• Aby pracować lepiej, bierz więcej wolnego!
• Dlaczego branie wolnego jest takie trudne, a jednocześnie takie ważne?
• Dobra polityka i praktyki urlopowe
  • Upewnij się, że ludzie otrzymują wystarczająco dużo płatnych dni urlopowych
  • Planuj dłuższe, dwu-, lub nawet trzytygodniowe wakacje
  • Zniechęcaj do pracy na wakacjach
  • Przygotuj się na urlop współpracowników
• A co ze zwolnieniami lekarskimi?
• Jak zgłaszać urlopy i zwolnienia lekarskie
• Temat nielimitowanych dni urlopowych
• Wakacje w czasach globalnej pandemii - czyli wakacje spędzone w domu!
• A jak wygląda sprawa z urlopami regeneracyjnymi?
• Konkluzja: bierz wolne!

“Ci, którzy myślą, że szczęścia nie da się kupić za pieniądze, po prostu nie wiedzą, gdzie robić zakupy… Ludzie byliby szczęśliwsi i zdrowsi, gdyby wzięli więcej wolnego i spędzili ten czas z rodziną i przyjaciółmi, a jednak Ameryka od dawna zmierza w przeciwnym kierunku.”
Jonathan Haidt¹

Aby pracować lepiej, bierz więcej wolnego!

Pracoholizm dotyka dziś wiele osób. Bez pracy nie ma kołaczy. Praca, praca, praca. Sen jest dla słabiaków. Jeśli nie pracujesz, jesteś leniwy. Prawda?

Nieprawda.

Coraz to kolejne badania wykazują, że zarówno sen (7-8 godzin na dobę), jak i branie wolnego zwiększają produktywność, wspierają nieszablonowe myślenie i kreatywność.

Odpoczynek jest istotny. Branie urlopu również.

Nie jest to jednak łatwe. W Ameryce młodzi pracownicy otrzymują średnio około 10 płatnych dni urlopowych rocznie i dopiero po 20 latach pracy mogą liczyć na około 20². W Japonii rząd wprowadził wiele dni ustawowo wolnych od pracy, ponieważ mało kto wykorzystuje tam 10 należnych dni płatnego urlopu³. W Europie sytuacja jest znacznie lepsza, a wiele krajów wymaga od pracowników wykorzystania 20 lub więcej dni urlopowych.

W Polsce prawo gwarantuje 21 lub 26 płatnych dni urlopowych, w zależności od stażu pracy, przy czym ludzie powinni mieć możliwość udania się na jeden nieprzerwany, dwutygodniowy urlop.

Dlaczego branie wolnego jest takie trudne, a jednocześnie takie ważne?

Ponieważ zawsze jest tak wiele do zrobienia! Ponadto, gdy prowadzisz małą firmę, zawsze masz wrażenie, że brakuje Ci zasobów. Niektóre rzeczy po prostu się nie wydarzą, gdy ludzi nie będzie w pracy.

To częsty błąd i to ja byłem jemu winny. Pamiętam moje pierwsze lata prowadzenia Nozbe, kiedy najpierw byłem sam, potem było nas troje, a ja nadal czułem, że muszę być w pracy przez cały czas.

Sprawdzając maile. Sprawdzając zadania. Sprawdzając wszystko.

Pamiętam, gdy pojechałem na dwutygodniowe wakacje z moją ciężarną żoną. To były nasze ostatnie wakacje jako bezdzietnego małżeństwa, bo nasza pierwsza córka miała się urodzić już za kilka miesięcy. To miał być wspaniały czas dla nas obojga, a jednak moja żona stawała się coraz bardziej sfrustrowana faktem, że nie byłem w stanie przestać myśleć o firmie. Pełne odłączenie się zajęło mi ponad tydzień. To było bardzo trudne. Zdałem sobie sprawę, że muszę zmienić sposób prowadzenia firmy.

Problem polega na tym, że złe nawyki, które nabywamy, prowadząc biznes, będą eskalować wraz z jego rozwojem! Jeśli się przepracowujesz, będziesz przepracowywać się dalej. Jeśli Twoja firma nie jest przygotowana do funkcjonowania bez Ciebie przez kilka dni, po prostu nie będzie.

Każdy potrzebuje odpoczynku. Tak, jak wspomniałem w poprzednim rozdziale o kontaktach towarzyskich, potrzebujemy życia poza pracą. Obejmuje ono podróże, spędzanie czasu z rodziną, czytanie książek, „nicnierobienie”. Potrzebujemy czasu, aby całkowicie odpocząć od pracy.

