• ¡Para trabajar mejor, descansa más!
• ¿Por qué es tan difícil tomarse unos días libres y, a la vez, tan importante?
• Política y prácticas de vacaciones adecuadas
  • Asegúrate de que el personal tenga suficientes días de vacaciones pagadas
  • Programar unas vacaciones más largas, de dos o incluso tres semanas
  • No trabajar durante las vacaciones
  • Preparar las vacaciones del personal
• ¿Y las bajas por enfermedad?
• Cómo informar de las vacaciones y los días de baja por enfermedad
• El caso de los días de vacaciones ilimitados
• Vacaciones en tiempos de pandemia mundial: staycation o vacaciones en casa
• ¿Y los años sabáticos?
• Lo único: ¡tómate unas vacaciones!

“Quienes piensan que el dinero no puede comprar la felicidad simplemente no saben dónde comprar… La gente sería más feliz y tendría más salud si se tomara más tiempo libre y lo pasara con su familia y amigos, y sin embargo Estados Unidos lleva mucho tiempo en la dirección contraria.”
Jonathan Haidt¹

¡Para trabajar mejor, descansa más!

La cultura del ajetreo es muy popular ahora. Quien algo quiere, algo le cuesta. Trabajo, trabajo, trabajo. Dormir es de débiles. Si no trabajas, es que estás perdiendo el tiempo. ¿Cierto?

Error.

Un estudio tras otro demuestra que tanto dormir (dormir unas buenas 7 u 8 horas) como tomarse días libres hace que uno sea más productivo. Fomenta el pensamiento innovador. Te ayuda a tener ideas mejores y más creativas.

El descanso es fundamental. Es imprescindible tomarse unos días libres.

Pero no es fácil. En Estados Unidos, los empleados jóvenes tienen una media de 10 días de vacaciones pagadas al año y únicamente después de 20 años en el trabajo pueden aspirar a llegar a unos 20². En Japón el gobierno estableció muchos días festivos oficiales, porque casi nadie se toma los 10 días obligatorios de vacaciones pagadas³. En Europa la situación es mucho mejor, ya que muchos países exigen por ley que los empleados se tomen 20 o más días de vacaciones.

En mi país, Polonia, la ley impone 21 o 26 días de vacaciones pagadas, según la antigüedad del empleado, y la gente debe tomarse al menos un descanso de dos semanas.

¿Por qué es tan difícil tomarse unos días libres y, a la vez, tan importante?

¡Porque siempre hay mucho por hacer! Además, cuando diriges una pequeña empresa, sientes que no dispones de recursos suficientes. Hay cosas que no son posibles si se está lejos.

Se trata de un error común del que soy culpable. Recuerdo mis primeros años dirigiendo Nozbe cuando estaba solo, después éramos 3 y todavía tenía la sensación de que tenía que estar ahí a todas horas.

Revisar mi correo electrónico. Revisar mis tareas. Revisar todo.

Recuerdo haber ido a unas vacaciones de dos semanas con mi esposa embarazada. Eran nuestras últimas vacaciones como matrimonio sin hijos porque nuestra hija iba a nacer en apenas unos meses. Se suponía que iba a ser un gran momento para los dos, pero mi mujer se sentía cada vez más frustrada porque yo no dejaba de pensar en mi empresa. Me costó más de una semana desconectar por completo. Fue duro. Me di cuenta de que tenía que cambiar la forma de llevar mi negocio.

El problema es que los malos hábitos que desarrollamos cuando dirigimos una pequeña empresa acaban por crecer con el negocio. Si trabajas en exceso, seguirás trabajando en exceso. Si tu empresa no está preparada para funcionar unos días sin ti, simplemente no funcionará.

Y todo el mundo necesita descansar. Exactamente como mencioné en el capítulo anterior sobre la socialización, necesitamos tener una vida fuera del trabajo. Esto incluye viajar, salir con la familia, disfrutar de la lectura de una buena novela. Hace falta el tiempo suficiente para desconectar por completo y a fondo.

Y el negocio tiene que funcionar sin nosotros. Tal vez no a toda velocidad, pero debería poder funcionar de todos modos. Incluso si eres un autónomo en el que tú eres el negocio, necesitas recuperar energía entre las actividades.

Política y prácticas de vacaciones adecuadas

A lo largo de los años hemos probado distintas alternativas y nos hemos dejado aconsejar por muchas empresas. A continuación, mis mejores consejos y trucos para implementar las vacaciones pagadas en un equipo:

Asegúrate de que el personal tenga suficientes días de vacaciones pagadas

Por favor, no sigas las medias americanas ni japonesas. Creo que disponer de al menos 20 días de vacaciones pagadas debería ser un estándar mundial.

Recientemente hemos revisado nuestras políticas y hemos decidido que sean iguales para todos los miembros del equipo. Fuera la antigüedad. Así también podemos atraer a los jóvenes talentos con nuestros bastante generosos 27 días de vacaciones pagadas.

En algunas empresas, cuando no se han utilizado los días de vacaciones, se puede cobrar el equivalente a los mismos. Nosotros no lo permitimos. No queremos cambiar por dinero las vacaciones no utilizadas de los empleados. Realmente queremos que se tomen los días libres y descansen.

