Książka: No Office » Część 2 - A gdyby nie było biura? » Rozdział 19 - Porzuć papier, postaw na digitalizację [Szkic] Rozdział 26 - Spotykaj się ze swoim zespołem | mobile.md

Rozdział 19 - Porzuć papier, postaw na digitalizację

Nowoczesne firmy minimalizują ilość papieru. I mają wirtualne segrgatory w chmurze.

Zaufaj również technologii!

Poprzedni rozdział skupiał się na roli zaufania w zespole. Teraz poszerzmy je o nowoczesne technologie. Mamy rok 2020, co znaczy, że powinniśmy coraz częściej rezygnować z papieru, korzystać z chmury i mieć mobilny dostęp do danych z dowolnego miejsca.

A co jeśli trzymam wszystkie dokumenty w biurze?

Do zmian najwolniej dostosowuje się prawo, ale w wielu krajach digitalizacja staje się realną alternatywą. Najczęściej to księgowi, zwłaszcza ci starej daty, są przyzwyczajeni do przechowywania papierów na wszelki wypadek.

Jeśli jedynym powodem, by przychodzić do biura, jest dostęp do dokumentów, to nie ma to sensu.

Nowoczesna firma musi mieć proces konwertowania dokumentów papierowych na cyfrowe. Skanery i aplikacje do skanowania nie tylko robią to szybko, ale dodatkowo mogą przeprowadzić na zeskanowanym dokumencie OCR1. Dzięki temu, zawartość każdego zdigitalizowanego dokumentu staje się wyszukiwalna.

Szukanie starych paragonów w segregatorach pełnych papierów odchodzi do lamusa. W świecie zdigitalizowanym, każdą rzecz można znaleźć w mgnieniu oka.

Krok 1 – proces odchodzenia od papieru

Nie potrzebujesz drogiego skanera. Te zresztą i tak są obecnie dość tanie. Wystarczy smartfon z aparatem i dedykowaną aplikacją do skanowania2.

Najważniejsze to wyrobić w sobie nawyk skanowania wszystkich dokumentów – bez wyjątków. Wszystko powinno zostać zdigitalizowane.

Krok 2 – korzystaj z możliwości, jakie daje chmura

Po zeskanowaniu, dokumentów nie powinno zapisywać się na komputerze lokalnym tylko od razu przesyłać na serwer. Tylko w ten sposób można czerpać z możliwości, jakie daje dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.

Jest wiele popularnych, a do tego opłacalnych rozwiązań chmurowych3. Niektóre firmy wolą mieć własne serwery do przechowywania dokumentów, ale w większości przypadków odradzałbym takie rozwiązanie. Zarządzanie własną infrastrukturą nie jest proste, a dostawcy rozwiązań chmurowych oferują szereg dodatkowych korzyści.

Wszystkie dokumenty mogą być dostępne pod dedykowanymi linkami

Po przesłaniu pliku do chmury, łatwo utworzyć dla niego link. Dzięki temu można w łatwy sposób przesłać dokument cyfrowy do osób, z którymi współpracujesz. Dostają link i mogą go otworzyć z dowolnej przeglądarki.

Dodatkowo, dostęp do plików i dokumentów można ograniczyć tak, aby link był aktywny tylko przez określony czas, albo był dostępny dla wybranych osób.

Pliki są bezpieczne dzięki tworzeniu kopii zapasowych

Dostawcy rozwiązań chmurowych traktują bezpieczeństwo danych bardzo poważnie. A na pewno my je tak traktujemy w Nozbe. Kiedy ludzie pytają mnie, jak przechowujemy projekty, zadania, komentarze i pliki naszych klientów, za każdym razem odpowiadam im, że jest to dla nas kwestia priorytetowa. Korzystamy z wielu serwerów, do których wykonujemy kopie zapasowe, i stawiamy na maksymalną dywersyfikację naszej infrastruktury. Co więcej, nasze centra danych zlokalizowane są na różnych kontynentach. Tak, mamy na tym punkcie paranoję!

Za każdym razem, gdy ktoś pyta mnie, czy dane przechowywane w chmurze są bezpieczne, odpowiadam mu następującym pytaniem: „A co się stanie jeśli ktoś włamie się do Twojego biura i je podpali?”. Nastaje cisza. Jeśli masz tylko jedną kopią danego dokumentu w biurze i ulegnie ona zniszczeniu, będziesz mieć problem.

