Książka: No Office » Część 1 - Źle wykorzystujesz swoje biuro! » Rozdział 15 - Zaprojektuj swój tydzień pracy [Szkic] | week.md

Rozdział 15 - Zaprojektuj swój tydzień pracy

Wprowadź elastyczne godziny pracy i wydziel bloki niezakłóconego czasu

Zapomnij o pracy od 9-17 lub przynajmniej uznaj taki tryb za opcjonalny!

Jest prawdą powszechnie uznaną, że osobie wykonującej dobrą pracę brak do szczęścia tylko siedzenia w biurze od 9-171.

Dlaczego tak? Dlaczego od 9 do 17? Dlaczego od 9:00 do 17:00, od poniedziałku do piątku?

Przeciętny człowiek wstaje rano, je śniadanie i jedzie do pracy, którą zaczyna o 9:00 rano. Pracuje przez bite 8 godzin i o 17:00 wychodzi z pracy, aby zdążyć na wspólny posiłek z rodziną o 18:00. To jest amerykański sen…

Ale czy na pewno? Czy wszyscy tak pracujemy? Czy wszyscy jesteśmy tacy sami?

Nie wszyscy są na tym samym etapie życia

Niektórzy mają małe dzieci, które trzeba odwieźć, a potem odebrać ze szkoły. Niektórzy mają nastoletnie dzieci, które nie wymagają wiele opieki, a jeszcze inni w ogóle ich nie mają. Niektórzy mają partnerów, a inni są singlami. Niektórzy mają po dwadzieścia kilka lat, a inni są po trzydziestce, czterdziestce, pięćdziesiątce czy sześćdziesiątce…

Powyższe czynniki wpływają na schemat dnia każdego z nas. Nie możemy zakładać, że każda osoba powinna stosować się do trybu pracy od 9 do 17, bo mamy różne sytuacje życiowe.

Ponadto, są osoby, które lubią wstawać wcześnie rano. Inne wolą pospać dłużej. Niektórzy są nocnymi markami i są najbardziej produktywni w nocy. Po co więc zmuszać ich do pracy od 9 do 17?

Zapomnijmy o systemie zmianowym jak z fabryki

Sam fakt, że masz biuro, nie musi znaczyć, że Twój zespół ma w nim siedzieć od 9 do 17. Biuro powinno być narzędziem do wykonywania pracy a nie wyznaczać godziny pracy. Biuro nie jest fabryką, do której przychodzisz, żeby stać przy taśmie lub przekręcać wihajstry.

Każda osoba w zespole powinna móc sama tworzyć własny harmonogram pracy. Przychodzić do pracy z samego rana, jeśli tak preferuje, móc wychodzić z niej w ciągu dnia, aby pozałatwiać sprawy lub skorzystać z ładnej pogody i pospacerować. Lub, jeśli woli, przychodzić na „wieczorną zmianę”.

Nie ma czegoś takiego, jak „nadgodziny”

Nadgodziny nie istnieją. A przynajmniej nie powinny. Ludzie nie powinni pracować więcej aniżeli wynika z ich umowy. Potrzebują czasu wolnego.

Kultura pracy od 9 do 17 zachęca do pracy po godzinach. Gdy wybija 17:00, wszyscy rozglądają się po biurze, patrząc, kto jeszcze pracuje. Jak widzą, że szef dalej siedzi, robią to samo. Bardzo łatwo wpaść w tę pułapkę. Jak już wspomniałem w poprzednim rozdziale, zdrowy zespół musi mieć życie poza pracą. Elastyczne godziny pracy dają kontrolę i swobodę w wyborze stylu życia, a także pomagają ustrzec się przed pracą po godzinach.

Uzgodnijcie wspólne, pokrywające się godziny pracy

W naszej firmie mamy regularne spotkania, które odbywają się co tydzień o tej samej porze. Dzięki temu, każdy może planować swój czas wokół spotkań w taki sposób, jaki mu odpowiada. Każdy wie, w jakich porach nasze godziny pracy się pokrywają (wtedy są spotkania), a w obrębie zespołów uzgadniamy, kiedy pozostali mogą się nas spodziewać przed komputerem. Ponadto, na głównym kanale na naszym czacie informujemy pozostałych, kiedy wychodzimy i wracamy. Wystarczy spojrzeć na czat i od razu widać, kto jest dostępny, a kto nie.

Zaprojektuj swój idealny tydzień pracy

O idealnym tygodniu pracy usłyszałem po raz pierwszy od mojego przyjaciela i mentora, Michaela Hyatta2. Jest to koncepcja, która wspomaga efektywniejsze i bardziej świadome wykorzystywanie swojego czasu. Oczywiście, każdy tydzień jest inny. Takie jest życie. Warto jednak planować tydzień na własnych zasadach i, w miarę rozwoju wydarzeń, dostosowywać plany. Dzięki temu, łatwiej utrzymać wszystko pod kontrolą.

Zacznij od zaplanowania idealnego tygodnia

Każdy z nas jest inny i dlatego powinien sam planować idealny tydzień. W moim przypadku wygląda on następująco:

  • Poniedziałek – zarządzanie/produkt. Przez pierwszą połowę dnia, zajmuję się zarządzaniem i biorę udział w spotkaniu dyrektorów. Drugą połowę dnia spędzam, pracując nad produktem.
  • Wtorek – produkt. Przeglądam wszystkie propozycje, oczekujące zadania, postępy nad funkcjami, w których tworzenie jestem zaangażowany, a także uczestniczę w spotkaniu grupy design.
  • Środa – marketing. W środy mamy spotkania działu marketingu, na którym przekazuję feedback zespołowi marketingowemu. Co dwa tygodnie mamy też spotkania działu obsługi klienta, na których dyskutujemy nad różnymi usprawnieniami.
  • Czwartek – pisanie. W tym dniu nie mam zaplanowanych żadnych spotkań. Zajmuję się pisaniem artykułów i materiałów marketingowych, przygotowuję się do wywiadów, itp.
  • Piątek – przegląd tygodnia. Wykonuję przegląd minionego tygodnia i przygotowuję się do nadchodzącego. Więcej na temat tego, jak wyglądają piątki w Nozbe przeczytasz w jednym z kolejnych rozdziałów.

Jak widać powyżej, mój plan tygodnia skupia się wokół spotkań i obowiązków wynikających z roli CEO i dyrektora marketingu odpowiedzialnego za wizję naszej firmy. Mam wiele różnych zadań, a schemat tygodnia ułatwia mi się na nich skoncentrować.

Stwórz idealne środowisko pracy dla swojego zespołu lub działu

Te same zasady można wdrożyć wśród osób, z którymi pracujesz. Dzięki temu, zespół będzie mógł ustalić, że „w tym dniu robimy to i to”, a w pozostałe dni zajmujemy się innymi rzeczami. Chodzi o to, aby uzgodnić, kiedy potrzebne są wszystkie ręce na pokładzie. Taki schemat pozwala każdemu zaplanować czas na pracę w skupieniu. Oto kilka pomysłów, z którymi eksperymentowaliśmy w naszych zespołach:

  • Poprawkowe poniedziałki - nasi inżynierowie traktują poniedziałek jako rozgrzewkę przed całym tygodniem. Przeglądają zgłoszone błędy w aplikacjach i starają się je w tym dniu naprawić.
  • Projektowe wtorki - w tym dniu odbywa się spotkanie działu design i zachęcamy wszystkich do przejrzenia tematów, specyfikacji i innych dokumentów i podzielenia się opiniami na temat designu naszych aplikacji.
  • Feedbackowe środy - we środy odbywają się spotkania działu marketingu, który wykorzystuje ten dzień również do tego, aby uzyskać informacje zwrotne od zespołu odnośnie swojej pracy.

Tego typu pomysły pomagają każdemu w zespole wejść w określony rytm pracy, zachęcając do bardziej świadomego podejścia do planowania swojej pracy. Dzięki temu, każdy zyskuje większą kontrolę nad swoją pracą, wie, nad czym będzie pracować i czego może oczekiwać od pozostałych osób.

Codziennie znajdź dwie godziny na pracę w skupieniu

Z pracą w zespole jest taki problem, że dzieje się tak wiele różnych rzeczy, że trudno znaleźć czas na pracę w skupieniu. A jak pisałem w rozdziale 4, czas jest cennym zasobem, którego wszystkim nam brakuje.

Praca w skupieniu przez bite dwie godziny daje świetne rezultaty!

