• ¡Las reuniones de todos los miembros son una pérdida de tiempo para todo el mundo!
• Cómo cambié una reunión inútil por un vlog eficaz
  • Paso 1. Escribe el guion pero intenta grabar un mensaje de vídeo
  • Paso 2. Edita el mensaje en vídeo de forma rápida y barata
  • Paso 3. Publícalo internamente y acepta comentarios
  • Consejo Pro - ¡anima a que lo prueben otros miembros del equipo!
• Ventajas de vlogging frente a “reuniones de todos los miembros”
• Decide tu propia frecuencia de vlogging
• Temas sobre los que publico vlogs
• Una cosa: La publicación de un vlog es la mejor manera de poner al día a tu equipo

¡Las reuniones de todos los miembros son una pérdida de tiempo para todo el mundo!

En muchas empresas, en particular en las de alta tecnología, el equipo directivo organiza una “reunión de todos los miembros”, también conocida como “asamblea de la comunidad”. Sencillamente reúnen a todos los miembros del equipo en un mismo lugar y uno de los directores anuncia las cosas y responde las preguntas del equipo.

La idea subyacente a estas reuniones es favorecer la transparencia en la empresa, crear una cultura de equipo y lograr que todo el mundo pueda estar al día.

Lo entiendo. No es fácil mantener a todo el mundo informado. Sobre todo a medida que el equipo crece. Recuerdo lo organizados que estábamos en un equipo de tres personas y lo difícil que ha sido con más de diez personas.

De hecho, cuando éramos unas diez personas hace años, lo intentamos durante unos meses. Hacíamos una llamada periódica de audio por Skype los viernes con todos los miembros del equipo durante una hora. Hablaba, pedía a todos una puesta al día, no decían nada o decían de mala gana algunas palabras… no había preguntas ni ideas constructivas y una hora después todos, incluyéndome a mí, nos alegrábamos de que hubiese terminado la reunión.

No era gran cosa, pero al menos conseguía que la gente estuviera al día, ¿no?

Quizás, pero ¿a qué coste? Basta con multiplicar el sueldo por hora de cada uno y ¡semejante puesta al día es una reunión muy cara! Y tampoco podía tener la sensación de que la gente estuviera realmente comprometida a ese precio.

Deja de hacer perder el tiempo a la gente.

Como gestor, director o fundador… o cualquiera del equipo que quiera poner al día a todos los demás, es hora de que aprendas a hacer un vlog.

Cómo cambié una reunión inútil por un vlog eficaz

Un vlog es un “videoblog”, por tanto, básicamente es una actualización en vídeo. Hoy en día, mucha gente en YouTube está haciendo vlogging y si usas la función Instagram Stories, ya eres vlogger.

Recuerda, el objetivo de una “reunión de todos los miembros” consistía en mantener a todo el mundo al día con lo que pasa en la empresa y también responder las preguntas. Con ese objetivo presente, pongamos en marcha todo lo que hemos aprendido en los últimos capítulos de este libro.

Y lo mejor de todo es que no necesitas mucho equipamiento, ya que puedes usar tu smartphone o iPad y los resultados serán realmente geniales.

Paso 1. Escribe el guion pero intenta grabar un mensaje de vídeo

Sí, podría publicar una entrada en el blog para que todo el mundo la lea y pedir sugerencias. Es una solución. Pero creo que un vlog transmite más, muestra emoción, puedes explicar ciertos conceptos de forma más visual o hacer una demostración. Es más atractivo y para nuestro equipo, puesto que todos trabajan desde casa y no todos me ven con frecuencia en una videollamada, es bueno que recuerden mi aspecto :-)

No escribo un guion, palabra por palabra, de lo que voy a decir en el vlog, pero sería una buena idea para las personas menos acostumbradas a hablar a una cámara. Generalmente abro un mapa mental y describo mis puntos de vista¹

Repaso los puntos varias veces, me aseguro de que el mensaje quede claro y después saco mi iPad Pro, la coloco en el escritorio y activo la aplicación de la cámara, cambio a la cámara frontal y le doy a grabar.²

Mi objetivo es grabar un vídeo corto, así que normalmente no hablo más de 15 minutos.

Paso 2. Edita el mensaje en vídeo de forma rápida y barata

Se trata de un vlog interno para el equipo. Mis suscriptores son los miembros de mi equipo y nadie más. Es decir, no es necesario editar mucho el vídeo, pero como a veces tropiezo, reviso mis puntos de vista, me repito o me salgo demasiado del guión, prefiero editar el vídeo para acortarlo lo máximo posible.

Pero la edición es opcional. Si te parece que has grabado un mensaje correcto, simplemente publícalo tal como está.

Ambos, iPhone y iPad, llevan preinstalada la aplicación de edición de vídeo iMovie, así que es suficiente. Y si necesitas algo más elegante, hay muchas alternativas en la App Store³ y en Google Play.

