która obowiązywała w biurze. Kontynuują więc zwoływanie zebrań.

Wiem, jak kusząca jest chęć organizacji spotkania. A gdy wszyscy pracują w jednym biurze – nie ma nic prostszego. Wszyscy są na miejscu i mają akurat wolną lukę w kalendarzu, więc trzeba zapełnić ją kolejnym spotkaniem, prawda?

Spotkania mają same zalety:

• Jako uczestnik spotkania, możesz wszystkim pokazać, jaki jesteś zajęty, bo biegasz od spotkania do spotkania, gdzie możesz zabłysnąć pomysłami, łechcząc jednocześnie ego przełożonego, a w międzyczasie jeszcze sprawdzasz maile i portale społecznościowe.
• Jako organizator spotkania zyskujesz genialny sposób na uniknięcie odpowiedzialności od decyzji i zrzucenie jej na zespół. Nie wiesz co zrobić? Zorganizuj spotkanie!
• Spotkania są lekarstwem na wszystko – brak pomysłów, brak kierunku rozwoju, brak strategii… No i oczywiście pomagają budować ducha zespołu, prawda?

Do tego jeszcze trzeba zaprosić kogo tylko się da. I w żadnym wypadku o nikim nie zapomnieć, bo jeszcze się obrazi. W końcu „im nas więcej, tym weselej”, prawda?

Nieprawda.

Pora skończyć z tym myśleniem. Czas zmienić podejście do spotkań!

Trzy zasady efektywnych spotkań

Z biegiem lat, wypracowaliśmy w naszym zespole zestaw zasad, którymi kierujemy się, prowadząc spotkania:

• Spotkania są regularne.
• Spotkania są opcjonalne.
• Spotkania są dobrze przygotowane.

Niżej rozwinę każdy z tych punktów:

Spotkania są regularne

Co do zasady unikamy spontanicznych spotkań. Ograniczamy się do kilku cyklicznych zebrań, które odbywają się raz w tygodniu:

• spotkanie programistów - w każdy poniedziałek o 10.00 rano (czas trwania: maks. 1 godzina);
• spotkanie dyrektorów - w każdy poniedziałek o 14:00 (czas trwania: 1-1,5 godziny);
• spotkanie działu obsługi klienta: w każdy wtorek o godz. 9:00 rano (czas trwania: 1-1,5 godziny);
• spotkanie działu design: we wtorek o godz. 14:00 (czas trwania: maks. 2 godziny);
• spotkanie działu marketingu: w środy o godz. 10:30 (czas trwania: 1-1,5 godziny).

Największą zaletą tych spotkań jest to, że są jasno określone. Są zapisane w firmowym kalendarzu i każdy w zespole wie:

• kiedy spotkanie się odbywa,
• czego dotyczy,
• kto bierze w nim udział,
• gdzie spotkanie się odbywa (każde spotkanie ma odpowiedni „wirtualny pokój”¹).

Dodatkowo, każde zebranie ma określony czas i jeśli trwa dłużej niż 2 godziny, przerywamy je, a pozostałe tematy omawiamy w kolejnym tygodniu.

Żadne z tych spotkań nie podlega negocjacjom, nie ma bariery wejścia, ani też nie rozsyłamy na nie zaproszeń. Wszystkie szczegóły dotyczące każdego z tych spotkań uzgodniliśmy raz i trzymamy się tych ustaleń.

Ten przewidywalny schemat pozwala każdemu w zespole zaplanować tydzień, skoncentrować się na swojej pracy (co było omawiane w rozdziale 4.) i przygotować do spotkania, w którym uczestniczy (o czym więcej poniżej).

Mimo że zebrania są ustalone z góry, każde z nich jest…

Spotkania są nieobowiązkowe

Obecność na spotkaniach powinna być fakultatywna. Jeśli nie ma żadnych tematów, albo czujemy, że mamy w danym tygodniu za dużo na głowie, odwołujemy spotkanie. Jeśli ktoś nie może uczestniczyć w spotkaniu, daje znać pozostałym osobom i nikt się nie obraża.

Jeśli spotkanie zostanie odwołane, praktycznie nigdy nie przekładamy go na inny termin. Po prostu je odwołujemy i spotykamy się o tej samej porze w następnym tygodniu.

