• Jeśli nie będziesz robić regularnego przeglądu swojej pracy, życie zrobi to za Ciebie
• Zaplanuj cotygodniowe spotkanie ze sobą
• Całodniowe spotkanie ze sobą raz na kwartał
  • Krok 1. Przypomnij sobie swoje najważniejsze cele
  • Krok 2. Przeanalizuj miniony kwartał
  • Krok 3. Zaplanuj cele na nadchodzący kwartał
  • Krok 4. Odpowiedz sobie na kilka trudnych pytań
  • Krok 5. Ponownie wszystko przeanalizuj
• Nakłoń zespół do robienia obydwu przeglądów
  • Indywidualne rozmowy dotyczą luźnych tematów
  • Wyciągamy lekcje z każdego kwartału
• Konkluzja: poświęć czas na zrobienie przeglądu pracy i życia!

Jeśli nie będziesz robić regularnego przeglądu swojej pracy, życie zrobi to za Ciebie

Wszyscy jesteśmy zapracowani. Mamy tyle na głowie, że czasem ciężko się połapać w tym, co mamy zrobić i w jakim iść kierunku.

Dlatego, słuchamy tego, co najgłośniej do nas „krzyczy”.

Słysząc słowo „pilne”, „ASAP” czy „teraz”, od razu się za to zabieramy, a wykonanie tej rzeczy wyzwala w nas zastrzyk dopaminy. Świetnie, ale co, jeśli nie była to najważniejsza rzecz do zrobienia? Albo w ogóle nie była ona ważna? Albo właśnie zaniedbaliśmy coś naprawdę pilnego, co po prostu do nas nie krzyczało?

Właśnie z tego powodu, w poprzednich rozdziałach książki tak bardzo starałem się podkreślić to, jak ważna jest praca w skupieniu, cykliczne, ale regularne spotkania, zapisywanie informacji i komunikowanie się z zespołem przez zadania.

Jednak, nawet jeśli wszystko to już wiesz i udało Ci się stworzyć świetny system, i tak wymaga on regularnego przeglądu, aby upewnić się, że najważniejsze rzeczy są nadal najważniejsze.¹

Zaplanuj cotygodniowe spotkanie ze sobą

W książce pt. Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności David Allen² pisze o przeglądzie tygodniowym – spotkaniu, które każdy powinien odbyć z samym sobą, aby dokonać przeglądu minionego tygodnia i zaplanować nadchodzący. Na jednym ze swoich seminariów David posunął się wręcz do następującego stwierdzenia: „Myślę raz w tygodniu podczas przeglądu. Potem po prostu działam, wiedząc, że za tydzień znów będę miał okazję pomyśleć.”

Nawyk przeglądu tygodniowego jest trudny do opanowania, ale niezwykle przydatny. Składa się z pięciu kroków:³

1. Uporządkuj swoje skrzynki spraw (przychodzące dokumenty, maile itp.)
2. Przypomnij sobie swoje cele.
3. Przejrzyj kalendarz i dziennik z minionego tygodnia.
4. Przejrzyj kalendarz na nadchodzący tydzień.
5. Przejrzyj wszystkie projekty i zadania.

Brzmi łatwo, ale w rzeczywistości wymaga dużo pracy. Maile i różne przychodzące dokumenty ciągle się piętrzą. Mamy problem z określeniem celów. Kalendarz jest pełen zobowiązań, których się podjęliśmy, ale których już nie chcemy robić. Mamy zdecydowanie za dużo zadań i projektów!

W rezultacie, pierwszy przegląd może zająć Ci bardzo dużo czasu – nawet cały dzień! Zrób go i tak, podziękujesz mi później. Jeśli jednak będziesz wykonywać go regularnie, każdy kolejny przegląd nie powinien zająć Ci dłużej niż dwie godziny.

Dwie godziny?! To przecież też długo… Nieprawda.

Przegląd tygodnia powinien być Twoim najważniejszym spotkaniem w tygodniu, ponieważ dotyczy wyłącznie Ciebie, Twoich celów i Twojego czasu. A jak wiesz, czas jest bezcenny.