Biznes powinien być w stanie funkcjonować jakiś czas bez szefa. Może nie na pełnych obrotach, ale powinien. Nawet jeśli jesteś freelancerem i samodzielnie prowadzisz działalność, także musisz znaleźć czas na podładowanie baterii pomiędzy kolejnymi zleceniami.

Dobra polityka i praktyki urlopowe

Na przestrzeni lat próbowaliśmy w Nozbe różnych opcji i korzystaliśmy z rad wielu innych przedsiębiorców. Oto moje najlepsze porady i wskazówki dotyczące wdrażania płatnego urlopu w zespole:

Upewnij się, że ludzie otrzymują wystarczająco dużo płatnych dni urlopowych

Proszę, nie kieruj się amerykańskimi czy japońskimi średnimi. Uważam, że co najmniej 20 płatnych dni urlopowych powinno być światowym standardem.

Niedawno dokonaliśmy przeglądu naszych zasad i postanowiliśmy ujednolicić je dla wszystkich członków zespołu. Do diabła ze stażem pracy. Wszystkim oferujemy 27 płatnych dni urlopowych. Dzięki temu też przyciągamy młode talenty.

W niektórych firmach, gdy nie wykorzystasz dni urlopowych, możesz otrzymać ich ekwiwalent. My na to nie pozwalamy. Nie chcemy wymieniać niewykorzystanych dni urlopowych na pieniądze. Naprawdę wolimy, aby pracownicy wzięli wolne i odpoczęli.

Planuj dłuższe, dwu-, lub nawet trzytygodniowe wakacje

Członkowie zespołu muszą wiedzieć, że wzięcie urlopu na dwa, a nawet trzy tygodnie jest całkowicie OK. Firma powinna być na to przygotowana.

Jednak ludzie z jakiegoś powodu nadal niechętnie planują dłuższe wakacje.

Dlatego właśnie w trakcie naszych przeglądów kwartalnych (patrz rozdział 16) sprawdzamy ich aktualną sytuację urlopową i jeśli nie planują dłuższego urlopu w pierwszej połowie roku, upewniamy się, że zrobią to w jego drugiej połowie. Przynajmniej jeden dwutygodniowy urlop jest koniecznością i staramy się zrobić wszystko, co w naszej mocy, aby umożliwić im wzięcie nawet trzech tygodni wolnego. Takie dłuższe wakacje wymagają więcej planowania przez wszystkich zaangażowanych, ale ludzie wracają z nich znacznie bardziej wypoczęci i pełni energii do pracy. Właściwie to zaczynają już nawet tęsknić za swoją pracą.

Zniechęcaj do pracy na wakacjach

Żartujemy sobie w Nozbe, że Tomkowi, CTO, nigdy nie powinno się pozwalać na branie urlopu, ponieważ przez wiele lat był dla nas absolutnie niezbędną częścią zespołu. Nadal jest naszym czarodziejem, który zna odpowiedzi na wszystkie pytania, ale powoli, lecz pewnie, zaczęliśmy podejmować środki pozwalające nam funkcjonować bez niego i pozwolić mu w spokoju cieszyć się wakacjami z rodziną.

W przeszłości mieliśmy zły zwyczaj dzwonienia do niego w trakcie urlopu. Przyzwyczaił się przez to do sprawdzania zadań i wiadomości w trakcie wyjazdów z bliskimi. Nie było to ani dobre, ani sprawiedliwe. Teraz, gdy zmieniliśmy sposób działania i upewniliśmy się, że nie wszystko spoczywa wyłącznie na jego barkach, na pewno o wiele bardziej cieszy go czas spędzony na urlopie. A my nie wpadamy w panikę, kiedy tylko bierze wolne.

Inny problem dotyczy nowicjuszy w naszym zespole. Kiedy dołączają do nas nowi ludzie, czasami przynoszą ze sobą złe nawyki od poprzedniego pracodawcy, takie jak sprawdzanie wiadomości z pracy w czasie wakacji. Zależy nam na tym, by szybko ich tego oduczyć. Kiedy przychodzi wiadomość lub pojawia się komentarz w zadaniu od osoby, która powinna wypoczywać z dala od projektów w Nozbe, ktoś każe jej zwykle opuścić biuro i wracać na urlop. Po kilku dniach przesłanie w końcu dociera.

Choć wymaga to czasu, pomaga tworzyć kulturę pracy, w której postawiliśmy właściwe oczekiwania nie tylko sobie, ale także wszystkim zaangażowanym. Jeśli ktoś jest na urlopie przez tydzień lub dwa, to naprawdę jest na urlopie i należy to uszanować.

Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownicy publikują zdjęcia z wakacji na kanale #random na naszym firmowym czacie. To jest dozwolone. Choć z drugiej strony, może lepiej, by pochwalili się fotografiami po powrocie?