Programar unas vacaciones más largas, de dos o incluso tres semanas

Los miembros del equipo tienen que saber que tomarse dos o incluso tres semanas de vacaciones es completamente correcto. La empresa debe estar preparada para esto.

Sin embargo, la gente sigue siendo reacia a planificar vacaciones más largas.

Por eso, en nuestras revisiones trimestrales (véase el capítulo 16) comprobamos su situación vacacional actual y, si no han planificado unas vacaciones más largas en el primer semestre, nos aseguramos de que las tengan en el segundo. Es imprescindible tener al menos dos semanas de vacaciones y procuramos trabajar con los miembros de nuestro equipo para que puedan tener incluso tres semanas libres. Unas vacaciones tan largas requieren más planificación por parte de todos los implicados, pero la gente dice estar mucho más fresca y con más energía para el trabajo después de estar fuera durante un periodo de tiempo tan largo. Para entonces ya empiezan a echar de menos el trabajo.

No trabajar durante las vacaciones

En Nozbe bromeamos diciendo que Tom, el director técnico, nunca debería poder tomarse vacaciones, ya que lleva muchos años siendo realmente indispensable para todos nosotros. Sigue siendo nuestro genio local que lo sabe todo, pero poco a poco empezamos a poner medidas para poder funcionar sin él y dejarle disfrutar de las vacaciones con su familia.

Antes teníamos la mala costumbre de llamarle en pleno viaje. Y se acostumbró a revisar las tareas y los mensajes cuando estaba fuera de casa con su familia. Esto no era correcto ni justo. Ahora que hemos cambiado nuestra forma de trabajar y nos hemos asegurado de que no recaiga todo sobre sus hombros, creo que disfruta mucho más de sus vacaciones. Y tampoco entramos en pánico cuando se toma sus días de vacaciones.

El otro problema es con los recién incorporados a nuestro equipo. Cuando se incorporan a la empresa, a veces traen consigo los malos hábitos de su empresa anterior. Como que se espere que revise el trabajo en vacaciones. Tenemos que enseñarles a no hacerlo vigilando ese comportamiento. Cuando llega un mensaje de una persona que está de viaje, alguien le dice que por favor deje la oficina y se quede de vacaciones. Al cabo de unos días, el mensaje finalmente cala.

Lleva tiempo, pero esto crea una cultura en la que hemos establecido unas expectativas adecuadas no solo para nosotros mismos, sino para todos los implicados. Si alguien está fuera durante una o dos semanas, está realmente fuera y tenemos que aceptarlo.

La única excepción es si publican las fotos de sus vacaciones en nuestro canal de chat #casual. Esto está permitido. Pero entonces, ¿por qué no las publican después de que estén de vuelta?

Preparar las vacaciones del personal

La preparación es fundamental. Es necesario que la empresa y el equipo estén preparados para afrontar la ausencia de personas. Al menos una semana antes de unas vacaciones largas, hay que empezar a prepararse y redistribuir las tareas. Deberían tener preparadas a todas las personas con las que trabajan.

Aunque todo esté preparado, las cosas pueden torcerse si alguien decisivo no está presente. Habrá problemas y fuegos. Así que cuando vuelvan, será el momento de redactar estos problemas y encontrar una solución a largo plazo para que no se repitan estos contratiempos. Esto hará que la empresa mejore, que el equipo sea más fuerte y que todos estén más tranquilos la próxima vez que se vayan de vacaciones.

¿Y las bajas por enfermedad?

Lo mejor de la gente que trabaja desde casa es que nunca está enferma. Al menos nunca admiten que lo están. Después de todo, están en casa de todos modos, ¿no? Pueden llevarse el portátil a la cama y ser tan productivos como siempre.

Esa es la parte complicada.

De nuevo, se trata de crear una cultura de equipo abierta en la que la gente pueda admitir que no se encuentra bien. Entonces les dices que se relajen, que se tomen un día de permiso por enfermedad y que si no mejoran después de uno o dos días, vayan al médico. Tienes que decirles expresamente que dejen de trabajar.

Sí, cuando trabajas desde casa también puedes ponerte enfermo. No eres inmune. Así que no te obligues a trabajar. No te engañes pensando que estás bien. Tómate un día libre por enfermedad y recarga tus reservas de energía mental y física. No te lleves el portátil a la cama.

Cómo informar de las vacaciones y los días de baja por enfermedad

Seamos prácticos. Tenemos un proyecto compartido en el que publicamos abiertamente nuestros periodos de vacaciones. En este proyecto todos pueden añadir una tarea con sus días de vacaciones solicitados. En el nombre de la tarea ponen su nombre, el número de días libres y las fechas en las que se ausentarán.

Antes utilizábamos este sistema para solicitar las vacaciones, es decir, para pedir permiso a su jefe para tomarse esos días de vacaciones. En los últimos años nos hemos dado cuenta de que a la gente se le conceden casi siempre sus días de vacaciones. Todo el proceso de petición de permiso no es necesario.

Así que lo hemos simplificado.

