• Tradycja jest przereklamowana
• Tradycyjna współpraca zespołowa zaczyna się od spotkań
• Postaw rzeczywistą pracę na pierwszym miejscu
• Przekazuj i otrzymuj informacje zwrotne
• Szybka wymiana zdań przez wiadomości tekstowe
• Zdzwaniamy się, gdy pisanie zajęłoby za dużo czasu
• Spotkajmy się, gdy to naprawdę konieczne
• Nazywamy to „piramidą komunikacji”
• Poziomy 1-2 są asynchroniczne, a poziomy 3-5 odbywają się w czasie rzeczywistym
• To, co najważniejsze: sprawdź, ile czasu spędzasz na poszczególnych poziomach piramidy.

Tradycja jest przereklamowana

Kiedy ludzie zaczynają ze sobą współpracować – czy to w firmie, czy w zespole – początkowo nie mają pojęcia, jak wszystko skoordynować. Uczą się tego na bieżąco, zwykle przez naśladowanie innych firm. Wszyscy mają biura? My też musimy je mieć! Organizują spotkania podsumowujące, statusowe, końcowe? Zróbmy to samo… Wtedy na pewno nam się uda, prawda? Z czasem, wiele z tych praktyk biznesowych przechodzi do tradycji. I na tym właśnie polega cały problem:

Ludzie przykładają zbyt dużą wagę do „tradycji”. Są przekonani, że skoro tak się robi od X lat, to na pewno jest to dobre. Ale czy faktycznie jest?

Może kiedyś było. Dlaczego jednak nie mielibyśmy tej tradycji zrewidować?

Zatrudniając swoich pierwszych pracowników, nie miałem zielonego pojęcia o prowadzeniu własnej działalności, więc wzorowałem się na innych firmach. Od samego początku jednak zależało mi na tym, aby nie mieć fizycznego biura, w efekcie czego zacząłem kwestionować wszystkie „tradycyjne” praktyki biznesowe. Szybko zrozumiałem, że większość z nich trzeba wywrócić do góry nogami!

Tradycyjna współpraca zespołowa zaczyna się od spotkań

Jak pisałem w rozdziale 7, ludzie przyzwyczaili się do częstych spotkań, uznając je za warunek współdziałania. Starają się upchnąć choć trochę czasu na faktyczną pracę między oficjalnymi zebraniami projektowymi i nieoficjalnymi, spontanicznymi rozmowami. To z kolei skutkuje pracą do późna oraz frustracją wywołaną tym, że nie jesteśmy w stanie zrobić niczego pożytecznego w czasie standardowych godzin pracy. To nie jest efektywne. Powinno być odwrotnie!

Postaw rzeczywistą pracę na pierwszym miejscu

Jak już pisałem w rozdziale 4, w Nozbe najbardziej cenimy sobie pracę w skupieniu. W końcu, po to zatrudniamy ludzi do zespołu – by wykonywali faktyczną pracę, a nie tylko brali udział w spotkaniach, czy wymieniali się wiadomościami na czacie. Dlatego, staram się stać na straży czasu moich pracowników i dawać im przestrzeń do spokojnego realizowania obowiązków.

Większość czasu powinniśmy spędzać na pracy w skupieniu. Jest to tzw. praca głęboka. Na tym poziomie komunikujemy się przez efekty naszej pracy.

W zależności od roli w firmie, musisz mieć czas na pisanie, liczenie, programowanie, rysowanie, streszczanie, tworzenie map myśli, analizowanie, a potem zapisywanie tych rzeczy w dokumentach, projektach, raportach lub zadaniach tak, aby inni mogli widzieć efekty Twojej pracy i pomagać Ci w jej realizacji. Gdy praca w skupieniu jest wykonana, przychodzi pora na poziom 2 komunikacji.

Przekazuj i otrzymuj informacje zwrotne

Nie, nie znaczy to, że nadszedł czas na organizację spotkania. Większość informacji zwrotnych przekazujemy sobie w sposób asynchroniczny. Kończysz zadanie, przesyłasz jego efekt do współpracownika i czekasz na przemyślany feedback.

Nie wykonujesz do niego „szybkiego telefonu”, aby opowiedzieć mu o efektach swojej pracy i spytać go o pierwsze wrażenie. To nie jest feedback. To pułapka!

