Książka: No Office » Część 1 - Źle wykorzystujesz swoje biuro! » Rozdział 16 - Wykonuj regularny przegląd swoich spraw [Szkic] | review.md

Rozdział 16 - Wykonuj regularny przegląd swoich spraw

Co tydzień sprawdzaj postępy, a raz na kwartał skoncentruj się na najważniejszych celach

Jeśli nie będziesz robić regularnego przeglądu swojej pracy, życie zrobi to za Ciebie

Wszyscy jesteśmy zapracowani. Mamy tyle na głowie, że czasem ciężko się połapać w tym, co mamy zrobić i w jakim iść kierunku.

Dlatego, słuchamy tego, co najgłośniej do nas „krzyczy”.

Słysząc słowo „pilne”, „ASAP” czy „teraz”, od razu się za to zabieramy, a wykonanie tej rzeczy wyzwala w nas zastrzyk dopaminy. Świetnie, ale co, jeśli nie była to najważniejsza rzecz do zrobienia? Albo w ogóle nie była ona ważna? Albo właśnie zaniedbaliśmy coś naprawdę pilnego, co po prostu do nas nie krzyczało?

Właśnie z tego powodu, w poprzednich rozdziałach książki tak bardzo starałem się podkreślić to, jak ważna jest praca w skupieniu, cykliczne, ale regularne spotkania, zapisywanie informacji i komunikowanie się z zespołem przez zadania.

Jednak, nawet jeśli uważałeś i stworzyłeś świetny system, i tak wymaga on regularnego przeglądu, aby zapewnić, że najważniejsze rzeczy są nadal najważniejsze.1

Zaplanuj cotygodniowe spotkanie ze sobą

W książce pt. Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności David Allen2 pisze o przeglądzie tygodniowym – spotkaniu, które każdy powinien odbyć z samym sobą, aby dokonać przeglądu minionego tygodnia i zaplanować nadchodzący. Na jednym ze swoich seminariów David posunął się wręcz do następującego stwierdzenia: „Myślę raz w tygodniu podczas przeglądu. Potem po prostu działam, wiedząc, że za tydzień znów będę miał okazję pomyśleć.”

Nawyk przeglądu tygodniowego jest trudny do opanowania, ale niezwykle przydatny. Składa się z pięciu kroków:3

  1. Uporządkuj swoje skrzynki spraw (przychodzące dokumenty, e-maile itp.)
  2. Przypomnij sobie swoje cele.
  3. Przejrzyj kalendarz i dziennik z minionego tygodnia.
  4. Przejrzyj kalendarz na nadchodzący tydzień.
  5. Przejrzyj wszystkie projekty i zadania.

Brzmi łatwo, ale w rzeczywistości wymaga dużo pracy. Maile i inne przychodzące dokumenty ciągle się piętrzą. Mamy problem z określeniem naszych celów. Kalendarz jest pełen zobowiązań, których się podjęliśmy, ale których już nie chcemy robić. Mamy zdecydowanie za dużo zadań i projektów!

W rezultacie, pierwszy przegląd może zająć Ci bardzo dużo czasu – nawet cały dzień! Zrób go i tak, podziękujesz mi później. Jeśli jednak będziesz wykonywać go regularnie, każdy kolejny przegląd nie powinien zająć Ci dłużej niż dwie godziny.

Dwie godziny?! To przecież też długo… Nieprawda.

Przegląd tygodnia powinien być Twoim najważniejszym spotkaniem w tygodniu, ponieważ dotyczy wyłącznie Ciebie, Twoich celów i Twojego czasu. A jak wiesz, czas jest bezcenny.

Policz, ile minut lub godzin zmarnowałeś w minionym tygodniu na piciu kawy, spotkaniach, czy przeglądaniu mediów społecznościowych. Jestem pewien, że uzbierają się z tego przynajmniej dwie godziny. Wpisz przegląd do swojego kalendarza i po prostu go wykonaj. Postaw siebie na pierwszym miejscu. Zrób to dla siebie i wszystkich dookoła.

Jeśli latasz samolotami to na pewno znasz formułkę, by w przypadku konieczności skorzystania z masek tlenowych, najpierw założyć ją sobie, a dopiero potem pomóc innym. Nawet dziecku.

Przegląd tygodniowy jest jak maska tlenowa. Żadne inne spotkanie nie powinno być ważniejsze. Bez niego nie będziesz mógł służyć swojemu zespołowi czy rodzinie tak dobrze, jakbyś chciał.