Przygotuj się na urlop współpracowników

Firma i zespół muszą być przygotowani na urlopy pracowników. Przynajmniej na tydzień przed dłuższymi wakacjami osoba udająca się na urlop powinna zacząć wszystko aranżować i rozdzielać swoje zadania. Powinna przygotować wszystkich ludzi, z którymi pracuje.

Jednakże nawet, gdy wszystko będzie dopięte na ostatni guzik, sprawy mogą potoczyć się nie po naszej myśli, gdy nieobecny będzie kluczową osobą w danym temacie. Mogą wystąpić problemy i sytuacje awaryjne. Kiedy więc w końcu wróci do pracy, nadejdzie czas, aby te problemy omówić i znaleźć długofalowe rozwiązania, dzięki którym takie sytuacje nie będą się już więcej powtarzały. To sprawi, że firma będzie stawała się coraz stabilniejsza, zespół silniejszy, a wszyscy będą znacznie spokojniejsi następnym razem, gdy postanowią udać się na zasłużony odpoczynek.

A co ze zwolnieniami lekarskimi?

Fantastyczną rzeczą w przypadku ludzi pracujących z domu jest fakt, że nigdy nie chorują. A przynajmniej nigdy się do tego nie przyznają. W końcu i tak są w domu, prawda? Mogą po prostu zabrać laptopa do łóżka i być tak produktywnymi jak zawsze.

Jest to jednak nie do końca prawda.

Podobnie jak w przypadku urlopów, istotne jest stworzenie przyjaznej atmosfery, w której nikt nie będzie się bał przyznać, że nie czuje się dobrze. Doradź pracownikowi, który nie domaga, aby odpoczął, wziął dzień wolnego, a jeśli nie poprawi mu się, niech zapisze się do lekarza i weźmie L4, o ile tego wymaga sytuacja. Musisz aktywnie przypominać członkom zespołu, żeby nieczuli się zobowiązaniu pracować podczas choroby.

Tak, kiedy pracujesz z domu, również możesz zachorować. Nie jesteś superodporny. Nie zmuszaj się więc do pracy i nie udawaj, że wszystko jest w porządku. Zrób sobie dzień wolnego i naładuj baterie, zamiast zabierać laptopa do łóżka.

Jak zgłaszać urlopy i zwolnienia lekarskie

Zajmijmy się praktyką. W Nozbe założyliśmy wspólny projekt, w którym publikujemy daty naszych urlopów. W tym projekcie każdy z pracowników może dodać zadanie z informacją o swoim urlopie. W nazwie zadania wpisujemy swoje imię, liczbę dni wolnych oraz daty nieobecności.

W przeszłości korzystaliśmy z tego systemu, aby o urlop poprosić, na przykład pytając bezpośredniego przełożonego o zgodę na wzięcie urlopu w danym dniu. W ciągu ostatnich kilku lat zdaliśmy sobie jednak sprawę, że ludzie i tak praktycznie zawsze otrzymują zgodę na urlop. Cały ten proces proszenia o pozwolenie nie jest wcale konieczny.

Uprościliśmy to więc.

Zanim ludzie opublikują zadanie z informacją o swoim urlopie, sprawdzają kalendarz firmy i pytają tylko wtedy, gdy mają wątpliwości, ponieważ, na przykład, ich dni urlopowe pokrywają się z urlopem kogoś pełniącego w firmie podobną do nich rolę. A potem po prostu informują zespół, że w określonym terminie wybierają się na wakacje. Zgoda nie jest wymagana. Do naszego wspólnego kalendarza firmowego dodają również swoje wakacje, aby każdy mógł się o nich dowiedzieć. Nasz księgowy dodaje wspomniane dni do sumy wykorzystanych dni urlopowych każdej osoby, aby upewnić się, że je liczymy i że wszyscy naprawdę udają się na swój zasłużony urlop.

Temat nielimitowanych dni urlopowych

Ostatnio niektóre firmy z Doliny Krzemowej zaczęły chwalić się, że dają ludziom nieograniczoną liczbę dni urlopowych. Weź, ile chcesz lub potrzebujesz. Nie będziemy ich liczyć. Po prostu weź. Nie ma problemu.

Brzmi świetnie, dopóki nie uświadomisz sobie, że te eksperymenty w większości się nie powiodły.⁴

Nie zrozum mnie źle. Trzeba przyznać, że brzmi to świetnie. I miejmy nadzieję, że zwiększy to liczbę dni urlopowych udzielanych w tych amerykańskich firmach z żałosnych 10 do liczby nieco bliższej 20. Jednak jak pokazała praktyka, ludzie, którzy zaprzestali liczenia wykorzystanych przez siebie dni urlopowych, po prostu przestali jeździć na wakacje. Nawet wtedy, gdy szefowie brali wolne, pozostali członkowie zespołu bali się wykorzystać taką samą liczbę dni wolnych. W końcu mają na głowie te wszystkie ważne projekty, cele i terminy. Życie zawodowe jest najważniejsze!