Jako fanatyk produktywności, przez ostatnie lata eksperymentowałem z wieloma technikami i rozwiązaniami mającymi na celu poprawę mojej produktywności3. Niedawno odkryłem, że tym, co sprawdza się u mnie najlepiej, jest praca w długich, niczym nie zakłóconych blokach czasowych, podczas których mogę skupić się na konkretnym zadaniu. Jak długich? Przynajmniej dwugodzinnych.

Dokładnie tak. Potrzebuję dwóch godzin, aby pchnąć daną sprawę do przodu. Aby opracować temat, napisać post na bloga, przekazać konstruktywny feedback w strategicznym temacie.4

Dlaczego dwóch godzin? W moim przypadku zwykle wygląda to następująco:

  • W ciągu pierwszych 30 minut, wyłączam powiadomienia lub wyciszam telefon i zaczynam myśleć o problemie. Gromadzę wszystkie linki i zasoby potrzebne do jego rozwiązania.
  • W ciągu kolejnych 30 minut, rozpoczynam pracę i mam już pierwszy szkic, pomysł lub zarys tego, nad czym aktualnie pracuję.
  • Została mi jeszcze godzina pracy. Przemyślałem problem, jestem skoncentrowany i rozgrzany i mogę zabrać się do pracy.
  • Po dwóch godzinach zwykle udaje mi się stworzyć coś, co mogę wysłać zespołowi do oceny. Ewentualnie, jeśli mam dobrą passę, kontynuuję zadanie przez kolejne 30-60 minut aż do jego ukończenia.

Wygospodaruj dwie godziny każdego dnia o tej samej porze

Każdego dnia o tej samej porze mam zaplanowane dwie godziny na pracę w pełnym skupieniu. Dzięki temu, staje się ona nawykiem i oczywistością.

Zwykle wypadają one między godziną 11:00 a 13:00. Dzięki temu, rano mam dość czasu, aby odpowiedzieć na feedback od zespołu, czy zrobić poranny trening. Nim wybije godz. 11:00, siadam do pracy na iPadzie, wyłączam wszystkie powiadomienia i skupiam się na swoich zadaniach. Po 13:00 daję zespołowi znać, że jestem dostępny, a następnie przeglądam wszystkie delegowane mi zadania oraz te, w których zostałem wspomniany.

Praca w takim schemacie pozwala mi z łatwością zakomunikować zespołowi, że między 11:00 a 13:00 nie jestem dostępny, ponieważ to jest mój czas na pracę w skupieniu. Pracując w ten sposób, daję również przykład zespołowi, bo chcę żeby każda osoba również miała jak najwięcej nieprzerwanych bloków czasowych.

Konkluzja: eksperymentuj ze swoim tygodniem pracy!

Każdy z nas jest inny. Praca od 9 do 17 to przeszłość, podobnie jak nadgodziny. Każdy powinien mieć wolną rękę do eksperymentowania ze swoim tygodniem pracy i móc wybierać elastyczne godziny pracy, które pomagają mu w osiągnięciu najlepszej produktywności. Klucz w tym, aby wygospodarowywać jak najwięcej bloków nieprzerwanej pracy i dostosować plan dnia do swojego stylu życia.

Moją ulubioną książką na ten temat jest Rework5, która zawiera wiele pomysłów i wskazówek dotyczących planowania i wykonywania pracy.

  1. Wybacz, ale nie mogłem się powstrzymać, żeby nie zażartować sobie z koncepcji pracy od 9 do 17 parafrazując pierwsze zdania z jednej z moich ulubionych powieści pt. Duma i uprzedzenie autorstwa Jane Austen, które brzmi: „Jest prawdą powszechnie znaną, że samotnemu a bogatemu mężczyźnie brak do szczęścia tylko żony”

  2. Przeczytaj napisany przez niego artykuł w tym temacie: How to Better Control Your Time by Designing Your Ideal Week 

  3. Jedną z moich ulubionych technik jest Pomodoro

  4. Po raz pierwszy pisałem o tym na swoim blogu. Później rozszerzyłem tę zasadę do koncepcji kluczowych godzin, którą omawiałem na łamach audycji The Podcast 

  5. Książka Rework Jasona Frieda i Davida Heinemeiera Hanssona 

Następny: Rozdział 16 - Wykonuj regularny przegląd swoich spraw

Powrót do spisu treści

Przeczytaj ten rozdział w języku:

Prześlij dalej: NoOffice.org/tydzien