• Dlaczego spotykanie się “na żywo” jest ważne
  • Kto jeździ na zjazdy?
• Kiedy odbywają się zjazdy i jak często?
  • Lokalizacja – gdzie się spotykamy?
  • Co robimy na spotkaniach? Jak wygląda harmonogram firmowego zjazdu?
• Zakwaterowanie i wyżywienie – gdzie śpimy i jemy?
  • Hotel – co wpływa na udany pobyt?
  • Gdzie jadamy?
• Finanse – firma płaci za wszystko!
• Gadżety – dodatkowe upominki dla zespołu
• Jak zorganizować udane spotkanie integracyjne – porady i wskazówki
• Wirtualne spotkanie firmowe – co robić w dobie światowej pandemii?
  • Konkluzja: organizuj regularne spotkanie zespołu co najmniej raz w roku!

Dlaczego spotykanie się “na żywo” jest ważne

Styl życia #NoOffice polega na tym, że zespół jest rozproszony po całym świecie, a jednocześnie jest w stanie efektywnie ze sobą współpracować mimo dzielących jego członków odległości. To naprawdę niesamowite.

W rzeczywistości jednak wszyscy jesteśmy tylko ludźmi, istotami społecznymi. Chcemy się spotykać z kolegami i koleżankami z pracy. Tworzyć wspólne wspomnienia. Budować głębsze relacje. I temu właśnie służą spotkania integracyjne. W tym rozdziale omówię, w jaki sposób organizujemy je w naszej firmie.

Zanim jednak przejdę dalej, dwie uwagi:

1. Wielkość zespołu. Obecnie nasz zespół liczy 20 osób. Wierzę, że to, o czym piszę poniżej, jest skalowalne dla zespołów liczących około 50 osób¹. Może trochę więcej. Jeśli Twój zdalny zespół jest liczniejszy, pewne rzeczy na pewno trzeba będzie zorganizować inaczej. W innych, większych zespołach² zjazdy firmowe wyglądają zupełnie odmiennie.³
2. Jak długo i jak często. Do tej pory zorganizowaliśmy 14 zjazdów firmowych i metodą prób i błędów doszliśmy do następujących ustaleń: spotykamy się dwa razy w roku, a spotkania trwają od poniedziałku do piątku. Z jednej strony mamy dość czasu, by nacieszyć się swoim towarzystwem, a z drugiej, nie czujemy się przytłoczeni. Wracamy do domów na weekend, by spędzić go z rodzinami, a jednocześnie czujemy, że chcielibyśmy jeszcze ze sobą pobyć jako zespół.

Bo taki jest przecież cel spotkań firmowych: żeby wzmocnić nasze relacje. Wreszcie mamy okazję do tego, aby spotkać się na żywo z osobami, które na co dzień oglądamy tylko na awatarach. Po wielu miesiącach pracy w samotności w swoich domowych biurach, naprawdę nie możemy doczekać się spotkania „w realu”. W końcu możemy spędzić ze sobą czas. Wspólnie się bawić. Rozmawiać. Możemy cieszyć się swoim towarzystwem i naładować baterie na kolejne miesiące zdalnej współpracy.⁴

Kto jeździ na zjazdy?

Osoby stanowiące główny trzon zespołu, czyli osoby, które są pełnoetatowymi pracownikami Nozbe. Przez ostatnie lata próbowaliśmy różnych rozwiązań. Kilka razy zapraszaliśmy na zjazdy nasze drugie połówki. Niektórzy z nas mają jednak małe dzieci, albo nie mają partnerów, co powodowało niekomfortowe sytuacje i problemy logistyczne. Na niektóre zjazdy zapraszaliśmy też gości specjalnych, ale wtedy cała uwaga była skupiona na nich, a nie na zespole.

Moje ostateczne przemyślenia w tym temacie są takie, że w zjazdach powinny brać udział wyłącznie osoby tworzące trzon zespołu i nikt poza tym, abyśmy mogli faktycznie wzmocnić nasze relacje.

Obecność na spotkaniu firmowym jest obowiązkowa. Chcemy, by uczestniczył w nich cały zespół. Oczywiście, zdarzają się różne losowe sytuacje, że ktoś w ostatniej chwili musi anulować przyjazd, albo wrócić ze zjazdu wcześniej. Wszyscy jednak chcemy i staramy się uczestniczyć w całym zjeździe. Nasze rodziny mają nas w domu przez pozostałą część roku, więc nie powinny mieć nam za złe tych 5 dni raz na pół roku.