Spotkania są dobrze przygotowane

Ten punkt jest kluczowy. Jeśli spotkanie nie ma agendy, to nie ma powodu, aby w ogóle się odbywało.

Sama agenda to jednak za mało.

Wszystkie tematy wpisane do planu zebrania muszą być dobrze opracowane. Jeśli nikt nie poświęcił czasu na opracowanie danego zagadnienia – nie omawiamy go. Każdy z tematów jest przygotowywany przez jedną osobę.

Spotkanie to nie czas na prezentację pomysłów.

Przedstawianie pomysłów na spotkaniu rzadko kiedy ma sens. Lepiej dopisać te pomysły do agendy, opracować je i umożliwić każdemu zapoznanie się z nimi przed spotkaniem.

Dzięki temu na zebraniu nie traci się czasu na omawianie całego tematu, tylko można skupić się na wyjaśnieniu i przedyskutowaniu spornych kwestii, niuansów czy braków.

Aby to się jednak mogło udać…

Każdy uczestnik musi odrobić pracę domową! Przed spotkaniem, każdy musi przeczytać dokumentację.

Z podobnego podejścia słynie Jeff Bezos.² Przed rozpoczęciem dyskusji, każdy czyta dokumentację w kompletnej ciszy i dopiero kiedy wszyscy skończą, przechodzą do omawiania tematów.

To dobry pierwszy krok, ale my przenosimy spotkania na zupełnie nowy poziom. Osobiście potrzebuję więcej czasu na wyrobienie sobie opinii na dany temat, dlatego wolę przeczytać dokumentację kilka godzin lub nawet dni przed spotkaniem, by sobie wszystko dobrze przemyśleć.

Jak już wspomniałem w rozdziale 5. poświęconym notowaniu informacji, w Nozbe używamy do tego celu aplikacji do wspólnego tworzenia dokumentów, która pozwala nam komentować każdy akapit pisanego tekstu. W ten sposób, mamy „spotkanie przed spotkaniem”, bo pierwsza wymiana zdań odbywa się w komentarzach na kilka dni lub godzin przed zebraniem, gdzie dyskutujemy nad konkretnymi fragmentami tekstu. Dzięki temu, późniejsze spotkanie, które odbywa się w czasie rzeczywistym, przebiega dużo efektywniej. Do tego czasu, najważniejsze punkty są już omówione w komentarzach, więc możemy od razu przejść do meritum.

By jednak było to możliwe, dokumentacja musi być przegotowana z wyprzedzeniem. Kierujemy się zasadą, że wszystkie zagadnienia muszą być opisane najpóźniej do wieczora dnia poprzedzającego spotkanie.

A co z burzami mózgów?

Najlepiej całkowicie ich unikać. Ani Ty, ani nikt w Twoim zespole nie jest aż tak błyskotliwy, aby wymyślić coś genialnego na poczekaniu. Często jest tak, że te pierwsze pomysły, które nam przychodzą do głowy, są słabe. Dobre pomysły wymagają czasu, wnikliwej analizy i koncentracji.

Czasem robimy krótką burzę mózgów, ale trwa ona maksymalnie 15 minut. Potem zapisujemy wszystkie pomysły i wyznaczamy osobę, która zgłębi każdy temat i opracuje go na kolejne spotkanie.

Spotkania statusowe? Zamień je na „spotkania integracyjne”

W Nozbe nie organizujemy spotkań statusowych. Bo jaki miałyby one sens? Jak już wspomniałem w rozdziale 6., komunikujemy się poprzez projekty i zadania, więc, aby sprawdzić status danego projektu/zadania, wchodzimy do naszego systemu. Nie mamy potrzeby, by dodatkowo robić to werbalnie.

Ponieważ jednak jesteśmy firmą pracującą w 100% zdalnie, nie chcę by ktokolwiek w zespole czuł się osamotniony. Brak biura oznacza brak spotkań z zespołem, co powoduje, że z czasem może zacząć doskwierać nam samotność. Dlatego właśnie, mamy spotkania dyrektorów, programistów, działu obsługi klienta i działu marketingu. Choć agendy tych spotkań nie obfitują w dużą ilość tematów do rozmowy, to przeważnie i tak się odbywają, bo mamy dzięki nim okazję się zobaczyć, opowiedzieć, nad czym w danym tygodniu pracujemy… i zwyczajnie pobyć trochę w swoim towarzystwie.