Dostęp mobilny

Obecnie mamy aplikacje do wszystkiego i nie inaczej jest w przypadku rozwiązań chmurowych. Dzięki temu, z chwilą zeskanowania dokumentu i przesłania go do chmury, od razu staje się dostępny na smartfonie. To takie proste. Każdy, kto ma dostęp do tego folderu w chmurze może przejrzeć dokument i nad nim pracować. Nie musi po niego jechać do biura.

Wbudowane możliwości współpracy

Większość dostawców rozwiązań chmurowych umożliwia współpracę na dowolnym pliku lub dokumencie. A, jak pamiętasz z rozdziału 10, dobry feedback stanowi drugi najważniejszy element piramidy komunikacji. Rozwiązania chmurowe mają wbudowane opcje współpracy, umożliwiające komentowanie plików, a nawet konkretnych akapitów w dokumencie. Nie trzeba znajdować się w tej samej przestrzeni fizycznej co reszta zespołu, aby móc przyłączyć się do dyskusji na temat ważnego pliku.

Z lektury rozdziału 6 wiesz już, co myślę o używaniu maili do współpracy, dlatego koniec z wzajemnym wysyłaniem do siebie arkuszy kalkulacyjnych. Dużo łatwiej korzystać z tych dostępnych online i pracować bezpośrednio na nich4.

Łatwe zarządzanie dostępem

Wygoda towarzysząca korzystaniu z rozwiązań chmurowych nie oznacza, że musimy rezygnować z bezpieczeństwa. Wręcz przeciwnie. W łatwy sposób można zarządzać dostępem do rozwiązań chmurowych, a każdy w zespole może uzyskać dostęp do chmury za pomocą odpowiednich poświadczeń (zazwyczaj mail i hasło).

Obecnie standardem staje się 2FA5, który wymaga dodatkowego urządzenia, np. smartfona, na który przysyłany jest kod do zalogowania się. Dzięki temu, nawet słabe czy skradzione hasło nie da nikomu dostępu do Twoich tajnych dokumentów.

Coraz popularniejsze staje się też szyfrowanie.

W miarę jak zwiększa się świadomość ludzi na temat bezpieczeństwa danych, łatwiejsze do wprowadzenia staje się również szyfrowanie. Coraz więcej aplikacji do wymiany wiadomości wprowadza szyfrowanie typu end-to-end6. Inne aplikacje, w tym niektóre rozwiązania chmurowe również zaczęły stosować pełne lub częściowe szyfrowanie.7

Ważne jest, by wybierać aplikacje prawdziwie mobilne

Wybierając rozwiązanie do przechowywania plików, dokumentów lub projektów, ważne jest, aby znaleźć takie, które rzeczywiście oferuje prawdziwe wsparcie dla platform mobilnych. Takie, gdzie aplikacje mobilne nie są jedynie aplikacjami dodatkowymi tylko rzeczywiście pozwalają pracować w drodze8.

Jako wyznawca stylu życia #iPadOnly9, na co dzień moim głównym komputerem jest iPad, a zaraz po nim iPhone. Piszę te słowa na iPadzie Pro i szukam takich aplikacji, które mają dla niego dobre wsparcie. Nawet jeśli nie mam pod ręką iPada, mogę użyć iPhone’a, który ma ten sam system operacyjny, jeśli mam do załatwienia jakieś sprawy w drodze.

Nie oznacza to jednak, że powinniśmy pracować 24/7, o czym więcej w następnym rozdziale poświęconym powiadomieniom i pracy asynchronicznej. Oznacza to jedynie, że mamy możliwość pracy na dowolnym urządzeniu. To z kolei pozwoli nam skończyć z myśleniem, że będziemy mogli coś zrobić dopiero, gdy będziemy przy biurowym komputerze.

W Nozbe kwestia ta jest dla nas bardzo ważna. Pamiętam, ile razy zdarzyło nam się porzucić obiecującą aplikację i szukać dla niej alternatywy tylko dlatego, że jej wersja mobilna była kompletnie bezużyteczna.

Bezpieczeństwo można wzmocnić poprzez dodanie serwera VPN

Szerokopasmowy internet i potężne serwery ułatwiają skonfigurowanie własnego serwera VPN lub skorzystanie z usługi VPN10.

Używamy serwera VPN, aby ograniczyć dostęp do wielu wewnętrznych stron internetowych i zasobów. Jest skonfigurowany tak, że umożliwia wyświetlanie określonych witryn wyłącznie z jednego adresu IP, jakim jest nasz serwer VPN. Jeśli chcesz, możesz to sprawdzić11.