Policz, ile minut lub godzin upłynęło Ci w minionym tygodniu na piciu kawy, spotkaniach, czy przeglądaniu mediów społecznościowych. Jestem pewien, że uzbierają się z tego przynajmniej dwie godziny. Wpisz przegląd do swojego kalendarza i po prostu go wykonaj. Postaw siebie na pierwszym miejscu. Zrób to dla siebie i wszystkich dookoła.

Jeśli latasz samolotami to na pewno znasz formułkę, by w przypadku konieczności skorzystania z masek tlenowych, najpierw założyć ją sobie, a dopiero potem pomóc innym. Nawet dziecku.

Przegląd tygodniowy jest jak maska tlenowa. Żadne inne spotkanie nie powinno być ważniejsze. Bez niego nie będziesz móc służyć swojemu zespołowi czy rodzinie tak dobrze, jak to możliwe.

Całodniowe spotkanie ze sobą raz na kwartał

W jednym z podcastów,⁴ Greg McKeown wspomniał o kwartalnym mini-urlopie. Jest to dzień wolny, który bierzesz po to, aby dokonać przeglądu minionego kwartału i zaplanować cele na nadchodzący.

Z biegiem lat odkryłem, że kwartalne przeglądy są o wiele bardziej wartościowe od noworocznych postanowień, które wyznaczamy sobie na początku roku, aby po kilku tygodniach zupełnie o nich zapomnieć.

Wykonywanie regularnego przeglądu pracy, celów, metryk i wszystkich spraw osobistych z ostatnich trzech miesięcy i zaplanowanie nadchodzącego kwartału jest jedną ze skuteczniejszych strategii, które pozwalają mi zwiększyć produktywność.

Ponadto, jak wiele rzeczy w moim życiu, składa się tylko z pięciu kroków:⁵

Krok 1. Przypomnij sobie swoje najważniejsze cele

Spisz min. 3 najistotniejsze cele/sfery swojego życia.

• Gdzie widzisz siebie za 5 lat? Opisz wizję siebie i tego, co udało Ci się do tego czasu osiągnąć.
• Jak chcesz zakończyć ten rok? Wypisz swoje postanowienia na ten rok.

Ta część ma na celu przypomnieć Ci o najważniejszych celach i sferach życia, które liczą się dla Ciebie najbardziej. Chodzi o upewnienie się, czy zmierzasz w odpowiednim kierunku. Jak głosi znane powiedzenie:

„Jeśli nie wiesz, dokąd zmierzasz, każda droga będzie dobra”.

Upewnij się, że wiesz, dokąd chcesz dotrzeć.

Krok 2. Przeanalizuj miniony kwartał

Sprawdź, co się wydarzyło.

• Przejrzyj wpisy w swoim dzienniku z ostatnich trzech miesięcy.
• Przejrzyj wpisy w kalendarzu z ostatnich trzech miesięcy.
• Przeanalizuj i spójrz trzeźwym okiem na miniony kwartał.
• Wypisz nazwy minionych trzech miesięcy, zostawiając przestrzeń na wypisanie swoich sukcesów i porażek.

Nie spiesz się. Przejrzyj wszystkie zapiski z ostatnich trzech miesięcy i wypisz swoje sukcesy i niepowodzenia. Niech przyświeca Ci cel: „nie ma porażek, są tylko lekcje”.

Krok 3. Zaplanuj cele na nadchodzący kwartał

Teraz nadszedł czas na zaplanowanie kolejnego kwartału.

• Jeszcze raz wróć i przeanalizuj swoje życiowe cele na najbliższe pięć lat oraz na nadchodzący rok.
• Wypisz nazwy trzech przyszłych miesięcy, zostawiając przestrzeń na wypisanie swoich celów i planów.
• Przejrzyj swój kalendarz na najbliższe trzy miesiące i upewnij się, że wszystkie wpisane do niego zobowiązania są adekwatne (jeśli nie, spróbuj je zaktualizować).

Skoncentruj się na wyznaczeniu kluczowych celów na każdy miesiąc. Nie musisz zagłębiać się w szczegóły. Zaplanuj najważniejsze cele, kluczowe obszary, którymi chcesz zająć się w poszczególnych miesiącach.

Krok 4. Odpowiedz sobie na kilka trudnych pytań

Co jakiś czas warto zadać sobie kilka trudnych pytań. Pozwoli Ci to żyć bardziej świadomie, a nie tylko płynąć z prądem.

Obszary do poprawy:

• Co muszę ulepszyć?
• Czego muszę się nauczyć?
• Jaką nową umiejętność muszę nabyć?

Priorytety:

• Czego muszę robić więcej?
• Czego muszę robić mniej?
• Czego zupełnie muszę zaprzestać?

Upewnij się, że wyciągasz konkretne lekcje ze swoich ostatnich sukcesów i porażek.

Krok 5. Ponownie wszystko przeanalizuj

Planowanie zakończone – możesz zrobić sobie zasłużoną przerwę. Zjedz coś, idź na spacer… A gdy wrócisz, przeanalizuj wszystko jeszcze raz – tak miniony, jak i nadchodzący kwartał i upewnij się, że wszystko jest powiązane z Twoimi nadrzędnymi celami.

• Raz jeszcze przeanalizuj swoje działania z minionego kwartału – określ, co było sukcesem, a co się nie udało.
• Zweryfikuj swoje plany i cele na najbliższe trzy miesiące i upewnij się, że na liście są tylko najistotniejsze sprawy. Nie przesadzaj jednak z ambicjami.

Nakłoń zespół do robienia obydwu przeglądów

W naszej firmie, wykonujemy przeglądy co tydzień i co kwartał. Szerzej opiszę, jak wprowadziliśmy przeglądy tygodniowe w naszym zespole w kolejnym rozdziale.

Jeśli chodzi o przeglądy kwartalne, wygląda to następująco:

• Raz na trzy miesiące, każda osoba z zespołu może wziąć dzień wolny na zrobienie kwartalnego przeglądu. Na naszej wewnętrznej stronie internetowej udostępniamy specjalny szablon służący do tego celu.
• Od razu po tym, planujemy spotkania kwartalne: lider każdego działu odbywa indywidualne rozmowy ze swoimi podwładnymi, aby omówić ich przeglądy kwartalne.

Jako CEO, odbywam rozmowy jeden na jeden z dyrektorami. Po ukończeniu wszystkich przeglądów i rozmowach indywidualnych, przeprowadzam własny przegląd kwartalny, w ramach którego analizuję nie tylko własne cele, ale także synchronizuję je ze ścieżką rozwoju firmy i, w razie konieczności, modyfikuję je.

Indywidualne rozmowy dotyczą luźnych tematów

Cieszę się z tego, że raz na trzy miesiące możemy odbyć ze sobą indywidualne rozmowy. Jest to ważne zwłaszcza w zdalnie pracującym zespole takim, jak nasz, gdzie nie widujemy się ze sobą tak często, jak miałoby to miejsce w tradycyjnym biurze.

Każda osoba z zespołu dzieli się niektórymi częściami swojego kwartalnego przeglądu z przełożonym, a przynajmniej płynącymi z niego wnioskami.

Nie jest to formalna ocena pracownika, choć mogą pojawić się pytania o jakość pracy, czy zadania.

Ponieważ pracujemy z domów, pytamy osoby z zespołu o to, jak im się pracuje w takich warunkach i czy rodzina ich w tym wspiera. Chcemy się dowiedzieć, czy jest coś, co możemy zrobić jako firma, żeby poprawić równowagę między pracą a życiem osobistym każdej osoby.

Wyciągamy lekcje z każdego kwartału

Po wykonaniu wszystkich przeglądów i indywidualnych rozmowach, tworzymy propozycje rzeczy, które chcemy poprawić w oparciu o rzeczy zgłaszane przez zespół. Choć staramy się praktykować filozofię Kaizen i dążymy do ciągłej poprawy (rozdział 12), każdy większy przegląd jest okazją do wyciągnięcia dodatkowych wniosków.

Wiele z tych kwestii poruszam później w comiesięcznych vlogach (patrz: rozdział 9).

Konkluzja: poświęć czas na zrobienie przeglądu pracy i życia!

Najważniejszy wniosek z tego rozdziału to przeanalizować, jak wykorzystujesz swój czas poprzez tygodniowy i kwartalny przegląd swojej pracy i spraw osobistych oraz traktowanie ich jako inwestycji. Inwestycji w lepszą przyszłość, rozwój i zdrowszy zespół. Koniecznie więc znajdź na to czas.

Najlepszą książką, która zainspiruje Cię do działania po tym rozdziale to Esencjalista. Mniej, ale lepiej Grega McKeowna.⁶