Spotkania te składają się z dwóch części: integracyjnej i „agendowej”, podczas której omawiamy określone tematy. Jeśli jednak nie ma zbyt wielu tematów do omówienia, szanujemy swój czas i skracamy spotkanie (stąd widełki od-do w powyższej rozpisce). Jeśli w danym tygodniu tematów nazbierało się tylko tyle, że damy radę omówić je w godzinę, nie przedłużamy spotkania tylko wracamy do pracy.

Z zasady, unikamy spotkań trwających dłużej niż 2 godziny. To nasza magiczna granica. Po tym czasie jesteśmy już zbyt zmęczeni, by o czymkolwiek dyskutować. Zaletą cotygodniowych spotkań jest to, że rzadko mamy tak wiele tematów, by wydłużać spotkanie ponad te 2 godziny, poza tym zawsze możemy do nich wrócić w kolejnym tygodniu. Nie ma więc się czym stresować.

Ile osób powinno brać udział w spotkaniach? Tak mało, jak to konieczne!

Staramy się, by w spotkaniach nie brało udziału za wiele osób. Liczba uczestników rzadko kiedy przekracza sześć. Staramy się, aby nikt nie czuł się źle z tego powodu, że nie uczestniczył w spotkaniu. Staramy się również szanować swój czas.

Steve Jobs³ przed każdym spotkaniem rozglądał się po sali konferencyjnej i wypraszał wszystkie osoby, których obecność uważał za zbędną. Po prostu wyrzucał ludzi ze spotkania, jeśli uważał, że nie mają wystarczających powodów, by w nim uczestniczyć. To dość radykalne podejście, ale poniekąd je rozumiem.

Szukamy osób, które mogą wnieść jak najwięcej do danego spotkania i zdarza się, że osoby, które w innej firmie zostałyby zaproszone w pierwszej kolejności, nie biorą udziału w ważnych spotkaniach, ponieważ wolimy, aby wykorzystywały czas w lepszy sposób.

Na przykład, nasz CTO nie bierze udziału we wtorkowych spotkaniach działu designu. Nadal jednak mamy jego wkład, ponieważ czyta agendę i powiązane z nią dokumenty, więc może przekazać swoje uwagi przed spotkaniem. W podobny sposób, prosimy o komentarz również inne osoby z zespołu.

I dlatego właśnie tak ważne jest publikowanie planu przed spotkaniem. Każdy z zespołu może dodać swoje trzy grosze, nawet jeśli nie uczestniczy w zebraniu osobiście.

Pamiętaj: zapisuj rzeczy także po spotkaniu!

Po każdym spotkaniu, jeden z uczestników publikuje „podsumowanie zebrania” i dodaje go jako komentarz do zadania powiązanego z danym spotkaniem - dzięki temu, wszyscy członkowie zespołu mogą zobaczyć, czego dotyczyło i jakie zapadły decyzje.

Ponadto, tworzymy lub aktualizujemy zadania związane z omawianymi tematami, by po spotkaniu od razu można było przejść do ich realizacji.

Wiem, że ciągle to powtarzam, ale, tak jak wspomniałem w rozdziale 4.: zapisuj wszystkie informacje! W szczególności:

Przygotowuj tematy przed spotkaniem, a po zakończeniu zebrania, zapisuj wszystkie wnioski. Dzięki temu, każdy będzie czuł się tak, jakby uczestniczył w spotkaniu, bo będzie o wszystkim poinformowany.

To, co najważniejsze: dobre spotkania są cykliczne, nieobowiązkowe i dobrze przygotowane

Unikaj spontanicznych zebrań. Zamiast tego, przestaw się na spotkania cykliczne, trwające nie dłużej niż 2 godziny, zapraszaj tylko tyle osób, ile to konieczne i za każdym razem dopilnuj, aby spotkanie miało agendę i kończyło się wnioskami lub utworzeniem nowych zadań. Tylko wtedy, członkowie zespołu będą czuć, że mają kontrolę nad kalendarzem i będą mogli planować czas wokół spotkań i dłuższych bloków skupienia.

Jako uzupełnienie do tego rozdziału, polecam lekturę książki Read This Before Our Next Meeting, której autorem jest Al Pittampali⁴.