Książka: No Office » Part 1 - Źle wykorzystujesz swoje biuro! » Rozdział 5 - Zapisuj wszystkie informacje [Szkic] Rozdział 14 - Bądź hojny Rozdział 14 - Bądź hojny | write.md

Rozdział 5 - Zapisuj wszystkie informacje

Stwórz kulturę słowa pisanego i nie polegaj na tym, „co ktoś powiedział”

Masz za dużo na głowie? To błąd!

Jesteśmy wiecznie zajęci. Słysząc pytanie: „Jak leci?”, najczęściej odpowiadamy:

  • „Mam dużo na głowie”
  • „Jestem zawalony robotą!”
  • „Tyle się dzieje – ledwo wyrabiam!”

Tak. Wiem. Jesteś zajęty. Kto z nas nie jest? Jeśli jednak trzymasz wszystko w głowie, a masz do ogarnięcia wiele spraw – będzie trzeba zmienić nawyki.

Musisz zacząć wszystko zapisywać. Zresztą nie tylko Ty. Cały Twój zespół musi to robić.

Aby nie zwariować z nadmiaru informacji czy przepracowania, musicie zmienić sposób zapamiętywania i przekazywania informacji od jednej osoby do drugiej.

Przestań polegać na pamięci i rozmowach.

Nie jest to ani skuteczne, ani trwałe.

Zapisuj. Wszystkie. Informacje.

„Twój umysł służy do kreowania pomysłów, a nie ich przechowywania”. David Allen, autor książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej produktywności

Gdy po raz pierwszy przeczytałem książkę Davida Allena1, najważniejszą radą, jaką w niej przeczytałem było to, aby nie trzymać rzeczy w głowie, tylko zapisywać je w swoim zaufanym systemie. Krótko po lekturze książki, stworzyłem Nozbe 2, by móc to właśnie robić.

Dlaczego trzymanie w głowie zbyt wielu informacji nie jest dla Ciebie dobre?

Po pierwsze, umysł lubi płatać nam figle. Weźmy taką sytuację: miałem udany dzień w pracy, jem obiad, a tu nagle pojawia się myśl: „Pamiętaj żeby wysłać klientowi maila z propozycją budżetu”. Zadaję sobie pytanie: „Dlaczego teraz? Dlaczego nie jutro, po spotkaniu zaplanowanym na 10:00, gdy będę siedzieć przed komputerem i przeglądać maile?”.

Mój umysł stara się być pomocny. Wie, że czegoś nie zapisałem i chce bym miał pewność, że o tym nie zapomnę. Nie ma poczucia czasu czy przestrzeni, więc przypomina mi o różnych rzeczach w najmniej spodziewanych momentach.

Gdybym zapisał to zadanie i ustawił dla niego termin wykonania na jutro, moja kolacja udałaby się w 100%. Zamiast tego, będę teraz myśleć o tym, aby jutro pamiętać o wysłaniu tej cholernej propozycji.

Trzymanie wszystkiego w głowie jest złe.

Gdzie i jak zapisywać informacje?

Jak ze wszystkim – to zależy. Podstawowa zasada jest następująca:

  • Spotkanie? Jeśli jest zaplanowane, po prostu wpisz je do kalendarza.
  • Genialna myśl? Zapisz ją gdziekolwiek możesz, ale koniecznie wróć do niej później, np. w cyfrowym notatniku na smartfonie.
  • Coś do zrobienia? Idealnie jeśli trafi to do Twojego cyfrowego systemu zarządzania zadaniami lub listy to-do.
  • Uzupełnienie do rozmowy z kimś? Napisz mu krótką wiadomość lub maila.

Warto mieć system i zaufane miejsce do przechowywania każdej z tych rzeczy. Musisz wiedzieć, gdzie są zapisane, a także zapisywać je w tym samym momencie, w którym się pojawią.

Ktoś wspomniał o ważnym wydarzeniu? Nie zwlekaj, tylko wpisz je do kalendarz już teraz. Nie polegaj na swojej pamięci. Wypracuj w sobie nawyk szybkiego zapisywania wszystkich informacji.