Jak już pisałem w rozdziale 5 i 6 poświęconym zapisywaniu informacji i rezygnacji z maili, lepiej przekazywać informacje zwrotne w formie pisemnego komentarza lub serii komentarzy, które ktoś może odczytać w dogodnym dla siebie czasie.

W takim systemie każdy pracuje we własnym tempie. Najpierw spędzasz czas na pracy w skupieniu, a potem poświęcasz go na sprawdzanie i analizowanie efektów pracy innych osób, aby wyrazić wartościową opinię. Tylko w ten sposób będą mogli się uczyć i rozwijać.

Dobry feedback wymaga czasu. Ale jest tego warty! Dzięki informacjom zwrotnym otrzymanym od osób reprezentujących różne punkty widzenia i poziomy ekspertyzy można podnosić jakość swej pracy.

Szybka wymiana zdań przez wiadomości tekstowe

W naszej firmie większość czasu spędzamy na poziomie 1 (praca w skupieniu) i poziomie 2 (przekazywanie informacji zwrotnych). Czasem jednak, gdy zbliżasz się do końca zadania, musisz ten proces nieco przyspieszyć i to jest właśnie moment na szybką wymianę informacji.

Wszystko nadal odbywa się w formie pisemnej. W Nozbe, używamy w tym celu aplikacji do czatowania, np. Slacka albo iMessage, lub po prostu wymieniamy się szybkimi i krótkimi komentarzami w naszym narzędziu do zarządzania zadaniami – Nozbe. Ta szybka interakcja pomaga nam w szybszym dotarciu do mety, a jednocześnie pozostawia po sobie pisemny ślad. Dzięki temu, każdy z zespołu może dołączyć do dyskusji albo, już na późniejszym etapie, sprawdzić, jak doprowadziliśmy konkretny projekt do realizacji. To jest poziom 3.

Zdzwaniamy się, gdy pisanie zajęłoby za dużo czasu

Czasem rozmowa głosowa jest po prostu szybsza, zwłaszcza, gdy chcesz komuś wyjaśnić jakieś niuanse albo pokazać mu, jak coś działa. Zamiast pisać długi komentarz ze sporą ilością wyjaśnień, pokaż drugiej osobie, co zrobiłeś, i przedyskutujcie to w czasie rzeczywistym. W naszym zespole jest to poziom 4. komunikacji.

W Nozbe, rozwijając nową funkcję jednego z naszych produktów, pracujemy w grupach po trzy osoby. W skład każdej grupy wchodzi designer i dwóch programistów. Ustalamy szczegóły w zadaniach i dyskutujemy w nich o postępach, ale co jakiś czas designer zdzwania się z głównym programistą, który udostępnia mu swój ekran i demonstruje nową funkcję w czasie rzeczywistym. Dzięki temu designer może zobaczyć efekt prac i od razu przekazać informacje zwrotne albo dać dodatkowy feedback już po rozmowie w formie pisemnej.

Ponieważ szanujemy wzajemnie swój czas, najpierw rozmawiamy na czacie i planujemy rozmowę. Unikamy też przerywania sobie pracy spontanicznymi telefonami. Najpierw pytamy drugą osobę, kiedy jest najlepszy czas na rozmowę, by mogła skończyć to, nad czym aktualnie pracuje.

Wspominamy też na czacie, czego rozmowa ma dotyczyć i ile czasu będziemy potrzebować, na przykład: „Czy masz 10-15 minut, żeby pogadać o postępach pracy nad funkcją XYZ?”.

Gdy już dojdzie do rozmowy, staramy się, aby była krótka. Pilnujemy, by dotyczyła wyłącznie sprawy, w której się zdzwoniliśmy. Po rozmowie, aktualizujemy komentarze do omawianych zadań, aby to, co uzgodniliśmy, potwierdzić na piśmie. Dzięki temu osoby, które nie brały udziału w rozmowie będą mogły prześledzić, czego dotyczyła. Następnie, wracamy do pracy w skupieniu.

Spotkajmy się, gdy to naprawdę konieczne

Jak już wiesz, planujemy regularne spotkania i przeprowadzamy je tylko wtedy, gdy są naprawdę konieczne. Po ukończeniu pracy w skupieniu (poziom 1), przekazaniu wszystkich informacji zwrotnych (poziom 2), doprecyzowaniu wszystkich spraw (poziomy 3 i 4), pora na dyskusje końcowe. To jest nasz poziom 5 i właśnie dlatego nasze spotkania są tak efektywne. A wszystko dzięki temu, że organizujemy je dopiero po ukończeniu większości pracy. Gdy wszystkie dane są już przygotowane i pozostaje już tylko dopięcie spraw na ostatni guzik.

Większość zadań i projektów nie musi być omawiana na spotkaniach. Jesteśmy w stanie dograć szczegóły na poziomach 1-3 i już więcej nie musimy o nich rozmawiać. Uzgadniamy wszystko w komentarzach i od razu przechodzimy do realizacji.

Nazywamy to „piramidą komunikacji”

Oto poziomy komunikacji zespołowej omawiane w tym rozdziale:

• Poziom 1 - praca w skupieniu, czyli poziom pracy głębokiej;
• Poziom 2 - informacje zwrotne, czyli poziom WDYT¹;
• Poziom 3 - wiadomości na bieżąco, czyli poziom wiadomości bezpośrednich;
• Poziom 4 - rozmowa jeden na jeden, czyli dogadajmy szcegóły;
• Poziom 5 - spotkania.

W tradycyjnym środowisku pracy większość osób spędza niemal cały swój czas na poziomie 5, czyli na długich spotkaniach, potem na poziomie 4, przerywając sobie pracę rozmowami, następnie na poziomie 3, próbując koordynować wszystkie sprawy przez czat i rzadko zostaje im czas na poziom 2, czyli na przekazanie wartościowego feedbacku, czy poziom 1, czyli skupienie się na skutecznej realizacji zadań.

Dlatego właśnie nazywamy to „piramidą komunikacji” i realizujemy ją poprzez odwrócenie jej “tradycyjnej” formy do góry nogami!

Większość czasu spędzamy na pracy w skupieniu (poziom 1), ale dużo czasu poświęcamy również na przekazywanie przemyślanego feedbacku (poziom 2), a w razie konieczności, również na komunikację przez wiadomości tekstowe (poziom 3), a gdy stanie się to prawdziwą koniecznością, na krótko się zdzwaniamy (poziom 4). Dopiero na ostatnim miejscu mamy nasze cotygodniowe spotkania (poziom 5), które są całkowicie fakultatywne.

Poziomy 1-2 są asynchroniczne, a poziomy 3-5 odbywają się w czasie rzeczywistym

Poziomy 1-2 w odróżnieniu od poziomów 3-5 realizowane są całkowicie asynchronicznie. Kierujemy się zasadą, że każdy realizuje zadania w swoim czasie. Zarówno praca w skupieniu, jak i przekazywanie feedbacku odbywają się bez zakłóceń z niczyjej strony.

I to właśnie na tych poziomach powinniśmy spędzać większość czasu, a znacznie mniej na poziomach 3-5. I dlatego nazywamy to odwróconą piramidą komunikacji.

To, co najważniejsze: sprawdź, ile czasu spędzasz na poszczególnych poziomach piramidy.

Zanim zastosujesz piramidę komunikacji w swoim zespole, przez kolejny tydzień lub dwa przeanalizuj, na co przeznaczasz czas. Czy był to czas spędzony na pracy w skupieniu? Na przekazywaniu informacji zwrotnych? Ile czasu poszło na wymianę wiadomości tekstowych, rozmowy czy spotkania?

W idealnym świecie, większość czasu spędzalibyśmy na pracy w skupieniu (poziom 1), trochę mniej na przekazywaniu informacji zwrotnych (poziom 2), znacznie mniej na wymianie wiadomości tekstowych (poziom 3) i najmniej, jak to możliwe, na rozmowach (poziom 4) i spotkaniach (poziom 5).

Szerzej o koncepcji „piramidy komunikacji” i aplikacjach, z pomocą których ją realizujemy w naszym zespole, piszę w mojej książce „No Office: Narzędzia do pracy zdalnej” dostępnej bezpłatnie w wersji elektronicznej².