Dlatego zdecydowanie rekomenduję odejście od idei nielimitowanych dni urlopowych i trzymanie się ich określonej liczby. Może to być 21, 26, 27 jak u nas, a nawet więcej, jeśli to możliwe. Trzymaj się jednak tej liczby i zliczaj wykorzystane dniu urlopowe wszystkich członków zespołu, by mieć pewność, że je wykorzystują!

Wakacje w czasach globalnej pandemii - czyli wakacje spędzone w domu!

Tak docieramy do jednego z najgorszych okresów najnowszej historii, czyli roku 2020. Począwszy od marca, cały świat został zmuszony do odnalezienia się w nowej rzeczywistości lockdownu, która nie sprzyjała braniu urlopów. W końcu dokąd możesz w tej sytuacji pojechać? Nie możesz podróżować, nie możesz udzielać się towarzysko, masz po prostu zostać w domu i zachować dystans od wszystkich innych ludzi.

To przydarzyło się również nam. Wszyscy zajmowaliśmy się tylko pracą i radzeniem sobie w nowej rzeczywistości, przez co nie zwróciliśmy uwagi na to, że wielu członków naszego zespołu nie wykorzystało zbyt wielu dni urlopowych w tamtym roku. Po tym, jak dotarło to do nas w październiku, jak najszybciej zaczęliśmy planować dni wolne od pracy i przypominać o ich obowiązkowym wykorzystaniu.

Pojawiła się wtedy niechęć. Co ja mam niby w tym czasie robić? I tak będę w domu, więc może przynajmniej będę pracować? Nie ma mowy. Zachęcaliśmy do zorganizowania wakacji w domu. Graj w gry planszowe, oglądaj filmy, czytaj książki, uprawiaj sport w bezpieczny sposób, ale wyłącz komputer. A może zbuduj coś, lub zrób długo wyczekiwany remont w mieszkaniu. Rób cokolwiek chcesz, ale nie pracuj.

Efekt był taki, że od połowy grudnia 2020 do początku stycznia 2021 roku ponad połowa naszej firmy znajdowała się na urlopie. I wszystko było w porządku. Ludzie odłączyli się, zrelaksowali i zaczęli nowy rok z wyższym poziomem energii.

A jak wygląda sprawa z urlopami regeneracyjnymi?

Kolejną opcją, którą czasami oferują firmy, są miesięczne, płatne urlopy, które można dostać po kilku latach pracy. Zazwyczaj jest to 30 dni kalendarzowych na start, gdy przepracujesz trzy lub więcej lat w danej organizacji.

Muszę przyznać, że jest to coś, czego jeszcze oficjalnie w naszej firmie nie wprowadziliśmy. Mój pierwszy urlop regeneracyjny wziąłem w 2018 roku, a kolejny - w 2020 roku (kiedy postanowiłem nie zajmować się sprawami Nozbe, tylko skupić się na pisaniu tej książki). Teraz, gdy już to zrobiłem, kusi mnie bardziej niż kiedykolwiek, aby zacząć wprowadzać tę opcję w naszym zespole.

Jednak zanim jakakolwiek firma zacznie proponować urlopy regeneracyjne, powinna najpierw upewnić się, że oferuje wystarczająco dużo standardowych dni urlopowych. Jak wspominałem na początku tego rozdziału, możliwość wykorzystania ponad 20 płatnych dni urlopowych jest absolutną koniecznością. I nie, nie obejmuje to dni ustawowo wolnych od pracy.

W mojej firmie każdemu przysługuje 27 dni płatnego urlopu plus 13 dni ustawowo wolnych od pracy. Zapewnia to hojną politykę 40-dniowego wypoczynku. W każdym tygodniu mamy 5 dni roboczych, więc w sumie mamy 8 pełnych tygodni wolnego lub 15% wolnego w skali roku. Nieźle, prawda?

Konkluzja: bierz wolne!

Zachęcaj wszystkich członków zespołu do urlopu. Nawet jeśli nie mają planów wakacyjnych, niech zostaną w domu, ale odpoczną od pracy. Szczodra polityka urlopowa, która jest dobrze monitorowana i realizowana, zapewnia zdrowe środowisko pracy i zwiększa prężność firmy.

A jeśli masz ochotę poczytać więcej na ten temat, zachęcam do sięgnięcia po książkę Jonathana Haidta¹.