Z dzisiejszymi smartfonami, dodawanie wydarzeń do kalendarza, dyktowanie notatek, czy wysyłanie wiadomości głosowych jest szybsze i łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

Stwórz kulturę zapisywania informacji w swoim zespole!

Swoje nawyki masz już wypracowane, więc teraz pora wdrożyć tę samą dynamikę zapisywania informacji w zespole. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak to zrobić.

Zrób mi zadanie

Jeśli chcesz, by ktoś wykonał dla Ciebie jakieś zadanie, poproś go o to w formie pisemnej. Możesz z nim najpierw o tym porozmawiać, ale po skończeniu rozmowy pamiętaj o stworzeniu odpowiedniego zadania w waszej aplikacji do zarządzania zadaniami i projektami. W Nozbe nazywamy to „komunikacją poprzez zadania”3.

W naszym zespole stała się ona nawykiem. Pytamy kogoś: „czy możesz dla mnie zrobić to, czy tamto?”, a ta druga osoba odpowiada: „Jasne, to zrób mi zadanie!”.

Stosując taki schemat, musisz całą sprawę przemyśleć, stworzyć dla tej osoby zadanie w odpowiednim projekcie, a może nawet dodać komentarz wyjaśniający, co dokładnie trzeba zrobić… albo dokumenty czy materiały pomocnicze.

To dobre rozwiązanie. Nie ma miejsca na wątpliwości dotyczące oczekiwań, a nawet jeśli się pojawią – można o nie dopytać w kolejnym komentarzu.

Przechowuj podobne informacje w jednym systemie

Bądź jak Marie Kondo4. Użyj systemu dla swoich zadań i projektów. Jeden powinien służyć do przechowywania wewnętrznej dokumentacji. Możesz też stworzyć oddzielny system, w którym będziesz trzymać kod, jeśli z tym związana jest Twoja praca. Mogą to być różne systemy lub jeden system – to już zależy od Ciebie i Twojego zespołu. Ważne jest to, że każdy będzie wiedział, co i gdzie się znajduje.

Dzięki temu wszystko będzie dla każdego jasne. Wystarczy, że powiesz zespołowi: „Wrzuciłem to do naszego intranetu”, albo „Jest dla tego dedykowane zadanie w projekcie ACME”. Nie będą tracić czasu na szukanie informacji, które są potrzebne, aby pchnąć sprawy do przodu.

Podczas urlopu nikt nie będzie musiał zadręczać Cię wiadomościami. Wiedząc, gdzie szukać informacji, każdy będzie sam mógł znaleźć odpowiedź na swoje pytanie.

Powtarzające się tematy lub wytyczne – spisz je i udostępnij zespołowi

Jak często zdarza się, że ktoś chce rozmawiać o czymś, co było już wielokrotnie omawiane? Jeśli prowadzisz firmę, to pewnie za często!

Dlatego, jeśli w waszym zespole są tematy, które ciągle się przewijają, poświęć trochę czasu na to, by dokładnie je opisać, ze wszystkimi szczegółami. Zapisz wszystkie ustalenia i decyzje, jakie zapadły w danym temacie tak, by były dostępne w jednym miejscu.

Kiedy następnym razem ktoś będzie chciał rozmawiać z Tobą na te tematy, powiedz mu, żeby najpierw zapoznał się z tymi dokumentami!

Korzystaj z aplikacji umożliwiających wymianę komentarzy

Komentarze pisemne są kluczowe. Mamy rok 2020, więc naprawdę nie ma usprawiedliwienia dla niekorzystania z narzędzi do współpracy. Jak już wspomniałem, w naszym zespole używamy aplikacji Nozbe Teams5, w której wymieniamy się komentarzami do zadań przez cały czas.

Istnieją programy pozwalające komentować praktycznie wszystko, promując lepszą kulturę pisanego słowa w Twoim zespole.

  • Piszecie kod? Na GitHubie6 można komentować każdą linijkę kodu.
  • Tworzycie dokument tekstowy? Dropbox Paper i Google Docs7 umożliwiają komentowanie każdego akapitu w tekście!
  • Macie pytania dotyczące konkretnego pliku? Interfejsy webowe Dropboksa i Boxa8 pozwalają dodawać informacje zwrotne do każdego pliku!

To zaledwie kilka przykładów. Dodawanie komentarzy tworzy nawyk ciągłej wymiany informacji zwrotnych w zespole. Przestań więc wysyłać mailem dokumenty zapisane w Wordzie. Zacznij używać nowoczesnych narzędzi do współpracy online.

Notatki ze spotkań nie są opcjonalne – są obowiązkowe!

Temat nowoczesnych sposobów prowadzenia spotkań rozwinę w kolejnych rozdziałach, więc tutaj tylko krótko wspomnę o najważniejszej rzeczy: wyznacz jedną osobę, która będzie zapisywać wnioski z każdego spotkania.

Tworząc notatki ze spotkania, nie musisz notować kto i co powiedział w każdej minucie spotkania. Wypunktuj najważniejsze tematy, decyzje i najbliższe działania.

Ktoś te rzeczy musi zapisywać. Ponadto, muszą one być opublikowane w waszym wewnętrznym systemie, aby każdy mógł z łatwością uzyskać do nich dostęp. Dodatkowo, każdy powinien mieć możliwość komentowania tych notatek.

Korzyści z notowania informacji

  • Przestajesz zapominać - wszystko jest zapisane i wiesz, gdzie to znaleźć.
  • Nie musisz w kółko powtarzać tych samych rzeczy - wystarczy, że raz je zapiszesz i udostępnisz zespołowi.
  • W każdej chwili można odwołać się do dowolnej informacji - do każdej rzeczy można się odnieść, podlinkować coś. Kiedy coś jest zapisane, łatwo do tego powrócić.
  • Większa przejrzystość - każdy wie, co się dzieje i nikt nie czuje się wykluczony z dyskusji. Każdy może łatwo wszystko nadrobić.
  • Nie wszyscy muszą brać udział we wszystkich spotkaniach - możesz zredukować liczbę uczestników do minimum. Każdy i tak będzie ze wszystkim na bieżąco.
  • Lepsze i bardziej wartościowe informacje zwrotne - mając do napisania komentarz, masz więcej czasu, aby przemyśleć swoją wypowiedź.
  • Mniejszy chaos, brak stresu, lepsza produktywność - gdy każdy wie, co się dzieje i gdzie co się znajduje, łatwiej skupić się na następnym zadaniu. Twój umysł nie będzie płatać figi ani Tobie, ani pozostałym osobom z Twojego zespołu.

Konkluzja: kultywuj zwyczaj zapisywania informacji!

Zacznij od siebie. Rób notatki. Zachęć do tego swój zespół i stwórzcie kulturę pisemnego feedbacku. Kiedy wszystko jest spisane, łatwiej do tego wrócić, podlinkować, odwołać się do tego, czy poprawić.

W temacie zwiększania produktywności bardzo polecam książkę Davida Allena, pt. Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej produktywności1 i mój kurs 10 kroków do maksymalnej produktywności9

  1. Książka „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej produktywności” autorstwa Davida Allena  2

  2. O początkach Nozbe opowiadałem szczegółowo w tym wywiadzie z 2013 roku 

  3. Tu znajduje się omówienie naszej koncepcji komunikacji przez zadania, a tu omawiam ją na filmie 

  4. Marie Kondo jest autorką międzynarodowego bestsellera pt.: The Life-Changing Magic of Tidying Up 

  5. Bezwstydna samopromocja, ale „Nozbe Teams” jest aplikacją, którą stworzyłem i której używamy w naszym zespole do wewnętrznej komunikacji 

  6. GitHub – napisałem artykuł o tym, jak może być wykorzystywany nie tylko przez programistów do pisania różnych tekstów 

  7. Świetne aplikacje do wspólnego pisania dokumentów: Dropbox Paper i Google Docs 

  8. Aplikacje do przechowywania plików w chmurze: Dropbox, który jest bardziej nastawiony na użytkowników indywidualnych i Box skierowany głównie do przedsiębiorstw. 

  9. Mój kurs z zakresu podnoszenia osobistej produktywności: 10 kroków do maksymalnej produktywności 

Następny: Rozdział 6 - Zrezygnuj z maili do komunikacji wewnętrznej

Powrót do spisu treści

Przeczytaj ten rozdział w języku: