• Co jest ważniejsze? Zaufanie czy kontrola?
• Jak kontrolować, czy pracownicy faktycznie wykonują pracę?
  • W biurze łatwo udawać zapracowanego
  • Firmy traktujące pracowników jak złodziei powinny się wstydzić
  • W pracy zdalnej, aby być widocznym trzeba demonstrować wyniki swojej pracy
• Zaufanie buduje dobrą atmosferę do pracy
  • Po pierwsze – zaufanie przekłada się na świetną pracę
  • Po drugie – zaufanie przekłada się na lepszy feedback
  • Po trzecie – jeśli w zespole jest zaufanie, ludzie chętnie sobie pomagają
  • Po czwarte – zaufanie przekłada się na produktywność
  • Po piąte – zaufanie rodzi szansę na pojawienie się wątpliwości
• Może zdarzyć się, że ktoś zawiedzie nasze zaufanie
• Zaufanie = współpraca!
• Konkluzja: stwórz kulturę opartą na zaufaniu

Co jest ważniejsze? Zaufanie czy kontrola?

W świecie biznesu zwykło się mówić: zaufanie jest dobre, ale kontrola lepsza. W praktyce oznacza to, że możesz ufać ludziom, że będą wykonywać swoją pracę, ale lepiej jednak ich kontrolować.

Kontrola jest ważna. Ale nie w tradycyjnym znaczeniu tego słowa, rozumiana jako kontrolowanie pracowników i doszukiwanie się błędów w ich pracy. Raczek jako pomaganie im w osiąganiu celów. Ale o tym więcej za chwilę…

Najpierw kilka słów o tym, dlaczego w prowadzeniu firmy #NoOffice za kluczowe uważam stworzenie atmosfery opartej na zaufaniu.

Czas na nowe powiedzenie:

Kontrola jest dobra, ale zaufanie jeszcze lepsze!

Jak kontrolować, czy pracownicy faktycznie wykonują pracę?

Za każdym razem, gdy ktoś pyta mnie o to, jak wygląda zarządzanie zdalnym zespołem, zaczyna od tego, że nie widzę przecież jak ludzie pracują. Są u siebie w domach, a ja nie mam jak sprawdzić, czy w tym czasie oglądają filmy, robią inne rzeczy, czy faktycznie wykonują powierzone im zadania.

Odwracam wtedy pytanie:

• A w jaki sposób Ty kontrolujesz ludzi w tradycyjnym biurze? Na co pada odpowiedź:
• Widzę, co robią! Wówczas pytam:
• No tak, widzisz, że tam są, ale skąd wiesz, czy naprawdę pracują?

W biurze łatwo udawać zapracowanego

W tradycyjnym biurze dużo łatwiej udawać, że się pracuje:

• można spędzać minuty, jeśli nie godziny na pogawędkach ze współpracownikami na korytarzach, czy przy automatach z napojami lub przekąskami;
• można spotykać się na kawkę, kiedy tylko się chce, marnując przy tym mnóstwo czasu na rozmowy;
• to samo jest z papierosami - panuje nawet zwyczaj, że osoby, które nie palą, towarzyszą osobom wychodzącym na papierosa, bo jest to świetna okazja do wymiany plotek;

To, że ktoś siedzi przed komputerem niekoniecznie oznacza, że pracuje. Równie dobrze może w tym czasie przeglądać portale społecznościowe albo grać.

Ludzie, którzy chcą udawać zapracowanych, doskonale wiedzą, jak robić to dobrze. Głośno stukają w klawiaturę. Biorą udział we wszystkich spotkaniach i zawsze mają coś ważnego do powiedzenia. Kręcą się w pobliżu przełożonego na tyle często, aby pozostawać zauważonymi. Nigdy nie wychodzą z biura przed szefem.

Firmy traktujące pracowników jak złodziei powinny się wstydzić

Kilka dni temu widziałem w sieci dyskusję na temat sposobów śledzenia pracowników zdalnych. Oto kilka przykładów:

• instalowanie kamer internetowych w domach pracowników lub szpiegowanie ich za pośrednictwem oprogramowania do wideokonferencji;
• instalowanie oprogramowania śledzącego ruchy myszką, wykonującego zrzuty ekranów w regularnych odstępach czasu lub przesyłającego historię z przeglądarki na firmowe serwery;
• regularne raporty godzinowe dotyczące postępów w realizacji zadań;
• niespodziewane telefony o losowych porach, aby sprawdzić, czym pracownik się zajmuje.

Szczerze mówiąc, już samo spisanie powyższych punktów przyprawiło mnie o mdłości.

Serio? Firmy zatrudniają profesjonalistów (nawiasem mówiąc, dorosłych ludzi) i zamiast ich jako takich traktować, zakładają, że są bandą złodziei i kłamców?

W pracy zdalnej, aby być widocznym trzeba demonstrować wyniki swojej pracy

Jak już wspomniałem powyżej, pracując w biurze łatwo pozostać zauważonym, jednak w pracy zdalnej można się „pokazać” wyłącznie poprzez efekty swojej pracy.

Dlatego, robię wszystko, co w mojej mocy, aby strzec czasu, jaki mój zespół poświęca na pracę w skupieniu (Rozdział 4), wyrabiać w nim nawyk notowania informacji (Rozdział 5) i komunikować się ze sobą poprzez zadania (Rozdział 6). Widząc zrealizowane zadania, dostrzegamy postępy. Widząc ukończone projekty zyskujemy pewność, że ludzie pracują.

W firmie „No Office” można ludzi „zobaczyć” i „usłyszeć” wyłącznie poprzez efekty ich pracy. Nie ma innego sposobu, aby zostać zauważonym.

Zaufanie buduje dobrą atmosferę do pracy

W naszym zespole, choć dzielą nas setki kilometrów, realizujemy nasze zadania i projekty dlatego, że mamy do siebie zaufanie.

Po pierwsze – zaufanie przekłada się na świetną pracę

Jak już wspomniałem w rozdziale 2, zatrudniłem Tomka, mojego pierwszego programistę dlatego, że był ode mnie dużo lepszy. Powierzenie mu całej bazy danych Nozbe wymagało z mojej strony sporego zaufania. Obecnie mamy w firmie grupę programistów, z których każdy jest dużo lepszy ode mnie i nie pozwalają mi już nawet dotykac kodu aplikacji. To samo dotyczy naszego zespołu produktowego, marketingowego i działu obsługi klienta.

W wielu firmach jest jednak odwrotnie – ludzie boją się zatrudniać ekspertów lepszych od samych siebie. Ci mikromanagerowie muszą kontrolować pracowników, bo nie mają do nich zaufania i nie wierzą w ich zdolności i chęci do wykonywania dobrej pracy.

Miej zaufanie do swoich ekspertów. Zatrudniaj profesjonalistów i pozwól im wykonywać swoją pracę!

Najważniejsze jest wiara w ludzi i w to, że będą w stanie dostarczyć rezultaty, których zespół oczekuje. Prawdziwi profesjonaliści docenią to, że ufasz ich kompetencjom i dajesz im przestrzeń do realizowania zadań. A prawda jest taka, że z dużym prawdopodobieństwem wykonają je dużo lepiej niż zrobiłby to manager czy szef firmy.

Po drugie – zaufanie przekłada się na lepszy feedback

Mając do siebie zaufanie, ludzie chętniej wymieniają się feedbackiem. Dawanie informacji zwrotnych nie bez powodu znajduje się niemal na szczycie naszej piramidy komunikacji, którą omawiałem w rozdziale 10.

W kulturze organizacyjnej opartej na zaufaniu wyrażanie swoich opinii staje się nawykiem.

Aby budować zaufanie i zachęcać zespół do dzielenia się feedbackiem, używamy narzędzi internetowych, które umożliwiają komentowanie pracy. Ponadto większość naszych projektów w Nozbe jest domyślnie dostępna dla całego zespołu. Dzięki temu dostajemy cenny feedback od różnych osób z zespołu, co pozwala jeszcze bardziej udoskonalać pracę.

Po trzecie – jeśli w zespole jest zaufanie, ludzie chętnie sobie pomagają

Gdy w zespole panuje kultura zaufania, manager nie musi kontrolować tego, czy ludzie pracują.

Jego rolą staje się służenie i pomaganie zespołowi.

Do jego zadań należy usuwanie wszelkich przeszkód stojących przed pracownikami na drodze do realizacji zadań i projektów. To przełoży się na osiągnięcie celów biznesowych. A o to przecież chodzi, prawda?

Niedawno obejrzałem amerykański serial medyczny o nazwie New Amsterdam¹. Główny bohater jest dyrektorem szpitala i każdej napotkanej osobie – nieważne, czy jest to inny lekarz, pielęgniarka czy woźny – zadaje to samo pytanie: „Jak mogę pomóc?”.

Po czwarte – zaufanie przekłada się na produktywność

Z chwilą wybuchu pandemii koronawirusa wiele osób zaczęło pracować z domu – niektórzy po raz pierwszy w życiu. Sytuacja była ekstremalna, ponieważ większość ludzi nie miała odpowiednio zorganizowanej przestrzeni do pracy ani sprzętu. Dodatkowo, musieli sobie jakoś radzić z obecnością dzieci i współmałżonków, współlokatorów.

Przygotowując się do napisania tej książki, odbyłem wiele rozmów z właścicielami różnych firm, pytając o ich doświadczenia w tym temacie. Chciałem dowiedzieć się, co w ich przypadku się sprawdziło, a co nie i co najbardziej ich w tej sytuacji zaskoczyło.

I wiesz co? Największym zaskoczeniem było dla nich to, że ludzie w ogóle pracowali! Co więcej, wcale nie pracowali mniej niż w biurze!

Co za odkrycie! Bez bezpośredniego nadzoru ludzie naprawdę pracują. Na przekór wszystkim i wszystkiemu. Dlatego właśnie, wprowadzanie wszystkich tych mechanizmów kontrolowania pracowników zdalnych uważam za absurdalne.

Ludzie pracujący zdalnie nie pracują za mało. Pracują za dużo!

Dlatego też, we wcześniejszych rozdziałach mówiłem o tym, że powinno dać się pracownikom wolną rękę w kwestii godzin pracy i zaoferować udogodnienia, które zachęcą ich do posiadania życia poza pracą.

Po piąte – zaufanie rodzi szansę na pojawienie się wątpliwości

Zbudowanie zaufania wymaga czasu, a chcąc ten proces przyspieszyć, trzeba dawać przykład z góry. Zatrudniając nową osobę, musisz założyć, że jest godna zaufania. Z kolei ona musi czuć, że otrzymała duży kredyt zaufania. Tylko wtedy będzie w stanie w pełni skupić się na pracy i odwzajemnić to zaufanie.

Z czasem, w toku pogłębiania się tej więzi, zaczynamy obdarzać ludzi kredytem zaufania. Jeśli ktoś był dobrym graczem zespołowym, dobrze wykonywał swoje obowiązki i nagle przestał dawać z siebie wszystko, współpracownicy i przełożeni będą chcieli dowiedzieć się, co się stało. Zespół powinien kierować się troską, a nie atakować. Nikt nie jest doskonały i każdy z nas miewa gorsze chwile. I tam, gdzie jest zaufanie, na pierwszym miejscu jest też troska.

Może zdarzyć się, że ktoś zawiedzie nasze zaufanie

Gdy praca opiera się na zaufaniu i dostarczaniu świetnych rezultatów, nie ma potrzeby stosować żadnych mechanizmów kontroli, bo jak tylko ktoś zacznie się obijać, pozostałe osoby od razu to zauważą. Nie tylko przełożony. Cały zespół będzie widzieć, że coś się dzieje.

Taka sytuacja przytrafiła mi się kilka razy i za każdym razem był to przykry moment. Na szczęście jednak zdarza się to bardzo rzadko. Mało osób jest na tyle lekkomyślnych, by nadużywać zaufanie otrzymane od zespołu.

Cały zespół nie musi słono płacić z powodu kilku incydentów.

Zaufanie = współpraca!

W języku niemieckim „pracownik” to „Mitarbeiter”, co dosłownie oznacza „współpracownik”. Bardzo podoba mi się to, jak obrazuje sposób, w jaki ludzie powinni pracować w zespole. Razem i z wzajemnym zaufaniem do siebie. Nieważne, czy jesteś szefem, managerem czy szeregowym pracownikiem firmy.

Wszyscy jesteście Mitarbeiterami, czyli współpracownikami.

Pracujecie razem, w imię wspólnego celu.

Konkluzja: stwórz kulturę opartą na zaufaniu

Ludzie chcą pracować w środowisku opartym na zaufaniu. Chcą być częścią zespołu, w którym czują, że ufa się, że będą wykonywać pracę, do której zostali zatrudnieni. W miejscu, w którym mogą eksperymentować, a czasem zaliczyć porażkę. Gdzie będą mogli być sobą. Gdzie motywacja nie jest wynikiem korporacyjnych technik i sztuczek, ale bierze się z chęci wykonywania świetnej pracy.

Sparafrazujmy nasze motto:

Pracy nie można kontrolować, można ufać w to, że zostanie wykonana.

Więcej w tym temacie można przeczytać w książce No Rules Rules autorstwa twórcy Netfliksa.²