Kiedy odbywają się zjazdy i jak często?

W naszej firmie spotkania odbywają się dwa razy do roku. Unikamy organizowania spotkań w lecie, bo zależy nam żeby w tym czasie pracownicy mogli wziąć urlop. Przeważnie spotykamy się wczesną wiosną i ponownie na początku jesieni. Nie ma wtedy problemów z dostępnością hoteli, które chętnie przyjmują tak dużą grupę jak nasza. A przy tak licznej grupie mamy często wrażenie, że cały hotel jest dla nas.

Zjazd firmowy trwa pełny tydzień roboczy. Rozpoczyna się w poniedziałek w porze obiadowej (około 13-14) i kończy się w piątek po śniadaniu. Przez ostatnie lata próbowaliśmy różnych rozwiązań. Niektóre zjazdy trwały do soboty, a nawet niedzieli, ale z czasem doszliśmy do wniosku, że to za długo. Pełny tydzień roboczy to optymalna długość.

Lokalizacja – gdzie się spotykamy?

Organizując każde spotkanie, robimy głosowanie, dokąd chcemy jechać. Wyjazd na tropikalną wyspę czy do Azji brzmi super i, kto wie, być może kiedyś wybierzemy się i tam… Zważywszy jednak na to, że trzon zespołu stanowią osoby z Polski, spotykamy się na miejscu.

Polska to duży kraj z wieloma pięknymi regionami do odkrycia… Nie wszyscy zdążyli zwiedzić wszystkie zakątki. Na przykład, osoby mieszkające na południu nie były nigdy na północy i odwrotnie. Na każdy zjazd wybieramy inną miejscowość. Polska szybko się rozwija i w ostatnich latach sporo się tu zmieniło, dlatego warto podróżować i obserwować rozwój.

Organizowanie zjazdów w kraju ułatwia całą logistykę. Nad Wisłą mamy przecież Pendolino pozwalające dotrzeć do różnych miast, dzięki czemu każdy może szybko i bez większego trudu dojechać na miejsce. Członkowie zespołu mieszkający za granicą również nie mają większych kłopotów, żeby dotrzeć na spotkanie

Co robimy na spotkaniach? Jak wygląda harmonogram firmowego zjazdu?

Typowy harmonogram zjazdu wygląda następująco:

1. Poniedziałek – przyjazd
   • Czas na dojazd do hotelu, w którym odbywa się zjazd.
   • 15:00 – obiad. Po obiedzie, każdy ma chwilę dla siebie.
   • 17:00-19:00 – przywitanie się z zespołem. Pierwsze spotkanie w sali konferencyjnej, na którym wygłaszam prezentację poświęconą aktualnej sytuacji w firmie.
   • 19:00 – kolacja, po której idziemy się czegoś napić i gramy w gry.
2. Wtorek - czwartek – trzy pełne dni
   • 8:00-9:00 – śniadanie. Wstajemy wcześnie rano.
   • 9:00-13:00 – aktywności związane z pracą. Spotykamy się w sali konferencyjnej, gdzie organizujemy prezentacje, burze mózgów, dyskusje itp.
   • 13:00-14:00 – obiad w hotelu.
   • 14:00-15:00 – czas dla siebie, który każdy może poświęcić na relaks po intensywnym poranku.
   • 15:00-18:00 – integracja: kręgle, gokarty, laser-tagging, zwiedzanie, piesze wędrówki i inne fajne rzeczy.
   • 18:00 lub 19:00 – kolacja. Jedzenie codziennie w innej restauracji to świetna sprawa!
   • 19:00 - północ – idziemy się czegoś napić, spędzamy razem czas, urządzamy karaoke albo inne aktywności, na które mamy ochotę.
3. Piątek – czas się pożegnać.
   • 8:00 – śniadanie i pożegnania.

Tak wygląda nasz harmonogram na cały tydzień. Jest to dość prosty, ale sprawdzony plan, który wypracowaliśmy przez te wszystkie lata i który pozwala nam osiągnąć dobrą równowagę między pracą a zabawą. Czasami, ze względu na pogodę, zmieniamy plan i aktywności integracyjne organizujemy w pierwszej połowie dnia, a do sali konferencyjnej wracamy po obiedzie.

Zakwaterowanie i wyżywienie – gdzie śpimy i jemy?

Każde spotkanie firmowe stanowi spore wyzwanie logistyczne, dlatego warto wszystko zorganizować z wyprzedzeniem, by znaleźć odpowiedni hotel i wiedzieć, kto i jakie ma preferencje żywieniowe.

Hotel – co wpływa na udany pobyt?

Po wybraniu miejsca, w którym chcemy zorganizować zjazd, negocjujemy stawki z paroma hotelami w okolicy. Wyjaśniamy im, czego potrzebujemy i otrzymujemy szczegółowe oferty cenowe. Dzięki temu możemy porównać warunki i koszty i, w oparciu o oceny hoteli dostępne w sieci, podjąć decyzję o tym, który oferuje najlepszy stosunek jakość-cena.

Jako że jesteśmy firmą, która tworzy aplikacje do zarządzania zadaniami i projektami, zawsze tworzymy osobny projekt do organizacji zjazdu i dodajemy każdy potencjalny hotel jako zadanie. Spisujemy wszystkie istotne szczegóły dotyczące hotelu, link do strony internetowej, przsłaną ofertę, koszt pobytu oraz wszelkie inne ważne informacje jako komentarze do tego zadania. Każdy z zespołu przegląda propozycje i głosuje za hotelem, który podoba mu się najbardziej. Po zebraniu wszystkich głosów i opinii, dyrektorzy podejmują decyzję o wyborze miejsca spotkania.

Oto najważniejsze kryteria, którymi kierujemy się, wybierając hotel.

• Lokalizacja ma znaczenie. Jeśli zatrzymujemy się w mieście, chcemy być jak najbliżej centrum. Dzięki temu, do większości atrakcji możemy dotrzeć pieszo i nie musimy organizować transportu. Z drugiej strony staramy się celować w spokojniejsze lokalizacje, aby móc się dobrze wyspać w nocy. W tej kwestii trudno o złoty środek, ale się staramy.
• Sala konferencyjna musi być duża! Sporo czasu spędzamy w sali konferencyjnej. Trafialiśmy już na mniejsze i większe pomieszczenia, ale zdecydowanie im ono przestronniejsze, tym lepiej. W dużych, jasnych salach łatwiej prowadzi się dyskusje, a także można porozmawiać jeden na jeden lub w mniejszych grupach, nie przeszkadzając sobie wzajemnie. Dodatkowym plusem jest to, gdy sala konferencyjna jest położona z dala od pokojów pozostałych gości, abyśmy nikomu nie zakłócali spokoju. Negocjujemy również z hotelem możliwość udostępnienia nam sali konferencyjnej na całą dobę, aby móc spędzać w niej wedle potrzeby czas również wieczorami: na grach i innych aktywnościach integrujących zespół.
• Standard pokoju nie ma większego znaczenia. Uznaliśmy, że nie potrzebujemy nie wiadomo jakich luksusów, bo w pokojach i tak tylko śpimy – większość czasu spędzamy poza nimi. Z uwagi na wielkość naszego zespołu, zwykle rezerwujemy pokoje dwuosobowe, aby nikt nie czuł się samotny. Wkrótce być może zrewidujemy tę politykę i będziemy rezerwować pokoje jednoosobowe.

Staramy się też urozmaicać nasze spotkania, planując jeden zjazd w roku w centrum interesującego miasta, a drugi - w otoczeniu natury, z dala od wszystkiego. Dzięki temu mamy dwa skrajnie różne doświadczenia. Planując jednak pobyt z dala od miasta, staramy się wybrać taki hotel, który ma strefę SPA oraz inne atrakcje takie, jak kręgle, bilard, stoły do ping ponga, piłkarzyki, aby się nie nudzić w przypadku gorszej pogody.

Gdzie jadamy?

Podobnie jak inne aspekty, posiłki trzeba organizować z wyprzedzeniem i, po licznych próbach i błędach, chyba w końcu udało nam się wypracować dobry system.

• Śniadanie i obiad w hotelu. Dzięki temu jesteśmy w stanie łatwiej przewidzieć, jak potoczy się dzień i nie musimy tracić czasu na „szukanie lokalu”. Rano schodzimy na śniadanie, a po dyskusjach i prezentacjach w sali konferencyjnej, spotykamy się na obiedzie w hotelowej restauracji. Dzięki temu nie tracimy czasu na dojazdy i przygotowywanie się do tych dwóch posiłków.
• W miarę możliwości, kolacje jemy poza hotelem. Jeśli zjazd odbywa się w mieście, wolimy wychodzić na miasto i odkrywać lokalne restauracje. Dzięki temu każdy wieczór jest wyjątkowy i na długo zapada nam w pamięć.

Kilka wskazówek odnośnie posiłków w przypadku takiej grupy, jak nasza:

• Idealnie, śniadanie powinno być serwowane w formie samoobsługowego bufetu. Dzięki temu każdy może zejść o dowolnej porze i zjeść to, na co ma ochotę.
• Menu obiadowe na cały tydzień musi być ustalone przed zjazdem. Musimy np. uwzględnić to, że są wśród nas wegetarianie i weganie.
• Żadnych deserów po obiedzie. To wydłuża niepotrzebnie czas i dodaje kalorii do posiłku, co tylko nas rozleniwia.
• „Lekkie” przerwy kawowe w sali konferencyjnej – więcej wody, mniej soków, zielona i czarna herbata, owoce i drobne przekąski, ciasteczka.
• Aby mieć pewność, że wybraliśmy dobre restauracje na kolację w mieście, prosimy o rekomendacje lokalnych mieszkańców i sprawdzamy opinie w sieci. Ponieważ jesteśmy dość liczną grupą, i tak musimy zamawiać wszystko z wyprzedzeniem, więc warto zrobić research.
• Zdążyliśmy już utworzyć pewne tradycje. Np. raz podczas zjazdu zawsze wychodzimy na sushi, więc przed zjazdem szukamy dobrej japońskiej restauracji. Wszyscy w zespole uwielbiamy sushi!
• Na wieczór staramy się organizować nie tylko kolację, ale też różne atrakcje kulturalne (np. wyjście do teatru) i gry (np. salon gier VR).

Finanse – firma płaci za wszystko!

Oto cały sekret. Na każdy zjazd ustalamy osobny budżet tak, aby firma mogła wszystko pokryć – zakwaterowanie, jedzenie, napoje, podróż, itp. Pracownicy praktycznie nie muszą mieć ze sobą żadnych pieniędzy – wszystko opłaca firma. W ciągu roku co miesiąc odkładamy pewną sumę pieniędzy, która zasila nasz budżet na spotkanie integracyjne. Dzięki temu, gdy nadejdzie jego czas i trzeba będzie za to wszystko zapłacić, nie trzeba martwić się o kwestie finansowe.

Gadżety – dodatkowe upominki dla zespołu

Na każdy zjazd przygotowujemy zestaw gadżetów z firmowym logo. Nieodłączną tradycją naszych spotkań stało się projektowanie specjalnie na tę okazję pamiątkowych koszulek.

Oprócz t-shirtów, zawsze staramy się rozdawać pracownikom także inne upominki:

• butelki z filtrem na wodę,
• kubki termiczne,
• ciepłe koce,
• powerbanki,
• …i różne inne rzeczy…

Wiele firm rozdaje gadżety z firmowym logotypem. Nasze podejście jest nieco inne – najpierw szukamy produktu, który nam się podoba, kupujemy go w odpowiedniej ilości, a dopiero potem drukujemy na nim logo Nozbe lub przyszywamy firmową metkę. Dzięki temu mamy pewność, że zespół nie dostanie tanich podróbek, tylko wysokiej jakości gadżety.

Jak zorganizować udane spotkanie integracyjne – porady i wskazówki

Jak widzisz, plan zjazdu jest dość prosty, ale to szczegóły wpływają na jego sukces. Oto, czego się nauczyliśmy przez ostatnie lata:

• Zdjęcie zespołowe! Skoro już zbieramy się wszyscy w jednym miejscu, warto to upamiętnić wspólnym zdjęciem. Zwykle planujemy sesję na wtorek, bo wtedy koszulki są jeszcze nowe, a my - wypoczęci.
• Zaplanuj czas wolny. Po pół roku pracy w domu, spotkanie się w tak dużej grupie osób może być przytłaczające. Zadbaj o to, by każdy mógł znaleźć chwilę dla siebie, a nie być w ciągłej interakcji z resztą zespołu.
• Planuj prezentacje przez zjazdem. Ważne jest, aby mieć ustalony harmonogram dla wszystkich prezentacji przed spotkaniem, tak by wszyscy byli do nich przygotowani. Tym sposobem można rozplanować je równomiernie na cały tydzień, co zapewni maksymalne zaangażowanie zespołu. Nie ograniczaj tematyki prezentacji tylko do obszarów związanych z pracą – każdy zespół składa się z różnych osób pochodzących z różnych miejsc. Dzięki temu możemy się od siebie wiele nauczyć!
• Planuj dyskusje z jednodniowym wyprzedzeniem. Oprócz prezentacji, warto też zaplanować dyskusje tak, by zespół mógł przygotować się mentalnie na każdy dzień.
• Uwzględnij pewien margines czasowy. Doświadczenie pokazało nam, że nie warto usilnie wyciskać ze zjazdu każdej minuty – trzeba dać ludziom „odetchnąć” i uwzględnić w planie godzinę lub przynajmniej 30 minut dziennie na rozmowy 1:1 lub spontaniczne dyskusje w mniejszych grupach.
• Dodaj harmonogram spotkania jako projekt w Nozbe i na bieżąco go modyfikuj. Harmonogram musi być widoczny dla wszystkich osób w zespole, najlepiej w formie współdzielonego projektu lub wydarzeń w kalednarzu. Unikniesz wówczas pytań w stylu: „a co będziemy teraz robić?”, czy „kiedy wychodzimy na sushi?”.
• Pozostaw wolne okienko na pracę działu obsługi klienta. Zawsze ogłaszamy terminy zjazdów na blogu i wyjaśniamy naszym klientom, że przez ten tydzień dział obsługi klienta może pracować na nieco wolniejszych obrotach. Warto jednak uwzględnić w planie spotkania trochę czasu na to, aby pracownicy wsparcia mogli nadrobić zaległości mailowe.
• Organizuj aktywności/integrację z wyprzedzeniem. Organizujemy wszystko z wyprzedzeniem, aby mieć pewność, że miejsca, do których się wybieramy są przygotowane na przyjęcie tak licznej grupy. Staramy się również nie planować żadnych fizycznie wymagających aktywności na czwartek – zwykle jesteśmy już wtedy zmęczeni!
• Atrakcje muszą być odpowiednie zarówno dla kobiet, jak i mężczyzn. Jesteśmy zróżnicowanym zespołem, dlatego ważne jest, aby odpowiednio dobierać atrakcje. Fajnie, jeśli jest też możliwość zorganizowania ogniska z muzyką, pieczeniem kiełbasek i piwem.

Wirtualne spotkanie firmowe – co robić w dobie światowej pandemii?

Na początku 2020 roku mieliśmy już dość zaawansowane plany dotyczące kwietniowego zjazdu firmowego, ale potem nastała pandemia, a wraz z nią lockdown, co spowodowało, że musieliśmy wszystko odwołać. Jesienią postanowiliśmy zorganizować spotkanie wirtualne⁵.

Nie da się tego porównać ze spotkaniem na żywo, ale na pewno było to ciekawe doświadczenie. W ciągu tego tygodnia staraliśmy się za wiele nie pracować, tylko skupiliśmy się na integracji. A oto czym różnił się ten zjazd od poprzednich:

• Harmonogram był dużo luźniejszy i spędzaliśmy czas w mniejszych grupach. Staraliśmy się nie planować za dużo aktywności i przebywaliśmy ze sobą w mniejszych wirtualnych pokojach, na które losowo się dzieliliśmy.
• Więcej gadżetów niż zwykle. Zamiast wydawać pieniądze na zakwaterowanie i jedzenie, wydaliśmy je na gadżety i upominki dla zespołu. Było to nie lada wyzwanie logistyczne, aby wszyscy mogli otrzymać swoje przesyłki na czas. Do każdej osoby z zespołu wysłaliśmy po kilka paczek i, dla większości osób, otwieranie każdej z nich było miłą niespodzianką.
• Wirtualne warsztaty gotowania. Każdy dostał zestaw do sushi i listę zakupów do zrobienia. Wspólnie przygotowywaliśmy domowe sushi oraz napoje, zarówno alkoholowe, jak i bezalkoholowe.
• Dużo gier online. Graliśmy w „Among us” i inne gry w sieci. Czasem do bardzo późnych godzin nocnych.

W całym przedsięwzięciu chodziło o to, by na tydzień zwolnić, dać każdemu okazję do tego, aby mógł lepiej poznać pozostałe osoby z zespołu i przez chwilę nie martwić się o pracę. Ostatecznie, wirtualne spotkanie wyszło lepiej niż się spodziewałem, ale nie równa się z prawdziwym spotkaniem w jednej fizycznej przestrzeni.

Konkluzja: organizuj regularne spotkanie zespołu co najmniej raz w roku!

Prawdziwy zespół #NoOffice musi się od czasu do czasu ze sobą spotkać. W końcu jesteśmy ludźmi, którzy lubią spotykać się z innymi i budować relacje głębsze niż tylko wymiana komentarzy czy czat. Równie ważna jest dobra organizacja i przygotowanie, aby spotkanie firmowe na długo zapadło wszystkim w pamięć. To pomoże zbliżyć do siebie zespół, by mógł czuć się jednością.