Całodniowe spotkanie z samym sobą raz na kwartał

W jednym z podcastów,4 Greg McKeown wspomniał o kwartalnym mini-urlopie. Jest to dzień wolny, który bierzesz po to, aby dokonać przeglądu minionego kwartału i zaplanować cele na nadchodzący.

Z biegiem lat odkryłem, że kwartalne przeglądy są o wiele potężniejsze od noworocznych postanowień, które wyznaczam sobie na początku roku, aby po kilku tygodniach zupełnie o nich zapomnieć.

Wykonywanie regularnego przeglądu pracy, celów, metryk i wszystkich spraw osobistych z ostatnich trzech miesięcy i zaplanowanie nadchodzącego kwartału jest jedną z potężniejszych strategii, które pozwalają mi zwiększyć produktywność.

Ponadto, jak wiele rzeczy w moim życiu, składa się tylko z pięciu kroków:5

Krok 1. Przypomnij sobie swoje najważniejsze cele

Spisz min. 3 najistotniejsze cele/sfery swojego życia.

  • Gdzie widzisz siebie za 5 lat? Opisz wizję siebie i tego, co udało Ci się do tego czasu osiągnąć.
  • Jak chcesz zakończyć ten rok? Wypisz swoje postanowienia na ten rok.

Ta część ma na celu przypomnieć Ci o najważniejszych celach i sferach życia, które liczą się dla Ciebie najbardziej. Chodzi o upewnienie się, czy zmierzasz w odpowiednim kierunku. Jak głosi znane powiedzenie:

„Jeśli nie wiesz, dokąd zmierzasz, każda droga będzie dobra”.

Upewnij się, że wiesz dokąd chcesz dotrzeć.

Krok 2. Przeanalizuj miniony kwartał

Sprawdź, jakie zdarzenia miały miejsce.

  • Przejrzyj wpisy w swoim dzienniku z ostatnich trzech miesięcy.
  • Przejrzyj wpisy w swoim kalendarzu z ostatnich trzech miesięcy.
  • Przeanalizuj i spójrz trzeźwym okiem na miniony kwartał.
  • Wypisz nazwy minionych trzech miesięcy, zostawiając przestrzeń na wypisanie swoich sukcesów i porażek.

Nie spiesz się. Przejrzyj wszystkie zapiski z ostatnich trzech miesięcy i wypisz swoje sukcesy i porażki. Niech przyświeca Ci cel: „nie ma porażek, są tylko lekcje”.

Krok 3. Zaplanuj cele na nadchodzący kwartał

Teraz nadszedł czas na zaplanowanie kolejnego kwartału.

  • Jeszcze raz wróć i przeanalizuj swoje życiowe cele na najbliższych pięć lat oraz na nadchodzący raz.
  • Wypisz nazwy nadchodzących trzech miesięcy, zostawiając przestrzeń na wypisanie swoich celów i planów.
  • Przejrzyj swój kalendarz na najbliższe trzy miesiące i upewnij się, że wszystkie wpisane do niego zobowiązania są adekwatne (jeśli nie, spróbuj je re-negocjować).

Skoncentruj się na wyznaczeniu kluczowych celów na każdy miesiąc. Nie musisz zagłębiać się w szczegóły. Zaplanuj najważniejsze cele, kluczowe obszary, którymi chcesz zająć się w poszczególnych miesiącach.

Krok 4. Odpowiedz sobie na kilka trudnych pytań

Co jakiś czas warto zadać sobie kilka trudnych pytań. Pozwoli Ci to żyć bardziej świadomie, a nie tylko płynąć z prądem.

Obszary do poprawy:

  • Co muszę ulepszyć?
  • Czego muszę się nauczyć?
  • Jaką nową umiejętność muszę nabyć?

Priorytety:

  • Czego muszę robić więcej?
  • Czego muszę robić mniej?
  • Czego zupełnie muszę zaprzestać?

Upewnij się, że wyciągasz konkretne lekcje ze swoich ostatnich sukcesów i porażek.

Krok 5. Ponownie wszystko przeanalizuj

Planowanie zakończone – możesz zrobić sobie zasłużoną przerwę. Zjedz coś, idź na spacer… A gdy wrócisz, przeanalizuj wszystko jeszcze raz – tak miniony, jak i nadchodzący kwartał i upewnij się, że wszystko jest powiązane z Twoimi nadrzędnymi celami.

  • Raz jeszcze przeanalizuj swoje działania z minionego kwartału – określ, co było sukcesem, a co się nie udało.
  • Zweryfikuj swoje plany i cele na najbliższe trzy miesiące i upewnij się, że na liście są tylko najistotniejsze sprawy. Nie bądź jednak przesadnie ambitny.