Tardo entre media hora y una hora en editar mi clip y el resultado final suele ser un vlog de 10 minutos breve y contundente.

Paso 3. Publícalo internamente y acepta comentarios

Para asegurarte de que no se filtre al mundo exterior, puedes publicar un vlog de muchas maneras:

• Basta con subirlo a una carpeta en la nube (por ejemplo, una carpeta de Dropbox) que compartas con tu equipo
• Publícalo en YouTube como “privado” o simplemente con un “enlace oculto”
• Publícalo en Vimeo y establece correctamente la configuración de privacidad.

De todos modos usamos Vimeo para muchas actividades de alojamiento de vídeos, así que lo que hago es publicar el vídeo con las siguientes opciones: oculto de Vimeo y dejo que se incruste exclusivamente en el dominio de mi equipo interno. De esta manera nadie más puede verlo, a menos que tenga acceso a nuestra herramienta interna.

Como explico en el capítulo 6, nos comunicamos mediante tareas internas, así que creo una tarea para cada vlog en nuestro proyecto compartido y menciono a todos los miembros del equipo para que le echen un vistazo.

Miran el blog, responden con reacciones y si tienen preguntas, las publican en los comentarios.

Consejo Pro - ¡anima a que lo prueben otros miembros del equipo!

Ahora ya no soy el único “vlogger interno” del equipo. Rafal, nuestro vicepresidente de producto nos hace un “Vlog de producto” casi todas las semanas, donde explica las funciones nuevas que ha añadido a nuestros productos. De nuevo, un vídeo es mucho mejor que una entrada de blog con muchas capturas de pantalla. De esta manera todos saben lo que acabamos de lanzar, lo que nuestros clientes pueden esperar y dónde estamos en el ciclo de desarrollo.

Ventajas de vlogging frente a “reuniones de todos los miembros”

Desde hace un par de años, envío vlogs a mi equipo periódicamente y me he dado cuenta de que a la gente le gusta mucho esta forma de recibir las noticias:

• Ventajas relativas del tiempo - En lugar de perder el tiempo de todos, es únicamente “el vlogger” (coordinador, director, gerente) quien tiene que invertir una hora o dos para preparar y publicar un vlog. Durante ese tiempo todos los demás siguen trabajando en sus cosas.
• En lugar de una reunión de una hora, la gente recibe una actualización concisa de diez minutos - Esa es mi parte favorita - en lugar de escucharme parlotear, la gente ve una versión corta y editada y la tendencia a sentirse involucrados es mayor.
• Se puede ver cuando se tiene un momento - No sacas a nadie de su trabajo cuando te viene bien - publicas el vlog cuando lo tienes preparado y se puede ver ahora, de aquí en diez minutos, en una hora o más tarde. Eligen el momento de prestarte atención como si fueras el mensajero.
• Preguntas más interesantes - Tal y como tratamos en capítulos anteriores, cuando la gente ve el vlog, puede tomarse su tiempo para publicar un comentario reflexivo o plantear una buena pregunta. No se les obliga a proponer una idea brillante en el acto.
• Archiva el vlog - Los videoblogs se archivan, así que si se incorpora al equipo un miembro nuevo, parte de su proceso de integración es ver al menos mis últimos 5 videblogs, para tener una idea de qué está pasando en el equipo.

Decide tu propia frecuencia de vlogging

Tú decides con qué frecuencia publicas tus vlogs. Todo depende de la situación de tu equipo. Para mantener las cosas bajo control, intento publicar un vlog para todo el equipo al menos una vez al mes. A veces, dos veces al mes. Pocas veces con mayor frecuencia.

Puesto que cada semana lanzamos una actualización de nuestra aplicación Nozbe Teams, nuestro vicepresidente de producto también publica un vlog a la semana, para asegurarnos de que el equipo está al día en cuanto al estado de nuestra aplicación.

Temas sobre los que publico vlogs

Fundamentalmente, hablo de todo lo que me gustaría que supieran los miembros de mi equipo. Para que estemos sincronizados. Intento encontrar un equilibrio entre las cosas que han pasado desde mi último vlog:

• Logros importantes de nuestras aplicaciones que enviamos a los clientes
• Retos a los que nos enfrentamos como equipo
• Qué está pasando en todos los departamentos
• Quién se incorpora o quién se marcha del equipo
• Abordar los asuntos que la gente ha estado planteando recientemente
• Cambios importantes en la política. A menudo explico los matices en el vídeo

Una cosa: La publicación de un vlog es la mejor manera de poner al día a tu equipo

Como se desprende de este capítulo y de los anteriores, es posible evitar las reuniones o sustituirlas por algo mucho mejor. Una reunión de todos los miembros del equipo se puede reemplazar por un mensaje de vídeo breve y que mantenga a todos informados. Con la tecnología de hoy en día cualquiera puede convertirse en vlogger simplemente hablando a la cámara delantera de un teléfono móvil. Prueba con tu equipo.