Gdy do zespołu dołącza nowa osoba, otrzymuje dostęp do serwera VPN, a za jego pośrednictwem do wszystkich naszych zasobów. Natomiast, gdy ktoś nas opuszcza, z łatwością możemy wyłączyć mu dostęp i nie musimy martwić się o to, że będzie nas szpiegować.

Nie bój się używać oprogramowania w niekonwencjonalny sposób!

W naszej firmie programiści korzystają z Gita do współpracy i GitHuba do hostowania kodu, nad którym pracują. Jeśli sprawdza się do pisania kodu, czemu by go nie wykorzystać do innych zastosowań? Nasz dział obsługi klienta edytuje strony pomocy Nozbe i dokumentację w ten sam sposób. Podobnie dział marketingu, który również używa Gita do pracy nad treściami marketingowymi i newsletterami. Chcę, eby ta książka byla open-source’owa. Używam w tym celu Gita, dzięki czemu każdy może sugerować poprawki za pomocą pull requestów 12.

Kto powiedział, że to, co sprawdza się dla twórców oprogramowania, nie może sprawdzić się dla twórców innych tekstów?

Konkluzja: Korzystaj w pełni z możliwości, jakie oferują nowe technologie!

Nowoczesne firmy i zespoły powinny czerpać z tego, co oferuje cyfrowy świat, postawić na mobilność i zaprzestać używania papieru. Dzięki temu dane będą bezpieczniejsze niż w fizycznym biurze, a mimo to każdy będzie miał do nich dostęp z dowolnego miejsca. Bo właśnie tak powinna wyglądać prawdziwa praca w duchu #NoOffice!

  1. OCR to skrót od angielskiego terminu Optical Character Recognition, czyli optycznego rozpoznawania znaków, które w magiczny sposób konwertuje zeskanowane słowa na tekst, który może być przeszukiwalny za pomocą komputera. 

  2. Jest wiele aplikacji do tego celu. Do tej pory używałem Evernote’a lub ScanPro+. Wbudowany skaner znajduje się też w systemie iOS na iPhonie i iPadzie

  3. Przykłady obejmują Dropboksa, Boksa, Google Drive i Microsoft One Drive

  4. Formuła wynagrodzeń, o której pisałem w rozdziale 13, jest arkuszem kalkulacyjnym w aplikacji Apple Numbers. Inne alternatywy obejmują Arkusze Google, albo stary dobry Microsoft 365 Excel

  5. 2FA lub MFA to skrót od Multi Factor Authentication 

  6. Przykłady aplikacji oferujących uwierzytelnianie obejmują: iMessage od Apple’a, Telegram, WhatsApp lub Signal

  7. Na przykład, wszystkie pliki dodane do zadań w aplikacjach Nozbe są szyfrowane, a klucze szyfrujące są przechowywane na oddzielnych serwerach. Aktualnie pracujemy też nad wprowadzeniem szyfrowania nazw projektów i zadań oraz komentarzy. 

  8. Dlatego tak bardzo nalegamy na budowanie świetnych aplikacji mobilnych, które są równie potężne, co ich desktopowe odpowiedniki. Wszystko, co możesz zrobić w wersji desktopowej Nozbe Personal lub Nozbe Teams możesz również zrobić w naszych aplikacjach mobilnych. Co więcej, działają one również w trybie offline. 

  9. W 2013 napisałem na ten temat książkę wspólnie z moim przyjacielem Augusto Pinaudem. Jest dostępna za darmo w sieci: #iPadOnly - the first real post-PC book - how to use only your iPad to work, play and everything in between

  10. VPN (ang. Virtual Private Network) to wirtualna sieć prywatna, w której komputery połączone są za pośrednictwem internetu tak, jakby były połączone w tej samej przestrzeni fizycznej. 

  11. Spróbuj odwiedzić naszą wewnętrzną stronę internetową „Nozbe.team”, aby się przekonać, że nie możesz do niej uzyskać dostępu. 

  12. Napisałem artykuł o tym, jak można wykorzystać Githuba do wspólnej pracy nad różnymi tekstami, a na stronie głównej tego projektu opisałem, jak wygląda proces pisania tej książki

Następny: Rozdział 20 - Pracuj asynchronicznie

Powrót do spisu treści

Przeczytaj ten rozdział w języku:

Prześlij dalej: NoOffice.org/pl/mobile