Antes de que la gente publique su tarea de vacaciones, comprueba el calendario de la empresa y pregunta si tiene dudas de que sus días de vacaciones se solapen con los de alguien con una función similar en la empresa. Y luego simplemente informan al equipo de que se tomarán vacaciones en determinadas fechas. No se necesita aprobación. También añaden sus vacaciones a nuestro calendario de empresa compartido para que todos puedan verlo. Nuestro contable añade los días mencionados al total de cada persona para asegurarse de que hacemos un seguimiento y de que todo el mundo se toma realmente sus días de vacaciones.

El caso de los días de vacaciones ilimitados

Recientemente, algunas empresas de Silicon Valley empezaron a presumir de dar a la gente días de vacaciones ilimitados. Toma lo que quieras o necesites. No vamos a hacer un seguimiento. Simplemente, tómalos. Sin problemas.

Eso suena muy bien, hasta que te das cuenta de que la mayoría de estos experimentos ha fracasado.⁴

No me malinterpretes. Esto suena muy bien en la práctica. Y esperemos que esto aumente la media de días de vacaciones que dan estas empresas americanas de los patéticos 10 a algo más cercano a los 20. Pero en la práctica lo que ocurrió es que, como la gente no controlaba el número de días que se tomaba, simplemente dejó de irse de vacaciones. Incluso cuando los jefes se tomaban días libres, los miembros del equipo tenían miedo de tomarse el mismo número de días libres. Después de todo, siguen teniendo todos esos proyectos, objetivos y plazos importantes. ¡La vida laboral no da tregua!

Por eso sugiero insistentemente dejar de lado esta noción de días de vacaciones ilimitados y quedarse con un número. Ya sean 20, 27 como nosotros, o incluso más si se puede. Pero cúmplelo y haz un seguimiento de todos los miembros del equipo y asegúrate de que se toman las vacaciones.

Vacaciones en tiempos de pandemia mundial: staycation o vacaciones en casa

Lo que me lleva a uno de los peores años de la historia reciente, el 2020. A partir de marzo, el mundo entero estaba en un confinamiento semipermanente. Esto no favorece el tomarse unas vacaciones. Al fin y al cabo, ¿a dónde vas a ir? No se puede viajar, no se puede socializar, simplemente hay que quedarse en casa y mantener una sana distancia con todo el mundo.

Esto también nos ha pasado a nosotros. Estábamos todos ocupados con nuestro trabajo y la gestión de la pandemia y no nos dimos cuenta de que muchos de los miembros de nuestro equipo no se habían tomado muchos días libres ese año. Así que, en octubre, al descubrirlo, pasamos a la acción y empezamos a planificar sus días de descanso.

Hubo reticencias y empujones. ¿Qué voy a hacer? De todos modos, voy a estar en casa, así que al menos podría trabajar, ¿no? De ninguna manera. Les dijimos que planearan su staycation: unas vacaciones quedándose en casa. Podían jugar a juegos de mesa, ver películas, leer libros, hacer algo de deporte de forma segura, apagar el ordenador. O tal vez construir algo, hacer la tan esperada reforma en casa. Lo que quieras hacer, aparte de trabajar.

El resultado fue que, a partir de mediados de diciembre, más de la mitad de nuestra empresa estuvo de vacaciones obligatorias hasta principios de enero de 2021. Y estuvo bien. La gente desconectó, se relajó y empezó el año con más energía que nunca.

¿Y los años sabáticos?

A veces, las empresas ofrecen también un permiso sabático remunerado de un mes de duración después de varios años de trabajo en la empresa. Normalmente se trata de 30 días naturales de permiso cuando se lleva trabajando 3 años o más en la misma empresa.

Debo admitir que esto es algo que todavía no hemos hecho oficialmente en nuestro equipo. Me he tomado mi primer descanso sabático en 2018 y uno semisabático en 2020 (cuando decidí no trabajar en cosas de Nozbe y centrarme solo en escribir este libro). Ahora que lo he hecho me siento más tentado que nunca a empezar a introducir esta política en nuestro equipo.

Sin embargo, antes de que cualquier empresa empiece a regalar permisos sabáticos, yo les animaría a que se aseguraran primero de que tienen unos días de vacaciones pagados suficientemente generosos. Como se ha mencionado al principio de este capítulo, es imprescindible tener más de 20 días pagados. Y esto no incluye los días libres oficiales establecidos por el gobierno.

En nuestro caso son 27 días de vacaciones pagadas más 13 días festivos fijados por el gobierno. Esto hace que la política de días libres sea generosa con 40 días. Cada semana tenemos 5 días de trabajo, por lo que en total son 8 semanas completas libres o el 15 % del año. No está mal, ¿verdad?

Lo único: ¡tómate unas vacaciones!

Anima a todos los miembros de tu equipo a tomarse vacaciones. Desconecta realmente del trabajo, aunque no tengas planes de viajar y te quedes en casa. Una política de vacaciones generosa, que realmente se siga y se utilice, crea un ambiente de trabajo saludable para todos los implicados y hace que tu empresa sea más resistente.

Y como lectura adicional sobre el tema te animo a hacerte con el libro de Jonathan Heidt¹.