Nakłoń zespół do robienia obydwu przeglądów

W naszej firmie, wykonujemy przeglądu co tydzień i co kwartał. Szerzej opiszę, jak wprowadziliśmy przeglądy tygodniowe w naszym zespole w kolejnym rozdziale.

Jeśli chodzi o przeglądy kwartalne, wygląda to następująco:

  • Raz na trzy miesiące, każda osoba z zespołu może wziąć dzień wolny na zrobienie kwartalnego przeglądu. Na naszej wewnętrznej stronie internetowej udostępniamy specjalny szablon służący do tego celu.
  • Od razu po tym, planujemy spotkania kwartalne: lider każdego działu odbywa indywidualne rozmowy ze swoimi podwładnymi, aby omówić ich przeglądy kwartalne.

Jako CEO, odbywam rozmowy jeden na jeden z dyrektorami. Po ukończeniu wszystkich przeglądów i rozmowach indywidualnych, przeprowadzam własny przegląd kwartalny, w ramach którego analizuję nie tylko własne cele, ale także synchronizuję je ze ścieżką rozwoju firmy i, w razie konieczności, modyfikuję je.

Indywidualne rozmowy dotyczą luźnych tematów

Cieszę się z tego, że raz na trzy miesiące możemy odbyć ze sobą indywidualne rozmowy. Jest to ważne zwłaszcza w zdalnie pracującym zespole takim jak nasz, gdzie nie widujemy się ze sobą tak często, jak miałoby to miejsce w tradycyjnym biurze.

Każda osoba z zespołu dzieli się niektórymi częściami swojego kwartalnego przeglądu z przełożonym, a przynajmniej płynącymi z niego wnioskami.

Nie jest to formalna ocena pracownika, choć mogą pojawić się pytania o jakość pracy, czy zadania.

Ponieważ pracujemy z domów, pytamy osoby z zespołu o to, jak im się pracuje w takich warunkach i czy rodzina ich w tym wspiera. Chcemy się dowiedzieć, czy jest coś, co możemy zrobić jako firma, żeby poprawić równowagę między pracą a życiem osobistym każdej osoby.

Wyciągamy lekcje z każdego kwartału

Po wykonaniu wszystkich przeglądów i indywidualnych rozmowach, tworzymy propozycje rzeczy, które chcemy poprawić w oparciu o rzeczy zgłaszane przez zespół. Choć staramy się praktykować filozofię Kaizen i dążymy do ciągłej poprawy (rozdział 12), każdy większy przegląd jest okazją do wyciągnięcia dodatkowych wniosków.

Wiele z tych kwestii poruszam później w comiesięcznych vlogach (patrz: rozdział 9).

Konkluzja: poświęć czas na zrobienie przeglądu swojej pracy i życia!

Najważniejszy wniosek z tego rozdziału to przeanalizować, jak wykorzystujesz swój czas poprzez tygodniowy i kwartalny przegląd swojej pracy i spraw osobistych oraz traktowanie ich jako inwestycji. Inwestycji w lepszą przyszłość, mądrzejszego Ciebie i zdrowszy zespół. Koniecznie więc znajdź na to czas.

Najlepszą książką, która zainspiruje Cię do działania po tym rozdziale to Esencjalista. Mniej, ale lepiej Grega McKeowna.6

  1. Jest to parafraza cytatu z książki Stephena Coveya, który brzmi: „Najważniejszą rzeczą jest trzymanie się tego, że najważniejsza rzecz jest najważniejszą”. 

  2. Książka Getting Things Done: czyli sztuka bezstresowej produktywności autorstwa Davida Allena (https://gettingthingsdone.com). 

  3. O przeglądzie tygodniowym pisałem na swoim blogu, gdzie zamieściłem też linki do wielu przydatnych zasobów w tym temacie. 

  4. Greg McKeown w podcaście Michaela Hyatta pt. This Is Your Life, około 24 minuty. Zachęcam Cię też do posłuchania mojego wywiadu z Gregiem McKeownem

  5. Ponownie odsyłam Cię na mój prywatny blog, gdzie znajdziesz wiele pomocnych linków i zasobów. Omawiałem tę koncepcję w 73 odcinku audycji The Podcast

  6. Esencjalista. Mniej, ale lepiej autorstwa Grega McKeowna to numer jeden na mojej liście polecanych książek

Następny: Rozdział 17 - Zrezygnuj z pracy w piątki

Powrót do spisu treści

Przeczytaj ten rozdział w języku: